Conditions générales, ventes et marketing, start-ups et tables de ping-pong. Dans le monde des affaires, tout va souvent par deux. Les bons de commande et les factures ne font pas exception. Mais trop souvent, ces documents administratifs essentiels ne correspondent pas. Conséquences : ralentissement des activités, coûts supplémentaires et relations détériorées. Découvrez comment le process mining permet d'harmoniser vos bons de commande et vos factures.
Comment faire correspondre parfaitement les bons de commande et les factures
Les bons de commande et les factures ont beaucoup en commun sur le papier, mais lorsque leurs données ne correspondent pas, cela peut causer de sérieux problèmes aux entreprises. Découvrez comment le process mining vous aide à harmoniser ces documents afin de réduire vos coûts, d'optimiser votre fonds de roulement et d'augmenter votre productivité.
Bons de commande et factures : les bases
Si les bons de commande et les factures font partie de votre quotidien, vous pouvez passer à la suite. Mais si vous souhaitez en savoir plus sur les fondamentaux, cet article est fait pour vous.
Les bons de commande et les factures sont des éléments essentiels du processus Purchase-to-Pay. Voici un aperçu de leur fonctionnement :
- Un bon de commande est le document que l'acheteur remet au vendeur. Il décrit les biens et services que l'acheteur attend du vendeur, et comprend un numéro de bon de commande unique ainsi que des informations sur la quantité, le prix, les dates d'échéance de paiement et de livraison.
- Une facture est le document que le vendeur envoie à l'acheteur lorsqu'il a rempli les conditions du bon de commande. Elle comprend la description des biens et services fournis, ainsi que les conditions financières du bon de commande et les options de paiement pour le montant total.
- De nombreux autres documents apparaissent après avoir effectué une demande d'achat, tels qu'un reçu de bon de commande (confirmant que vous avez bien reçu le bon de commande), une commande client (générée par le vendeur pour son usage interne dans le cadre du traitement d'une commande client), une facture d'achat (indiquant le montant dû par l'acheteur au vendeur), une facture de vente (qui fait suite à la facture d'achat une fois que le vendeur a livré les biens et services), un bon de réception (créé par l'acheteur une fois qu'il est satisfait des marchandises reçues).
Nous allons maintenant nous concentrer sur le rapprochement du bon de commande et de la facture, communément appelé « mise en correspondance bidirectionnelle ».
Comment fonctionne la mise en correspondance bidirectionnelle des commandes et des factures
Lorsque tout va bien, les bons de commande et les factures fonctionnent parfaitement ensemble. Le rapprochement des bons de commande et des factures, ou mise en correspondance bidirectionnelle, se déroule comme suit :
- L'acheteur crée le bon de commande et l'émet au vendeur
- Les marchandises arrivent dans les délais, dans leur intégralité, accompagnées de la facture correspondante émise par le fournisseur.
- L'acheteur paie la facture du fournisseur.
Tout le monde poursuit sa journée dans la bonne humeur. Le problème, c'est qu'un processus conçu pour fonctionner en trois étapes peut rapidement devenir incontrôlable. Des erreurs humaines et technologiques s'immiscent et la facture et le bon de commande correspondant ne correspondent plus.
La réponse traditionnelle consiste à intervenir manuellement, mais cette méthode est lente et coûteuse. Très coûteuse. Celonis a constaté que les entreprises dépensent en moyenne plus de 15 dollars pour traiter un seul bon de commande, tandis que les organisations les plus efficaces ne déboursent que 1,35 dollar.
Cependant, grâce au process mining, les entreprises peuvent passer à un niveau d'efficacité supérieur. Les équipes peuvent déployer le process mining pour repérer et résoudre les problèmes qui empêchent la correspondance des bons de commande et des factures avant qu'ils n'aient un impact négatif. Cela signifie que les équipes chargées de protéger les dépenses et de réduire les coûts d'exploitation peuvent se concentrer sur leur mission.
Deux façons d'améliorer le processus de rapprochement des bons de commande et des factures
1. Vérifier les données de référence
Les équipes ne peuvent pas aller loin dans leurs efforts de rapprochement si les données de référence sont erronées. Une simple erreur, comme l'envoi d'une commande avec une ancienne adresse de facturation ou le partage d'un numéro de facture incorrect, peut perturber le processus de paiement des factures et obliger les collaborateurs à passer des heures à fouiller dans les documents pour trouver l'erreur. Évitez de retravailler les commandes et les factures en veillant à l'exactitude et à la mise à jour des données de référence.
Avec Celonis, vous pouvez automatiser et surveiller entièrement le processus de mise à jour des données de référence, et utiliser des algorithmes prêts à l'emploi et l'automatisation en arrière-plan pour détecter et corriger automatiquement les problèmes liés aux données de référence dans tous les documents officiels.
2. Utiliser les conditions de paiement correctes
Les conditions de paiement incorrectes sont un autre facteur important. Chaque fois que vous devez modifier une commande pour ajuster ces conditions, les délais d'approbation et les coûts d'exploitation augmentent considérablement. Des conditions de paiement incorrectes créent des problèmes ailleurs. Elles peuvent vous amener à payer immédiatement le fournisseur pour les commandes entrantes. C'est une bonne chose pour lui, mais pas pour votre fonds de roulement. Lorsque ces erreurs donnent lieu à des litiges entre vous et les acteurs de votre chaîne d'approvisionnement, personne n'y gagne.
Le process mining peut vous aider à résoudre ce problème en affichant les informations relatives aux bons de commande et aux factures de manière très détaillée. Cela permet aux équipes d'identifier précisément où les conditions de paiement ont été mal interprétées, puis d'utiliser le machine learning et l'automatisation pour déterminer les valeurs correctes et effectuer la mise à jour.
Avantages d'une correspondance parfaite entre les bons de commande et les factures
Les bons de commande et les factures sont des documents modestes, mais très importants. Ils contiennent tellement d'informations que des erreurs peuvent se produire. Heureusement, quelle que soit la cause de la divergence entre les documents, le process mining peut aider à les rapprocher. Voici en détail les principaux avantages d'une mise en correspondance bidirectionnelle :
- Améliorez les performances et les relations avec vos fournisseurs. Le process mining identifie les bons de commande, les fournisseurs et les matériaux qui nécessitent des modifications fréquentes. Il maintient également à jour les données de référence et les conditions de paiement afin que les acheteurs et les vendeurs soient sur la même longueur d'onde pour des questions telles que les dates de livraison. Si un fournisseur insiste pour utiliser des conditions de paiement erronées, vous pouvez facilement lui montrer la source de la confusion. Obtenez la fiche d'information Celonis sur les comptes fournisseurs pour améliorer vos relations avec vos fournisseurs.
- Maximisez la productivité. En automatisant les étapes gourmandes en ressources, telles que le rapprochement manuel de plusieurs bons de commande et factures, le process mining augmente le taux de facturation sans contact et réduit les délais de traitement. Découvrez comment Tech Data a réduit son temps de cycle P2P de 57 % et automatisé 95 % du traitement des factures.
- Éliminez les achats hors-contrat. Le process mining vous indique où ils ont lieu et pourquoi. Il peut par exemple repérer les factures sans bon de commande. Avec Celonis, vous pouvez également convertir automatiquement une demande en texte libre en bon de commande standard et tirer parti des contrats existants. Découvrez comment le leader brésilien des services de livraison de repas a amélioré la visibilité des achats non conformes de 400 %.
- Optimisez votre fonds de roulement. Réduisez les paiements anticipés et hiérarchisez intelligemment les factures en fonction de leur impact plutôt que de leur date de réception. Saviez-vous que le maintien de la qualité des données de référence est un excellent moyen de libérer du fonds de roulement ? Des données de référence précises dans un document officiel signifient que la technologie, plutôt que les personnes, peut vérifier sans relâche les conditions de paiement des fournisseurs et les défaillances contractuelles, et ajuster les paiements en fonction des conditions et des contrats appropriés. Voici comment PepsiCo libère des millions de dollars de fonds de roulement.
Améliorez la précision de vos factures : trois applications en un coup d'œil
1. Vérificateur de doublons
Vous ne paieriez pas deux fois l'addition au restaurant, alors pourquoi payer deux fois un fournisseur ? C'est mauvais pour les affaires, et dans un contexte inflationniste, cela frôle l'impardonnable. Cela peut facilement arriver, en particulier lors de la saisie manuelle des factures ou lors de la mise en place de nouvelles solutions de reconnaissance optique de caractères. Grâce à notre outil de vérification des doublons, vous pouvez vous assurer que les champs clés des factures ne correspondent pas à ceux d'une facture que vous avez déjà payée. Chez Celonis, nous constatons généralement un taux de paiements doubles compris entre 0,1 % et 0,5 %, pouvant atteindre 1,5 %. Certaines études estiment même ce taux à 2 %.
2. Shipped Not Invoiced
Vous ne laisseriez pas un client quitter votre magasin sans payer, alors pourquoi ne pas envoyer toutes vos factures ? Chaque facture manquante affecte votre résultat net et peut entraîner des pertes importantes à chaque annulation. Cela retarde également les encaissements, ce qui a un impact négatif sur la trésorerie.
Grâce à l'application Shipped Not Invoiced, Celonis met en évidence les commandes non facturées afin que les équipes puissent enfin envoyer les factures. L'application envoie également des rappels pour garantir la livraison ponctuelle des commandes futures.
3. Vérificateur des conditions de paiement
Les équipes de comptabilité fournisseurs sont soumises à une pression constante pour payer les factures et les clôturer. Par conséquent, beaucoup passent à côté de l'opportunité de payer selon les meilleures conditions de paiement disponibles. C'est là qu'intervient notre application Payment Term Checker : elle compare les conditions de paiement des factures enregistrées, des bons de commande et des données de base des fournisseurs afin de libérer la trésorerie bloquée par des conditions de paiement incorrectes sur les factures.