Smurfit Westrock + Celonis

Die Erfolgsgeschichte mit Celonis begann für Smurfit Westrock zunächst mit wertschöpfenden Use Cases im Finanzbereich wie der Kreditorenbuchhaltung und Procure-to-Pay.

Der große Durchbruch gelang anschließend mit einer von der Führungsebene mitgetragenen Initiative zur Lagerbestandsoptimierung. Mittlerweile nutzen 80 % aller Unternehmensbereiche Celonis und die Nutzerzahl stieg in nur sechs Monaten von 450 auf 1.050. Hierbei erschließt sich Smurfit Westrock mit dem Celonis Process Intelligence Graph erhebliche Wertpotenziale.

Die Harmonisierung von Geschäftsprozessen über ein gemeinsames SAP-System hinweg ist eine der Hauptaufgaben von Brian Dodson, Business Process Improvement Director und Leiter des Celonis CoE (Center of Excellence) bei Smurfit Westrock.

Im Folgenden erklärt er, warum Smurfit Westrock, einer der weltweit führenden Anbieter von Papierverpackungen, den Einsatz von Celonis kontinuierlich ausweitet: von den überschaubaren Anfängen in der europäischen Finanzabteilung bis hin zu weltweit über 1.000 Anwendern – mit erheblichen Mehrwerten in jedem Jahr.

Beschaffungswildwuchs als Einstieg

Brian Dodson arbeitete in der europäischen Finanzabteilung von Smurfit Westrock, als er Process Mining von Celonis und Action Flows zum ersten Mal einsetzte. Hier ging es zunächst darum, das sogenannte „Maverick Buying“ zu unterbinden, also unkontrollierte Einkäufe außerhalb standardisierter Beschaffungsprozesse. Ursprünglich waren ein bis zwei zentrale Benutzer in jedem Land geplant. Diese sollten automatisierte Benachrichtigungen erhalten, wenn Einkäufer von festgelegten Verfahren abweichen.

Dodson erkannte jedoch, dass die jeweiligen Einkäufer in den einzelnen Werken diese Warnmeldungen direkt erhalten mussten. Zudem sollten sie auch gleich erfahren, warum ihre Kaufanforderungen nicht regelkonform waren und wie sich das Problem beheben lässt. Deswegen erhielten rund 50 weitere Mitarbeiter Zugang zu Celonis, das heißt, mindestens ein Nutzer pro Werk.

„Uns war klar: Die Informationen müssen unmittelbar zu der Stelle gelangen, wo sich das Problem konkret lösen lässt.“

Smurfit Westrock konnte auf diesem Weg auffällige Einkaufsaktivitäten erkennen und proaktiv unterbinden. So ließen sich die Ausgaben besser kontrollieren, Einsparungen erzielen und zugleich die Lieferantenbeziehungen verbessern.

Nutzerwachstum = Wertsteigerung

Die Wertpotenziale, die Smurfit Westrock sich mit Celonis erschließt, sind exponentiell gestiegen, das heißt: Das Unternehmen erzielt derzeit erhebliche Einsparungen.

Der Zuwachs bei den Nutzerzahlen verlief ebenso rasant und so etablierte Brian Dodson im Jahr 2023 innerhalb der Abteilung Global Information Systems ein Celonis Center of Excellence (CoE), das den nord- und südamerikanischen Markt sowie Europa bedient. Bereits zum Jahresende hatte das CoE mit zwei neuen Analysten rund 18 Use Cases in den Bereichen Purchase-to-Pay (P2P) und Accounts Payable (AP) realisiert. Hierzu gehörten beispielsweise Anwendungen wie Duplicate Invoice Checker, Aging Credit Memos, Payment Term Checker sowie einige kundenspezifische Lösungen. Die Nutzerbasis war mittlerweile bereits auf 450 angestiegen.

Die nachgewiesenen Erfolge in den Bereichen P2P und AP machten auch das Management von Smurfit Westrock auf Celonis aufmerksam. So sollte das CoE helfen, die strategische Reduzierung überschüssiger Lagerbestände zu realisieren. Damit gelangte der Einsatz von Celonis im Unternehmen auf ein völlig neues Level. Dafür sorgte nicht nur der erfolgreiche Use Case im Bereich Lagerverwaltung, sondern auch die Neubelebung der ursprünglichen Use Cases aus dem Finanzbereich. So stieg die Nutzerzahl von Januar bis Juni 2024 ein weiteres Mal, und zwar von 450 auf 1.050 – und das mit einer monatlichen Aktivitätsrate der Nutzer von rund 70 %.

Optimierung der Lagerbestände mit OCPM

Die Ausweitung von Celonis auf die Lagerverwaltung war eine strategische Initiative der Geschäftsleitung, um den Ersatzteilbestand zu reduzieren und das Working Capital zu maximieren.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte Smurfit Westrock Process Mining vor allem einzelfallspezifisch eingesetzt, um einen Echtzeit-Überblick zu bestimmten Geschäftsprozessen zu erhalten. Für den Use Case im Bereich der Lagerverwaltung nutzte das CoE jedoch fortschrittlichere objektorientierte Process-Mining-Funktionen (Object-Centric Process Mining, OCPM). Dadurch ließen sich mehrere Prozesse und Systeme miteinander verknüpfen und ein digitaler Zwilling auf Basis des Process Intelligence Graph erstellen.

In der Vergangenheit konnten sich die verschiedenen Teams aus unterschiedlichen Ländern nicht auf verlässliche Zahlen verständigen, da jeweils unterschiedliche Bestandsinformationen vorlagen. Das änderte sich mit dem Process Intelligence Graph auf der Basis von OCPM. Er liefert dem Team zusammengeführte Daten aus den Bereichen Wartung, Produktion, Finanzen und Einkauf als „Single-Source-of-Truth“. Das eindeutige und transparente Bild darüber, wie Prozesse zusammenwirken und sich gegenseitig beeinflussen, ermöglichte bessere Entscheidungen in allen Bereichen, vom Verkauf und der Übertragung bis hin zur Entsorgung von Überbeständen.

„Celonis ersetzt individuelle Einschätzungen durch eindeutige datenbasierte Informationen. So verfügen wir nicht nur über eine gemeinsame Sprache für alle Bereiche, sondern machen auch ein für alle Mal Schluss mit dem Rätselraten. Das erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit massiv.“

Als Nächstes führte das CoE präventive Kontrollmechanismen ein, damit sich auch in Zukunft keine unnötigen Ersatzteilbestände mehr ansammeln. Durch die Verknüpfung der Einkaufsdaten mit den Lagerbestandsinformationen im Process Intelligence Graph richtete das Team sogenannte Action Flows ein. Diese informieren Nutzer automatisch, wenn sie versuchen, ein bereits im Lager befindliches Produkt erneut zu kaufen.

„An OCPM schätze ich, dass es so einfach ist. Wenn jemand zusätzliche Daten oder einen alternativen Prozessablauf anfragt, stehen die Informationen im Handumdrehen zur Verfügung. Genau diese Flexibilität, Transparenz und Klarheit brauchen wir, um wirklich dynamisch auf Herausforderungen reagieren zu können – und das auch noch schnell.“

Per Process Copilot zur vereinfachten Lagerverwaltung

Ein grundlegendes Problem für Smurfit Westrock waren inkonsistente Stammdaten im Bereich der Lagerverwaltung. So erhielten identische Waren in verschiedenen Systemen und Werken unterschiedliche Bezeichnungen. Sollten bestimmte Teile werksübergreifend nutzbar sein, war es schwer festzustellen, ob und wo diese verfügbar sind.

Um dieses Problem zu lösen, nutzte das CoE einen sogenannten KI-Layer, der die aus den Quellsystemen stammenden Daten abgleicht und die Verfügbarkeit eindeutig in Dashboards sichtbar macht – ohne, dass die Stammdaten zu bereinigen sind. Mit dem Process Copilot von Celonis können Nutzer in jedem Werk kommunizieren, um Zugang zu Bestandsdaten zu erhalten und möglicherweise Waren mit anderen Werken zu teilen.

„Ich sehe Celonis als Tempomacher für viele Initiativen. Sobald wir Celonis auf eine business-relevante Initiative ausrichten, steigt die Geschwindigkeit für deren Umsetzung. Kurz gesagt: KI in Celonis sorgt für eine Beschleunigung des Beschleunigers.“