So profitieren Unternehmen von prozessgesteuerter KI in der Beschaffung

Unternehmen mussten nicht lange warten, bis KI in der Beschaffung erste Erfolge zeigte. Trotz ihres noch jungen Entwicklungsstands erzielten KI-gestützte Beschaffungstools im Jahr 2025 Verbesserungen von bis zu 10 % bei Produktivität, Qualität und Kosteneinsparungen. In einigen Fällen lagen diese Verbesserungen bei über 25 %.

Aber ist das wirklich so überraschend? Schließlich ist die Beschaffung eine Funktion, die mit zahlreichen Geschäftsprozessen verbunden ist: Auftragsbestätigungen, Lieferantenrechnungen prüfen, Waren entgegennehmen, Streitigkeiten beilegen, Aufzeichnungen führen – die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Solange KI versteht, wie diese Prozesse ablaufen, ist sie das perfekte Tool, um sie effizienter und effektiver zu gestalten.

Prozessgesteuerte KI basiert auf dem Prinzip, dass alles funktioniert, wenn die Prozesse funktionieren. Sie nutzt Prozessdaten und Analysen zur intelligenten Optimierung von Workflows und Abläufen – sei es durch die Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben zur Steigerung der Teamproduktivität oder durch die Verbesserung der Geschäftsergebnisse mittels intelligenter Entscheidungsfindung.

Angesichts des prognostizierten Anstiegs der Arbeitsbelastung in der Beschaffung um 10 % im Jahr 2025 gab es noch nie einen besseren Zeitpunkt zur Optimierung der Prozesse mit KI. Unabhängig davon, ob Sie nach Inspiration suchen, wie Sie mit der Implementierung von KI beginnen können, oder nach Argumenten für Investitionen in KI-Beschaffungssoftware, sehen wir uns einmal an, wie KI-Technologie die Beschaffungsstrategie von Unternehmen verbessert.

Herausforderungen in der Beschaffung mit KI meistern

Bei jeder Herausforderung in der Beschaffung – sei es die Eindämmung von Compliance-Risiken oder -Fehlern, die Verbesserung der termingerechten Lieferung oder die Aushandlung günstigerer Zahlungsbedingungen – sind Ihre Prozesse der schnellste Faktor für Veränderungen. Hier können Engpässe, Doppelarbeit, Kommunikationsprobleme und mangelnde Abstimmung in Ihren Beschaffungsprozessen entstehen.

Und wenn Sie Ihre Beschaffungsprozesse genauer unter die Lupe nehmen, erweist sich KI als zuverlässiger Helfer. Beschaffungsteams können generative KI-Copiloten zur Diagnose der Ursachen für leistungsschwache Prozesse einsetzen. Mit der Verarbeitung natürlicher Sprache durch generative KI ist es ganz einfach, dem Copiloten Fragen zu stellen, wie:

• Wie verbessere ich meine Rate fristgerechter Lieferungen?
• Wo in unserem Beschaffungszyklus verlieren wir die meiste Zeit?
• Welche Schritte in unserem Lieferanten-Onboarding-Prozess könnten automatisiert werden?

Und Sie müssen diese Fragen nicht einmal selbst formulieren. KI-Lösungen wie die Prozess-Copiloten von Celonis empfehlen Ihnen auf Basis von Erkenntnissen über Ihre wichtigsten Beschaffungskennzahlen weiterführende Fragen. Doch KI unterstützt Sie nicht nur bei der Erkennung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung, sondern kann Prozesse und Aufgaben auch effizienter ausführen als Mitarbeiter in der Beschaffung.

Sieben bewährte Anwendungsfälle für KI in der Beschaffung:

1 – Standardisierung der Bestellbearbeitung

Das Verlassen auf manuelle, E-Mail-basierte Prozesse zur Nachverfolgung der Annahme von Bestellungen macht die Beschaffungsfunktionen anfällig für Ungenauigkeiten, Verzögerungen und unnötigen Aufwand.

KI-Lösungen können große Sprachmodelle (LLMs) verwenden, um per E-Mail empfangene Bestellbestätigungen zu verarbeiten und die extrahierten Daten automatisch in Beschaffungs-Dashboards einzuspeisen. Die Automatisierung der Auftragsannahmeverfolgung zur Verbesserung der Arbeitsproduktivität ist ein schneller Erfolg. KI kann die Standardisierung von Bestellungen weiter vorantreiben, indem sie validierte, vorgefertigte Dokumentationen erstellt.

2 - Planungsgenauigkeit und Lagerbestand

Ungenaue Vorlaufzeiten können auf manuelle oder seltene Aktualisierungen oder auf die Verwendung einfacher historischer Durchschnittswerte und kleiner Stichprobenumfänge zurückzuführen sein. Das Ergebnis? Kostspielige Lieferengpässe oder Übervorräte.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung in der Beschaffung können Unternehmen KI zur Analyse historischer Beschaffungsdaten einsetzen, indem sie geplante und tatsächliche Nachschubzeiten auf Material- und Werksebene vergleichen und anschließend die Vorlaufzeiten in den Stammdaten automatisch aktualisieren, sodass diese das tatsächliche Lieferverhalten widerspiegeln. Auf diese Weise wird nicht nur der manuelle Aufwand für die Beschaffungsteams drastisch reduziert, sondern auch die Rentabilität gesteigert. Beispielsweise führten verkürzte Vorlaufzeiten zu sechsstelligen vierteljährlichen Gewinn- und Verlustvorteilen für einen pharmazeutischen Kunden von Celonis.

3 – Konsolidierung der Erkenntnisse aus den Lieferantenstammdaten

Je mehr Lieferanten, desto mehr Daten müssen die Beschaffungsteams verwalten. Entscheidende Erkenntnisse über die Leistung der Lieferanten und die Vorlaufzeiten können in Vergessenheit geraten oder zu spät entdeckt werden, wenn die Beschaffungs-KPIs bereits beeinträchtigt sind.

Glücklicherweise ist KI bei der Erfassung und Analyse von Daten ein wahrer Profi. Beschaffungsteams können Assistenten und Copiloten mit KI nutzen, um unternehmensweite Einblicke in die Beschaffung, wie Lieferantenleistung und Stammdaten, zu finden und darüber zu berichten, sodass sie schnellere, datengestützte Entscheidungen treffen können.

4 – Duplizierung von Lieferanten

Eine weitere Folge des großen Lieferantenvolumens und der manuellen Prozesse in der globalen Beschaffung ist das Risiko doppelter Lieferantendatensätze.

KI kann Duplikate aus Ihren Kreditorenstammdaten durch unscharfe Abgleiche (Fuzzy Matching) schnell identifizieren und entfernen und Teams automatisch benachrichtigen, wenn der Kreditor bereits in ihrem System existiert. Durch die Zusammenführung von Duplikaten in einem zentralen Dashboard können Beschaffungsteams Duplikate leichter auflösen, Zahlungsbedingungen optimieren und effizienter mit Lieferanten verhandeln.

5. Maverick Buying

Maverick Buying bezeichnet den Kauf von Waren oder Dienstleistungen außerhalb von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen oder Ausgabenrichtlinien. Und das Problem kann sich weiter verschärfen, wenn eine Beschaffungsorganisation wächst oder neue Märkte erschließt.

Neben Empfehlungen zur Vereinfachung des Einkaufsprozesses, um die Wahrscheinlichkeit von Verstößen zu minimieren, kann die KI-Automatisierung Käufer benachrichtigen, wenn ihre Bestellung außerhalb der genehmigten Vereinbarungen und Lieferanten liegt – eine Funktion, die das Verpackungsunternehmen Smurfit Westrock in seinem Geschäft eingeführt hat. Die KI-Lösung kann sogar geeignete Lieferanten für die Beschaffungsstrategie der Käufer vorschlagen.

6 – Freitextanforderungen

KI kann zur Vermeidung des klassischen Fehlers in der Beschaffung beitragen, Freitextanforderungen für indirekte Materialien zu erstellen, die bereits in Katalogen verfügbar sind. Anstelle eines manuellen Abgleichprozesses kann KI frühere Bestellungen oder Katalogartikel mit einer ähnlichen Textbeschreibung identifizieren. Ein großer Online-Händler verzeichnete dadurch eine Verdopplung der Materialauslastung bei der Beschaffung.

Noch besser? KI kann Freitext-Bestellungen automatisch gruppieren und erspart den Beschaffungsteams so die manuelle Ermittlung von Ausgabenmustern aus all ihren unstrukturierten Daten – was letztendlich zu einer Erhöhung der verwalteten Ausgaben führt.

7 – Vertragsmanagement

Ein klarer und effizienter Vertragsmanagementprozess stellt sicher, dass diese wichtigen Dokumente transparent und in Übereinstimmung mit den Geschäftszielen und rechtlichen Anforderungen verarbeitet werden.

Da KI wiederholbare Aufgaben mit größerer Konsistenz ausführen kann als menschliche Teams, prognostiziert Gartner bis 2027 eine Halbierung des Beschaffungsvertragsmanagements durch KI. Ein Unternehmen, das hier eine Vorreiterrolle einnimmt, ist B3, die brasilianische Börse, die gemeinsam mit Celonis einen KI-Agenten zur Automatisierung von Vertragsverlängerungen implementiert. Das Unternehmen beabsichtigt, Verträge innerhalb von zehn Tagen oder weniger zu verlängern – statt wie bisher innerhalb von 30 Tagen.

• Entdecken Sie vier Möglichkeiten, wie Celonis Process Intelligence Sie bei der Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses unterstützt.

Missverständnisse über KI in der Beschaffung

Selbst wenn Sie anhand der oben genannten Beispiele eine Wunschliste mit Anwendungsfällen für die KI-Beschaffung erstellt haben, könnte Ihre Freude durch Vorbehalte der Stakeholder im Hinblick auf den Nutzen dieser KI-Funktionen getrübt werden. Lassen Sie uns also die häufigsten Missverständnisse über KI in der Beschaffung ausräumen.

Mythos: KI benötigt keinen Menschen im Hintergrund

KI-Agenten für die Beschaffung sind in der Lage, Workflows ohne menschliches Eingreifen vollständig zu automatisieren. Sie können beispielsweise Anfragen und Wünsche mit entsprechenden Rechnungsstellung und Bestellungen verknüpfen und anschließend die Lösung automatisieren. Zunächst benötigen sie jedoch Personen, die sie konfigurieren und die Beschaffungsdatensätze festlegen, auf die sie zugreifen können.

Darüber hinaus verfügen KI-Assistenten und Co-Piloten in der Regel über menschliche Sicherheitsvorkehrungen, die es dem Benutzer ermöglichen, die Logik hinter den Empfehlungen zu überprüfen, ihre Eignung zu testen und sie zu genehmigen, bevor sie umgesetzt werden.

Beschaffungsfunktionen können daher einen Human-in-the-Loop-Ansatz zur Gewährleistung genauer, umsetzbarer Ergebnisse verfolgen.

Mythos: KI übernimmt die Beschaffungsfunktionen vollständig

Eine Variante des Missverständnisses, dass KI den Menschen überflüssig machen wird, ist die Annahme, dass die Technologie die gesamte Beschaffungsfunktion übernehmen wird. Tatsächlich ermöglichen die verschiedenen verfügbaren KI-Lösungen den Beschaffungsteams, die KI-Funktionen an die Anforderungen ihrer Abteilung und die idealen Beschaffungs-Workflows anzupassen.

Zum Beispiel können KI-Assistenten und Copiloten bei der Sichtung von Beschaffungsproblemen helfen oder Möglichkeiten zur Leistungssteigerung aufzeigen, die menschliche Teams dann als Maßnahmen umsetzen. Für viele Unternehmen besteht das Ziel der Automatisierung mit KI darin, zeitaufwändige Aufgaben wie die Pflege von Datensätzen auszulagern und die Teams für strategischere Beschaffungsaktivitäten wie die Aushandlung von Konditionen und die Stärkung der Lieferantenbeziehungen einzusetzen.

Mythos: KI automatisiert und beschleunigt einfach datenintensive Prozesse

Auch wenn der Mensch in KI-gestützten Beschaffungsprozessen nach wie vor eine Rolle spielt, sollten Unternehmen die Leistungsfähigkeit autonomer KI nicht unterschätzen. Sie geht weit über die Entlastung von manuellen Aufgaben hinaus – KI kann ganze Beschaffungsworkflows koordinieren.

Agentische KI kann Veränderungen in Echtzeitdaten erkennen und Reaktionen sequenziell durchdenken. Die KI lernt mit der Zeit auch aus historischen Ergebnissen und nimmt zunehmend taktische und proaktive Optimierungen für das Unternehmen vor.

Mythos: KI kann ohne Geschäftskontext effektiv arbeiten.

Wie eingangs erwähnt, ist die Beschaffung eine komplizierte Abfolge von Prozessen, die für das Lieferantennetzwerk und die Genehmigungsabläufe eines jeden Unternehmens einzigartig sind. Ein KI-Tool kann nur dann wissen, wie diese Beschaffungsprozesse funktionieren, wenn es diese Informationen erhält.

Eine Plattform wie Celonis Process Intelligence liefert der KI den Kontext, den sie für funktionierende Beschaffungsprozesse benötigt. Alles von Beschaffungsbenchmarking bis hin zu Geschäftsregeln und KPIs. Andernfalls ist es so, als würde man KI bitten, den Lieblingskuchen zu backen, ohne ihr die gewünschten Zutaten mitzuteilen.

• Erfahren Sie, was Sie sonst noch über erfolgreiche Unternehmens-KI wissen müssen.

Erzielen Sie eine echte Investitionsrentabilität durch KI in der Beschaffung

Jetzt wissen Sie also, wie Sie mit leistungsstarken KI-Lösungen für die Beschaffung in die Fußstapfen von Unternehmen treten und alle Mythen über den Wert von KI widerlegen können. Doch das ist noch nicht alles – es gibt noch eine weitere Funktion, mit der Sie Ihren ROI in Millionenhöhe steigern können.

Wie bereits erwähnt, benötigt die KI einen geschäftlichen Kontext, um die richtigen Optimierungen im Beschaffungsprozess für das Unternehmen zu empfehlen und umzusetzen. Tatsächlich gaben 89 % der von uns befragten Führungskräfte für unseren Prozessoptimierungsbericht 2025: KI-Edition an, dass KI den Kontext der Geschäftsabläufe zur Lieferung der erwarteten Ergebnisse kennen muss. Aber woher erhält die KI diesen Kontext?

Celonis Process Intelligence standardisiert und konsolidiert Daten aus Ihren gesamten Geschäftssystemen, Tools und Desktops, die dann in Ihre KI-Lösungen eingespeist werden können. Kontinuierliche Dateneingabe in Echtzeit ermöglicht den Beschaffungsteams Folgendes:

Vorhersage von Beschaffungsproblemen vor ihrer Entstehung

Die KI-Technologie ermöglicht es, die Prozesseinhaltung kontinuierlich zu überwachen und potenzielle Abweichungen frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu einem größeren Problem im Kundenservice oder im regulatorischen Bereich führen. Außerdem können historische Geschäftsdaten auf Trends hin analysiert werden, um Risiken und Engpässe in der Beschaffung vorherzusagen und die Nachfrage zu prognostizieren.

Automatisieren Sie dort, wo es wichtig ist

Mithilfe der zentralisierten Ansicht Ihrer Prozesse in der Prozessintelligenz können Sie erkennen, was Sie am Erreichen Ihrer Beschaffungs-KPIs hindert, und dann gezielte KI-Maßnahmen in diesen Bereichen ergreifen. Sie können die Prozessintelligenz auch nutzen, um KI-Einsätze zu testen, zu modellieren und zu simulieren, sodass Sie Möglichkeiten nach ihrem potenziellen Verkaufschance bewerten und priorisieren können.

Da immer mehr Leiter der Beschaffung innovative KI-Lösungen erproben, ist Prozessintelligenz das fehlende Glied, das Sie zur Steigerung des Werts benötigen. Erfahren Sie mehr über die schöne neue Welt von GenAI in der Beschaffung, oder nehmen Sie Platz und genießen Sie „KI als Ziel: Assistenten, Co-Piloten und Agenten im Fokus“ und erfahren Sie, wie KI-Tools und -Lösungen Prozesse und Unternehmen heute verändern können.