Karl Storz + Celonis

Transparenz und Kontrolle über Geschäftsprozesse sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ganz besonders gilt das für den globalen Medizinproduktehersteller Karl Storz, bei dem die Effektivität der Prozesse die Behandlungsergebnisse von Patienten beeinflusst. Mit Celonis Process Management kann das Unternehmen seine Prozesse genau unter die Lupe nehmen.

Kontext: Das Streben nach Prozessexzellenz

Prozessexzellenz ist Teil der DNA des globalen Medizintechnikherstellers Karl Storz. Etienne Kneschke, Executive Director Global Business Process Management, hat sogar ein Buch darüber geschrieben. In Mission Possible: The Process Excellence Enterprise, das er zusammen mit Simon Geisenberger verfasst hat, erklärt er, warum Unternehmen Prozesse und prozessbezogene Informationen in einer zentralen Lösung organisieren und verwalten müssen, um Prozessexzellenz zu erreichen.

Als leidenschaftlicher Verfechter des Business Process Management (BPM) mit mehr als 12 Jahren Erfahrung leitete Kneschke 2019 die Implementierung der Celonis-Plattform im Unternehmen. Dabei verfolgte das Unternehmen schon immer einen ganzheitlichen Ansatz und nutzte zunächst die Kombination aus Prozessmanagement von Symbio und Celonis Process Intelligence. Nach dem Zusammenschluss beider Unternehmen im Jahr 2023 wechselte Karl Storz zu Celonis Process Management (CPM). Kneschke erweitert CPM kontinuierlich um neue Anwendungsfälle und geht dabei längst über die reine Straffung und Effizienzsteigerung von Prozessen hinaus, um zur Erfüllung von Qualitätskriterien beizutragen.

Als Marktführer in der Herstellung von Endoskopiegeräten, integrierten OP-Lösungen und Roboterchirurgie ist die Qualitätskontrolle einer der wichtigsten Geschäftsbereiche von Karl Storz. Patientensicherheit und -versorgung hängen in der Branche von der Qualität der Produkte und Geschäftsprozesse ab. Durchgängige Prozessoptimierung ist daher unerlässlich, um ein konstant hohes Serviceniveau zu gewährleisten.

Herausforderung: Mangelnde Transparenz beeinträchtigt das Prozessmanagement

Wesentliche Ziele der Prozessoptimierung waren Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen – über die gesamte Produktpalette und 70 Standorte in 40 Ländern hinweg. Der Schlüssel: die Erkenntnisse, die aus der Kombination von BPM mit Celonis Process Mining gewonnen wurden.

Für Kneschke und sein Team ist klar, dass nur ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Geschäftssysteme, -prozesse und BPM-Technologien zusammenführt, die größtmögliche Wirkung im Geschäftsprozessmanagement erzielen kann. Dazu gehörten über 600 End-to-End-Prozesse, die das Team von Karl Storz mittels Symbio BPM analysierte.

Karl Storz muss außerdem zahlreiche Vorgaben erfüllen, wenn Prozesse geändert werden. Dementsprechend müssen Informationsarchitektur, Risiken, Kontrollmechanismen, Standards und Richtlinien berücksichtigt und vollständig verstanden werden.

Nur mit einer durchgängigen Prozesssicht können diese Anforderungen erfüllt werden. Sie gewährleistet jederzeit Transparenz über alle manuellen und digitalen Prozesse und ermöglicht es den Anwendern, die relevanten Regeln und Vorschriften effizient und sicher zu verwalten. Darüber hinaus müssen Fachabteilungen mit einer einheitlichen Terminologie arbeiten und Ansichten von Prozessen übergreifend harmonisiert werden. So lassen sich Silos und Unterbrechungen vermeiden, die die Kommunikation erschweren und damit die Prozessoptimierung behindern.

Lösung: Celonis ermöglicht die Priorisierung und Korrektur von Problemen in einer zentralen Plattform

Karl Storz hat neun Kernprozesse mit Celonis verbunden, mit Schwerpunkt auf operativen Prozessen wie Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung.

Mit Celonis Process Management kann das Unternehmen BPM und Process Mining in einer Plattform kombinieren und so das Prozessmanagement effektiv umsetzen – von der Performance-Analyse bis hin zur Operationalisierung von Prozessabläufen. Die umfassende, einheitliche Prozessmanagementlösung von Celonis erfasst alle Aspekte des operativen Geschäfts, einschließlich manueller Aufgaben, und liefert gleichzeitig Erkenntnisse zu Risiken, Kontrollmechanismen und Compliance.

Dank der Kombination der Mining- und Modellingdaten von Karl Storz in einer Process-Intelligence-Ansicht können Teams nun tiefere Einblicke in Prozesse gewinnen. So können sie Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Prozessen erkennen und diese effektiv verwalten, optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. So können sie beispielsweise die Durchlaufzeit in ihren Kernprozessen besser verstehen und die Agilität und Qualitätskontrolle verbessern.

Um den Einsatz von Celonis voranzutreiben, hat Karl Storz ein Center of Excellence (CoE) eingerichtet. Insgesamt nutzen 220 Anwender in Celonis Process Mining und mehr als 1.000 in Celonis Process Management in allen Geschäftsbereichen. Das CoE hilft auch bei der Standardisierung und Abstimmung von Terminologie, Prozessansichten und Arbeitsabläufen über alle Abteilungen hinweg – so erhalten alle eine gemeinsame Sprache für die Abläufe im Unternehmen und Teams und KI verstehen wirklich, wie das Unternehmen funktioniert.

Vision: Geschäftsprozessen neues Leben einhauchen

Kneschke verfolgt konsequent seine Mission, ein wirklich ganzheitliches Bild über die gesamte Organisation zu gewinnen und neue Wege zu finden, um Prozessmanagement und Process Mining noch enger miteinander zu verknüpfen.

Im nächsten Schritt soll die Celonis-Plattform mit weiteren Managementsystemen wie Enterprise Risk Management und Qualitätsmanagement verknüpft werden. Auch Nachhaltigkeit und ESG möchte Karl Storz mit Hilfe von Celonis Process Management vorantreiben.

Kneschke glaubt, dass die Demokratisierung von Prozessintelligenz zu einem Wandel der Unternehmenskultur führen kann. Mit Prozesserkenntnissen und -maßnahmen, die frei im Unternehmen verfügbar sind, ist Prozessexzellenz bei Karl Storz gelebte Realität.