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6 Accounts Payable KPIs You Should Know About
Metrics on an iPad

6 KPIs, die Sie in der Kreditorenbuchhaltung kennen sollten

Celonis Author Droplet
von Costanza Scarpa
Juli 08, 2020
Lesezeit: 10 Minuten

Wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung nur als Kostenstelle behandeln, konzentrieren Sie sich wahrscheinlich in erster Linie darauf, Rechnungen so schnell und so kostengĂŒnstig wie möglich zu bearbeiten. Doch hier liegt das Problem.

Wenn Sie nur auf Kosten und Schnelligkeit optimieren, lassen Sie sich wertvolle Potenziale hinsichtlich Ihres Working Capitals entgehen. Oder, wie Celonis-Finanzchef Guido Torrini es ausdrĂŒckt: „Die Kreditorenbuchhaltung ist eine kostenlose Cash-Quelle und sollte auch so behandelt werden.”

Um eine erstklassige Kreditorenbuchhaltung zu fĂŒhren, sollten Sie also mehr als nur die Kosten pro Rechnung im Blick haben. Konzentrieren Sie sich lieber auf die KPIs, die sich tatsĂ€chlich auf Ihre strategischen Ziele auswirken können, wie z.B. Kreditorenlaufzeit (DPO), pĂŒnktliche Zahlungen und die Skontoquote. Das sind die KPIs, die sich auf Ihre LiquiditĂ€t und Ihre RentabilitĂ€t auswirken – und wĂ€hrend einer Pandemie Ihren Cash Flow sichern können.

Noch nicht ĂŒberzeugt? Dann stimmt diese Zahl Sie vielleicht um. Allein durch die Optimierung ihres Zahlungsverhaltens können Unternehmen laut einer Studie der Hackett Group ihre LiquiditĂ€t um bis zu 358 Milliarden US-Dollar steigern. DemgegenĂŒber sind Ihre Kosten fĂŒr die Rechnungsbearbeitung nur ein Tropfen auf dem heißen Stein.

$358 Billion Cash Position

Deswegen haben wir in diesem Blog die sechs wichtigsten KPIs zusammengetragen, die jede reditorenbuchhaltung messen sollte. Sehen Sie, wo verborgene Potenziale in der Kreditorenbuchhaltung schlummern – und nutzen Sie die Best-in-Class-Kennzahlen als externen Benchmark, um Handlungsempfehlungen fĂŒr Ihre Abteilung abzuleiten.

KPI #1 — Kreditorenlaufzeit (DPO)

6 AP KPIs - 48.7 Days

Die Kreditorenlaufzeit, auch Days Payable Outstanding (DPO) genannt, ist eine der gebrĂ€uchlichsten Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung. Kein Wunder, schließlich lĂ€sst sich ĂŒber sie am leichtesten das Betriebskapital steuern. Die Kreditorenlaufzeit ist ein Indikator dafĂŒr, welche Auswirkungen Ihre Abteilung auf den Cash Conversion Cycle, also die Geldumschlagsdauer des Unternehmens hat. Mit anderen Worten, diese Kennzahl sollten Sie zur Hand haben, wenn Sie Ihren Chef um eine Gehaltserhöhung bitten. 

NatĂŒrlich ist die DPO branchenabhĂ€ngig. Aber selbst ein branchenĂŒbergreifender Vergleich kann zeigen, wo Sie stehen, wenn es um die Aushandlung neuer Zahlungsbedingungen oder die Optimierung des Zahlungsverhaltens geht. 

Laut dem Working Capital Index von JP Morgan lag die durchschnittliche Kreditorenlaufzeit bei S&P 1500-Unternehmen im Jahr 2018 bei 48,7. Seien wir ehrlich – niemand legt seine Zahlungsbedingungen auf 48,7 Tage netto fest. Jedes Unternehmen will seine DPO erhöhen – denn warum unnötig Betriebskapital binden, wenn es stattdessen satte Zinsen auf Ihrem Bankkonto bringen könnte? Nur ist es kaum realistisch, die Zahlungsbedingungen jeder einzelnen Rechnung zu prĂŒfen und so Ihre DPO zu optimieren.

Unternehmen wie Fresenius Kabi nutzen deshalb Process Mining. Mithilfe der Celonis Operational App fĂŒr die Kreditorenbuchhaltung sind sie in der Lage, die DPO – neben anderen KPIs – zu verfolgen und die Ursachen fĂŒr eine schwache Kreditorenlaufzeit zu ermitteln. So sehen sie zum Beispiel, welche Lieferanten einen negativen Einfluss auf Ihre Kreditorenlaufzeit haben und wo die Zahlungsbedingungen zwischen Rechnung und Bestellung abweichen.

„Mit einem Klick können Manager die Zahlungsbedingungen fĂŒr diese Lieferanten aktualisieren und das Problem auf Rechnungsebene, aber auch auf Systemebene lösen – fĂŒr jede zukĂŒnftige Rechnung dieses Lieferanten“, erklĂ€rt Jan Fuhr, Leiter Process Mining bei Fresenius Kabi. Durch die Optimierung seiner Zahlungsbedingungen hat Fresenius seine Kapitalkosten bereits um mehr als 500.000 Euro gesenkt.

KPI #2 — Rate fristgerechter Zahlungen

Average Paid on Time Rate is 35%

Nach unserer Erfahrung beginnen meisten Kreditorenbuchhaltungen mit einer Rate fristgerechter Zahlungen von durchschnittlich 35%. Das ist ziemlich niedrig, wenn man bedenkt, dass fristgerechte Zahlungen die ureigenste Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist. 

Zahlen Sie zu frĂŒh, binden Sie unnötig Betriebskapital, wie wir beim Blick auf die Kreditorenlaufzeit gesehen haben. Zahlen Sie aber zu spĂ€t, kann das eine Geldstrafe nach sich ziehen (wie beispielsweise in Frankreich).

Wir haben Hunderten von Accounts Payable-Departments bei der Optimierung fristgerechter Zahlungen geholfen. Und eine der hĂ€ufigsten Ursachen fĂŒr verspĂ€tete Zahlungen sind verspĂ€tete Rechnungen. Leider haben Sie aber genau darauf oft wenig Einfluss, z.B. wenn Ihre Lieferanten Rechnungen manuell schicken, obwohl sie auf EDI laufen. Manchmal liegt es aber auch einfach daran, dass diese Rechnungen seit drei Wochen in Ihrem E-mail-Postfach liegen.

Das Shared Services Center der Deutschen Telekom erreichte mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen und automatisierten Prozessschritten eine Rate pĂŒnktlicher Zahlung von ĂŒber 90%. Eine Rate, die ganze 60% ĂŒber dem Durchschnitt liegt! Und es gibt keinen Grund, warum Sie diesen Wert nicht auch anstreben sollten.

KPI #3 — Skontorate

NatĂŒrlich mĂŒssen Sie auch Ihre Skonti im Auge zu behalten. Schließlich hat sich Ihre Beschaffungsabteilung die MĂŒhe gemacht, diese auszuhandeln. Wenn Sie Skonti nicht nutzen, lassen Sie sich ganz einfach Geld durch die Lappen gehen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie möglicherweise auch Ihre gesamte FP&A-Planung ĂŒber den Haufen werfen, wenn Sie SkontoertrĂ€ge bei der jĂ€hrlichen Einnahmenberechnung berĂŒcksichtigt haben. 

Wenn Sie keine gegenteilige Strategie verfolgen (also sich zum Beispiel gerade jetzt auf LiquiditÀtssicherung und die Optimierung Ihres Betriebskapitals konzentrieren), können Sie mit gezogenen Skonti sehr einfach Ihre Gewinnspannen erhöhen.

Und doch nehmen die meisten Unternehmen weniger als 27% aller Skontoangebote tatsÀchlich wahr.

Um von Skonti zu profitieren, mĂŒssen Sie jedoch nicht mĂŒhsam Zahlungsbedingungen manuell vergleichen, E-Mails nach den aktuellsten Vereinbarungen durchkĂ€mmen, oder Ihre Metadaten durchforsten, um zu sehen, ob Sie tatsĂ€chlich Kapital aus Skontoangeboten geschlagen haben oder nicht. Die richtigen Analysefunktionen können das ganz automatisch fĂŒr Sie erledigen. 

Geben Sie sich nicht mit dem Durchschnitt zufrieden. Messen Sie sich mit den besten Unternehmen –  jene, die laut der P2P-Benchmarkstudie von Zycus und Hackett mindestens 80% ihrer Skonti ziehen. Und die allerbesten, wie die Deutsche Telekom, erreichen bis zu 96%.

„Vor Celonis haben wir nur 61% unserer Skonti realisiert. Heute erreichen wir 90%. Durch die Kombination von Prozessdaten, den daraus resultierenden Erkenntnissen und Automatisierung beschleunigt die Operational App unser operatives TagesgeschĂ€ft in der Kreditorenbuchhaltung wie nie zuvor.“ 

- Jan Fuhr, Leiter Process Mining bei Fresenius Kabi.

KPI #4 - Rate doppelter Zahlungen

NatĂŒrlich wollen Sie Rechnungen nicht zweimal bezahlen. Aber wissen Sie ĂŒberhaupt, ob und wie hĂ€ufig Ihnen dieser Fehler unterlĂ€uft?

HĂ€ufig sehen wir sehen Raten doppelter Zahlungen in der GrĂ¶ĂŸenordnung von 0,1 bis 0,5%, teilweise sogar bis zu 1,5%. Das mag sich vielleicht nach wenig anhören, aber wenn Sie diesen Wert mit Ihren gesamten Ausgaben in der Kreditorenbuchhaltung multiplizieren, kommt schnell ein grĂ¶ĂŸerer Betrag zusammen. 

Manchmal ist Betrug die Ursache fĂŒr doppelten Zahlungen; hĂ€ufiger ist es jedoch nur ein einfacher Fehler seitens des Lieferanten. So kann dieser zum Beispiel mehrere DatensĂ€tze fĂŒr verschiedene Tochtergesellschaften Ihres Unternehmens haben. Schickt er eine Rechnung an mehrere Ihrer Tochtergesellschaften, sind doppelte Zahlungen fast schon vorprogrammiert. 

Dabei ist es kein Ding der Unmöglichkeit, doppelte Zahlungen komplett zu eliminieren, wenn Sie in der Lage sind, sie automatisch ĂŒber Regionen und ERP-Systeme hinweg zu identifizieren. Die meisten ERP-Abgleichtechnologien erfassen zwar nicht die Art von winzigen Tippfehlern, die zu doppelten Zahlungen fĂŒhren können. Aber Machine Learning-Algorithmen können genau darauf trainiert werden, — und wenn diese Algorithmen prĂ€konfiguriert sind, umso besser.

„In einem Unternehmen unserer GrĂ¶ĂŸenordnung, mit Milliarden von Zahlungen pro Monat, ist die Behebung doppelter Zahlung extrem wichtig“, sagt Peter Tasev, Senior VP of Procure-to-Pay bei Deutsche Telekom Services Europe.

Das Shared Services Center der Deutschen Telekom nutzt Machine Learning, um alle ausgehenden Zahlungen zu vergleichen und Mitarbeiter auf Doppelzahlungen hinzuweisen. So hat die DTSE 3 Mio. Euro eingespart —  und auch alle zukĂŒnftigen Doppelzahlungen blockiert.

KPI #5 - Rate automatisch verarbeiteter Rechnungen

Only 27% of invoices can be processes straight through

Nur weil Kosten und Zykluszeiten nicht die einzigen KPIs sind, um die Sie sich kĂŒmmern sollten, heißt das nicht, dass sie nicht wichtig sind. 

Automatisch verarbeitete Rechnungen haben einen enormen Einfluss auf Bearbeitungskosten und -zeiten und ersparen Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie in höherwertige Aufgaben investieren können. 

Die besten Kreditorenbuchhaltungen erreichen eine Quote von 85% automatischer Rechnungen – dank intelligenter Anwendung von Analytik, Automatisierung und KI können sie so hĂ€ufige Herausforderungen wie fehlerhafte Rechnungsfelder oder fehlende Unterlagen bewĂ€ltigen. 

Sind Sie noch nicht ganz so weit? Dann sind Sie nicht allein. Wir „Normalsterbliche“ können im Allgemeinen nur 27% der elektronischen Rechnungen direkt und ohne menschliches Eingreifen verarbeiten.

KPI #6 - Durchlaufzeit der Rechnungsverarbeitung

Average Cycle Time is 15 Days

Die Durchlaufzeit ist eine solide sekundĂ€re Kennzahl. Sie ist weniger strategisch als KPIs wie DPO, Skonti und pĂŒnktliche Zahlungen, aber ist dennoch ein guter Indikator dafĂŒr, wie effizient Ihre Organisation arbeitet. 

Laut APQC betrĂ€gt die durchschnittliche Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur ZahlungsĂŒbermittlung 15 Tage. Der Bericht von Ardent Partners (2019) ĂŒber die Kreditorenbuchhaltung stellt fest, dass allein die Bearbeitung (ohne Zahlung) immer noch 8,6 Tage dauert.

Wenn Ihre Durchlaufzeiten ĂŒberdurchschnittlich lang sind, ist das normalerweise ein verlĂ€ssliches Zeichen dafĂŒr, dass etwas schieflĂ€uft – sei es beim Scannen, bei der Rechnungsverarbeitung oder an anderer Stelle in Ihrem Kreditorenprozess. 

Lange Durchlaufzeiten gefĂ€hrden außerdem Ihre anderen KPIs – ein Grund mehr, sie im Blick zu haben. 

Messen Sie die wichtigsten KPIs in der Kreditorenbuchhaltung

Dass diese sechs KPIs maßgebend fĂŒr Ihren Erfolg sind, brauchen wir Ihnen nicht zu sagen —  wahrscheinlich tracken Sie sie bereits. 

Falls nicht, haben Sie nun alle Argumente, um Ihr Team auf diese KPIs anzusetzen. Einige dieser KPIs mögen kniffliger sein als andere – aber es gibt bereits Technologien, die das Monitoring kinderleicht machen. Ausreden zĂ€hlen also nicht! 

Doch das Monitoring erfolgskritischen KPIs allein reicht nicht. Es ist nur der erste Schritt. Um wirklich erfolgreich zu sein, mĂŒssen Sie auch verstehen, welche Hindernisse Ihre KPI-Performance in der Kreditorenbuchhaltung zum SchwĂ€cheln bringen – und diese proaktiv ĂŒberwinden.

Der nĂ€chste Schritt? Richten Sie Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung darauf aus, dass Sie genau auf die KPIs optimieren, auf die es Ihnen ankommt – jederzeit. 

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung auf diese KPIs optimieren können – mit der Celonis Operational App fĂŒr die Kreditorenbuchhaltung.

Celonis Author Droplet
Costanza Scarpa
Senior Content Marketer

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