So finden Sie die richtige Automatisierungsstrategie für die Kreditorenbuchhaltung

Doch bei so vielen Automatisierungsmöglichkeiten und Anwendungsfällen ist es nicht immer leicht zu wissen, wo man überhaupt anfangen soll. Geschweige denn, wie Automatisierung in der Praxis aussieht und ob sie überhaupt die richtige Antwort auf die Probleme in der Kreditorenbuchhaltung ist.

Deshalb ist es Zeit für einen Grundlagenkurs über die Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung: Wir beantworten die häufigsten Fragen, beleuchten verschiedene Automatisierungstechnologien und helfen Ihnen bei der Definition einer Automatisierungsstrategie, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Was bedeutet Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?

IBM beschreibt Automatisierung als Anwendung von Technologien, Programmen, Robotik oder Prozessen, um Ergebnisse mit einem Minimum an menschlichem Einsatz zu erzielen. In einfachen Worten hilft sie Ihnen, langwierige und fehleranfällige Aufgaben durch automatisierte Prozesse zu ersetzen.

Warum lohnt es sich, die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren?

Für den Einsatz von Automatisierung gibt es mehrere gute Gründe – und eine Reihe von Möglichkeiten, sie umzusetzen. Im Allgemeinen wollen Unternehmen:

• die Produktivität steigern, indem der Zeitaufwand für eine Aufgabe verringert wird.
• manuelle Arbeit reduzieren, um Mitarbeitern mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben zu geben.
• Ausfälle und menschliche Fehler reduzieren, um die Qualität zu steigern und Nacharbeit zu vermeiden.
• Abweichungen unterbinden, um konsistente Standards zu gewährleisten.
• die Kosten senken, da weniger Zeit und Ressourcen für Arbeitsschritte benötigt werden.

In der Kreditorenbuchhaltung wird die Automatisierung meist eingesetzt, um zeitaufwändige Aufgaben und Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung, Zahlungsfreigaben und alle Arten von Dateneingaben zu vereinfachen und zu harmonisieren. Das Ziel ist dabei nicht, Ihre Mitarbeiter zu ersetzen, sondern Ihnen mehr Zeit für die Aufgaben zu geben, die echte Expertise erfordern.

In der Praxis wird „Automatisierung“ jedoch als Oberbegriff für viele verschiedene Automatisierungmethoden verwendet – die sich durchaus stark voneinander unterscheiden. Deshalb folgt hier ein Überblick über die wichtigsten Automatisierungsarten in der Kreditorenbuchhaltung und die damit verbundenen Vor- und Nachteile.

Automatisierungsarten in der Kreditorenbuchhaltung

Die von uns vorgestellten Automatisierungsarten definieren sich in erster Linie durch die Komplexität der Probleme, die sie lösen können, und ihren Wirkungsbereich – von der Automatisierung von einzelnen Prozessen innerhalb bestehender Software bis hin zu ganzheitlichen Geschäftsabläufen und darüber hinaus.

1. Automatisierung von Tabellenkalkulationen

Mit dem Begriff Automatisierung verbinden die meisten wohl ausgefeilte KI- und Machine-Learning-Technologien. Dabei kann schon eine einfache Excel-Formel Prozessschritte in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren.

Tabellenprogramme wie Excel werden auch heute noch häufig verwendet, um Buchhaltungsdaten in großer Menge zu sammeln, speichern und zu verarbeiten. Mit Formeln lässt sich die manuelle Verarbeitung von Tabellendaten beschleunigen, und das spart Zeit bei dieser arbeitsintensiven (und wenig inspirierenden) Aufgabe.

Gerade im Kreditoren-Reporting wird die Tabellenautomatisierung oft verwendet, um Kennzahlen wie die Kreditorenlaufzeit oder die Rate fristgerechter Zahlungen schnell zu berechnen. Zahlen lassen sich automatisch von einem Spreadsheet in andere übertragen, und komplexe Berechnungen lassen sich direkt in der Tabelle durchführen.

Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf das Dokument und kann Zahlen ändern, Formeln anpassen und in Sekundenschnelle die gewünschten Erkenntnisse gewinnen. Aber genau darin liegt auch der Nachteil. Die Tabellenautomatisierung hängt von der manuellen Eingabe durch Mitarbeiter ab und ist deshalb extrem fehleranfällig.

Sorgfältig ausgearbeitete Formeln können mit nur einer falschen Eingabe durcheinander gebracht werden – und so ganze Berichtsstrukturen über den Haufen werfen. Und wenn Daten automatisch über mehrere Tabellenblätter angewandt werden, werden aus einer falschen Eingabe schnell zehn falsche Einträge. So können Sie keiner einzigen berechneten Kennzahl mehr trauen.

Die Automatisierung von Tabellenkalkulationen gleicht also ein wenig einem Kartenhaus. Simpel und großartig, wenn es funktioniert, aber ein kleiner Fehler (wie der versehentliche Klick auf die Backspace-Taste) genügt und alles fällt in sich zusammen.

2. Texterkennung (OCR)

Texterkennung, auch Optical Character Recognition (OCR) genannt, ist die automatische Umwandlung von Papierdokumenten – ob handgeschrieben, getippt oder gedruckt – in digitale Formate.

Die Kreditorenbuchhaltung setzt Texterkennung häufig in der Rechnungsverarbeitung ein, um eine bequemere Verarbeitung und Analyse zu ermöglichen. Wer jemals Papierrechnungen in ein digitales System eingegeben hat, weiß wie wertvoll und nervenschonend die Texterkennung für Teams ist, die ihren Procure-to-Pay-Prozess noch nicht vollständig digitalisiert haben.

Texterkennung macht die lästige manuelle Dateneingabe überflüssig und gibt Kreditorenteams mehr Zeit, sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren. Aber sie hat auch ihre Grenzen: Unbekannte Dokumentformate, eine unleserliche Handschrift und schlechte Druckqualität können ein System dabei beeinträchtigen, Papierdokumente in digitale Daten umzuwandeln: Laut Studien sind selbst die ausgefeiltesten OCR-Lösungen fehleranfällig. Und eben diese Fehler müssen am Ende manuell behoben werden, was wiederum zu mehr Nacharbeit führt, die Sie ja eigentlich vermeiden wollten.

Hinzu kommt: Wenn Daten aus einem Papierdokument fehlinterpretiert werden und direkt in Ihre Systeme einfließen, kann dies schwerer als menschliche Fehler wiegen. Denn ein automatisierter Prozess, der Fehler in die von ihrem Team benötigten Daten importiert, steigert die Fehlerquote um ein Vielfaches.

Sicher, wenn alle Papierrechnungen in einem einheitlichen Format und nach einem einheitlichen Standard erstellt werden, sind diese Probleme umgehbar. Da aber immer mehr Kreditorenabteilungen zu vollständig digitalisierten Procure-to-Pay-Prozessen übergehen, stellt sich die Frage, ob die Investition in eine eigenständige OCR-Technologie überhaupt rentabel ist. Die Tage der Papierrechnungen scheinen jedenfalls gezählt, was den langfristigen Nutzen von Texterkennung fraglich macht.

3. Robotic Process Automation (RPA)

RPA wird oft als kostengünstige Methode zur Effizienzsteigerung eingesetzt und stellt gegenüber Tabellenkalkulationen einen Technologiesprung dar. RPA ist eine unbeaufsichtigte Automatisierungsart – ein fest programmierter „Roboter“, der umgeschrieben werden muss, wenn sich die Anforderungen von Anwendern ändern.

Indem sie menschliche Interaktionen (also Klickpfade) mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen, automatisiert RPA sich wiederholende Aufgaben, die sonst von Mitarbeitern erledigt werden müssten. Traditionell hat sich RPA auf einfache Aufgaben konzentriert, der Forrester Wave Report zu RPA spricht hier von der „Rule of Five“ der Aufgabenautomatisierung. Dazu zählen Aufgaben, die weniger als fünf Entscheidungen, fünf aufzurufende Apps oder 500 Klicks erfordern.

In Kreditorenabteilungen wird RPA häufig eingesetzt, um Daten bei der Erfassung zwischen Systemen und Blättern zu kopieren, sie schnell zu verarbeiten und Routinearbeiten bei der Rechnungsbearbeitung zu harmonisieren.

Der Nachteil: RPA kann zwar einzelne Aufgaben automatisieren, ist jedoch ähnlich fehleranfällig wie automatisierte Tabellenkalkulationen. Da es Klickpfade nachbildet, bricht die Automatisierung zusammen, sobald sich eines Ihrer Kreditorensysteme im Front- oder Backend ändert, und muss dann von Grund auf neu eingerichtet werden. Und ganz ehrlich: Nicht selten bleiben diese Änderungen (und daraus resultierende RPA-Fehler) tagelang unbemerkt – was in einem Berg an Nacharbeit mündet.

RPA ist demnach ideal für die Prozessautomatisierung in Systemen, die nur selten geändert werden. Für Systeme aber, die sich weiterentwickeln oder regelmäßige Schnittstellen-Updates beinhalten, ist RPA kaum eine Lösung.

4. Intelligente Workflow-Automatisierung

Im besten Fall ist Automatisierung flexibel, skalierbar und kann komplexe Fälle, die normalerweise menschliches Urteilsvermögen erfordern, alleine bewältigen.

Doch zu oft ist genau das noch nicht der Fall. Nehmen wir zum Beispiel eine falsche Preisangabe auf einer Rechnung. Die Mehrzahl der Kreditorensysteme erkennt und meldet zwar das Problem automatisch, doch noch immer muss ein Kreditorenspezialist manuell eingreifen, um es zu lösen. Er muss die Bestellung und die Vertragsbedingungen erneut überprüfen, eine E-Mail an den Einkauf senden, um die Änderung zu bestätigen, und am Ende die Rechnung manuell aktualisieren. Und das jedes einzelne Mal.

Mit intelligenter Workflow-Automatisierung können Workflows jedoch so konfiguriert werden, dass die betreffenden Quelldokumente überprüft werden, sobald ein Problem identifiziert wird. Mit vorab definierten Konfidenzstufen können Ihre Systeme den wahrscheinlichsten korrekten Preis ohne menschliche Hilfe ermitteln. Alle relevanten Aktualisierungen können automatisch vorgenommen werden, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

Diese Automatisierungsart ist – im Gegensatz zu RPA – tatsächlich der heilige Gral für effizientere, kostengünstigere und fehlerfreie Prozesse. Sie ist der Schlüssel zur Kreditorenbuchhaltung, wie sie uns schon seit Jahren versprochen wird: Ein System, das Abweichungen völlig autonom erkennt und behebt, und dank komplexer Geschäftslogik im Hintergrund den Eingriff von Mitarbeitern nur bei hochsensiblen Angelegenheiten erfordert.

Was hat das Execution Management System damit zu tun?

Ein Execution Management System (kurz EMS) wie das von Celonis unterstützt Unternehmen bei der Steuerung sämtlicher Facetten der Business Execution und bietet dabei auch Workflow-Automatisierung. Es ist eine neue Technologie-Kategorie, die Ihren Quellsystemen eine intelligente Ebene hinzufügt, Ihre Leistungsfähigkeit misst und bei Bedarf in Echtzeit korrigierend eingreift – indem sie die richtigen Mitarbeiter benachrichtigt, oder Aktionen direkt in Ihren Systemen intelligent automatisiert.

Ein EMS ermöglicht eine KI-gestützte, intelligente und sichere Automatisierung: Sie automatisiert prozessübergreifende, zeitraubende Schritte und gibt Mitarbeitern dabei jederzeit den nötigen Prozessüberblick, um bei sensiblen Fällen einzugreifen. Inwieweit das EMS selbstbestimmte Automatisierungen vornimmt, legen die Nutzer fest.

Weil ein EMS das Backend vollständig automatisiert, ist es belastbarer und skalierbarer als RPA und kann Performance-Lücken besser identifizieren und beseitigen. Und da es im Gegensatz zu RPA nicht hartkodiert ist, bricht es auch nicht bei einer Schnittstellenänderung zusammen.

Das EMS vereint Process Mining, Machine Learning und Automatisierung zu einem intelligenten Execution-Dashboard, mit dem die Performance im gesamten Unternehmen optimiert werden kann. Es kommt abteilungsübergreifend zum Einsatz, um Working Capital freizusetzen, die Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu steigern.

Warum es Zeit für eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist

Obwohl sie oft als glanzlose Back-Office-Funktion verstanden wird, hat die Kreditorenbuchhaltung unbestreitbar Einfluss auf Unternehmensergebnisse. Zu Beginn der Corona-Pandemie wurde das besonders offensichtlich. Finanzleiter mussten so schnell wie möglich Working Capital freisetzen, um das Überleben ihres Unternehmens – und das ihrer Lieferanten – zu sichern. Die einfachsten Hebel dafür sind die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung.

Weil aber jede Rechnung mehrere Datenpunkte enthält, die vom Rechnungseingang bis zur Begleichung manuell erfasst werden müssen, sind Kreditoren- und Debitorenprozesse extrem arbeitsintensiv. Und das schon ohne das Risiko menschlicher Fehler, die jegliche Kosteneinsparungen zunichte machen und sich negativ auf das Working Capital auswirken können.

Genau deshalb ist es an der Zeit, die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren

Die Automatisierung entlastet Ihre Mitarbeiter von manuellen Routinetätigkeiten (wie zum Beispiel Rechnungsfreigabe und -abgleich, Dateneingabe und Zahlungen), damit sie sich auf wertvolle, strategische Aufgaben konzentrieren können, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Was kann ich in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren?

Zu den gängigsten Automatisierungsfällen in der Kreditorenbuchhaltung zählen:

• Bearbeitung und Kategorisierung eingehender Rechnungen: Komplexe Rechnungsformate werden in einem einzigen kategorisierten Workflow gebündelt, damit nicht mehr jede Rechnung einzeln gescannt und deren Daten erfasst werden müssen.
• Routing und Freigabe: Rechnungen werden automatisch an verantwortliche Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet, unterstützt durch eine One-Click-Validierung für maximale Effizienz.
• Datenerfassung und -validierung: Dateneingabe wird beschleunigt und das Risiko menschlicher Fehler eliminiert.
• Rechnungsabgleich und -überprüfung: Rechnungen werden automatisch mit Bestellaufträgen und Belegdokumenten abgeglichen, wodurch manuelle Arbeit und Engpässe vermieden werden.
• Hauptbuchkodierung: gewährt, dass jede Zahl im gesamten Unternehmen schnell und richtig eingegeben wird.

Automatisierung macht Ihren Job nicht überflüssig. Aber sie ist auch keine Allzweckwaffe.

Die Angst, dass Menschen durch mehr Automatisierung ihren Job verlieren, ist unbegründet. Denn das Wegfallen manueller Routineaufgaben bedeutet nicht, dass es nun nichts mehr zu tun gibt. Stattdessen haben Mitarbeiter endlich Zeit für anspruchsvollere, wertschöpfende Aufgaben, die ihre speziellen Fähigkeiten und Fachkenntnisse erfordern.

Vorausgesetzt, Automatisierung wird von vornherein richtig eingesetzt.

Wenn Sie Prozesse vorschnell automatisieren, ohne sie im Detail zu verstehen, ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt. Denn fehlerhafte oder dysfunktionale Prozesse zu automatisieren bedeutet lediglich die Potenzierung vorhandener Ineffizienzen. Genau aus diesem Grund braucht es zuallererst eine gut durchdachte Automatisierungsstrategie.

Eine kluge Automatisierungsstrategie ist die halbe Miete

Die Wahl der richtigen Strategie zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung muss dabei gar nicht kompliziert sein. Je klarer Sie Ihre Anforderungen formulieren, desto einfacher ist es, den richtigen Ansatz zu finden.

Zu den wichtigsten Fragen gehören zum Beispiel: Verwenden Sie ein bzw. mehrere Standard-ERP-Systeme? Und verfügen diese über eine API- oder Microservice-Architektur? Wenn Ihr IT-Team diese Fragen mit „Ja“ beantwortet, dann können Sie wahrscheinlich von einem EMS profitieren, das konfigurierbar und skalierbar ist und komplexe Geschäftslogik unterstützt.

Falls die Antwort „Nein“ lautet – und Ihre zu automatisierenden Prozesse nicht geschäftskritisch sind – kann überwachte RPA oder eine individuelle Lösung besser geeignet sein. RPA eignet sich am besten für Frontend-Anwendungsfälle, da bei diesen ein klarer Klickpfad erforderlich ist, der Benutzerinteraktionen nachbildet. Sie sollten sich jedoch sicher sein, dass sich die Prozesse, Aktionen und Quellsysteme, in denen Sie RPA anwenden, nicht ändern. Denn jede Änderung führt dazu, dass der fest definierte Klickpfad nicht mehr funktioniert und Ihre Automatisierung zusammenbricht. Hier ist Vorsicht geboten, gleichbleibende Prozesse sind eine seltene Spezies.

Zu Beginn sollten Sie sich also genau überlegen, was Sie automatisieren wollen und warum. Denn ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener Ansatz bei der Automatisierung hilft nicht nur dabei, Automatisierungsoptionen einzugrenzen, sondern auch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Mit einer gut durchdachten Strategie, die auf die Hauptursachen von Effizienzverlusten abzielt, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Execution Capacity (also Leistungsfähigkeit) zu messen, die richtige Vorgehensweise zur Beseitigung von Performance-Lücken zu identifizieren und die Ergebnisse für Ihr gesamtes Unternehmen zu verbessern.

Wo soll ich mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung anfangen?

Die Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung kann schnell wie ein Mammutprojekt wirken, wenn Sie nicht wissen, wo Sie am besten anfangen. Ein bewährter Trick ist, sich auf die gängigsten und zeitaufwendigsten Prozesse zu konzentrieren – vor allem, wenn Sie wissen, dass es in diesen Prozessen oft zu problematischen Engpässen kommt.

Egal ob Sie wissen, wo Ihre Performance-Lücken (wir nennen Sie Execution Gaps) liegen oder nicht – mit einer Technologie wie Process Mining lässt sich bestens überprüfen, wo Ihre größten Ineffizienzen liegen. Process Mining extrahiert Event-Log-Daten aus Ihren Transaktionssystemen und erstellt ein Echtzeitbild Ihrer Prozesse. Auf diese Weise können Sie im Handumdrehen Execution Gaps identifizieren, die Ihrer Performance im Weg stehen.

Außerdem haben wir bereits die sechs häufigsten Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung identifiziert, von denen jede ein guter Ausgangspunkt für die Automatisierung sein kann.

Ein guter Ansatzpunkt sind zum Beispiel elektronische Bestellungen und Rechnungen. Weil die digitale Transformation voranschreitet, die Heimarbeit zunimmt und Menschen sich immer mehr an digitale Dokumente gewöhnen, glauben wir, dass die Zeit der Papierrechnungen endgültig vorbei ist.

Die Automatisierung kann nicht nur die Verarbeitung von Papierrechnungen (solange es sie noch gibt) beschleunigen, mit Hilfe von KI und Machine Learning ermöglicht sie auch eine berührungslose Datenerfassung und -abstimmung. Arbeitsabläufe werden dadurch beschleunigt und das Risiko menschlicher Fehler gänzlich beseitigt.

Es lohnt sich auch, über automatisierte Freigabe-Workflows nachzudenken. Die Rate fristgerechter Zahlungen ist abhängig von der Zahl der Genehmigungen, die eine Rechnung durchlaufen muss. Durch den Einsatz von Tools wie Three-Way-Matching – entwickelt, um Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingangsbestätigungen abzugleichen, ohne dass menschliche Eingaben erforderlich sind – können Sie in allen Geschäftsbereichen Zeit und Geld sparen.

Mit diesen einfachen und grundlegenden Anwendungsfällen kann jeder den ersten Schritt machen. Sobald Sie diese in den Griff bekommen haben, können Sie zu intelligenten Workflows (wie der oben genannten Preisänderung auf Rechnungen) übergehen, die Möglichkeiten sind hier grenzenlos. Und zu guter Letzt: Egal welchen Prozess Sie zuerst automatisieren wollen, Sie sollten einen Anbieter wählen, der die Erfahrung und die datengesteuerte Plattform bietet, um Ihre Strategie in greifbare Ergebnisse umzusetzen.