Was ist Change Management

1. Was ist Change Management?

Change Management ist der Prozess, mit dem Veränderungen in einem Unternehmen erfolgreich gesteuert werden. Er umfasst verschiedene Phasen – von der Planung und Umsetzung bis hin zum Überwachen und Verankern der Veränderung.

Das Change Management Institute definiert Change Management wie folgt:

„Change Management ist ein Bereich von Prinzipien und Praktiken, die es den Beteiligten einer Veränderung ermöglichen, die Denkweisen, Verhaltensweisen und Fähigkeiten zu entwickeln, die erforderlich sind, damit diese Veränderung ihren vollen geschäftlichen Nutzen entfaltet. Der Fokus liegt auf den Menschen.“

Der Fokus auf Menschen ist einer der wichtigsten Teile dieser Definition. Denn erfolgreiches Change Management dreht sich vor allem um Menschen, Kultur und Verhalten. Es wird häufig mit Projektmanagement kombiniert und gilt als die „weichere“ Seite der Projektumsetzung.

Trotz dieser Wahrnehmung ist Change Management entscheidend für den Projekterfolg und dafür, dass die angestrebten Vorteile vollständig realisiert werden. Ihr Unternehmen kann zum Beispiel ein neues hochmodernes ERP-System einführen. Den gewünschten Nutzen bringt es aber nur, wenn Ihre Teams bereit und in der Lage sind, es zu nutzen.

Zu den üblichen Veränderungen oder Geschäftsprojekten, die Change Management erfordern können, gehören:

1. Ein kritisches System aktualisieren oder ersetzen
2. Eine neue Produktlinie einführen
3. Die Organisation restrukturieren
4. Mit einem anderen Unternehmen fusionieren
5. In einen neuen Standort umziehen
6. Neue Vorschriften oder Richtlinien erfüllen

Lesen Sie: Fünf reale Beispiele für Change Management in der Praxis und erfahren Sie, welche Erfolgsfaktoren wirksame Veränderungen vorantreiben oder unterstützen

2. Wie funktioniert Change Management?

Veränderung kommt Menschen nicht von selbst entgegen. Organisationen übrigens auch nicht. Wirksames Change Management funktioniert, indem es Menschen für die geplante Veränderung gewinnt, ihre Zustimmung sichert und sie auf dem Weg mitnimmt.

Wie Kerry Brown, Customer Transformation Advisor bei Celonis, in unserem Webinar „Pioneering Sustainable Change and Value with Change Management“ erklärt hat:

„Wenn ich Change Management in einem Satz zusammenfassen müsste, dann geht es darum, Erwartungen und Verantwortlichkeiten zu steuern. Wenn Erwartungen und Verantwortlichkeiten zusammenpassen, sind auch die Ergebnisse erfolgreich.“

Es gibt verschiedene Frameworks für Change Management. Dazu gleich mehr. Die meisten Change-Management-Modelle umfassen jedoch gemeinsame Phasen wie:

1. Die Organisation auf die bevorstehende Veränderung vorbereiten und Zustimmung fördern
2. Eine Change-Management-Strategie oder einen Plan entwickeln
3. Die Veränderung umsetzen und die Betroffenen unterstützen
4. Neue Erwartungen und Verhaltensweisen verankern
5. Die Veränderungsinitiative überprüfen, um festzustellen, ob sie erfolgreich war

Change Management stärkt das Engagement der Beschäftigten und verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit. So lassen sich Veränderungen schneller und effizienter umsetzen. Außerdem stellt es sicher, dass Veränderungen mit minimalem Risiko für den Geschäftsbetrieb bewertet, genehmigt und umgesetzt werden.

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3. Welche Vorteile hat wirksames Change Management?

Change Management verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit rund um Veränderungsprojekte. Welche Vorteile bringt dieser Ansatz also? Hier sind sechs der wichtigsten:

1. Schnellere Wertschöpfung: Indem Change Management Menschen befähigt, schneller mit Veränderungen umzugehen, hilft es Unternehmen, die Wertschöpfung zu verkürzen und den Nutzen ihrer Transformationsprojekte schneller zu realisieren. Außerdem macht es diese Projekte erfolgreicher und verbessert die Ergebnisse.
2. Bessere Stimmung bei den Beschäftigten: Wenn Beschäftigte eine klare Struktur für Veränderungen erhalten, ihr Feedback gehört wird und sie sich als wichtiger Teil des Prozesses fühlen, kann Change Management die Stimmung verbessern und eine positive Haltung gegenüber dem Veränderungsprojekt schaffen.
3. Risikomanagement: Veränderungen bringen von Natur aus Risiken mit sich. Das Projektmanagement kümmert sich um offensichtliche Risiken wie technische Probleme. Change Management hilft Unternehmen jedoch auch dabei, subtilere Risiken wie Kommunikationslücken, kulturelle Spannungen und Widerstände gegen Veränderungen zu steuern, die den Geschäftsbetrieb genauso stören können.
4. Innovation fördern: Veränderungen schaffen Chancen. Wenn Unternehmen jede einzelne Person dabei unterstützen und ermutigen, sich einzubringen, profitieren sie von Erfahrung und Kreativität, um Innovationen voranzutreiben und neue Möglichkeiten zu erschließen.
5. Nachhaltige Veränderung: Change Management unterstützt nicht nur die Umsetzung von Veränderungen. Es stellt auch sicher, dass das Change-Management-Team die Veränderung vollständig im Unternehmen verankern kann und dass sie nachhaltig ist, damit sie den erwarteten geschäftlichen Nutzen liefert.
6. Mit häufigen Veränderungen umgehen: Veränderungen treten immer häufiger auf, weil sich die Umfelder, in denen Unternehmen arbeiten, rasant weiterentwickeln. Change Management hilft Unternehmen, Veränderungen besser zu meistern, indem es Strukturen und Frameworks standardisiert. Das ist besonders nützlich, wenn kurzfristig dringende Änderungen umgesetzt werden müssen.

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4. Welche Herausforderungen bringt ein wirksames Change Management mit sich?

Viele Herausforderungen, denen Change Leader oder Change Manager bei der Umsetzung eines Transformationsprojekts begegnen, hängen mit Menschen zusammen. Menschen sind nicht immer vorhersehbar. Ihr Verhalten wird von einem komplexen Zusammenspiel aus Erfahrungen, Vorurteilen, Bedürfnissen, Ängsten und Erwartungen geprägt, das von Person zu Person unterschiedlich ist.

Es kann sein, dass Beschäftigte den Komfort des Status quo schätzen. Oder sie empfinden die vorgeschlagene Veränderung als Kritik an ihrer bisherigen Arbeitsweise. Vielleicht haben sie Veränderungen in der Vergangenheit negativ erlebt. Möglicherweise fürchten sie, Einfluss oder Kontrolle zu verlieren. In manchen Fällen haben sie sogar Angst um ihren Arbeitsplatz. Oder sie verstehen schlicht nicht vollständig, warum organisatorische Veränderungen nötig sind oder welchen Nutzen sie für das Unternehmen bringen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Change Leader verstehen, wie Menschen über eine geplante Veränderung denken. Sie müssen auch erkennen können, wo wahrscheinlich Widerstand entsteht.

Die vier Hauptgründe, warum Menschen sich gegen Veränderungen sträuben, sind:

• Ich wusste es nicht
• Ich war nicht in der Lage
• Ich wurde nicht informiert
• Ich bin nicht bereit

Kommunikation, Einbindung, Schulungen, Coaching und kontinuierliche Unterstützung helfen dabei, Beschäftigte zu einer Verhaltensänderung zu führen und die Veränderung nachhaltig zu verankern.

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5. Welche Modelle für Change Management sind besonders verbreitet?

Im Laufe der Jahre sind verschiedene Change-Management-Modelle entstanden, um Unternehmen zu unterstützen, Orientierung zu geben und die oben beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen.

Welche Change-Management-Strategie die richtige ist, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen ab. Es kann auch sinnvoll sein, Elemente aus mehreren Modellen zu kombinieren und daraus einen eigenen Ansatz zu entwickeln. Hier sind vier verbreitete Change-Management-Modelle:

Das McKinsey 7-S Framework

Dieses Modell wurde in den 1970er-Jahren entwickelt. Es beschreibt sieben miteinander verknüpfte Faktoren, die die Veränderungsfähigkeit eines Unternehmens beeinflussen. Die ersten drei sind Strategy, Structure und System. Sie gelten als harte Elemente, die sich leichter steuern lassen. Die anderen vier sind Shared Values, Staff, Style und Skills. Sie werden als weiche Elemente eingestuft und lassen sich schwerer steuern und verändern. Dieses Modell eignet sich besonders bei organisatorischen Umstrukturierungen, um die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen sichtbar zu machen.

Das Satir Change Model

Dieses Modell wurde von Virginia Satir entwickelt. Es beschreibt vier Phasen und zwei zentrale Ereignisse innerhalb des Veränderungsprozesses. Phase eins, der alte Status quo, wird durch die Einführung eines neuen Elements gestört. Dadurch beginnt die zweite Phase, das Chaos. Die Chaosphase endet mit einer transformierenden Idee, die den Weg nach vorn aufzeigt. Danach folgen die Integrationsphase und schließlich der neue Status quo. Dieses Modell hilft dabei, den emotionalen Zustand von Beschäftigten zu verstehen, die an tiefgreifenden Veränderungen beteiligt sind.

Kotters 8 Schritte für wirksame Veränderung

Dieses Acht-Stufen-Framework wurde von dem Harvard-Professor Dr. John Kotter entwickelt. Es konzentriert sich auf die Psychologie hinter der Akzeptanz organisatorischer Veränderungen. Die acht Schritte sind: ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen, eine Führungskoalition aufbauen, eine strategische Vision entwickeln, Freiwillige mobilisieren, Maßnahmen ermöglichen, indem Hindernisse beseitigt werden, kurzfristige Erfolge erzielen, die Dynamik aufrechterhalten und Veränderungen verankern. Dieser Ansatz erstreckt sich über einen längeren Zeitraum und umfasst viele Vorbereitungsschritte. Deshalb eignet er sich besonders für größere, langfristige Veränderungsinitiativen im Unternehmen.

Lewins Change-Management-Modell

Dieses Modell wurde in den 1950er-Jahren von Kurt Lewin entwickelt. Es unterteilt den Change-Management-Prozess in drei Phasen. Die erste Phase ist „Auftauen“. Unternehmen bereiten die Veränderung vor, indem sie mit Beschäftigten kommunizieren, Unterstützung gewinnen und erklären, warum die Veränderung notwendig ist. Die zweite Phase ist „Verändern“. Das ist die Umsetzungsphase. Sie sollte möglichst viele Menschen einbeziehen, damit die organisatorische Veränderung umfassend angenommen wird. Die dritte Phase ist „Einfrieren“. Hier wird die Veränderung überwacht, um zu verstehen, wie neue Prozesse funktionieren, und um sicherzustellen, dass die Veränderung langfristig übernommen wird. Dieses vergleichsweise einfache Modell kann für kleinere Veränderungsprojekte sehr wirksam sein.

6. Die drei Säulen eines wirksamen Change Managements

Die drei Säulen eines wirksamen Change Managements sind:

• Menschen
• Prozesse
• Technologie

Wenn wir heute an Change Management denken, steht oft die digitale Transformation im Zentrum der Veränderungsinitiative. Tatsächlich war bei einer Prosci-Studie die häufigste Antwort auf die Frage nach den größten bevorstehenden Veränderungen in Unternehmen: „Technologie und digitale Transformation“.

Dieser Trend bedeutet, dass bei nahezu jeder geplanten Veränderung auch Technologie eine Rolle spielt. Selbst wenn die digitale Transformation nicht das eigentliche Ziel ist, gehören bei jeder größeren organisatorischen Veränderung meist Systemintegrationen oder die Einführung neuer Systeme dazu.

Und wir wissen bereits: Jede Transformation dreht sich um Menschen. Technologie kann der Auslöser sein. Entscheidend sind aber die Menschen, die sie zum Erfolg führen. Deshalb sind die ersten beiden Säulen des Change Managements Menschen und Technologie. Die dritte Säule des Change Managements wird oft übersehen. Gemeint sind Prozesse.

Prozesse sind das Lebenselixier eines Unternehmens. Erfolgreiche Veränderungen setzen deshalb voraus, dass Prozesse verstanden und angepasst werden. Technologie wird eingesetzt, um Prozesse zu verbessern. Und Veränderungen in Prozessen wirken sich direkt auf die Menschen aus, die die Arbeit erledigen. Wenn Sie eine der Säulen dieses Change-Management-Fundaments isoliert angehen und die anderen beiden außer Acht lassen, entstehen Probleme.

7. So unterstützt Process Intelligence Ihr Change Management

Process Intelligence unterstützt Change-Verantwortliche in allen Phasen von Veränderungsprojekten. Process Intelligence wird durch das Celonis Context Model geschaffen – eine Weiterentwicklung des Process Intelligence Graph – und kann Sie dabei unterstützen:

Planung: Mit einem End-to-End-Blick darauf, wie Ihre Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen und zusammenspielen – einem digitalen Zwilling Ihrer Prozesse – hilft Ihnen Process Intelligence dabei, den Ist-Zustand zu verstehen, Bereiche mit Transformationsbedarf zu erkennen und den Business Case für Veränderungen auf Basis des erwarteten Mehrwerts aufzubauen.

Umsetzung: In der Umsetzungsphase zeigt Process Intelligence genau, wo Unterstützung nötig ist, damit Teams ihre Arbeit anders erledigen und die erforderlichen Veränderungen erfolgreich umsetzen können. Wenn Sie Prozesse funktionsübergreifend visualisieren und sichtbar machen, wie sich auch kleine Prozessänderungen auf Ihr Unternehmen auswirken, verstehen Beteiligte ihre Rolle im Veränderungsprozess besser. Sie erkennen außerdem, warum neue Arbeitsweisen nötig sind.

Überwachen: Sobald Sie Änderungen umgesetzt haben, hilft Ihnen Process Intelligence dabei, Erfolgskennzahlen zu verfolgen. So sehen Sie, ob neue Verhaltensweisen nachhaltig verankert sind und ob der gewünschte Mehrwert tatsächlich realisiert wird. So können Sie die positiven Auswirkungen organisatorischer Veränderungen klar kommunizieren und zugleich weiteres Verbesserungspotenzial erkennen.

Sehen Sie, wie das Celonis Context Model Rückblick, Einblicke und Vorausschau liefert, um all Ihre Change-Management-Maßnahmen zu unterstützen.

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