Florida Crystals + Celonis

Grâce à Celonis, Florida Crystals a mené à bien sa transformation S/4HANA, réduit considérablement les paiements doubles et dégagé des millions en quelques mois.

Avec des délais de migration qui approchent et de nouvelles technologies telles que l'IA qui évoluent rapidement, les services informatiques doivent gérer de nombreuses tâches simultanément. Le tout en permettant à l'entreprise de tirer le meilleur parti de son infrastructure technologique. C'est pourquoi Kevin Grayling, vice-président et directeur des systèmes d'information chez Florida Crystals, s'efforce de rendre les processus de son entreprise plus intelligents et ses équipes plus efficaces, avec l'aide de partenaires technologiques tels que Celonis.

La plateforme Process Intelligence de Celonis a aidé le producteur de sucre à établir un business case solide pour sa transformation S/4HANA et de faire de la comptabilité fournisseurs un véritable moteur de valeur.

Résultat ? Une approche de migration axée sur les données et des millions de dollars de fonds de roulement libérés en moins d'un an.

Présenter un business case convaincant pour S/4HANA

Florida Crystals cultive, récolte, broie et raffine sa canne à sucre en Floride, mais aussi dans le monde entier via ses filiales, sous des marques telles que Domino, C&H, Redpath, Sidul et Tate & Lyle.

Sa collaboration avec Celonis a débuté en 2021, avec la transformation S/4HANA. Tout le monde sait que la migration d'un ERP n'est ni simple, ni rapide. Le faire en deux ans est considéré comme rapide, bien qu'il faille généralement compter trois ans ou plus. Avec Celonis, Florida Crystals y est parvenue en douze mois. Voici comment. Bien que Florida Crystals ait bénéficié de la stabilité de son SAP Business Suite pendant plus de vingt ans, la migration des processus a posé quelques défis. « Nous ne comprenions pas bien pourquoi ils étaient configurés de cette manière », explique Kevin Grayling, vice-président et DSI.

En partenariat avec Celonis, l'entreprise a utilisé le process mining pour créer un jumeau numérique de son activité. Imaginez une radiographie qui montre comment les processus fonctionnent réellement. « Il ne nous a fallu que trois semaines pour visualiser l'ensemble de nos processus Source-to-Pay et Order-to-Cash », se souvient Grayling. Nous avons ainsi pu comprendre très rapidement et en détail dans quelle mesure nos processus étaient respectés et où se situaient les problèmes. »

Le fait d'avoir une vision claire du fonctionnement de leur entreprise a non seulement permis au service informatique et aux responsables des processus de gagner beaucoup de temps lors de la phase de documentation et de conception, mais cela a également rendu leur business case incontestable. « Nos discussions avec les experts SAP étaient souvent anecdotiques. Celonis nous a aidés à prendre la décision d'opter pour une approche brownfield de manière très scientifique. »

Et l'argument en faveur de la migration brownfield a fait ses preuves. Le passage au cloud tient également toutes ses promesses. → Découvrez le blog de K. Grayling sur la manière dont Florida Crystals utilise Celonis pour transformer son activité.

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Les informations et les perspectives de valeur mises au jour par l'équipe informatique ont rapidement suscité un intérêt plus large. « Je me souviens que notre directeur financier a demandé quand il pourrait tester Celonis », raconte K. Grayling. Le service informatique s'est chargé de lui donner satisfaction.

Débloquer des millions dans les comptes fournisseurs

« Au niveau des comptes fournisseurs, nous avons réalisé plusieurs centaines de milliers de dollars d'économies dès le premier mois suivant la mise en service, explique K. Grayling. Je n'avais jamais vu une telle performance en si peu de temps. »

En créant un jumeau numérique du processus Source-to-Pay, Celonis a fourni une visibilité sans précédent sur les domaines dans lesquels Florida Crystals avait auparavant laissé de l'argent sur la table.

Par exemple, les fonctionnalités d'automatisation intelligente de Celonis, appelées Action Flows, envoient des alertes quotidiennes sur les escomptes à venir, afin que l'équipe puisse agir en conséquence. Celonis a également permis un traitement plus intelligent des factures, en les classant par ordre de priorité en fonction de leur impact sur la trésorerie plutôt que selon le principe du premier entré, premier sorti.

La plateforme signale les doublons potentiels à côté desquels SAP passerait facilement, ce qui aide l'équipe à éviter de perdre des millions de dollars. Il s'agit de doublons qui ne correspondent pas exactement, mais qui ont des numéros de facture, des dates, des quantités ou des prix similaires. « Celonis nous a permis de passer d'une approche réactive à une approche proactive, de sorte que nous ne courons plus après les paiements doubles et n'essayons plus de récupérer ces fonds », explique Jennifer Ginn, directrice de la comptabilité fournisseurs chez Florida Crystals.

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Le plus appréciable, est que tout est automatisé. À l'aide d'une logique de correspondance approximative, Celonis bloque les factures susceptibles d'être en double dans SAP et les marque pour qu'elles soient vérifiées par un collaborateur. L'équipe peut alors rapidement annuler les factures en double ou débloquer celles qui ne le sont pas. « Il suffit d'un clic dans Celonis, et le tour est joué. »

Créer un langage commun pour l'entreprise

En tant que fonction back-office généralement considérée comme un centre de coûts plutôt que comme un centre de profits, il peut être difficile de changer le cours de l'activité. J. Ginn avait souvent du mal à obtenir les données dont elle avait besoin pour mener des discussions avec d'autres équipes telles que les achats ou les opérations. « Nous avions des preuves anecdotiques des problèmes, mais nous n'avions jamais vraiment de données pour les étayer. Cela a complètement changé avec Celonis. »

Son équipe peut désormais identifier les goulots d'étranglement en amont, par exemple lorsqu'un fournisseur ne respecte pas ses délais de livraison, ce qui empêche l'entreprise de bénéficier d'escomptes, ou lorsque des reçus de marchandises manquants entraînent des retards de paiement. En résumé, elle dispose désormais d'un langage commun pour comprendre le fonctionnement réel de l'entreprise. « Il arrivait que les fournisseurs soumettent plusieurs fois leurs factures ou livrent après la date limite pour bénéficier des escomptes. Comme nous pouvons désormais identifier ces problèmes, nous avons des conversations plus constructives. »