Fujitsu + Celonis

Fujitsu fait appel à Celonis pour atteindre une transparence totale sur les niveaux de stock et des recommandations améliorées par l'IA sur les moments où se réapprovisionner, réallouer les stocks et s'abstenir d'acheter du matériel.

Rendre le monde plus durable en instaurant la confiance dans la société grâce à l'innovation, tel est l'objectif ambitieux de Fujitsu. Fujitsu, l'une des plus anciennes entreprises technologiques au monde, possède un long passé de réinvention et de résilience. Réputée pour ses solutions matérielles, l'entreprise s'est récemment lancée dans une nouvelle aventure : proposer des services informatiques et de transformation numérique de classe mondiale.

Pour y parvenir, Fujitsu a commencé par elle-même. « Au cours des dernières années, l'incertitude mondiale et la rapidité du changement ont augmenté de façon spectaculaire, explique Kazushi Koga, directeur général, SEVP, responsable de la plateforme chez Fujitsu. Pour suivre ce rythme effréné, il est crucial d'utiliser des données en temps réel précises et d'incorporer de nouvelles technologies comme l'IA, afin de développer des stratégies basées sur les données. » Cette ambition a conduit Fujitsu à lancer le projet FUJITRA (abréviation de Fujitsu Transformation) il y a cinq ans.

Les faits plutôt que les sentiments : rendre les processus de Fujitsu transparents

Une partie majeure de Fujitra est « One Fujitsu » : la rationalisation et l'unification des systèmes tout en promouvant la gestion basée sur les données à travers l'entreprise. Sous la direction de Kazushi Koga, Fujitsu Japan a initialement mis en place Celonis comme outil de transparence dans le cadre de l'initiative One Support du projet Fujitra. En combinant l'intelligence des processus et l'IA, Celonis a créé pour Fujitsu un jumeau numérique vivant de ses opérations commerciales, montrant à l'entreprise comment ses processus fonctionnaient et lui révélant des moyens de les améliorer.

« Les envois d'urgence étaient très coûteux, se souvient Kazushi Koga. Ils nous coûtaient plus de 10 millions de dollars par an. Ces envois coûtent toujours plus cher qu'un envoi standard. » Celonis a révélé que dans plus de 30 % des cas, les commandes ont été passées en tant qu'envois d'urgence, mais l'ingénieur technique en charge de la maintenance n'est arrivé sur site que quatre jours après la livraison. « Grâce à cette information, nous avons pu réduire d'environ 15 % nos coûts d'envois d'urgence. »

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L'optimisation des processus se mondialise

Après un premier succès au Japon, Jonathan Wannicke, responsable du CdE pour la transformation numérique des processus, souhaitait montrer ce que Celonis pouvait faire au-delà de la visibilité. En se concentrant sur le service financier en Europe, Jonathan Wannicke a commencé à réaliser, en seulement quelques mois, la valeur nette des comptes fournisseurs et des comptes clients. Bientôt, les solutions Celonis telles que Collections App, Duplicate Invoice Checker, Open Credit Memos App et Payment Terms Checker ont remplacé les applications existantes de Fujitsu. Plus tard, Fujitsu a étendu ses activités à la gestion des services informatiques et à la gestion des commandes.

Un seul problème ralentissait l'adoption : certaines personnes n'aimaient pas voir les processus et leur complexité. « Celonis peut être brutalement honnête, révèle Jonathan Wannicke. Nous avons des partenaires qui travaillent chez Fujitsu depuis plus de 30 ans et qui ont bâti nos processus depuis leurs débuts. Nous avons donc eu des discussions très intenses, et il a fallu que les gens fassent confiance aux données. »

Combinaison primée de PI et d'IA

Le hic ? Les données mentent rarement, et c'est là que se trouvaient les informations dont Fujitsu avait besoin pour reprendre le contrôle des stocks de sécurité. Au début, la tâche semblait simple : il s'agissait de ramener les stocks de sécurité à un niveau idéal après les avoir intentionnellement augmentés pendant la pandémie de COVID-19.

Cependant, la réduction des niveaux de stock était compliquée. Le System Platform Business Group de Fujitsu dispose d'une énorme quantité de produits et de matériels, plus de 25 000 types et 2,5 millions d'articles. Pour atteindre la transparence dans cet énorme catalogue, l'équipe a dû combiner des données provenant de 11 systèmes couvrant l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, des informations en temps réel sur les stocks à travers le Japon et des données historiques sur le comportement d'achat des clients finaux.

« Avec Celonis, nous avons pu intégrer les données dispersées sur 11 systèmes en seulement un mois », explique Kazutomi Taneda, responsable du département de support matériel PRS.

Division des services liés aux produits Unité commerciale des services d'infrastructure gérée, Fujitsu. « Nous pouvons désormais centraliser des informations telles que les délais de traitement, la taille de la charge d'approvisionnement et la consommation moyenne historique. » Les acheteurs disposent désormais d'une source unique d'informations sur les niveaux de stock des usines Fujitsu, ainsi que d'informations sur l'évolution du marché et la demande des clients basées sur l'IA.

Et les chiffres parlent d'eux-mêmes :

• Réduction de 20 % du stock de sécurité
• 50 % de commandes d'inventaire en moins dans les 6 mois suivant la mise en œuvre
• Énormes gains de productivité
• Prix interne pour l'innovation en matière d'IA

« Au-delà des objectifs chiffrés, les équipes sur le terrain ont pris davantage conscience des problèmes de processus et ont commencé à les traiter de manière proactive », explique M. Taneda.

De la visibilité à l'automatisation optimisée par l'IA

Une quinzaine d'experts s'occupent actuellement du process mining, de la modélisation des processus et de l'IA à l'échelle mondiale chez Fujitsu. L'époque où Celonis ne servait que pour des raisons de transparence est révolue. Aujourd'hui, Celonis est considérée et utilisée comme une plateforme pour la transformation métier à grande échelle et couvrira bientôt dix processus, des finances à la gestion des services informatiques, en passant par la gestion des données de référence jusqu'à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des stocks étant le dernier ajout. « Nous utilisons le machine learning et les action flows pour l'automatisation, explique Jonathan Wannicke. Nous exploitons également les fonctionnalités d'IA de Celonis, comme l'Annotation Builder et les agents d'IA. »

Les conseils de Jonathan Wannicke pour tirer le meilleur parti de l'intelligence des processus (PI) et de l'IA ?

1. Identifiez les bons domaines pour appliquer l'IA
2. Fournir à l'IA le contexte métier unique de Fujitsu (règles, analyses comparatives, KPIs, etc.)
3. S'assurer que l'IA génère non seulement un retour sur investissement, mais qu'elle est également utilisée de manière durable, en tenant compte de son impact environnemental

Une culture du changement fondée sur les données

La prise de conscience croissante du pouvoir des données montre à quel point Fujitsu a progressé dans son parcours de transformation. « Au début, nous avons dû nous rendre aux fonctions commerciales et présenter notre argumentaire pour Celonis, souligne Jonathan Wannicke. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises souhaitent y prendre part. »

Ne se contentant plus d'optimiser ses propres processus, Fujitsu est devenu un partenaire de confiance de Celonis en 2024. « Dans le cadre de notre activité de services informatiques en pleine croissance, nous pouvons aider nos clients à se connecter à Celonis explique le responsable. Nous apportons beaucoup d'expérience, surtout dans des régions comme le Japon, où nos propres systèmes GLOVIA sont largement utilisés. »

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Avec une telle demande en matière d'intelligence des processus et d'IA, quelle est la prochaine étape ? « Pour la suite, nous souhaitons associer plusieurs processus dans Celonis en utilisant l'IA…, révèle Kazushi Koga. Si nous pensons à plusieurs processus combinés avec notre IA, nous pouvons aider nos clients à révolutionner l'efficacité de leur entreprise. »