Was ist Prozessintelligenz? Und wie kann sie Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren?

Die Krux ist, dass Geschäftsprozesse oft anders verlaufen als ursprünglich vorgesehen. Denn bei der Prozessplanung geht man in der Regel davon aus, dass Prozesse linear verlaufen – mit vielleicht ein, zwei Variationen. Die Wahrheit ist jedoch, dass trotz bester Planung Geschäftsprozesse häufig (und schneller als gedacht) eher umständlichen Schlangenfahrten gleichen.

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In unserem Process Optimization Report bestätigen die Mehrheit (58%) der Entscheider in DACH-Konzernen, dass suboptimale Abläufe wertvolle Zeit fressen und die Produktivität einschränken. Gleichzeitig halten 79% ihre Prozesse für den größten Hebel zu mehr Wertschöpfung und den schnellsten Hebel für Wandel. Dass sich also etwas ändern muss, ist klar.

Prozessintelligenz (auch als Process Intelligence geläufig) bringt diese Veränderung: sie liefert die notwendigen Einblicke und Werkzeuge, um Prozesse besser zu gestalten – für Kunden, Unternehmen und die Umwelt.

• Was ist der Unterschied zwischen Prozessintelligenz und Business Intelligence? Hier steht‘s.

Was ist Prozessintelligenz?

Prozessintelligenz ist das Bindeglied, das Menschen, Systeme und Prozesse im Unternehmen miteinander vernetzt. Sie liefert ein gemeinsames Verständnis davon, wie Unternehmensprozesse tatsächlich aussehen, wie sie zusammenspielen, und wie man sie optimieren kann.

Prozessintelligenz extrahiert hierfür Daten aus Ihren ERPs, CRMs, Excel-Dateien und weiteren Datenquellen. Process Mining erstellt mit diesen Daten einen Digital Twin Ihrer Prozesse. Diese Rekonstruktion ist dynamisch, objektiv, systemunabhängig und end-to-end. Damit ist die Grundlage geschaffen, um Ihre Abläufe zu analysieren, zu optimieren und kontinuierlich zu beobachten.

Als nächstes nutzt Prozessintelligenz KI und standardisiertes Prozesswissen, um aufzuzeigen, wo sich Wertpotenziale in Ihren Prozessen verbergen und wie Sie diese freisetzen können.

7 Beispiele dafür, wie Prozessintelligenz Geschäftsabläufe optimieren kann

Prozessintelligenz wurde speziell dafür entwickelt, verborgene Mehrwerte in Geschäftsprozessen aufzudecken. Entscheider bekommen so bisher nie dagewesene Einblicke in den Ist-Zustand ihres Betriebs — und der ist oft weit davon entfernt, wie er in ihrer Vorstellung läuft. Prozessintelligenz zeigt dabei nicht nur oft verborgene Ineffizienzen auf, sondern bietet auch die Tools und Technologien, um diese rasch zu beseitigen. Um zu erfahren, welche Technologien dabei zum Einsatz kommen, lesen Sie: Was sind Process Intelligence Tools und wie funktionieren sie?

Hier sind fünf konkrete Beispiele, wie Prozessintelligenz bei der Prozessoptimierung helfen kann:

1. Transparenz gewinnen und datengestützte Entscheidungen treffen

Prozessintelligenz sammelt und standardisiert Prozessdaten — auf einer Plattform. Das bedeutet, dass strategische Entscheidungen nun nicht mehr auf Anekdoten oder einem vagen Bauchgefühl beruhen, sondern auf Daten.

• „Mit Celonis sprechen wir dieselbe Sprache; vom Mitarbeiter in der Werksdisposition bis zum Management. Eine Diskussion über die Herkunft von Reports hat sich somit erübrigt.” Erfahren Sie, wie Automobilzulieferer MAHLE mit Celonis für transparentere, agilere Lieferkettenprozesse geschaffen und so seine Bestände um 20% reduziert hat.

2. Wertpotenziale entdecken und Prozesse optimieren

Die Prozessdaten und Analysetools von Prozessintelligenz liefern Teams dynamische Prozesseinblicke, und ermöglichen so, bislang verborgene Wertpotenziale zu entdecken und versteckte Ineffizienzen loszuwerden. Die Vorteile liegen auf der Hand. Teams können so:

• Engpässe beseitigen und Produktivität steigern
• Prozesse umgestalten, optimieren und verschlanken
• Kosten senken und Kundenerlebnisse verbessern
• die Unternehmensperformance nachhaltig steigern

Weil Prozessintelligenz Systemdaten systematisch abgreift, aufbereitet und analysiert, beschleunigt sie die Wertschöpfung sämtlicher Optimierungs-Initiativen.

„Sobald wir Celonis eingerichtet hatten, gab es diesen 'Wow'-Moment. Zum ersten Mal haben wir gesehen, wie unsere Prozesse wirklich ablaufen und konnten direkt Ineffizienzen aufdecken.“ Celonis Process Intelligence half der Deutschen Telekom Services Europe dabei, über 66 Millionen Euro in ihren Procure-to-Pay-Prozessen einzusparen.

3. Gezielt und strategisch automatisieren

Die End-to-End-Rekonstruktion von Geschäftsprozessen durch Prozessintelligenz hilft Entscheidern auch, Abläufe mit Automatisierungspotential zu identifizieren. Die Technologie entdeckt manuelle Aufgaben, die häufig vorkommen und immer dieselben Handgriffe verlangen. Das sind in der Regel Aufgaben, die mit Robotic Process Automation (RPA) oder ähnlichen Tools viel produktiver bewältigt werden können. Dabei ist wichtig zu bedenken, dass solche Automatisierungen geschäftsübergreifende Auswirkungen haben können. Auch diese kann Prozessintelligenz zunächst simulieren, bevor sie endgültig implementiert werden. All das erlaubt es Teams, sich auf höherwertige, strategische Aufgaben zu konzentrieren.

• Was ist Automatisierungs-Software und wie kann sie wertschöpfend eingesetzt werden? (Nur auf Englisch verfügbar)

4. KI effektiver einsetzen

Prozessintelligenz ermöglicht aber auch, dass Ihre KI-Anwendungen und Machine-Learning-Tools, die Sie bereits im Einsatz haben, noch besser werden. So versteht künstliche Intelligenz erstmals, wie das Unternehmen funktioniert und kann Wertschöpfungspotenziale erkennen; sie kann die Auswirkungen jeglicher Änderungen an diesen Prozessen simulieren; und sie kann mithilfe von intelligenter Automatisierung (IA) auf Abweichungen mit Gegenmaßnahmen reagieren.

• So können Sie mit Prozessintelligenz das volle Potenzial von KI entfalten

5. Performance kontinuierlich messen und verbessern

BPM-Experten (zu deutsch Geschäftsprozessmanagement) können mit Process-Intelligence-Dashboards verfolgen, wie effizient ein Prozess ist und wie er sich auf ihre Zielvorgaben auswirkt. Dabei ist es möglich, Frühwarnmeldungen einzurichten, die Alarm schlagen, wenn die Funktions- oder Prozessleistung außerhalb eines erwarteten Bereichs liegt.

Prozessintelligenz kann aber auch eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation spielen — indem sie etwa die Auswirkungen von Prozessoptimierungs-Initiativen in Echtzeit überwacht. Mit solchen Erkenntnissen können Maßnahmen zur Prozessverbesserungen kontinuierlich angepasst werden – Ereignisse aus dem echten Geschäftsablauf weisen den Weg dabei. So fördert Prozessintelligenz eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen.

• „Celonis verwandelt nicht nur Daten in konkrete Maßnahmen, es gibt meinem Team auch das Selbstvertrauen, dass wir kontinuierlich bessere Ergebnisse liefern können.“ Lesen Sie, wie Pharma-Powerhouse STADA mit Celonis Prozessintelligenz Millioneneinsparungen in der Kreditorenbuchhaltung erzielt, bessere Beziehungen zu Lieferanten geschaffen und seine Bestandsveraltung optimiert hat.

6. Gemeinsam an einem Strang ziehen

Zum ersten Mal haben Sie ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe in Ihrem Unternehmen – weil Ihre Prozesse, Teams und Technologien intelligent vernetzt sind. Weil jeder einzelne versteht, wie Prozesse zusammenspielen und sich gegenseitig beeinflussen, fallen Silostrukturen weg. So können verschiedene Funktionen und Abteilungen enger und strategischer denn je Prozesse analysieren und optimieren und so strategische Unternehmensziele erreichen.

• Lesen Sie mehr dazu, wie der Celonis Process Intelligence Graph eine gemeinsame Sprache für Teams, Systeme und Prozesse schafft.