Die gute Nachricht: Es gibt durchaus erfolgreiche Migrationsprojekte, die tatsächlich Mehrwert generiert haben (oder auf dem besten Weg dazu sind). Schlumberger zum Beispiel sparte 40 Millionen US-Dollar und 2 Monate bei ihrer S/4HANA-Migration. Sysmex nutzte seine S/4HANA-Migration, um sein Kreditmanagement neu zu gestalten – und optimierte so seine Liefertreue, Time-to-Money und die Kundenzufriedenheit.
Systemmigration Schritt für Schritt: Die ultimative Checkliste für Ihre ERP-Migration
Systemmigrationen haben nicht den besten Ruf. Kein Wunder: 75% der ERP-Migrationsprojekte sprengen entweder den Zeitplan oder das Budget – und sind somit nicht nur ein risikoreiches, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Und angesichts der langen Liste gefloppter S/4HANA-Migrationen, zu denen auch große Unternehmen wie Haribo, Lidl oder die Deutsche Bank gehören, würde es uns nicht wundern, wenn der Gedanke an Ihre eigene Systemmigration Sie ins Schwitzen bringt.
Die Frage ist: Wie haben sie das geschafft?
Klar: Systemmigrationen sind dank einer ganzen Reihe von Risiken immer eine Herausforderung. Deshalb brauchen Sie zuallererst die passende Roadmap – egal welches Migrationsprojekt Sie in Angriff nehmen: sei es ein Umzug von SAP ECC zu S/4HANA, die Umstellung zu Workday oder Salesforce, oder jegliche andere CRM- oder ERP-Migration.
Um Ihnen praktische Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihrer IT-Migration zu geben, haben wir diese Checkliste für Sie zusammengestellt. Wenn Sie die folgenden Tipps zu jeder Migrationsphase beherzigen, hat auch Ihre Systemmigration die besten Erfolgsaussichten.
1. Holen Sie Ihre Stakeholder an Bord.
Systemmigrationen sind kein reines IT-Projekt, sie berühren oft alle Bereiche des Unternehmens. Denken Sie Ihre Systemmigration daher von Anfang an als strategische Initiative, die sowohl vom CIO als auch den Managern der einzelnen Geschäftsbereiche vorangetrieben wird. Schließlich brauchen Sie bei einem zeitaufwändigen und riskanten Projekt wie diesem jede erdenkliche Unterstützung, sei es in Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, IT oder der Lieferkette.
Doch nicht nur Ihr Management sollte hinter Ihnen stehen, auch Ihre Anwender müssen mitziehen. Wenn Ihre Nutzer keine Vorteile im neuen System sehen – beispielsweise durch gesteigerte Verkaufszahlen oder höhere Effizienz –, werden Sie unweigerlich mit mangelnder Nutzerakzeptanz zu kämpfen haben.
2. Beginnen Sie mit einem klaren Bild Ihrer Ist-Prozesse.
Jede Systemmigration ist im Grunde auch eine Prozessmigration, was bedeutet, dass Sie Ihre Ist-Prozesse verstehen müssen, bevor Sie sie auf ein neues System übertragen oder neue Soll-Prozesse entwerfen können.
Bevor Sie entscheiden, welche Daten, Prozesse und Systeme Sie migrieren, sollten Sie genau wissen, wie Ihr IT-Ökosystem aussieht. Herkömmliche Process Mapping-Techniken wie Workshops oder Umfragen können dabei wertvollen Input liefern, sollten aber nicht Ihre einzige Informationsquelle sein. Warum? Weil diese oft auf subjektiven Meinungen und idealisierten Prozessmodellen basieren und nicht zeigen, wie sich Ihre Fachanwender tatsächlich verhalten. Nur mit einem datengesteuerten Ansatz können Sie Ihre Prozesse objektiv abbilden – und umfassend optimieren.
Dies gilt nicht nur für Brownfield- und Bluefield-, sondern auch für Greenfield-Implementationen. Denn selbst wenn Sie ein System von Grund auf neu aufsetzen, müssen Sie Ihre Geschäftsanforderungen vollständig verstehen, bevor Sie Best-Practice-Prozesse entwerfen können.Unsere Process Mapping-Vorlage kann Ihnen dabei helfen.
3. Legen Sie einen Zeitplan samt Meilensteinen fest.
Machen Sie Ihre Stakeholder für den Erfolg jeder Migrationsphase verantwortlich, indem Sie einen detaillierten Zeitplan und KPIs für die wichtigsten Meilensteine festlegen. Eine strukturierte Roadmap hilft nicht nur jedem Teammitglied zu verstehen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge anstehen, sondern zeigt auch eventuelle Lücken im Budget und der interner Expertise auf.
4. Nutzen Sie innovative Technologie.
Auch wenn Sie sich bei der Planung und Durchführung Ihres Migrationsprojekts auf die Branchenexpertise von Beratern verlassen, sollten Sie das enorme Potenzial von Technologien nicht unterschätzen. Leistungsstarke Technologien wie Process Mining, Automation, künstliche Intelligenz und Machine Learning (oder ein Execution Management System, das alle diese zusammenführt) können Sie dabei unterstützen, Ihre Prozesse objektiv abzubilden, Prozessabweichungen zu identifizieren, Ihre neuen Prozesse zu testen, Ineffizienzen proaktiv zu beheben und die Benutzerakzeptanz zu überwachen.
5. Überwachen Sie Ihren Erfolg – und kommunizieren Sie ihn regelmäßig.
Allzu oft sind Systemmigrationen sowohl für Geschäftsführer als auch für Endnutzer eine undurchsichtige Black Box. Um Erwartungen zu steuern und die Unterstützung durch die Führungsetage zu sichern, sollten Sie regelmäßige Updates zu entscheidenden Migrationsphasen liefern und den Projektfortschritt hinsichtlich Ihrer gewünschten Geschäftsergebnisse kontinuierlich messen.
Nutzen Sie Prozesskennzahlen - wie Prozesskonformität (Process Compliance), Workarounds, Nacharbeit oder Zeitverzögerungen zwischen Prozessschritten - um alte und neue Systeme zu vergleichen und die Auswirkungen Ihrer Optimierungen zu messen.
Durch regelmäßige Statusberichte, Kamingespräche zum Erfahrungsaustausch, FAQs, Newsletter und Anwender-Workshops stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch über einen langen Zeitraum involviert sind.