Sieben Strategien, um Silos in Ihrem Unternehmen abzubauen

Dafür gibt es eine ganze Reihe von Gründen, wie z. B. mangelndes Alignment bei Unternehmenszielen oder die Tatsache, dass Unternehmen eher reaktiv als strategisch vorgehen. Doch einer der Hauptgründe, warum digitale Transformationsprojekte nur schleppend laufen, sind organisatorische Silos.

Paul Prendergast, Europe CFO und Enterprise Value Lead bei Accenture, erklärt: „Es scheitert oft an funktionalen Silos, wenn es darum geht, Transformationsprogramme vom Finanzwesen in die Beschaffung oder in die Lieferkette auszuweiten.“

Aber was sind eigentlich organisatorische Silos? Und was kann Ihr Unternehmen tun, um diese abzubauen und Ihren Initiativen zur digitalen Transformation höhere Erfolgschancen zu geben? Die Antworten gibt's in diesem Blog.

Was sind Silos und wie entstehen sie?

Organisatorische Silos bilden sich in der Regel in einzelnen Abteilungen oder Funktionen innerhalb eines Unternehmens, wie z. B. IT, Finanzen, Beschaffung, Personal, Recht und Compliance, Supply Chain oder Produktentwicklung. In größeren Unternehmen können sich Silos auch in Unterabteilungen bilden, z. B. in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung innerhalb der Finanzabteilung. Oft bilden sich Silos auch an verschiedenen Standorten oder wenn ein Unternehmen durch eine Übernahme expandiert.

Wir reden von einem Silo, wenn sich Beschäftigte innerhalb bestimmter Standorte, Teams oder Geschäftsfunktionen fast ausschließlich auf ihre eigenen Aufgaben und Ziele konzentrieren und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Teams auf ein Minimum reduzieren. Das bedeutet, dass sich Kompetenzen, Wissen und Ressourcen innerhalb dieser Team-Silos konzentrieren und nicht unternehmensweit verfügbar sind.

Die Digitalisierung hat diese Silo-Mentalität weiter verstärkt. Denn verschiedene Abteilungen verwenden häufig unterschiedliche IT-Systeme, die nicht miteinander kommunizieren. Dadurch entstehen separate Datenpools im gesamten Unternehmen.

Warum ist es wichtig, Silos abzubauen?

Silos bremsen nicht nur Initiativen zur digitalen Transformation. Sie machen es Ihrem Unternehmen auch schwer, Transparenz, Produktivität, Agilität und Effizienz zu fördern. Kurz: Unternehmenssilos sind gewissermaßen Performance-Killer. Nehmen wir den Einzelhandel. Hier laufen in verschiedenen Abteilungen wie Merchandising, Finanzen, Lieferkettenmanagement und Transportplanung parallele Prozesse ab, die in Wechselwirkung zueinander stehen. Selbst scheinbar kleine Änderungen oder Entscheidungen in einer Abteilung können große Auswirkungen auf andere Teams haben. Wenn diese Abteilungen isoliert voneinander arbeiten, riskieren Sie unnötige Mehrarbeit, Engpässe, Verzögerungen und letztendlich unzufriedene Kunden.

Kehren wir das Szenario einmal um. Was passiert, wenn Sie organisatorische Silos abbauen? Zum einen erhöht sich die Transparenz. So erhalten Führungskräfte Zugang zu mehr Informationen und treffen bessere Entscheidungen, weil sie Probleme ganzheitlich angehen können. Der Abbau von Silos fördert aber auch Innovation, da Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen und Erfahrungswerten voneinander lernen, Wissen austauschen und gemeinsam an der Lösung von Geschäftsproblemen arbeiten können.

Natürlich gibt es auch noch andere Vorteile. Im folgenden Artikel sehen Sie, wie der Abbau von Silos Sie auch Ihren Nachhaltigkeitszielen ein großes Stück näher bringen kann.

Sieben Strategien zum Abbau von Silos

Um Silo-Mentalität abzuschaffen und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, brauchen Sie vor allem eine gute Strategie. Hier stellen wir Ihnen sieben Strategien vor, mit denen Sie Silos abbauen können.

1. Fördern Sie eine Kultur der Transparenz

Der erste Schritt, um organisatorische Silos zu beseitigen: Zeigen Sie die Vorteile auf, die Transparenz und offene Kommunikation bergen. Schließlich kann Transparenz zumindest anfangs so manchen abschrecken, der stets in Silos gearbeitet hat. So sagte ein Speaker während einer Podiumsdiskussion bei der Celosphere 2022 beispielsweise, dass er zunächst so manchen im Unternehmen überzeugen musste, dass ein Mehr an Transparenz nicht zu Schuldzuweisungen führen muss, sondern vielmehr zu optimierten Prozessen.

Um Transparenz fest in der Unternehmenskultur zu verankern, können Sie beispielsweise regelmäßige Workshops einführen, bei denen Teams ihre positiven Erfahrungen teilen. Wichtig: Teams sollten Anreize für mehr Zusammenarbeit bekommen, und für den Wissensaustausch und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit belohnt werden. Und: Mehr Zusammenarbeit kann auch Spaß machen. So hat ERGO beispielsweise ein Brettspiel entwickelt, um die Transparenz im Unternehmen und Zusammenarbeit zu fördern und die digitale Transformation voranzutreiben.

2. Finden Sie eine gemeinsame Sprache

In vielen Unternehmen entwickeln Teams im Laufe der Zeit ihre eigene Kommunikationsform, die für den Rest des Unternehmens unverständlich ist. Eine gemeinsame Sprache zu finden, damit Teams nicht aneinander vorbeireden, ist für die Zusammenarbeit unerlässlich.

Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation bei PepsiCo, erklärt : „Mein Problem war immer, diese beiden Welten – Business und IT – zu verbinden. Wie macht man ein IT-System für jemanden verständlich, der sich ausschließlich mit Geschäftsprozessen beschäftigt? Und wie können Business-Teams ihre Ziele wiederum der IT verständlich machen?“

Um diese gemeinsame Sprache zu finden, müssen sich Teams und Abteilungen Zeit nehmen, voneinander zu lernen. Sie müssen die Bereiche finden, in denen sich die Abteilungen überschneiden, und eine unternehmensweite Terminologie einführen, die von allen verwendet werden kann. Und möglicherweise müssen sich Teams auch von unnötigem Jargon verabschieden, der nur innerhalb ihres Silos verwendet wird.

Sehen Sie, wie Karl Storz eine gemeinsame Sprache für unternehmensweite Prozessoptimierung geschaffen hat.

3. Arbeiten Sie auf ein gemeinsames Ziel hin

Einer der Hauptgründe für die Entstehung von organisatorischen Silos ist, dass Abteilungen oft unterschiedliche Ziele verfolgen und sich an verschiedenen KPIs orientieren. Wenn die Ziele der einzelnen Abteilungen nicht aufeinander abgestimmt sind, arbeiten die Teams oft gegen- statt miteinander.

Klare strategische Ziele für das gesamte Unternehmen zu haben, trägt ganz wesentlich dazu bei, Silos abzubauen. Natürlich sind die spezifischen KPIs für jeden Geschäftsbereich oder jedes Team unterschiedlich. Aber sie sollten alle auf ein übergeordnetes Geschäftsergebnis ausgerichtet sein. Ein solches Ziel kann beispielsweise Wachstum, Cashflow-Optimierung, Produktivitätssteigerung, Kostensenkung oder mehr Nachhaltigkeit sein. Die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel ist ein wichtiger Schritt, um Silos zu beseitigen und die Zusammenarbeit zu fördern.

4. Integrieren Sie Daten systemübergreifend

Verschiedene Geschäftsbereiche werden immer unterschiedliche Systeme verwenden, daran führt kein Weg vorbei. Das bedeutet jedoch nicht, dass Daten in Systemsilos verkümmern müssen.

Nur wenn Ihre Geschäftssysteme miteinander kommunizieren und Daten untereinander austauschen, können Sie die Transparenz zwischen Teams erhöhen. Damit eine Initiative zur digitalen Transformation erfolgreich sein kann, müssen Daten also über Systeme, Abteilungen und Silos hinweg integriert werden. Erfahren Sie, wie Mercedes-Benz mit Hilfe von Celonis standortspezifische Systeme besser miteinander vernetzt, mehr Transparenz schafft und Silos abbaut, um schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.

5. Stellen Sie Tools für Teamzusammenarbeit bereit

Sobald Ihre Daten systemübergreifend integriert sind und ungehindert zwischen Abteilungen fließen können, wird es auch deutlich einfacher, Teams die benötigten Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen.

Nehmen wir die Celonis Open Order Processing App als Beispiel. Um einen Kundenauftrag zu erfüllen, sind in der Regel mehrere Abteilungen nötig – vom Auftragsmanagement über die Finanzabteilung bis hin zur Logistik. Diese befinden sich wahrscheinlich an verschiedenen Standorten und verwenden unterschiedliche Systeme. Die Open Order Processing App bietet für alle Teammitglieder eine umfassende Ansicht über alle offenen Bestellungen. So kann eine Mitarbeiterin im Auftragsmanagement auf dieselben Informationen zugreifen wie ihr Kollege im Vertrieb. Die App kann kritische, potenziell gefährdete Bestellungen priorisieren und in Echtzeit Vorschläge für geeignete Maßnahmen machen. So können Sie Lieferverzögerungen verhindern, die Produktivität steigern und die Auftragsabwicklung beschleunigen.

6. Verfolgen Sie einen End-to-End-Ansatz

Viele Unternehmen nutzen bereits Process-Mining-Technologien, um Prozesse zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren, die Effizienz zu steigern, die Performance zu verbessern und Möglichkeiten zur Wertsteigerung zu identifizieren. Mittlerweile gibt es eine neue Evolutionsstufe dieser Process-Mining-Technologien, auch bekannt als Object-Centric Process Mining (OCPM).

OCPM offenbart das Zusammenspiel zwischen den Objekten in funktionsübergreifenden Prozessen, z. B. Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen. Die Technologie gibt Aufschluss darüber, wie diese Objekte zusammen agieren, indem sie Engpässe, Ineffizienzen und Optimierungspotenziale an den Knotenpunkten der Geschäftsabläufe identifizieren. So lassen sich funktionsübergreifende Prozesse einfach analysieren, um im gesamten Unternehmen deutliche Effizienzsteigerungen zu erzielen und Mehrwerte freizusetzen.

7. Erwägen Sie ein CoE-Modell

Wenn Ihr Unternehmen versucht, Innovationen und Verbesserungen in einem bestimmten Bereich voranzutreiben, aber durch Abteilungssilos ausgebremst wird, sollten Sie die Einrichtung eines sogenannten Centers of Excellence (CoE), zu deutsch auch Kompetenzzentrum, in Betracht ziehen.

Ein CoE bringt üblicherweise Fachexperten verschiedener Bereiche zusammen. Das Team kann als interne Beratungsstelle für das Unternehmen fungieren und Best Practices entwickeln und weiter kommunizieren, um Verbesserungen in einem bestimmten Bereich voranzutreiben. Ein CoE-Modell hilft außerdem, das Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, statt auf abteilungsinterne KPIs.

Entdecken Sie, wie Uniper, einer der größten Energieversorger Europas, ein Center of Excellence geschaffen hat, das den unternehmensweiten Einsatz von Process Mining wesentlich vorantreibt.

Zeit, die Silo-Mentalität hinter sich zu lassen

Die digitale Transformation hat nach wie vor die höchste Priorität für Unternehmen, die sich in einer komplexen und ständig verändernden Arbeitswelt zurechtfinden müssen. Aber solange Ihr Unternehmen weiterhin in Silos arbeitet, werden Ihre Transformationsinitiativen kaum den erhofften Mehrwert bringen.

Setzen Sie sich noch heute mit Celonis in Verbindung, um zu besprechen, wie Process Mining und OCPM Sie dabei unterstützen können, die Silos in Ihrem Unternehmen abzubauen.