6 KPIs, die Sie in der Kreditorenbuchhaltung kennen sollten

Wenn Sie nur auf Kosten und Schnelligkeit optimieren, lassen Sie sich wertvolle Potenziale hinsichtlich Ihres Working Capitals entgehen. Oder, wie Celonis-Finanzchef Guido Torrini es ausdrückt: „Die Kreditorenbuchhaltung ist eine kostenlose Cash-Quelle und sollte auch so behandelt werden.”

Um eine erstklassige Kreditorenbuchhaltung zu führen, sollten Sie also mehr als nur die Kosten pro Rechnung im Blick haben. Konzentrieren Sie sich lieber auf die KPIs, die sich tatsächlich auf Ihre strategischen Ziele auswirken können, wie z.B. Kreditorenlaufzeit (DPO), pünktliche Zahlungen und die Skontoquote. Das sind die KPIs, die sich auf Ihre Liquidität und Ihre Rentabilität auswirken – und während einer Pandemie Ihren Cash Flow sichern können.

Noch nicht überzeugt? Dann stimmt diese Zahl Sie vielleicht um. Allein durch die Optimierung ihres Zahlungsverhaltens können Unternehmen laut einer Studie der Hackett Group ihre Liquidität um bis zu 358 Milliarden US-Dollar steigern. Demgegenüber sind Ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung nur ein Tropfen auf dem heißen Stein.

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Deswegen haben wir in diesem Blog die sechs wichtigsten KPIs zusammengetragen, die jede Kreditorenbuchhaltung messen sollte. Sehen Sie, wo verborgene Potenziale in der Kreditorenbuchhaltung schlummern – und nutzen Sie die Best-in-Class-Kennzahlen als externen Benchmark, um Handlungsempfehlungen für Ihre Abteilung abzuleiten.

KPI #1 — Kreditorenlaufzeit (DPO)

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Die Kreditorenlaufzeit, auch Days Payable Outstanding (DPO) genannt, ist eine der gebräuchlichsten Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung. Kein Wunder, schließlich lässt sich über sie am leichtesten das Betriebskapital steuern. Die Kreditorenlaufzeit ist ein Indikator dafür, welche Auswirkungen Ihre Abteilung auf den Cash Conversion Cycle, also die Geldumschlagsdauer des Unternehmens hat. Mit anderen Worten, diese Kennzahl sollten Sie zur Hand haben, wenn Sie Ihren Chef um eine Gehaltserhöhung bitten.

Natürlich ist die DPO branchenabhängig. Aber selbst ein branchenübergreifender Vergleich kann zeigen, wo Sie stehen, wenn es um die Aushandlung neuer Zahlungsbedingungen oder die Optimierung des Zahlungsverhaltens geht.

Laut dem Working Capital Index von JP Morgan lag die durchschnittliche Kreditorenlaufzeit bei S&P 1500-Unternehmen im Jahr 2018 bei 48,7 Tagen. Seien wir ehrlich – niemand legt seine Zahlungsbedingungen auf 48,7 Tage netto fest. Jedes Unternehmen will seine DPO erhöhen – denn warum unnötig Betriebskapital binden, wenn es stattdessen satte Zinsen auf Ihrem Bankkonto bringen könnte? Nur ist es kaum realistisch, die Zahlungsbedingungen jeder einzelnen Rechnung zu prüfen und so Ihre DPO zu optimieren.

Unternehmen wie Fresenius Kabi nutzen deshalb Process Mining. Mithilfe der Celonis Operational App für die Kreditorenbuchhaltung sind sie in der Lage, die DPO – neben anderen KPIs – zu verfolgen und die Ursachen für eine schwache Kreditorenlaufzeit zu ermitteln. So sehen Sie zum Beispiel, welche Lieferanten einen negativen Einfluss auf Ihre Kreditorenlaufzeit haben und wo die Zahlungsbedingungen zwischen Rechnung und Bestellung abweichen.

„Mit einem Klick können Manager die Zahlungsbedingungen für diese Lieferanten aktualisieren und das Problem auf Rechnungsebene, aber auch auf Systemebene lösen – für jede zukünftige Rechnung dieses Lieferanten“, erklärt Jan Fuhr, Leiter Process Mining bei Fresenius Kabi. Durch die Optimierung seiner Zahlungsbedingungen hat Fresenius seine Kapitalkosten bereits um mehr als 500.000 Euro gesenkt.

KPI #2 — Rate fristgerechter Zahlungen

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Nach unserer Erfahrung beginnen die meisten Kreditorenbuchhaltungen mit einer Rate fristgerechter Zahlungen von durchschnittlich 35%. Das ist ziemlich niedrig, wenn man bedenkt, dass fristgerechte Zahlungen die ureigenste Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist.

Zahlen Sie zu früh, binden Sie unnötig Betriebskapital, wie wir beim Blick auf die Kreditorenlaufzeit gesehen haben. Zahlen Sie aber zu spät, kann das eine Geldstrafe nach sich ziehen (wie beispielsweise in Frankreich).

Wir haben Hunderten von Accounts Payable-Departments bei der Optimierung fristgerechter Zahlungen geholfen. Und eine der häufigsten Ursachen für verspätete Zahlungen sind verspätete Rechnungen. Leider haben Sie aber genau darauf oft wenig Einfluss, z.B. wenn Ihre Lieferanten Rechnungen manuell schicken, obwohl sie auf EDI laufen. Manchmal liegt es aber auch einfach daran, dass diese Rechnungen seit drei Wochen in Ihrem E-Mail-Postfach liegen.

Das Shared Services Center der Deutschen Telekom erreichte mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen und automatisierten Prozessschritten eine Rate pünktlicher Zahlung von über 90%. Eine Rate, die ganze 60% über dem Durchschnitt liegt! Und es gibt keinen Grund, warum Sie diesen Wert nicht auch anstreben sollten.

KPI #3 — Skontorate

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Natürlich müssen Sie auch Ihre Skonti im Auge zu behalten. Schließlich hat sich Ihre Beschaffungsabteilung die Mühe gemacht, diese auszuhandeln. Wenn Sie Skonti nicht nutzen, lassen Sie sich ganz einfach Geld durch die Lappen gehen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie möglicherweise auch Ihre gesamte FP&A-Planung über den Haufen werfen, wenn Sie Skontoerträge bei der jährlichen Einnahmenberechnung berücksichtigt haben.

Wenn Sie keine gegenteilige Strategie verfolgen (also sich zum Beispiel gerade jetzt auf Liquiditätssicherung und die Optimierung Ihres Betriebskapitals konzentrieren), können Sie mit gezogenen Skonti sehr einfach Ihre Gewinnspannen erhöhen.

Und doch nehmen die meisten Unternehmen weniger als 27% aller Skontoangebote tatsächlich wahr.

Um von Skonti zu profitieren, müssen Sie jedoch nicht mühsam Zahlungsbedingungen manuell vergleichen, E-Mails nach den aktuellsten Vereinbarungen durchkämmen, oder Ihre Metadaten durchforsten, um zu sehen, ob Sie tatsächlich Kapital aus Skontoangeboten geschlagen haben oder nicht. Die richtigen Analysefunktionen können das ganz automatisch für Sie erledigen.

Geben Sie sich nicht mit dem Durchschnitt zufrieden. Messen Sie sich mit den besten Unternehmen – jene, die laut der P2P-Benchmarkstudie von Zycus und Hackett mindestens 80% ihrer Skonti ziehen. Und die allerbesten, wie die Deutsche Telekom, erreichen bis zu 96%.

KPI #4 - Rate doppelter Zahlungen

Natürlich wollen Sie Rechnungen nicht zweimal bezahlen. Aber wissen Sie überhaupt, ob und wie häufig Ihnen dieser Fehler unterläuft?

Häufig sehen wir Raten doppelter Zahlungen in der Größenordnung von 0,1 bis 0,5%, teilweise sogar bis zu 1,5%. Das mag sich vielleicht nach wenig anhören, aber wenn Sie diesen Wert mit Ihren gesamten Ausgaben in der Kreditorenbuchhaltung multiplizieren, kommt schnell ein größerer Betrag zusammen.

Manchmal ist Betrug die Ursache für doppelte Zahlungen; häufiger ist es jedoch nur ein einfacher Fehler seitens des Lieferanten. So kann dieser zum Beispiel mehrere Datensätze für verschiedene Tochtergesellschaften Ihres Unternehmens haben. Schickt er eine Rechnung an mehrere Ihrer Tochtergesellschaften, sind doppelte Zahlungen fast schon vorprogrammiert.

Dabei ist es kein Ding der Unmöglichkeit, doppelte Zahlungen komplett zu eliminieren, wenn Sie in der Lage sind, sie automatisch über Regionen und ERP-Systeme hinweg zu identifizieren. Die meisten ERP-Abgleichtechnologien erfassen zwar nicht die Art von winzigen Tippfehlern, die zu doppelten Zahlungen führen können. Aber Machine Learning-Algorithmen können genau darauf trainiert werden, — und wenn diese Algorithmen präkonfiguriert sind, umso besser. „In einem Unternehmen unserer Größenordnung, mit Milliarden von Zahlungen pro Monat, ist die Behebung doppelter Zahlung extrem wichtig“, sagt Peter Tasev, Senior VP of Procure-to-Pay bei Deutsche Telekom Services Europe.

Das Shared Services Center der Deutschen Telekom nutzt Machine Learning, um alle ausgehenden Zahlungen zu vergleichen und Mitarbeiter auf Doppelzahlungen hinzuweisen. So hat die DTSE 3 Mio. Euro eingespart — und auch alle zukünftigen Doppelzahlungen blockiert.

KPI #5 - Rate automatisch verarbeiteter Rechnungen

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Nur weil Kosten und Zykluszeiten nicht die einzigen KPIs sind, um die Sie sich kümmern sollten, heißt das nicht, dass sie nicht wichtig sind.

Automatisch verarbeitete Rechnungen haben einen enormen Einfluss auf Bearbeitungskosten und -zeiten und ersparen Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie in höherwertige Aufgaben investieren können.

Die besten Kreditorenbuchhaltungen erreichen eine Quote von 85% automatischer Rechnungen – dank intelligenter Anwendung von Analytik, Automatisierung und KI können sie so häufige Herausforderungen wie fehlerhafte Rechnungsfelder oder fehlende Unterlagen bewältigen.

Sind Sie noch nicht ganz so weit? Dann sind Sie nicht allein. Wir „Normalsterbliche“ können im Allgemeinen nur 27% der elektronischen Rechnungen direkt und ohne menschliches Eingreifen verarbeiten.