Warum E.ON beim Rollout von Celonis Process Mining auf ein „glokales“ Modell setzt

In einer zunehmend digitalisierten Welt sind intransparente Prozesse ein „No Go“. Das Problem: Je größer ein Unternehmen, desto komplexer die Prozesse. Und desto schwerer fällt es auch, diese im Detail nachzuvollziehen. „Deshalb haben wir Process Mining bereits 2018 als transformative Technologie identifiziert“, erklärt Gerrit Wiezoreck, Head of Data & AI Strategy and Transformation bei E.ON Digital Technology. „Process Mining ebnet den Weg zu massiven Effizienzverbesserungen und Kostenreduzierungen – und zwar nicht nur in einzelnen Bereichen, sondern im gesamten Konzern.“ Schließlich sind digitale Prozesse heutzutage in allen Unternehmensbereichen eine Selbstverständlichkeit – im Kundenservice ebenso wie in der Buchhaltung, der Instandhaltung der Netzinfrastruktur oder dem Produktvertrieb.

Process Mining ebnet bei E.ON den Weg zu effizienten Prozessen

Mithilfe des Execution Management Systems (EMS) von Celonis stellte E.ON 2019 die gruppenweite Kreditorenabrechnung auf den Prüfstand. Und zwar erfolgreich: „So konnten wir beispielsweise Prozessmängel gezielt identifizieren und beseitigen“, erinnert sich der Transformationsexperte. Ferner ermöglicht „das Aufsetzen eines neuen KPI Reportings in Celonis eine Steuerung des gesamten Prozesses nahezu in Echtzeit“, bestätigt Dr. Sabine Roth, verantwortlich für die Celonis Implementierung in der Kreditorenabrechnung (EBS Regensburg). Insgesamt spart der Energiekonzern dadurch jährlich einen hohen sechsstelligen Eurobetrag.

Darüber hinaus lassen sich mit Process Mining aber auch Compliance-Verstöße erkennen und Prozessfunktionalitäten ad-hoc überprüfen. „Als beim ersten Corona-Lockdown viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von heute auf morgen aus dem Home Office gearbeitet haben, konnten wir mit dem Celonis EMS im Handumdrehen analysieren, ob und wie dies bestehende Prozesse beeinträchtigt – beispielsweise bei der Rechnungsfreigabe“, unterstreicht Dr. Thomas Spura, Data Scientist und technischer Projektleiter für Celonis. In einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt ein wichtiger Mehrwert. Kein Wunder also, dass die einzelnen E.ON-Geschäftsbereiche das Thema Process Mining schon auf ihrer Agenda hatten – allerdings in unterschiedlichen Bereitstellungsmodellen und Versionen.

Als 2020 die Integration des übernommenen Energieversorgers innogy anstand, entschied sich E.ON deshalb, das Thema Process Mining im Konzern strategisch zu verankern. „Ziel ist es, die Technologie sämtlichen Business Units zentral zugänglich zu machen und so Synergien zu schaffen“, unterstreicht Wiezoreck. Dafür liefern ein zentraler Konzernvertrag und die EMS-Plattform von Celonis das Fundament. Dadurch können die unterschiedlichen Gesellschaften ein identisches Process Mining Tool in der Cloud nutzen. Der Energiekonzern setzt dabei auf ein sogenanntes „glokales“-Modell. „Bedeutet: Wir kaufen zentral ein, stellen die Cloud Infrastruktur global zur Verfügung und managen das Berechtigungskonzept zentral, ermöglichen den einzelnen Business Units jedoch ihre Prozesse und Daten autark und eigenständig lokal zu analysieren und zu optimieren“, erklärt Wiezoreck.

Konzernweite Process-Mining-Plattform: Eine für alle, alle für eine

Um die insgesamt sieben Business Units vom „glokalen“ Process Mining-Modell zu überzeugen, nahmen sich Gerrit Wiezoreck und sein Team ausreichend Zeit: Sechs Monate lang wurde die zentrale Lösung gemeinsam mit den regionalen Geschäftseinheiten bis ins Detail geplant. „Maximale Transparenz, Kommunikation auf Augenhöhe und Kostenvorteile“ sorgten laut Wiezoreck am Ende dafür, dass das cloudbasierten „glokale“ Process-Mining-Konzept überzeugte.

Wo bislang noch unterschiedliche dezentrale Lösungen von Celonis im Einsatz sind, wird künftig, Stück für Stück, ein zentrales Cloud-EMS für effiziente Analysen und maximale Skalierbarkeit sorgen. „Die Idee ist, dass alle Business Units in einer unbundling-konformen, stark gesicherten Cloud-Umgebung arbeiten, eine ähnliche Extraktionsinfrastruktur sowie ein ähnliches Supportangebot nutzen“, verdeutlicht Dr. Spura. Welche Prozesse und Daten auf den Prüfstand sollen, entscheide jedes Geschäftsfeld selbst. Glokal bedeute dabei, „dass wir einerseits Themen, die wir standardisieren können, zentral bündeln und zentral mitbegleiten, und andererseits, dass das Know-How und die technische Implementierung aber unabhängig und lokal aufgebaut bzw. umgesetzt werden müssen.“ Ein wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes: Über die zentralen Cloud-Plattform lassen sich auch bereichsübergreifende Prozesse unkompliziert untersuchen – und optimieren.

Denn das EMS geht weit über die reine Analyse der Prozesse hinaus: Die Action Engine des EMS macht die Software zu einem intelligenten Berater. Sie nutzt Machine Learning, um Verbesserungspotenziale in Prozessen in Echtzeit zu erkennen und übermittelt den zuständigen Mitarbeitern entsprechende Handlungsempfehlungen. So können diese proaktiv agieren und die Business-Transformation des Unternehmens gezielt vorantreiben. Ab Januar sollen die unterschiedlichen E.ON-Geschäftsfelder in einem stufenweisen Rollout an das zentrale EMS angebunden werden. „Es ist bemerkenswert, wie wir gruppenübergreifend diese Process Mining Reise gemeinsam antreten können“, freut sich Wiezoreck.

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