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Systemmigration Schritt fรผr Schritt: Die ultimative Checkliste fรผr Ihre ERP-Migration

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von Janine Guertler
September 01, 2020
Lesezeit: 6 Minuten

Systemmigrationen haben nicht den besten Ruf. Kein Wunder: 75% der ERP-Migrationsprojekte sprengen entweder den Zeitplan oder das Budget โ€“ und sind somit nicht nur ein risikoreiches, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Und angesichts der langen Liste gefloppter S/4HANA-Migrationen, zu denen auch groรŸe Unternehmen wie Haribo, Lidl oder die Deutsche Bank gehรถren, wรผrde es uns nicht wundern, wenn der Gedanke an Ihre eigene Systemmigration Sie ins Schwitzen bringt.ย 

Die gute Nachricht: Es gibt durchaus erfolgreiche Migrationsprojekte, die tatsรคchlich Mehrwert generiert haben (oder auf dem besten Weg dazu sind). Schlumberger zum Beispiel sparte 40 Millionen US-Dollar und 2 Monate bei ihrer S/4HANA-Migration. Sysmex nutzte seine S/4HANA-Migration, um sein Kreditmanagement neu zu gestalten โ€“ und optimierte so seine Liefertreue, Time-to-Money und die Kundenzufriedenheit.ย 

Die Frage ist: Wie haben sie das geschafft?ย 

Klar: Systemmigration sind dank einer ganzen Reihe von Risiken immer eine Herausforderung. Deshalb brauchen Sie zuallererst die passende Roadmap โ€“ egal welches Migrationsprojekt Sie in Angriff nehmen: sei es ein Umzug von SAP ECC zu S/4HANA, die Umstellung zu Workday oder Salesforce, oder jegliche andere CRM- oder ERP-Migration.ย 

Um Ihnen praktische Hilfe bei der Planung und Durchfรผhrung Ihrer IT-Migration zu geben, haben wir diese Checkliste fรผr Sie zusammengestellt. Wenn Sie die folgenden Tipps zu jeder Migrationsphase beherzigen, hat auch Ihre Systemmigration die besten Erfolgsaussichten.

1. Holen Sie Ihre Stakeholder an Bord.

Systemmigrationen sind kein reines IT-Projekt, sie berรผhren oft alle Bereiche des Unternehmens. Denken Sie Ihre Systemmigration daher von Anfang an als strategische Initiative, die sowohl vom CIO als auch den Managern der einzelnen Geschรคftsbereiche vorangetrieben wird. SchlieรŸlich brauchen Sie bei einem zeitaufwรคndigen und riskanten Projekt wie diesem jede erdenkliche Unterstรผtzung, sei es in Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, IT oder der Lieferkette.ย 

Doch nicht nur Ihr Management sollte hinter Ihnen stehen, auch Ihre Anwender mรผssen mitziehen. Wenn Ihre Nutzer keine Vorteile im neuen System sehen โ€“ beispielsweise durch gesteigerte Verkaufszahlen oder hรถhere Effizienz โ€“, werden Sie unweigerlich mit mangelnder Nutzerakzeptanz zu kรคmpfen haben.

2. Beginnen Sie mit einem klaren Bild Ihrer Ist-Prozesse.

Jede Systemmigration ist im Grunde auch eine Prozessmigration, was bedeutet, dass Sie Ihre Ist-Prozesse verstehen mรผssen, bevor Sie sie auf ein neues System รผbertragen oder neue Soll-Prozesse entwerfen kรถnnen.ย 

Bevor Sie entscheiden, welche Daten, Prozesse und Systeme Sie migrieren, sollten Sie genau wissen, wie Ihr IT-ร–kosystem aussieht. Herkรถmmliche Process Mapping-Techniken wie Workshops oder Umfragen kรถnnen dabei wertvollen Input liefern, sollten aber nicht Ihre einzige Informationsquelle sein. Warum? Weil sie oft auf subjektiven Meinungen und idealisierten Prozessmodellen basieren und nicht zeigen, wie sich Ihre Fachanwender tatsรคchlich verhalten. Nur mit einem datengesteuerten Ansatz kรถnnen Sie Ihre Prozesse objektiv abbilden โ€“ und umfassend optimieren.ย 

Dies gilt nicht nur fรผr Brownfield- und Bluefield-, sondern auch bei Greenfield-Implementationen. Denn selbst wenn Sie ein System von Grund auf neu aufsetzen, mรผssen Sie Ihre Geschรคftsanforderungen vollstรคndig verstehen, bevor Sie Best-Practice-Prozesse entwerfen kรถnnen. Unsere Process Mapping-Vorlage kann Ihnen dabei helfen.

3. Legen Sie einen Zeitplan samt Meilensteinen fest.

Machen Sie Ihre Stakeholder fรผr den Erfolg jeder Migrationsphase verantwortlich, indem Sie einen detaillierten Zeitplan und KPIs fรผr die wichtigsten Meilensteine festlegen. Eine strukturierte Roadmap hilft nicht nur jedem Teammitglied zu verstehen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge anstehen, sondern zeigt auch eventuelle Lรผcken im Budget und der interner Expertise auf.

4. Nutzen Sie innovative Technologie.

Auch wenn Sie sich bei der Planung und Durchfรผhrung Ihres Migrationsprojekts auf die Branchenexpertise von Beratern verlassen, sollten Sie das enorme Potenzial von Technologien nicht unterschรคtzen. Leistungsstarke Technologien wie Process Mining, kรผnstliche Intelligenz und Machine Learning kรถnnen Sie dabei unterstรผtzen, Ihre Prozesse objektiv abzubilden, Prozessabweichungen zu identifizieren, Ihre neuen Prozesse zu testen, Ineffizienzen proaktiv zu beheben und die Benutzerakzeptanz zu รผberwachen.

5. รœberwachen Sie Ihren Erfolg โ€“ und kommunizieren Sie ihn regelmรครŸig.

Allzu oft sind Systemmigrationen sowohl fรผr Geschรคftsfรผhrer als auch fรผr Endnutzer eine undurchsichtige Black Box. Um Erwartungen zu steuern und die Unterstรผtzung durch die Fรผhrungsetage zu sichern, sollten Sie regelmรครŸige Updates zu entscheidenden Migrationsphasen liefern und den Projektfortschritt hinsichtlich Ihrer gewรผnschten Geschรคftsergebnisse kontinuierlich messen.

Nutzen Sie Sie Prozesskennzahlen - wie Prozesskonformitรคt (Process Compliance), Workarounds, Nacharbeit oder Zeitverzรถgerungen zwischen Prozessschritten - um alte und neue Systeme zu vergleichen und die Auswirkungen Ihrer Optimierungen zu messen.ย 

Durch regelmรครŸige Statusberichte, Kamingesprรคche zum Erfahrungsaustausch, FAQs, Newsletter und Anwender-Workshops stellen Sie auรŸerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch รผber einen langen Zeitraum involviert sind.

So optimieren Sie Ihre Migrationsstrategieย 

Die Kosten, Risiken und Herausforderungen einer Systemmigration sollten Sie nicht unterschรคtzen. Bei unzureichender Planung und mangelhaftem Projektmanagement kann Sie eine Systemmigration nicht nur Millionen, sondern im schlimmsten Fall auch Kunden und Ihren Ruf kosten. Diese fรผnf Schritte kรถnnen ein Ausgangspunkt sein, um Ihre eigene Migrations-Roadmap zu skizzieren.ย 

Doch das allein reicht nicht.ย 

Machen Sie Ihre Hausaufgaben machen und informieren Sie sich zu Migrationsstrategien, -szenarien, Best Practices und Tools, die Sie bei Ihrer Migration unterstรผtzen kรถnnen. Wie setzen andere Unternehmen ihre Systemmigration strategisch um? Was sind hรคufige Herausforderungen einer Systemmigration? Und wie haben andere Unternehmen diese gelรถst?ย 

Die folgenden Ressourcen kรถnnen Ihnen genau die Antworten geben, nach denen Sie suchen:

  • 11 Statistiken, die Sie kennen sollten: In unserem Bericht โ€žSystemmigration im Faktencheckโ€œ haben wir 11 Statistiken zu Risiken aber auch Chancen von Migrations-Initiativen zusammengetragen. Sehen Sie die wichtigsten Fakten und Zahlen, die Ihre Migrationsstragie unterfรผttern sollten: von den Herausforderungen, die mit IT-Migrationen einhergehen, รผber die Grรผnde, warum viele dieser Projekte scheitern und welchen geschรคftlichen Mehrwert erfolgreiche Systemmigrationen schaffen kรถnnen.

  • S/4HANA Lunch & Learn Sessions: Sie planen eine Migration zu S/4HANA oder stecken bereits mittendrin? Diskutieren Sie mit erfahrenen IT-Profis und lernen Sie Best Practices rund um die Planung und Durchfรผhrung von Migrationsprojekten kennen. Jeden zweiten und vierten Dienstag im Monat um 12ย Uhr widmen wir uns mit einem 20-minรผtigen Vortrag und einem zehnminรผtigen Q&A einem speziellen Aspekt der S/4HANA-Migration. Jetzt anmelden.

  • Leitfaden fรผr eine reibungslose Systemmigration: Lesen Sie unser kostenloses E-Book โ€žDas Go-Live Handbook: So gelingt eine reibungslose Systemmigrationโ€œ. Lernen Sie alles รผber die spezifischen Herausforderungen jeder Migrationsphase und erfahren Sie im Detail, wie KI-gestรผtzte Process Mining-Tools wie Celonis genau hierbei unterstรผtzen kรถnnen.

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Janine Guertler
Senior Content Marketing Writer

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