Der Status quo der Business Execution: Vier entscheidende Chancen für das Jahr 2021

Denn trotz kontinuierlicher Investitionen zeigt unser 2021 State of Business Execution Benchmarks Report, dass Produktivität und Output in vielen Geschäftsbereichen immer noch weit unter den Erwartungen liegen. Viele Unternehmen schöpfen einfach nicht ihr volles Potential aus, weil ihnen Execution Gaps – also Performancelücken – in die Quere kommen.

Die Ursachen für diese Execution Gaps werden in unserem vollständigen Report genau durchleuchtet. Ein herausragender Faktor sind jedoch unflexible Systeme und fehlerhafte Prozesse, die die Business Execution behindern.

Unsere Studie hat signifikante Execution Gaps in vier zentralen Abteilungen aufgedeckt, in welchen die aktuellen Systeme und Prozesse nicht den Erwartungen entsprechen: Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Einkauf und Auftragsmanagement. Diese Execution Gaps bieten aber eine Chance: Da wir nun wissen, wo es Performancelücken gibt, können wir diese auch gezielt angehen.

Im Folgenden finden Sie Wege zur Verbesserung der Execution Capacity in vier unterschiedlichen Abteilungen.

Überdenken Sie Systeme und Prozesse, um Ihre Effizienz steigern

Die Corona-Pandemie hat Kreditorenteams unter enormen Druck gesetzt. Sie müssen das Working Capital genau im Auge behalten, und gleichzeitig stabile Lieferantenbeziehungen pflegen.

Und viele von ihnen haben demnach nichts unversucht gelassen, um die Liquidität in diesen schwierigen Zeiten zu sichern. Unsere Ergebnisse zeigen aber, dass einige erfolgversprechende Möglichkeiten zur Verbesserung der Performance und der Prozesse einfach übersehen wurden.

In unserer Umfrage geben mehr als 41 % der Führungskräfte im Kreditorenbereich an, dass unflexible Systeme und Technologien sich negativ auf die Performance auswirken. Gleichzeitig setzen nur 20% von ihnen Process Mining ein, um die Ursachen von Prozessproblemen zu identifizieren. Das bedeutet, dass nur wenige erkennen können, an welchen Stellen und auf welche Art ihre jetzigen Tools ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Im Gegensatz dazu kann die Kreditorenabteilung mit Process Mining klare Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Prozesse und Performance erkennen – anstatt Druck auf angeschlagene Lieferanten auszuüben.

Genau das kann den Unterschied zwischen durchschnittlichen Unternehmen und Spitzenreitern ausmachen. Denn während erstere nur 50 % ihrer Rechnungen fristgerecht bezahlen, erreichen Top-Performer eine Rate fristgerechter Zahlungen von 77%.

Eine intelligente Rechnungspriorisierung birgt grenzenloses Potenzial für die Debitorenbuchhaltung

Noch immer sind die wirtschaftlichen Auswirkungen und Ungewissheiten der Pandemie weltweit spürbar. Daher wird das Thema Working Capital für die Debitorenbuchhaltung auch im Jahr 2021 eine große Rolle spielen. Für diejenigen, die in diesem Jahr das Betriebskapital optimieren wollen, haben wir eine gute und eine schlechte Nachricht.

Die schlechte Nachricht ist, dass die Debitorenlaufzeit (DSO) zwischen durchschnittlichen Unternehmen und Top-Performern stark differiert. Laut JPMorgan erreichen durchschnittliche Teams eine Debitorenlaufzeit von 53 Tagen, die besten Teams können diesen Wert auf nur 24,1 Tage senken.

Die gute Nachricht: Dieser Abstand ist so groß, dass bereits einfache Maßnahmen erhebliche Verbesserungen mit sich bringen.

Dazu brauchen Unternehmen allerdings einen intelligenten Ansatz bei der Fakturierung. Sie müssen ihre Rechnungen intelligenter priorisieren. Denn derzeit priorisieren mehr als 71 % der Debitorenabteilungen Rechnungen immer noch nach Verweildauer und Wertigkeit. Das Problem dabei: Selbst die zuverlässigsten Kunden haben im Moment Probleme, sich über Wasser zu halten. Wer seine Strategie nicht ändert, riskiert, Zeit auf Rechnungen zu verwenden, die eigentlich abgeschrieben werden sollten.

Um keine Zeit auf Forderungen zu verschwenden, die sowieso nie eingetrieben werden können, sollten Debitorenteams sich auf ausstehende Forderungen mit hoher Zahlungswahrscheinlichkeit konzentrieren. Nur wenn sie über grundlegende KPIs hinausschauen und einen datengesteuerten, proaktiven Ansatz für das Forderungsmanagement wählen, können sie strategischen Wert für das Unternehmen liefern.

Innovationen im Einkauf brauchen die Unterstützung des Managements

Fortschrittliche Einkaufsleiter wissen, wie viel Mehrwert ihr Team für das gesamte Unternehmen liefern kann: Ein strategischer Einkauf kann Innovationen vorantreiben, leistungsstarke Lieferketten und Vertriebskanäle identifizieren und die Aspekte Nachhaltigkeit und Produktqualität entscheidend verbessern.

Dennoch verbringen Einkaufsteams immer noch einen Großteil ihrer Zeit damit, die „fünf Grundprinzipien der Beschaffung“ aufrechtzuerhalten: also die richtigen Waren und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, an den richtigen Ort und zum richtigen Preis zu liefern.

Sicher, diese Prinzipien sind weiterhin von größter Bedeutung. Aber wenn Mitarbeiter im Einkauf auch strategischen Mehrwert generieren wollen, müssen sie neue Wege finden, ihre vorhandenen Ressourcen und verfügbare Zeit besser zu nutzen.

Hier kommt der datengesteuerte Einkauf ins Spiel. Durch bessere Datennutzung und Automatisierung können Einkaufsteams Zeit für die Aufgaben freiräumen, die die größten Mehrwerte schaffen. Ein wesentliches Hindernis bleibt jedoch. Unsere Studie ergab, dass mehr als 41 % der Organisationen nicht über die notwendige Unterstützung durch die Geschäftsführung verfügen, um einen datengesteuerten Ansatz im Einkauf zu ermöglichen. Das aber erschwert Innovationen und hindert die Abteilung daran, ihre maximale Leistungsfähigkeit zu erreichen.

Die Auswirkungen davon lassen sich an KPIs wie „Liefertreue“ und „Kosten pro Bestellung“ ablesen. Im Schnitt treffen nur 54 % der Lieferantenlieferungen pünktlich ein, während Best-in-Class-Unternehmen ihre Lieferung in 83% aller Fälle pünktlich erhalten.

Automatisierung kann im Auftragsmanagement Wunder wirken

Im Durchschnitt liefert das Auftragsmanagement nur 42,8 % seiner Sendungen pünktlich aus – ein genauer Blick auf die Prozesse erklärt warum.

Heutzutage wird ein durchschnittlicher Auftrag 25 Mal angefasst (wobei die Bearbeitung jeweils über eine Stunde dauert), bevor er sein Ziel erreicht. Natürlich variiert dies je nach Branche, aber jede dieser Bearbeitungsschritte bringt das Risiko mit sich, dass die Bestellung aufgehalten wird, verloren geht oder an den falschen Ort geschickt wird.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass ein durchschnittliches Unternehmen allein durch die Optimierung der Kosten pro Bestellung mehr als 64 Millionen $ einsparen kann, wenn es zu einem automatisierten Bestellvorgang übergeht und die Prozesstransparenz verbessert.

Mit richtigen und sinnvoll automatisierten Prozessen kann die Maximierung der Execution Capacity im Auftragsmanagements Hunderte Millionen freisetzen.