Was ist Process Mapping?

Welche Vorteile bietet die Prozessabbildung?

Obwohl es von seinem leistungsfähigeren Nachfolger, dem Process Mining, in den Hintergrund gedrängt wird, kann das Process Mapping ein Ausgangspunkt für Unternehmen sein, die neu in die Prozessverbesserung einsteigen und noch keinen Einblick in ihre Geschäftsabläufe haben.

Unternehmen können Process Mapping nutzen, um Engpässe, Verstöße gegen die Compliance und fehlende Dokumentation aufzudecken. Und es kann ein weniger intensiver und anspruchsvoller Weg sein, um Prozesstransparenz und -standardisierung zu erreichen, als in eine Process-Mining-Lösung zu investieren. Dies kann sich jedoch als falsche Einsparung erweisen – wie in unserem Abschnitt Process Mapping im Vergleich zu Process Mining oben erläutert.

Unternehmen können Process-Mapping-Methoden wie Workshops als wertvoll erachten, um verschiedene Interessengruppen zusammenzubringen, da sie glauben, dass diese helfen, Zustimmung für eine Veränderungs- oder Verbesserungsinitiative zu gewinnen. Sie können auch dazu beitragen, eine Kultur des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu fördern, die bisher möglicherweise isoliert gearbeitet haben und falsche Vorstellungen darüber hatten, was die anderen Teams tun.

Arten von Prozesslandkarten

Flussdiagramme sind das A und O von Prozesskarten. Bei einfachen Prozessen können sie leicht erstellt und interpretiert werden, aber das geht auch auf Kosten der Erfassung detaillierter Informationen wie des Ressourcenbedarfs. Es gibt eine Vielzahl von Prozessabbildungstechniken, die unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden, darunter:

• Hochrangige Prozesslandkarte oder SIPOC-Diagramm: Ein strukturiertes Format, das die übergeordneten Verbindungen der Arbeitsabläufe innerhalb eines Prozesses zeigt. Diese Karten kategorisieren Maßnahmen und Anforderungen in Lieferanten, Inputs, Prozesse, Ausgaben und Kunden, wodurch es einfacher wird, die relevantesten Informationen und Auswirkungen über alle Funktionen hinweg zu ermitteln.
• Swimlane-Diagramm oder funktionsübergreifendes Diagramm: Zeigt Aktivitäten nach Rolle oder Funktion und vermittelt ein Bild der Abhängigkeiten und Interaktionen in einem Unternehmen.
• Wertstromkarte: Wird häufig verwendet, um den Prozess darzustellen, durch den ein Produkt oder eine Dienstleistung zum Kunden gelangt, üblicherweise mit einer Zeitachse, um die Dauer jeder Phase anzugeben, sodass Bereiche für betriebliche Verbesserungen offensichtlich werden. Die aus dem Lean-Management stammende Wertstromkarte ist dazu gedacht, Aktivitäten und Prozessschritte zu analysieren, die Verschwendung verursachen.
• Detaillierte Prozesskarte: Besonders nützlich, um die einzelnen Schritte und Anforderungen einer Aktivität innerhalb eines größeren Prozesses genauer zu betrachten, wie z. B. die Rechnungsstellung an einen Lieferanten als Teil des Lieferkettenmanagement-Prozesses.

Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Arten und Beispiele von Process-Mapping-Methoden,

Symbole zur Prozessabbildung

Um sicherzustellen, dass eine Geschäftsprozesskarte einheitlich erstellt und interpretiert werden kann, wird eine Reihe von Symbolen verwendet, die für jeden Typ standardisiert ist. Dazu gehören die Flussdiagrammformen, die Sie wahrscheinlich kennen – aus dem internationalen Standard Unified Modeling Language (UML) –, aber es gibt noch viele weitere komplexere Prozesslandkarten. Wir werden hier nur die Grundsätze und ihre Bedeutung behandeln.

• Oval: Der Beginn oder das Ende eines Prozesses, der als Terminator bekannt ist.
• Pfeil: Der Fluss von einem Prozessschritt, einer Entscheidung oder einer Aktivität zum nächsten.
• Rechteck: Ein Schritt im Prozess.
• Diamant: Eine Entscheidung im Prozess, von der die möglichen Ergebnisse mit Pfeilen abzweigen.
• Rechteck mit gewelltem unteren Rand: Es ähnelt einem Papierfetzen oder einer unten abgerissenen Notiz und stellt ein Dokument oder eine Information dar, wie ein Memo oder einen Auftrag.
• Parallelogramm: Eingabe oder Ausgabe von Daten, wie zum Beispiel das Senden einer E-Mail-Bestätigung.
• D-förmiges Rechteck mit gebogener rechter Kante: Eine Verzögerung oder Wartezeit im Prozess, wie etwa bei der Datenverarbeitung.

So erstellen Sie eine Prozesskarte

Nachdem wir nun einige der verschiedenen Techniken und Komponenten des Process-Mapping behandelt haben, finden Sie hier einen kompakten Leitfaden zur Erstellung eines solchen für Ihr Unternehmen.

Zuerst müssen Sie Vorbereitungen treffen, damit Sie die richtigen Informationen für Ihre Prozesslandkarte haben. Das bedeutet, mit den richtigen Personen zu sprechen, was vom Prozess abhängt und davon, wen er betrifft oder wer involviert ist, sowie davon, ob er für einen bestimmten Bereich wie die Lieferkette spezifisch ist oder sich über mehrere Geschäftsfunktionen erstreckt. Sie können die Informationen in einem Gruppenworkshop oder durch das Befragen von Einzelpersonen gewinnen.

Wenn Menschen gut an einen Prozess gewöhnt sind, den sie regelmäßig wiederholen, können sie leicht Details überfliegen oder übersehen, die für Außenstehende weniger offensichtlich sind. Aber diese Details müssen alle erfasst werden, wenn Ihre Prozesslandkarte umfassend sein soll. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie präskriptiv sein und alle Details oder kleineren Schritte herausarbeiten müssen.

Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Erstellung der Geschäftsprozesslandkarte beginnen. Ordnen Sie die Schritte und Details chronologisch an, wählen Sie den am besten geeigneten Kartentyp aus der obigen Liste, und stellen Sie sicher, dass Sie die Symbole der Prozesskarte zur Hand haben, auf die Sie sich beziehen können.

Um zu testen, ob Ihre Prozesslandkarte funktioniert, fragen Sie jemanden außerhalb des Projekts, ob er ihr folgen kann. Unklare Bereiche müssen möglicherweise überarbeitet, mit zusätzlichen Schritten ergänzt oder sogar durch eine detaillierte Prozesskarte ersetzt werden.

Wenn Sie Prozesse oder Schritte finden, die doppelt vorkommen, oder Abläufe, die übermäßig kompliziert und ineffizient erscheinen, die aber mit den von Ihnen durchgeführten Untersuchungen übereinstimmen, haben Sie einige Bereiche zur Verbesserung identifiziert – ein großer Gewinn aus Ihrer Process-Mapping-Übung.

Erhalten Sie weitere Tipps und Ratschläge in unserem Blog darüber, wie man eine Prozesslandkarte von Grund auf erstellt

Wie man ein Process-Mapping-Tool auswählt

Das Erstellen einer Prozesskarte muss keine manuelle Aufgabe sein. Es gibt viele Process-Mapping-Tools, die Ihnen eine Vorlage zur Verfügung stellen oder sogar eine Karte für Sie aus den von Ihnen eingegebenen Daten entwerfen. Und es sind nicht nur die Kosten, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie sich für ein Produkt entscheiden.

Hier sind einige Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Process-Mapping-Software achten sollten:

• Vielfalt an Prozesslandkarten: Einige Tools sind spezialisierter und beschränken sich beispielsweise nur auf Flussdiagramme, was weniger vorteilhaft ist, wenn Sie Schritte und Aktivitäten verschiedenen Geschäftsbereichen zuordnen müssen.
• Benutzerfreundlichkeit: Wenn Sie versuchen, einen Prozess zu vereinfachen oder zu verdeutlichen, ist das Letzte, was Sie wollen, ein Process-Mapping-Tool, das höllisch kompliziert ist. Überprüfen Sie daher, ob es nicht zu technisch ist. Vorgefertigte Vorlagen können die Benutzerfreundlichkeit verbessern und erheblich Zeit sparen.
• Unterstützung für Integrationen: Eine weitere zeitsparende Funktion besteht darin, ob das Prozess-Mapping-Tool in Ihre anderen Systemen und Lösungen integriert werden kann, sodass Sie Daten und Automatisierungen importieren oder exportieren können.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit: Wenn Sie mit verschiedenen Stakeholdern an Ihrer Prozesslandkarte arbeiten, benötigen Sie ein Tool, das die Zusammenarbeit ermöglicht, damit Sie nicht durch das Hin- und Herschicken von Dateien und Versionen ausgebremst werden.

Lesen Sie unsere Liste mit Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Process-Mapping-Tools stellen sollten

So vereinfachen Sie das Process-Mapping mit Celonis

Es kann entmutigend sein, ein Projekt zur Prozesssichtbarkeit durchzuführen. Daher ist es hilfreich, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der viel Erfahrung mitbringt. Bei Celonis bringen wir Best Practices und Erfahrungen aus einem Jahrzehnt von Initiativen und Implementierungen zur Prozessverbesserung mit.

Dies ermöglicht es uns, eine schnelle Wertschöpfung zu liefern und Ihren Return on Investment zu maximieren. Die Celonis-Plattform kann nicht nur effizient eine genaue Karte Ihres aktuellen Prozesses erstellen, sondern auch künstliche Intelligenz einsetzen, um Verbesserungen vorzuschlagen.

Anstelle des traditionellen, manuellen Process-Mappings verwendet Celonis branchenführende Process-Mining-Technologie, um alle Ihre Geschäftsdaten in Ihrem eigenen Process Intelligence Graph (PI Graph) zu extrahieren und zu verbinden. Der PI Graph erstellt einen systemunabhängigen digitalen Zwilling eines Unternehmens und verbindet ihn mit dem einzigartigen Geschäftskontext, in dem das Unternehmen tätig ist (KPI-Definitionen, Verbesserungsmöglichkeiten, was etwas für das Unternehmen als „gut“ oder „schlecht“ definiert). Dann integrieren wir KI, um Ihnen zu helfen, zu erkennen, wie Ihre Prozesse miteinander verknüpft sind, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie es noch effizienter arbeiten kann.