Wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung nur als Kostenstelle behandeln, konzentrieren Sie sich wahrscheinlich in erster Linie darauf, Rechnungen so schnell und so kostengÌnstig wie möglich zu bearbeiten. Doch hier liegt das Problem.
Wenn Sie nur auf Kosten und Schnelligkeit optimieren, lassen Sie sich wertvolle Potenziale hinsichtlich Ihres Working Capitals entgehen. Oder, wie Celonis-Finanzchef Guido Torrini es ausdrÃŒckt: âDie Kreditorenbuchhaltung ist eine kostenlose Cash-Quelle und sollte auch so behandelt werden.â
Um eine erstklassige Kreditorenbuchhaltung zu fÃŒhren, sollten Sie also mehr als nur die Kosten pro Rechnung im Blick haben. Konzentrieren Sie sich lieber auf die KPIs, die sich tatsÀchlich auf Ihre strategischen Ziele auswirken können, wie z.B. Kreditorenlaufzeit (DPO), pÃŒnktliche Zahlungen und die Skontoquote. Das sind die KPIs, die sich auf Ihre LiquiditÀt und Ihre RentabilitÀt auswirken â und wÀhrend einer Pandemie Ihren Cash Flow sichern können.
Noch nicht ÃŒberzeugt? Dann stimmt diese Zahl Sie vielleicht um. Allein durch die Optimierung ihres Zahlungsverhaltens können Unternehmen laut einer Studie der Hackett Group ihre LiquiditÀt um bis zu 358 Milliarden US-Dollar steigern. DemgegenÃŒber sind Ihre Kosten fÃŒr die Rechnungsbearbeitung nur ein Tropfen auf dem heiÃen Stein.
Deswegen haben wir in diesem Blog die sechs wichtigsten KPIs zusammengetragen, die jede Kreditorenbuchhaltung messen sollte. Sehen Sie, wo verborgene Potenziale in der Kreditorenbuchhaltung schlummern â und nutzen Sie die Best-in-Class-Kennzahlen als externen Benchmark, um Handlungsempfehlungen fÃŒr Ihre Abteilung abzuleiten.
Die Kreditorenlaufzeit, auch Days Payable Outstanding (DPO) genannt, ist eine der gebrÀuchlichsten Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung. Kein Wunder, schlieÃlich lÀsst sich ÃŒber sie am leichtesten das Betriebskapital steuern. Die Kreditorenlaufzeit ist ein Indikator dafÃŒr, welche Auswirkungen Ihre Abteilung auf den Cash Conversion Cycle, also die Geldumschlagsdauer des Unternehmens hat. Mit anderen Worten, diese Kennzahl sollten Sie zur Hand haben, wenn Sie Ihren Chef um eine Gehaltserhöhung bitten.Â
NatÃŒrlich ist die DPO branchenabhÀngig. Aber selbst ein branchenÃŒbergreifender Vergleich kann zeigen, wo Sie stehen, wenn es um die Aushandlung neuer Zahlungsbedingungen oder die Optimierung des Zahlungsverhaltens geht.Â
Laut dem Working Capital Index von JP Morgan lag die durchschnittliche Kreditorenlaufzeit bei S&P 1500-Unternehmen im Jahr 2018 bei 48,7. Seien wir ehrlich â niemand legt seine Zahlungsbedingungen auf 48,7 Tage netto fest. Jedes Unternehmen will seine DPO erhöhen â denn warum unnötig Betriebskapital binden, wenn es stattdessen satte Zinsen auf Ihrem Bankkonto bringen könnte? Nur ist es kaum realistisch, die Zahlungsbedingungen jeder einzelnen Rechnung zu prÃŒfen und so Ihre DPO zu optimieren.
Unternehmen wie Fresenius Kabi nutzen deshalb Process Mining. Mithilfe der Celonis Operational App fÃŒr die Kreditorenbuchhaltung sind sie in der Lage, die DPO â neben anderen KPIs â zu verfolgen und die Ursachen fÃŒr eine schwache Kreditorenlaufzeit zu ermitteln. So sehen sie zum Beispiel, welche Lieferanten einen negativen Einfluss auf Ihre Kreditorenlaufzeit haben und wo die Zahlungsbedingungen zwischen Rechnung und Bestellung abweichen.
âMit einem Klick können Manager die Zahlungsbedingungen fÃŒr diese Lieferanten aktualisieren und das Problem auf Rechnungsebene, aber auch auf Systemebene lösen â fÃŒr jede zukÃŒnftige Rechnung dieses Lieferantenâ, erklÀrt Jan Fuhr, Leiter Process Mining bei Fresenius Kabi. Durch die Optimierung seiner Zahlungsbedingungen hat Fresenius seine Kapitalkosten bereits um mehr als 500.000 Euro gesenkt.
Nach unserer Erfahrung beginnen meisten Kreditorenbuchhaltungen mit einer Rate fristgerechter Zahlungen von durchschnittlich 35%. Das ist ziemlich niedrig, wenn man bedenkt, dass fristgerechte Zahlungen die ureigenste Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist.Â
Zahlen Sie zu frÌh, binden Sie unnötig Betriebskapital, wie wir beim Blick auf die Kreditorenlaufzeit gesehen haben. Zahlen Sie aber zu spÀt, kann das eine Geldstrafe nach sich ziehen (wie beispielsweise in Frankreich).
Wir haben Hunderten von Accounts Payable-Departments bei der Optimierung fristgerechter Zahlungen geholfen. Und eine der hÀufigsten Ursachen fÌr verspÀtete Zahlungen sind verspÀtete Rechnungen. Leider haben Sie aber genau darauf oft wenig Einfluss, z.B. wenn Ihre Lieferanten Rechnungen manuell schicken, obwohl sie auf EDI laufen. Manchmal liegt es aber auch einfach daran, dass diese Rechnungen seit drei Wochen in Ihrem E-mail-Postfach liegen.
Das Shared Services Center der Deutschen Telekom erreichte mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen und automatisierten Prozessschritten eine Rate pÃŒnktlicher Zahlung von ÃŒber 90%. Eine Rate, die ganze 60% ÃŒber dem Durchschnitt liegt! Und es gibt keinen Grund, warum Sie diesen Wert nicht auch anstreben sollten.
NatÃŒrlich mÃŒssen Sie auch Ihre Skonti im Auge zu behalten. SchlieÃlich hat sich Ihre Beschaffungsabteilung die MÃŒhe gemacht, diese auszuhandeln. Wenn Sie Skonti nicht nutzen, lassen Sie sich ganz einfach Geld durch die Lappen gehen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie möglicherweise auch Ihre gesamte FP&A-Planung ÃŒber den Haufen werfen, wenn Sie SkontoertrÀge bei der jÀhrlichen Einnahmenberechnung berÃŒcksichtigt haben.Â
Wenn Sie keine gegenteilige Strategie verfolgen (also sich zum Beispiel gerade jetzt auf LiquiditÀtssicherung und die Optimierung Ihres Betriebskapitals konzentrieren), können Sie mit gezogenen Skonti sehr einfach Ihre Gewinnspannen erhöhen.
Und doch nehmen die meisten Unternehmen weniger als 27% aller Skontoangebote tatsÀchlich wahr.
Um von Skonti zu profitieren, mÃŒssen Sie jedoch nicht mÃŒhsam Zahlungsbedingungen manuell vergleichen, E-Mails nach den aktuellsten Vereinbarungen durchkÀmmen, oder Ihre Metadaten durchforsten, um zu sehen, ob Sie tatsÀchlich Kapital aus Skontoangeboten geschlagen haben oder nicht. Die richtigen Analysefunktionen können das ganz automatisch fÃŒr Sie erledigen.Â
Geben Sie sich nicht mit dem Durchschnitt zufrieden. Messen Sie sich mit den besten Unternehmen â jene, die laut der P2P-Benchmarkstudie von Zycus und Hackett mindestens 80% ihrer Skonti ziehen. Und die allerbesten, wie die Deutsche Telekom, erreichen bis zu 96%.
âVor Celonis haben wir nur 61% unserer Skonti realisiert. Heute erreichen wir 90%. Durch die Kombination von Prozessdaten, den daraus resultierenden Erkenntnissen und Automatisierung beschleunigt die Operational App unser operatives TagesgeschÀft in der Kreditorenbuchhaltung wie nie zuvor.âÂ
- Jan Fuhr, Leiter Process Mining bei Fresenius Kabi.
NatÌrlich wollen Sie Rechnungen nicht zweimal bezahlen. Aber wissen Sie Ìberhaupt, ob und wie hÀufig Ihnen dieser Fehler unterlÀuft?
HÀufig sehen wir sehen Raten doppelter Zahlungen in der GröÃenordnung von 0,1 bis 0,5%, teilweise sogar bis zu 1,5%. Das mag sich vielleicht nach wenig anhören, aber wenn Sie diesen Wert mit Ihren gesamten Ausgaben in der Kreditorenbuchhaltung multiplizieren, kommt schnell ein gröÃerer Betrag zusammen.Â
Manchmal ist Betrug die Ursache fÃŒr doppelten Zahlungen; hÀufiger ist es jedoch nur ein einfacher Fehler seitens des Lieferanten. So kann dieser zum Beispiel mehrere DatensÀtze fÃŒr verschiedene Tochtergesellschaften Ihres Unternehmens haben. Schickt er eine Rechnung an mehrere Ihrer Tochtergesellschaften, sind doppelte Zahlungen fast schon vorprogrammiert.Â
Dabei ist es kein Ding der Unmöglichkeit, doppelte Zahlungen komplett zu eliminieren, wenn Sie in der Lage sind, sie automatisch ÃŒber Regionen und ERP-Systeme hinweg zu identifizieren. Die meisten ERP-Abgleichtechnologien erfassen zwar nicht die Art von winzigen Tippfehlern, die zu doppelten Zahlungen fÃŒhren können. Aber Machine Learning-Algorithmen können genau darauf trainiert werden, â und wenn diese Algorithmen prÀkonfiguriert sind, umso besser.
âIn einem Unternehmen unserer GröÃenordnung, mit Milliarden von Zahlungen pro Monat, ist die Behebung doppelter Zahlung extrem wichtigâ, sagt Peter Tasev, Senior VP of Procure-to-Pay bei Deutsche Telekom Services Europe.
Das Shared Services Center der Deutschen Telekom nutzt Machine Learning, um alle ausgehenden Zahlungen zu vergleichen und Mitarbeiter auf Doppelzahlungen hinzuweisen. So hat die DTSE 3 Mio. Euro eingespart â und auch alle zukÃŒnftigen Doppelzahlungen blockiert.
Nur weil Kosten und Zykluszeiten nicht die einzigen KPIs sind, um die Sie sich kÃŒmmern sollten, heiÃt das nicht, dass sie nicht wichtig sind.Â
Automatisch verarbeitete Rechnungen haben einen enormen Einfluss auf Bearbeitungskosten und -zeiten und ersparen Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie in höherwertige Aufgaben investieren können.Â
Die besten Kreditorenbuchhaltungen erreichen eine Quote von 85% automatischer Rechnungen â dank intelligenter Anwendung von Analytik, Automatisierung und KI können sie so hÀufige Herausforderungen wie fehlerhafte Rechnungsfelder oder fehlende Unterlagen bewÀltigen.Â
Sind Sie noch nicht ganz so weit? Dann sind Sie nicht allein. Wir âNormalsterblicheâ können im Allgemeinen nur 27% der elektronischen Rechnungen direkt und ohne menschliches Eingreifen verarbeiten.
Die Durchlaufzeit ist eine solide sekundÀre Kennzahl. Sie ist weniger strategisch als KPIs wie DPO, Skonti und pÃŒnktliche Zahlungen, aber ist dennoch ein guter Indikator dafÃŒr, wie effizient Ihre Organisation arbeitet.Â
Laut APQC betrÀgt die durchschnittliche Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur ZahlungsÌbermittlung 15 Tage. Der Bericht von Ardent Partners (2019) Ìber die Kreditorenbuchhaltung stellt fest, dass allein die Bearbeitung (ohne Zahlung) immer noch 8,6 Tage dauert.
Wenn Ihre Durchlaufzeiten ÃŒberdurchschnittlich lang sind, ist das normalerweise ein verlÀssliches Zeichen dafÃŒr, dass etwas schieflÀuft â sei es beim Scannen, bei der Rechnungsverarbeitung oder an anderer Stelle in Ihrem Kreditorenprozess.Â
Lange Durchlaufzeiten gefÀhrden auÃerdem Ihre anderen KPIs â ein Grund mehr, sie im Blick zu haben.Â
Messen Sie die wichtigsten KPIs in der Kreditorenbuchhaltung
Dass diese sechs KPIs maÃgebend fÃŒr Ihren Erfolg sind, brauchen wir Ihnen nicht zu sagen â wahrscheinlich tracken Sie sie bereits.Â
Falls nicht, haben Sie nun alle Argumente, um Ihr Team auf diese KPIs anzusetzen. Einige dieser KPIs mögen kniffliger sein als andere â aber es gibt bereits Technologien, die das Monitoring kinderleicht machen. Ausreden zÀhlen also nicht!Â
Doch das Monitoring erfolgskritischen KPIs allein reicht nicht. Es ist nur der erste Schritt. Um wirklich erfolgreich zu sein, mÃŒssen Sie auch verstehen, welche Hindernisse Ihre KPI-Performance in der Kreditorenbuchhaltung zum SchwÀcheln bringen â und diese proaktiv ÃŒberwinden.
Der nÀchste Schritt? Richten Sie Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung darauf aus, dass Sie genau auf die KPIs optimieren, auf die es Ihnen ankommt â jederzeit.Â
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung auf diese KPIs optimieren können â mit der Celonis Operational App fÃŒr die Kreditorenbuchhaltung.
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