Sechs Hindernisse, die Sie für eine erstklassige Kreditorenbuchhaltung überwinden müssen

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Unabhängig von der Unternehmensgröße, der Branche oder den verwendeten Transaktionssystemen: Bei der Optimierung der Kreditorenbuchhaltung, auch Accounts Payable genannt, stoßen viele Finanzleiter immer wieder auf ähnliche, wenn nicht sogar auf dieselben Probleme. Und sie sind der Grund, weshalb Kreditorenbuchhaltungen immer wieder Schwierigkeiten haben, strategische Ergebnisse wie eine höhere Kreditorenlaufzeit, die Ziehung von Skonti oder einen hohen Anteil automatisierter Rechnungen zu erzielen. Wenn auch Sie zu den Besten gehören wollen, müssen Sie diese Herausforderungen meistern. Nicht nur die Probleme sind in vielen Kreditorenbuchhaltungen dieselben. Oft gehen sie auch auf genau dieselben Ursachen zurück. Doch die meisten Abteilungen sind zu stark isoliert und ihre Datenbestände zu weit verstreut, als dass sich die Ursachen ohne Weiteres bestimmen ließen. Es kann monatelange Gespräche und Umfragen erfordern, bis man die Lösung findet. Und selbst die ist dann oft nur subjektiv. Hier kommt Process Mining ins Spiel. Wir haben monatelang Daten aus hunderten von Projekten durchkämmt, um Ihnen einen kurzen Überblick über die sechs häufigsten Probleme der Kreditorenbuchhaltung, ihre Ursachen und – noch wichtiger – deren Lösungen zu verschaffen.

1.Unterschiedliche Zahlungsfristen auf Rechnungen und Bestellaufträgen

Sie sind mit Abstand der häufigste Grund dafür, dass Sie Rechnungen zu früh begleichen und damit unnötig Working Capital binden. Die Abweichungen entstehen meist, weil die Anbieter auf ihren Rechnungen ihre üblichen – im schlimmsten Fall veralteten – Zahlungsbedingungen eintragen, anstatt die vereinbarten und auf der Bestellung angegebenen Fristen zu verwenden. Leider sind ERP-Systeme nicht dafür ausgelegt, derartige Fehler zu erkennen: Es sind einfach zu viele Metadaten im Spiel. Man kann sie zwar manuell erkennen, doch das ist äußerst schwierig und zeitaufwendig. Heute gibt es glücklicherweise Technologien, mit der Sie diese Abweichungen automatisch erkennen und immer auf die günstigsten Zahlungsbedingungen setzen können. So erfolgt die Zahlung erst dann, wenn sie tatsächlich fällig ist. Eine Studie der Hackett Group hat ergeben, dass Unternehmen ihre Liquiditätslage durch ein besseres Zahlungsverhalten um bis zu 358 Milliarden US-Dollar verbessern können. Das ist doch schon mal ein guter Anfang.

2. Fehlende Unterlagen

Auch bekannt als: „Wo zum Teufel ist mein Wareneingangsbeleg?“ Fehlende Unterlagen sind nicht nur die Hauptursache für manuellen Nachbearbeitungsbedarf und längere Zykluszeiten. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei entgangenen Skonti. Meist bemerkt man den Fehler erst, wenn man die Rechnung für die Zahlung bearbeitet. Liegt der eigens angeforderte Wareneingangsbeleg dann endlich vor, ist die Skontofrist natürlich längst verstrichen. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Besteller und Warenannahme stellen den Wareneingangsbeleg zu spät aus. Doch anstatt sie mit E-Mails zu überhäufen, können Sie ein System einrichten, das den Wareneingangsbeleg automatisch anfordert und Zahlungssperren zurücknimmt, sobald dieser vorliegt. Die meisten Unternehmen nutzen nur 21 % aller Skontoangebote aus. Laut der Zycus and Hackett’s P2P Benchmark Study nehmen die führenden Kreditorenbuchhaltungen aber mindestens 80 % aller Skontoangebote in Anspruch. (Einige sogar 95 %, wie die Deutsche Telekom). Das Problem, fehlender Unterlagen in Angriff zu nehmen, ist neben den anderen Herausforderungen ein kluger Schachzug, wenn Sie ganz oben mitspielen wollen.

3. Verspätete Rechnungen

Es überrascht kaum, dass verspätete Rechnungen die Hauptursache für verspätete Zahlungen sind. Denn wie soll man auch pünktlich zahlen – geschweige denn Skonto für eine frühzeitige Zahlung erhalten – wenn sich der Rechnungseingang verzögert? Das Problem ergibt sich meist dann, wenn die Zulieferer ihre Rechnungen manuell erstellen. Deren Bearbeitung ist im Vergleich zu elektronischen Rechnungen zeitaufwendiger, was wiederum die Durchlaufzeit verlängert. Die manuelle Anpassung der Basisdaten und deren Weitergabe an den Zulieferer frisst ebenfalls wertvolle Zeit. Im Idealfall automatisieren Sie diesen Prozess einschließlich der E-Mail-Benachrichtigung und weisen den Beschaffungsleiter auf das Problem hin. Dieser kann es dann als zusätzliches Argument in die Verhandlungen mit dem betreffenden Zulieferer einfließen lassen.

4. Inkorrekte Rechnungen

Auch bekannt als: „Wir hatten doch zehn bestellt, nicht hundert.“ Verabschieden Sie sich von Ihrer guten Quote automatisch verarbeiteter Rechnungen. Denn falsch ausgefüllte Felder bedeuten unweigerlich zeitaufwendige Mehrarbeit. Da wundert es kaum, dass nur 39 % aller bei den Unternehmen eingehenden Rechnungen automatisch abgewickelt werden können – also ohne manuelle Eingriffe. Es spricht aber schon Bände, dass selbst die besten Unternehmen nur 75 % aller Rechnungen automatisiert abwickeln können. Der Hauptgrund dafür? Fehlerhafte und veraltete Stammdaten oder einfach schnöde Tippfehler. Die passieren selbst den Besten, sind aber trotzdem nervenaufreibend und wirken sich unweigerlich auf Produktivität und Zykluszeiten aus. Die Lösung? Mit Hilfe von Machine Learning können Sie Diskrepanzen zwischen Bestellauftrag, den dazugehörigen historischen Daten sowie der Rechnung erkennen und Standardfelder wie Währungs- oder Mehrwertsteuerangaben automatisch auf den neuesten Stand bringen. Voilà, Ihre Rechnung bleibt „berührungslos“, und Sie haben eine Chance auf eine branchenführende Rate automatisch verarbeiteter Rechnungen. Befindet sich der Fehler in einem speziellen Feld wie bei Preis oder Stückzahl, können Sie mit künstlicher Intelligenz Abhilfe schaffen. So können Sie sich etwa automatisch Empfehlungen zum vermutlich korrekten Wert anzeigen lassen, was die Fehlerbehebung deutlich beschleunigt.

5. Doppelte Rechnungen

Niemand zahlt gern zweimal für dieselbe Ware, und trotzdem passiert genau das ständig. Meistens liegt das daran, dass doppelte Rechnungen in verschiedenen ERPs unterschiedlicher Regionen landen und Sie keine Möglichkeit haben, das zu bemerken. Das ist pure Geldverschwendung. Und auch hier sind die meisten ERP-Systeme völlig machtlos. Sie benötigen also ein Tool, das doppelte Rechnungen in allen verwendeten Finanzsystemen sucht, erkennt und blockiert – egal, wie stark ERP und System konsolidiert sind. Die gute Nachricht: Haben Sie das Problem erst einmal im Griff, können Sie doppelte Zahlungen ein für alle Mal beseitigen. (So hat die Deutsche Telekom drei Millionen US-Dollar gespart. Nicht schlecht!)

6. Lange Genehmigungsverfahren

Auch bekannt als: „Mir sind die Hände gebunden, bis Jana das bewilligt. Und sie ist noch bis nächsten Monat im Urlaub.“ Natürlich kann man immer anderen die Schuld in die Schuhe schieben. Aber trotzdem müssen Sie den vollen Preis bezahlen, sodass am Ende alle schlecht dastehen. Vielleicht ist es an der Zeit, Ihr Genehmigungsverfahren zu entschlacken und dafür zu sorgen, dass Bewilligungen bei den zuständigen Mitarbeitern immer auf der To-do-Liste stehen. Doch auch eine parallele Verarbeitung kann Wunder bewirken. Bei unproblematischen Feldern wie Rechnungsadresse oder Firmennummer müssen Sie Genehmigungen zum Beispiel nicht zwingend aufschieben, wenn der zuständige Mitarbeiter sowieso nur Preis und Stückzahl überprüft. Wieso also nicht das Verfahren beschleunigen und es parallel durchführen?