5 Schritte für den Einstieg in die Nutzung von Prozessintelligenz in Ihrer Lieferkette

Celonis-Kunden erreichen bei der Optimierung von Resilienz, Flexibilität und Effizienz ihrer Lieferkette erstaunliche Ergebnisse. Hier sind einige der ersten Schritte, die sie mit Prozessintelligenz unternommen haben.

Lieferketten bieten den nahezu perfekten Einsatzbereich für Prozessintelligenz. Schließlich sind sie Mega-Prozesse, die sich aus hunderten kleinerer Prozesse zusammensetzen. Dabei hat jeder einzelne Prozess das Potenzial, durch Prozessintelligenz umgestaltet und optimiert zu werden.

Wie und wo aber fängt man am besten an, wenn Sie Prozessintelligenz in Ihrer Lieferkette nutzen wollen?

Probieren Sie die folgenden fünf Schritte aus, um Prozessintelligenz in Ihrem Supply Chain Management einzuführen und zu skalieren. Sie basieren auf den bewährten Erkenntnissen einiger der erfolgreichsten Kunden von Celonis.

SCHRITT 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die (Prozess-)Lage

Da sie sowohl Lieferanten als auch Kunden berühren, sind die Teilprozesse (und deren Teams) einer Lieferkette häufig geografisch verstreut und die Abläufe in den einzelnen Abteilungen sehr unterschiedlich.

Kein Wunder, dass Lieferkettenprozesse so komplex und im Detail oft schwer nachvollziehbar sind (von deren Optimierung ganz zu schweigen). Wenn Sie also Prozessintelligenz in Ihr Unternehmen bringen wollen, sollten Sie nicht versuchen, Ihre gesamte Lieferkette auf einen Schlag zu transformieren. Wählen Sie lieber einen Bereich aus, von dem Sie glauben, dass dieser die größten Optimierungspotenziale birgt.

Dann sollten Sie sich fragen: Welche Prozesse in diesem Bereich sind ausgereift genug, um sie zu analysieren und zu optimieren? Schauen Sie sich den Digital Twin für Ihren jeweiligen Zielprozess an, den Celonis mithilfe von Process Mining erstellt: Welche Prozesspfade und -abweichungen überraschen Sie?

Insidertipp: Obwohl die komplexesten Prozesse in Ihrem Unternehmen oft Prozessintelligenz am nötigsten haben, sollten Sie nicht unbedingt mit diesen beginnen. Das gilt insbesondere, wenn Ihre Teams noch nicht mit Process Mining vertraut sind. Ein Beispiel: Wenn Ihr Auslieferungsprozess ständig im Rückstand ist, von vielen äußeren Faktoren abhängt und für alle Beteiligten viel zu unübersichtlich erscheint, können und sollten Sie ihn in Zukunft mit Prozessintelligenz umgestalten — als Einstiegsprozess eignet er sich jedoch eher nicht. Ihr erster Einsatz sollte sich auf einen Prozess mit leicht verfügbaren Daten und minimalen externen Einflüssen konzentrieren, damit Änderungen so einfach und schnell wie möglich vorgenommen werden können.

SCHRITT 2: Schulen Sie Ihr Team und gewinnen Sie Verbündete

Ohne gut durchdachtes Change Management scheitern Optimierungs-Initiativen oft am Faktor Mensch. Bevor Sie loslegen, sollten Sie also sicherstellen, dass involvierte Teams die Vorteile und Nutzen von Prozessintelligenz verstehen und den Umgang mit Celonis erlernen wollen. Die meisten Unternehmen beginnen mit einem kleinen Team für den Proof of Concept.

Der Process Intelligence Graph von Celonis ist systemunabhängig und mit nahezu jeder Software kompatibel, die Sie verwenden – sei es Ihr hoch spezialisiertes Lagerverwaltungssystem oder ein vielleicht in die Jahre gekommenes Legacy ERP-System. Seien es die Teams in Ihren Werkhallen oder in klassischen Backoffice-Funktionen: Sie alle brauchen Zeit, Motivation und Neugier, um die Grundlagen von Process Mining zu verstehen und den praktischen Einsatz von Celonis zu erlernen. Daher sollten Sie bei der Schulung Ihres Teams nicht an Zeit und Ressourcen sparen.

Insidertipp: Gewinnen Sie für Ihre Prozessintelligenz-Projekte bewusst Verbündete in allen Abteilungen und Ebenen — sowie in den oberen Führungsetagen Ihres Unternehmens. In unseren Lieferketten-Sessions von der Celosphere 2023 haben unsere Kunden immer wieder betont, dass die Unterstützung durch die Geschäftsleitung für eine dauerhafte, effektive Implementierung von Process Mining unerlässlich ist. Beispielsweise muss Ihr CTO vielleicht nicht selbst lernen, wie man die Process-Mining-Software einsetzt, aber Sie sollten sicherstellen, dass diese Person deren transformatives Potenzial für Ihre Arbeit in der Lieferkette versteht, damit sie bei Bedarf für Sie einsteht.

SCHRITT 3: Fangen Sie klein, aber stark an

Eines haben wir von unseren Kunden immer wieder gehört: In einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld wie der Lieferkette sind schnelle Erfolge unerlässlich, um eine Prozessintelligenz-Initiative auf den Weg zu bringen. Und für viele ist der Prozess mit dem größten Potenzial für „Quick Wins“ überraschenderweise die Finanzabteilung.

Warum? Weil Finanzprozesse oft einheitlich dokumentiert (und manchmal auch ausgereifter) sind. Außerdem sind die Abläufe im Finanzwesen in der Regel in auch branchenübergreifend recht ähnlich, sodass Ihr Finanzteam für die Lieferkette einige der Methoden und „Hacks“ zur Prozessoptimierung nutzen kann, die Finanzabteilungen in anderen Branchen entwickelt haben. Für spezialisierte Bereiche Ihres Fertigungsteams könnte das schwieriger sein, da sich die Abläufe und Dokumentationsmethoden in den einzelnen Unternehmen sehr viel stärker unterscheiden.

Hier sind einige Praxisbeispiele von Lieferketten-fokussierten Unternehmen:

• Reckitt, ein Hersteller von Gesundheits- und Körperpflegeprodukten, hat Prozessintelligenz zunächst in der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt. Motiviert von schnellen Erfolgen konnte das Unternehmen Prozessintelligenz erst auf die Beschaffung, dann auf das Auftragsmanagement und schließlich auf große Teile des Unternehmens ausweiten.
• Siemens führte Prozessintelligenz anfangs ein, um seine Finanzteams bei der Optimierung von Audits zu unterstützen. Inzwischen hat das Unternehmen den Einsatz von Process Intelligence und Process Mining auf Prozesse in der Logistik, der Beschaffung, dem Vertrieb und anderen Bereichen ausgeweitet. Heute hat Siemens weltweit 6.000 Celonis-Anwender an verschiedenen Unternehmensstandorten.

Unser Fazit: Wenn Sie mit stärker standardisierten Prozessen beginnen, können Sie schnell Erfolge erzielen. Dadurch erhalten Ihre Teams die nötige Ausdauer, Anerkennung und Motivation, um schwierigere, individuell zugeschnittene Prozesse in Angriff zu nehmen, wenn Sie Ihre Investitionen in Prozessintelligenz ausweiten.

SCHRITT 4: Stärken Sie Ihren Einsatz von Prozessintelligenz mit einem Center of Excellence

Haben Sie die erste erfolgreiche Prozessoptimierungs-Initiative in der Tasche, ist es jetzt an der Zeit, Ihr Center of Excellence – kurz CoE, zu deutsch auch Kompetenzzentrum – einzurichten. Interessanter Fakt: Bei Celonis-Kunden mit einem CoE ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit ihren Prozessintelligenz-Projekten einen positiven ROI erzielen, fast 9 Mal höher.

Ein prozessorientiertes CoE kann Optimierungsprojekte deutlich stärker vorantreiben und unternehmensweit skalieren, als es einzelne Teams je könnten. Nach der ersten Implementierung kann ein CoE beispielsweise eine Projektnachbesprechung durchführen und die Ausweitung Ihres Prozessintelligenz-Programms aufbauend auf bisherigen Erkenntnissen leiten, Chancen und Best Practices für das nächste Projekt aufzeigen und das Projekt weiter finetunen, damit es zu den Arbeitsabläufen und Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen passt.

Im Folgenden finden Sie einige Praxisbeispiele, wie Unternehmen mit komplexen Lieferketten Process Intelligence-Projekte mithilfe von CoEs erfolgreich ausgebaut haben:

• Autohersteller BMW hat ein sogenanntes Citizen-Developer-Programm eingeführt, das wiederum von einem Prozess-CoE verwaltet wird. Diese „Citizen Developers“ sind technisch versierte Fachexperten, die mit Hilfe von Celonis die Prozesse in ihrem jeweiligen Fachbereich analysieren und optimieren. Das CoE unterstützt heute zentral mehr als 200 Celonis-Anwendungsfälle von der Produktion bis zum Backoffice und überwacht Tausende von Citizen Developers.
• Das Prozess-CoE von US-Pharma- und Konsumgüterkonzern Johnson & Johnson stellt „Templates“ für die optimale Anwendung von Celonis Process Intelligence bereit. Sie liefern Business-Teams vordefinierte Frameworks, um mit Celonis noch schneller Wertpotenziale zu identifizieren und umsetzen zu können. Das CoE von J&J fungiert dabei als zentrale Anlaufstelle, die die Change-Projekte verwaltet und verschiedene Abteilungen miteinander vernetzt.

CoEs können außerdem dazu beitragen, die Vorteile von Prozessintelligenz im gesamten Unternehmen bekannt zu machen, neue Unterstützer zu gewinnen und eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung zu schaffen. Je größer die Sichtbarkeit von Prozessintelligenz ist, desto größer ist die Chance, dass Sie ein wirklich prozessorientiertes Unternehmen aufbauen — was wiederum Ihrer Supply Chain zugutekommt.