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Kreditorenbuchhaltung: Von der Kostenstelle zur strategischen Funktion
Future of Finance

Kreditorenbuchhaltung: Von der Kostenstelle zur strategischen Funktion

Guido Torrini
von Guido Torrini
Oktober 22, 2020
Lesezeit: 6 Minuten

Die Kreditorenbuchhaltung, auch “Accounts Payable” genannt, ist seit jeher als reine Kostenstelle verschrien: eine Backoffice-Funktion, deren ausschließliche Aufgabe die schnelle und kostengĂŒnstige Rechnungsbearbeitung ist. Und wie alle Backoffice-Funktionen wird auch die Kreditorenbuchhaltung besonders hĂ€ufig konsolidiert, ausgelagert oder ins Ausland verlegt. Optimierungs-Initiativen beschrĂ€nken sich meist darauf, bessere Ergebnisse mit mehr oder weniger denselben Ressourcen zu erzielen. Sie mögen vielleicht denken, die Kreditorenbuchhaltung ist weit davon entfernt, strategischen Mehrwert zu liefern. Sie deshalb zu ignorieren, wĂ€re aber ein Fehler. Erstens, weil Sie dann nicht wissen, wo die Schwachstellen der Abteilung liegen. Und zweitens, weil sie so die Chance vergeben, mit Accounts Payable die strategischen Zielen Ihres Unternehmens zu erreichen.

Es wird Zeit, die Kreditorenbuchhaltung strategisch zu betrachten

Es versteht sich von selbst, dass die Kreditorenbuchhaltung fĂŒr jedes Unternehmen wichtig ist, schließlich kontrolliert sie ihren Cashflow. Und doch wird sie oft unterschĂ€tzt und nicht nur rĂ€umlich (etwa per Auslagerung) sondern auch strategisch vom restlichen Unternehmen getrennt. Dabei ist gerade die Kreditorenbuchhaltung ist ein besonders guter Ansatzpunkt, um das Working Capital schnell zu optimieren. Sie ist die ideale Cash-Quelle, die Unternehmen nicht ungenutzt lassen sollten. Sonst schaden sie sich nur selbst. Das gilt umso mehr in unsicheren und turbulenten Zeiten wie diesen, in denen LiquiditĂ€t und LiquiditĂ€tssicherung das oberste Gebot sind. Wird die Kreditorenbuchhaltung richtig gefĂŒhrt, kann sich das aber nicht nur Ă€ußerst positiv auf das Working Capital auswirken, sondern auch auf Gewinnmargen und Verhandlungen mit Zulieferern. Dabei können Sie Ihren Schwerpunkt jederzeit wahlweise auf ProfitabilitĂ€t (durch die Ausnutzung von Skonto) oder LiquiditĂ€t (durch lĂ€ngere Zahlungsfristen) setzen – je nachdem, welches strategische Ziel Ihr Unternehmen gerade verfolgt. Warum sich also darauf beschrĂ€nken, durch Einsparungsrunden auch noch den letzten Cent aus der Kreditorenbuchhaltung zu pressen? Wenn sich alles nur um Schnelligkeit und Bearbeitungskosten dreht, werden nicht nur Ihre Gewinne immer weiter schwinden, Sie verlieren auch Ihre strategischen Ziele aus dem Blick.

Warum „geringere Kosten pro Rechnung“ nicht die oberste PrioritĂ€t sein sollte

Schnell, gĂŒnstig, automatisch – das sind grundsĂ€tzlich keine schlechten KPIs. Sie haben durchaus ihre Berechtigung. Doch niedrigere Bearbeitungskosten sind kein geeigneter Maßstab, wenn man das Unternehmen als vernetztes Ökosystem verstehen will. Lautet das Ziel, Rechnungen so schnell und kostengĂŒnstig wie möglich zu verarbeiten, wird genau dies das Ergebnis sein. Die Folge? Doppelzahlungen, frĂŒhzeitige Zahlungen, verlorene Skonti – allesamt komplexere Kennzahlen, die oft genaueres Hinschauen erfordern – fallen außen vor. Wird ausschließlich auf ProduktivitĂ€t optimiert, bleiben andere Ineffizienzen weiter bestehen. Um die Abteilung aber flexibler zu fĂŒhren, mĂŒssen Sie die operative RealitĂ€t der Kreditorenbuchhaltung mit den ĂŒbergeordneten strategischen Zielen verknĂŒpfen. Sie mĂŒssen auf auf mehreren Ebenen optimieren, anstatt nur die offensichtlichste in Angriff zu nehmen.

So optimierung Sie auf mehrere Ziele

Hier kommt nun Technologie ins Spiel. In der Kreditorenbuchhaltung geht es seit jeher darum, Rechnungen zu erfassen und zu begleichen. Doch es wird Zeit, diesen Prozess smarter zu gestalten, und zwar mithilfe Ihrer verfĂŒgbaren Daten. Bislang waren die AblĂ€ufe vieler Unternehmen auf eine rein operative Dimension beschrĂ€nkt, weil sie nur mit ihren ERPs arbeiten. Doch mit Hilfe eines intelligenten Systems, dass Analysen, geschĂ€ftliche ZusammenhĂ€nge, Automatisierung und kĂŒnstliche Intelligenz miteinander verbindet, können Sie eine mehrdimensionale, objektive Funktion schaffen. So handeln Sie zugleich schnell und smart, produktiv und strategisch. Ein mehrdimensionales Modell ermöglicht es, die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung an die Unternehmensziele anzupassen. So können Sie etwa Rechnungen frĂŒhzeitig bezahlen und so Skonti maximal ausschöpfen. Oder Sie priorisieren fristgerechte Zahlungen (weder zu frĂŒh noch zu spĂ€t, sondern genau zum richtigen Zeitpunkt), falls Ihnen LiquiditĂ€t gerade wichtiger ist. Vermeiden Sie doppelte Rechnungen, und optimieren Sie Ihre Kosten fortlaufend – immer in Hinblick auf Ihre Unternehmensziele.

Anbruch einer neuen Ära fĂŒr die Kreditorenbuchhaltung

Keine Frage, jeder Finanzleiter trĂ€umt wohl davon, mit Hilfe der Kreditorenbuchhaltung den Working Capital-Bedarf seines Unternehmens zu decken. Bislang fehlte es jedoch an Technologien und Metadaten, um Zahlungen an den ĂŒbergeordneten Zielen (und umgekehrt) auszurichten. Deshalb hat man sich auf die Dinge konzentriert, die man beeinflussen konnte: eine möglichst schnelle und kostengĂŒnstige Rechnungsbearbeitung. Doch die Technologie ist jetzt da – und damit eine neue Ära der Kreditorenbuchhaltung. Bringen Sie die tĂ€gliche Arbeit mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang. Nehmen Sie Abschied von der Kreditorenbuchhaltung als abgelegenes Eiland (zumindest metaphorisch). Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung ausschließlich daran messen, wie schnell und kostengĂŒnstig sie Rechnungen, versĂ€umen Sie die Möglichkeit, echte Mehrwerte zu liefern. Heute können wir endlich ĂŒber die reine Kostenoptimierung hinausgehen und die QualitĂ€t der Bearbeitung in den Blick nehmen: indem doppelte Rechnungen automatisch erkannt und automatisch die besten Zahlungsbedingungen ausgenutzt werden. So können wir ProfitabilitĂ€t und LiquiditĂ€t ganz nach Bedarf optimieren. Und dazu brauchen wir keineswegs ein kompliziertes externes Lieferantenportal. CFOs und ihre Mitarbeiter erhalten ein ganzheitliches, intelligentes Tool, das KPI-Optimierung mit echten strategischen Ergebnissen verknĂŒpft. So kann die Kreditorenbuchhaltung jeden Tag dazu beitragen, die ĂŒbergeordneten Ziele zu erreichen. Indem wir in geeignete Technologien investieren, können wir Accounts Payable als einen der wichtigsten Ansatzpunkte zur schnellen Optimierung des Working Capital steuern. Das ist keine graue Theorie, sondern schon heute möglich. Denken Sie die Kreditorenbuchhaltung neu. Entdecken Sie eine intelligentere Strategie fĂŒr Ihre Zahlungen.

Guido Torrini
Guido Torrini
Chief Financial Officer

Guido Torrini is the Chief Financial Officer at Celonis, the market leader in enterprise performance acceleration software. Prior to joining Celonis, he served as CFO at Gympass where he helped scale the business beyond the $1B valuation, expanding the operations in Europe and the US. Before that, he led Groupon’s Global Commercial Finance teams through significant hyper growth. Guido began his career with Cisco and Dell, where he covered a variety of Finance and Accounting roles across multiple countries in both developed and emerging markets.

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