Términos y condiciones, ventas y marketing, start-ups y mesas de ping pong. En los negocios, muchas cosas vienen de dos en dos. Con las órdenes de compra y las facturas pasa igual. Sin embargo, con demasiada frecuencia, estos documentos comerciales tan importantes no coinciden. Las consecuencias son la ralentización del negocio, costes adicionales y el deterioro de las relaciones. Descubre cómo la minería de procesos convierte tus ordenes de compra y tus facturas en una combinación perfecta.
Cómo lograr la conciliación de órdenes de compra y facturas
Las órdenes de compra y las facturas tienen mucho en común en el papel, pero cuando sus datos no coinciden causan muchos dolores de cabeza a las grandes empresas. Descubre cómo la minería de procesos te ayuda a conciliar estos documentos a la perfección para que puedas reducir costes, optimizar el capital circulante y aumentar la productividad.
Órdenes de compra y facturas: lo esencial
Si las órdenes de compra y las facturas forman parte de tu rutina diaria, probablemente puedas pasar a la siguiente sección. Pero si quieres conocer los aspectos fundamentales, esto te interesa.
Las órdenes de compra y las facturas son elementos críticos en el proceso de compra a pago. A continuación te explicamos cómo funcionan de un vistazo:
- Una orden de compra es el documento que el comprador emite al vendedor. Describirá los productos y servicios que el comprador espera del vendedor, incluido un número de pedido único e información sobre la cantidad, el precio y las fechas límite de pago y entrega.
- Una factura es lo que el vendedor envía al comprador cuando el vendedor ha cumplido las condiciones de la orden de compra. Incluirá descripciones de los bienes y servicios prestados, así como las condiciones financieras de la orden de compra y las opciones de pago por el monto total.
- Hay muchos otros documentos que aparecen después de hacer una solicitud de compra, como un recibo de pedido (que confirma que se ha recibido el pedido); un pedido de venta (generado por el vendedor para su uso interno en la tramitación de un pedido de un cliente); una factura de compra (que muestra cuánto dinero debe el comprador al vendedor); una factura de venta (que sigue a la factura de compra una vez que el vendedor ha entregado los bienes y servicios); una entrada de mercancías (creada por el comprador una vez que está satisfecho con las mercancías que ha recibido).
A continuación, nos centraremos en lograr que el pedido de compra coincida con la factura, lo que comúnmente se conoce como conciliación bidireccional.
Cómo debería funcionar la conciliación bidireccional de pedidos y facturas
En tiempos de bonanza, las órdenes de compra y las facturas funcionan a la perfección. La conciliación de órdenes de compra y facturas, también conocida como conciliación bidireccional, funciona de la siguiente manera:
- El comprador crea la orden de compra y la emite al vendedor
- La mercancía llega a tiempo, en su totalidad, junto con la correspondiente factura de compra del vendedor
- El comprador paga la factura del proveedor
Todo el mundo continúa su jornada tan alegremente. El problema es que un proceso diseñado para funcionar en tres pasos puede descontrolarse rápidamente. Aparecen errores humanos y tecnológicos y la factura y el pedido de compra correspondiente no coinciden.
La respuesta tradicional es la intervención manual, pero es lenta y costosa. Muy costosa. Celonis descubrió que la empresa promedio gasta más de 15 dólares en tramitar un solo pedido de compra, mientras que las organizaciones más eficientes gastan solo 1,35.
Sin embargo, mediante la minería de procesos, las empresas pueden pasar al extremo más eficiente del espectro. Los equipos pueden identificar y resolver los problemas que impiden que las órdenes de compra y las facturas coincidan antes de que causen un impacto negativo. Eso significa que los equipos encargados de proteger el gasto y reducir los costes operativos pueden hacer exactamente eso.
Dos maneras de mejorar el proceso de conciliación de órdenes de compra y facturas
1. Controla los datos maestros
Los equipos no pueden llegar muy lejos con las tareas de conciliación si los datos maestros no son correctos. Algo tan sencillo como enviar un pedido con la dirección de facturación antigua o compartir un número de factura incorrecto puede desviar el proceso de pago de facturas y obligar a los empleados a pasar horas revisando documentos para averiguar qué ha fallado. Para evitar la repetición de pedidos y facturas, hay que tener los datos maestros actualizados y precisos.
Con Celonis podrás automatizar y monitorizar completamente el proceso de actualización de datos maestros y usar algoritmos ya creados y automatización backend para detectar y corregir automáticamente problemas de datos maestros en cualquier documento oficial.
2. Usa las condiciones de pago correctas
Otra de las principales causas son las condiciones de pago erróneas. Cada vez que hay que modificar un pedido para ajustar estas condiciones, los plazos de aprobación y los costes operativos se disparan. Las condiciones de pago erróneas plantean otros problemas. Pueden llevarte a pagar inmediatamente al proveedor por los pedidos recibidos. Para ellos es bueno, pero para tu capital circulante no lo es tanto. Cuando estos errores generan disputas entre las partes interesadas de tu cadena de suministro y tú, no es bueno para nadie.
La minería de procesos sirve para solucionar este problema mostrando información detallada sobre pedidos y facturas. De este modo, los equipos pueden determinar dónde se han incumplido las condiciones de pago y, a continuación, utilizar el aprendizaje automático y la automatización para determinar los valores correctos y actualizarlos.
Ventajas de la conciliación de órdenes de compra y facturas
Las órdenes de compra y las facturas son documentos pequeños pero poderosos. Contiene tanta información que se pueden producir errores. Afortunadamente, sea cual sea la causa de la discrepancia entre los documentos, la minería de procesos puede ayudar a reconciliarlos. Estas son las principales ventajas de la conciliación bidireccional:
- Mejora el rendimiento de los proveedores y las relaciones con ellos. La minería de procesos encuentra las órdenes de pedido, los proveedores y los materiales que requieren cambios frecuentes. Además, actualiza los datos maestros y las condiciones de pago para que compradores y vendedores se pongan de acuerdo en cuestiones como la fecha de entrega. Si un proveedor insiste en aplicar unas condiciones de pago erróneas, podrás mostrar fácilmente el origen de la confusión. Obtén la hoja informativa de Cuentas a pagar de Celonis para mejorar las relaciones con los proveedores.
- Maximiza la productividad. Al automatizar pasos que consumen muchos recursos, como la conciliación manual de numerosas órdenes de compra y facturas, la minería de procesos aumenta la tasa de facturas sin intervención manual y reduce los tiempos de ciclo. Descubre cómo Tech Data redujo el tiempo del ciclo P2P en un 57 % y logró tramitar el 95 % de las facturas de forma automática.
- Haz que las compras no autorizadas pasen a la historia. La minería de procesos te dice dónde se producen y por qué. Puede detectar, por ejemplo, facturas sin pedido. Con Celonis también puedes convertir automáticamente una solicitud de texto libre en una orden de compra estándar y aprovechar los contratos vigentes. Descubre cómo el líder brasileño en servicios de reparto de comida aumentó la visibilidad de las compras no autorizadas en un 400 %.
- Optimiza el capital circulante. Reduce los pagos anticipados y prioriza de forma inteligente las facturas por su repercusión en lugar de por su fecha de recepción. ¿Sabías que mantener la calidad de los datos maestros es fundamental para ahorrar capital circulante? Contar con datos maestros precisos en un documento oficial significa que la tecnología, en lugar de las personas, puede volver a comprobar sin descanso las condiciones de pago a proveedores y las filtraciones de contratos y ajustar los pagos a las condiciones y contratos correspondientes. Así es como PepsiCo ahorra millones en capital circulante.
Mejora la precisión de las facturas: tres aplicaciones de un vistazo
1. Comprobación de duplicados
Si no queremos pagar dos veces la cuenta de un restaurante, ¿por qué pagamos dos veces a un proveedor? Es un mal negocio y, en un entorno inflacionista, roza lo imperdonable. Es fácil que ocurra, sobre todo cuando se anotan las facturas de forma manual o cuando se incorporan nuevas soluciones de reconocimiento óptico de caracteres. Con nuestra Comprobación de duplicados puedes tener la seguridad de que los campos clave de una factura no coinciden con los de otra que ya has pagado. En Celonis solemos encontrar tasas de pago duplicadas de entre el 0,1 % y el 0,5 % y de hasta el 1,5 %. Algunas investigaciones sitúan esa cifra en hasta el 2 %.
2. Enviado, no facturado
No dejarías que tu cliente saliera de la tienda sin pagar, así que ¿por qué no envías todas las facturas? Cada factura que no envías supone una merma en tu cuenta de pérdidas y ganancias, lo que se traduce en grandes pérdidas potenciales con cada impago. Además, retrasa la entrada de efectivo, lo que afecta negativamente a la liquidez.
Con la aplicación Shipped Not Invoiced, Celonis muestra los pedidos sin facturar para que los equipos puedan finalmente enviar las facturas. Además, la aplicación envía recordatorios para garantizar la entrega puntual de los futuros pedidos.
3. Comprobador de condiciones de pago
Los equipos de cuentas a pagar están sometidos a una presión constante para que las facturas se paguen y lleguen a su destino. Como resultado, muchos pierden la oportunidad de pagar de acuerdo con las mejores condiciones de pago disponibles. Aquí es donde entra en juego nuestro comprobador de condiciones de pago: compara las condiciones de pago de las facturas emitidas, las órdenes de compra y los datos maestros de proveedores para liberar el flujo de caja en caso de que las condiciones de pago de las facturas sean incorrectas.