Was ist Change Management?

1. What is Change Management?

Change Management steuert Veränderungen innerhalb einer Organisation – und das in mehreren Phasen von der Planung über die Umsetzung bis zur Verankerung der neuen Prozesse.

Das Change Management Institute definiert diese Aufgabe wie folgt:

"Zum Change Management gehören Grundsätze und Praktiken. Sie helfen den Beteiligten, bestimmte Denkweisen, Verhalten und Fähigkeiten anzunehmen – als Voraussetzung für Veränderungen mit unternehmerischem Nutzen. Im Mittelpunkt stehen die Menschen."

Dabei ist der Fokus auf den Menschen besonders wichtig, denn Change Management hat sehr viel mit kulturellen Erfahrungen und persönlichen Einstellungen zu tun – was man im Projektmanagement beachten sollte. Diese Faktoren gelten als vermeintlich „weiche“ Seite bei jeder Umsetzung.

Trotzdem sind sie unverzichtbar, wenn Unternehmen ihre Ziele erreichen wollen – ansonsten könnten Verantwortliche zum Beispiel ein modernes ERP-System einführen, das viele Mitarbeitende kaum nutzen. Die gewünschte Wirkung bleibt aus.

Aber welche unternehmerischen Veränderungen oder Business-Projekte verlangen überhaupt nach Change Management?

• Kritische Systeme optimieren oder ersetzen
• Neue Produktlinien in den Markt einführen
• Die Organisation umstrukturieren
• Merger mit einem anderen Unternehmen
• An andere Standorte umziehen
• Neue Vorschriften oder Richtlinien umsetzen

Lesen Sie: Der Wandel im Wandel – Wie Change Management in der Ära ständiger Transformation

2. Wie funktioniert Change Management?

Veränderungen sind für Menschen und Organisationen immer eine Herausforderung. Deshalb sorgt Change Management dafür, dass sich alle Beteiligten mit dem Wandel vertraut machen, dabei zustimmen und sich allgemein auf die Reise begeben.

Kerry Brown, Customer Transformation Advisor bei Celonis, erklärt diesen Prozess während des Webinars Pioneering Sustainable Change and Value with Change Management" (in englischer Sprache) so:

"Wenn ich Change Management in einem Satz zusammenfassen soll, dann geht es um die Steuerung von Erwartungen und Verantwortlichkeiten. Wenn beides übereinstimmt, kommt es zum gewünschten Erfolg."

Es gibt verschiedene Methoden und Modelle für Change Management, die wir uns später noch genauer anschauen – die meisten umfassen die folgenden Phasen:

Die Organisation vorbereiten und die Akzeptanz verbessern

Eine Strategie entwickeln

Veränderungen umsetzen und die Mitarbeitenden unterstützen
Neuer Zielsetzungen und Prozesse verankern

Den Erfolg überprüfen

Change Management sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich stärker engagieren und besser miteinander kommunizieren – Grundvoraussetzungen für die effiziente Umsetzung von Veränderungen. Außerdem wird der Wandel präzise evaluiert, freigegeben und umgesetzt. Die Risiken für den Geschäftsbetrieb sind somit denkbar klein.

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3. Was sind die Vorteile eines effektiven Change Managements?

Change Management sorgt für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit während der Veränderung. Hier sind sechs wichtigste Vorteile dieses Ansatzes:

• Wertschöpfung beschleunigen: Die Mitarbeitenden bewältigen den Wandel in höherem Tempo – folglich sorgt Change Management dafür, dass sich die angestrebten Wertschöpfungsprozesse schneller rechnen. Darüber hinaus ist das gesamte Projekt erfolgreicher und erzielt bessere Ergebnisse
• Motivation steigern: Die Mitarbeitenden profitieren von klaren Strukturen und ihr Feedback fließt mit ein. Das gibt ihnen das Gefühl, ein integraler Bestandteil des Prozesses zu sein – was wiederum die Motivation steigert und für eine positive Einstellung sorgt
• Risikomanagement erweitern: Veränderungen sind von Natur aus mit einem gewissen Risiko verbunden. Deshalb kümmern sich Projektleiter vor allem um offensichtliche Risiken wie technische Probleme. Das Change Management geht aber darüber hinaus. Mit seiner Hilfe bewältigt das Unternehmen auch subtilere Risiken wie Kommunikationslücken, kulturelle Konflikte und Widerstände gegen Veränderungen. Diese können den Geschäftsbetrieb ebenso leicht stören
• Innovationen fördern: Jede Veränderung bringt Chancen mit sich – wenn man Mitarbeiter zu mehr Engagement ermutigt. Dann profitieren Unternehmen von deren Erfahrung und Kreativität. Das führt zu Innovationen und unternehmerischen Chancen
• Wandel verankern: Gutes Change Management unterstützt nicht nur bei der Umsetzung von Veränderungen. Es stellt auch sicher, dass der Wandel in der
• Veränderungsmanagement standardisieren: Allgemein nimmt die Zahl von Veränderungen in Unternehmen zu – analog zur schnellen Weiterentwicklung des unternehmerischen Umfelds. Dabei stellt Change Management sicher, dass Organisationen besser mit diesen Veränderungen umgehen: Sie standardisieren Strukturen und Rahmenbedingungen, was besonders nützlich ist, wenn akute Änderungen anstehen

Lesen Sie: Change Management – eine Frage der Menschen und Prozesse (in englischer Sprache)

Change Manager meistern viele Herausforderungen während eines Transformationsprojektes – und diese haben oft mit Menschen zu tun: Ihr Verhalten lässt sich schwer vorhersagen. Es ist geprägt von einer Kombination aus Erfahrungen, Vorurteilen, Bedürfnissen, Ängsten und Erwartungen. Jeder Mensch ist anders.

Folglich gibt es Mitarbeitende, die den Status quo schätzen und Veränderungen als Kritik an ihrer Arbeitsweise empfinden. Vielleicht haben sie in der Vergangenheit auch negative Erfahrungen mit Veränderungsprojekten gemacht, wobei sie etwa fürchten, Einfluss zu verlieren. Manche glauben sogar, dass der Arbeitsplatz gefährdet ist oder die organisatorischen Veränderungen gar nicht nötig sind.

Wenn Verantwortliche diese Hindernisse überwinden wollen, müssen sie verstehen, wie Menschen über die geplanten Veränderungen denken. Woher kommt also der Widerstand?

Dabei gibt es in der Regel vier zentrale Hauptargumente gegen Veränderungen:

Ich wusste es nicht.

Ich war nicht in der Lage.

Ich war nicht informiert.

Ich bin nicht bereit.

Deshalb sind Faktoren wie eine kontinuierliche Kommunikation und Teilhabe, viele Schulungen und eine dauerhafte Unterstützung wichtig. Sie helfen dabei, das Verhalten der Mitarbeitenden zu verändern und den Wandel im Unternehmen zu verankern.

Lesen: Expertentipps für erfolgreiches Change Management: 15 „Dos and Don’ts“

5. Was sind gängige Strategien, um den Wandel voranzutreiben

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Strategien für das Change Management herausgebildet. Mit ihrer Hilfe bewältigt man alle Herausforderungen deutlich besser.

Die Wahl einer solchen Strategie hängt vom Unternehmen ab – und davon, was es erreichen will. Unter Umständen sollte man Elemente aus mehreren Modelle kombinieren und einen eigenen Ansatz entwickeln. Das sind vier gängige Modelle für das Change Management:

Der 7-S-Framework von McKinsey

Diese Strategie wurde in den 1970er Jahren entwickelt. Sie basiert auf sieben Faktoren, die miteinander verknüpft sind und so die Wandlungsfähigkeit der Organisation beeinflussen. Die ersten drei sind: Strategie, Struktur und System. Sie werden als harte Elemente bezeichnet, die sich leichter kontrollieren lassen. Die anderen vier Faktoren lauten: gemeinsame Werte, Mitarbeiter, Stil und Fähigkeiten. Man stuft sie als weiche Elemente ein, die sich nur schwer verändern lassen. Insgesamt hilft das 7-S-Framework dabei, Auswirkungen von Umstrukturierungen zu bewerten.

Das Satir-Change-Modell

Dieses Modell von Virginia Satir definiert vier Phasen und zwei Schlüsselereignisse innerhalb des Veränderungsprozesses. Phase eins umfasst den bisherigen Status quo, der von neuen Prozesselementen unterbrochen wird. Die zweite Phase beginnt mit einem chaotischen Zustand, den eine transformierende Idee beendet – wie ein Wegweiser in die Zukunft. Darauf folgen die Integrationsphase und der neue Status quo. Das Modell ist vor allem hilfreich, um den emotionalen Zustand von Mitarbeitern während der Veränderungen zu verstehen.

Kotters Acht-Stufen Modell eines Change Prozesses

Der Harvard-Professor Dr. John Kotter hat dieses achtstufige Framework entworfen, das sich auf die Psychologie hinter dem Wandel konzentriert. Seine acht Schritte beginnen damit, dass sich ein gewisser Handlungsdruck ausbildet. Anschließend entstehen Vorbilder und Visionen, die eine Richtung weisen – bevor das Unternehmen Freiwillige anwirbt, Hindernisse beseitigt, erste Erfolge erzielt und am Ende die Veränderungen dauerhaft einführt. Das Ganze umfasst einen langen Zeitraum und viele Vorbereitungsphasen. Deshalb eignet es sich am besten für größere Veränderungsinitiativen.

Das Change-Management-Modell von Kurt Lewin

Dieser Ansatz stammt aus den 1950er Jahren und unterteilt den Change-Prozess in drei Phasen. Es beginnt mit einer „Auftauphase“, während der sich das Unternehmen vorbereitet. Dazu gehört es, Mitarbeitenden den Wandel zu erklären und ihre Unterstützung zu gewinnen. In der zweiten Phase startet die Umsetzung, wobei man so viele Menschen wie möglich einbezieht – und damit den organisatorischen Wandel in vollem Umfang vorantreibt. Die dritte Phase ist geprägt von einem „Einfrieren“ des Zustandes, bei dem man die Veränderung überwacht: Funktionieren die neuen Prozesse und wird die Veränderung langfristig angenommen? Das relativ einfache Modell ist bei kleineren Veränderungsprojekte eine effektive Hilfe.