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Wie das Shared Services Center der Deutschen Telekom über 66 Mio. € einsparte

Die Deutsche Telekom Services Europe sparte mit Celonis über 66 Mio. € bei der Optimierung ihres Procure-to-Pay-Prozesses. Das Ergebnis: maximierte Einsparungen durch strategischen Einkauf, weniger doppelte Zahlungen und mehr gezogene Skonti.

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Erfolg ist kein Ziel, sondern eine kontinuierliche Reise.

Für die Deutsche Telekom Services Europe (DTSE) – ein Tochterunternehmen der Deutschen Telekom – bedeutet Erfolg, innovative und hochkarätige End-to-End-Prozesse für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

Das Shared Services Center vereint die Funktionen Accounting, Reporting, Einkauf und HR und hat einen hochgradig digitalisierten Beschaffungsprozess („Procure-to-Pay“) für die gesamte Deutsche Telekom AG etabliert. Die

Servicegesellschaft wickelt dabei sämtliche Prozesse im Einkauf und Accounting ab (von Verhandlungen, Kaufanfragen und dem Auftragsmanagement bis hin zur Rechnungsstellung und -begleichung), so dass sich andere Abteilungen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Die Deutsche Telekom hat hiermit eine innovative Unternehmensstruktur etabliert, sagt Peter Tasev, Senior Vice President Procure-to-Pay bei der TSE. „Den Einkauf und die Kreditorenbuchhaltung unter einem Dach zu haben, ist nicht besonders üblich oder zumindest nicht so üblich, wie es sein sollte.“

Die End-to-End-Digitalisierung der Wertschöpfungskette – von der Bestellanforderung im Einkauf bis zur Überprüfung des Zahlungsstatus’ in der Kreditorenbuchhaltung – ist eine Mammutaufgabe, die nicht nur Durchhaltevermögen, sondern auch die richtige Technologie erfordert. „Wir wollten, dass alle mit den gleichen standardisierten Strukturen, Prozessen und Daten arbeiten“, sagt Tasev.

Auf Spurensuche nach Ursachen für Ineffizienzen

Der Procure-to-Pay-Service der DTSE bearbeitet jedes Jahr über 2 Millionen Bestellpositionen mit einem Bestellvolumen von mehr als 7 Milliarden Euro und fast 9 Millionen Rechnungen.

Der gesamte Beschaffungsprozess muss daher einwandfrei funktionieren. Jede kleinste

Ineffizienz kann Millionenverluste verursachen.

Die größte Herausforderung für Peter Tasev und sein Team bestand darin, die riesigen Datenmengen zu nutzen, die täglich im Shared Services Center zusammenlaufen. Zwar hatte die DTSE sämtliche Kernprozesse erfolgreich digitalisiert und war sich vereinzelter Prozessschwachstellen durchaus bewusst. Doch ihnen fehlte einfach das Werkzeug, die Ursachen dieser Ineffizienzen aufzuspüren und zu beseitigen.

● Doppelte Zahlungen an Händler führten zu hohen Cash-Verlusten.

● Zahlungssperren behinderten die Skontoziehung.

● Suboptimale Liefertreue verursachte empfindliche Strafen.

● Mitarbeiter verschwendeten Zeit durch transaktionale Tätigkeiten mit geringem Mehrwert.

● Diskussionen und letztendlich Geschäftsentscheidungen basierten auf subjektiven Erfahrungen und nicht auf Daten.

Um die Schwachstellen in ihren Prozessen zu erkennen und zu beseitigen, setzte die DTSE auf Process Mining.

Wie die DTSE mit Celonis seine Datenanalyse revolutionierte

Durch die Verknüpfung von Daten aus mehr als zehn Quellsystemen – wie SAP Ariba und Salesforce – gewann die DTSE eine beispiellose Transparenz ihrer Prozessabläufe. „Ich war verblüfft, als ich zum ersten Mal gesehen habe, wozu Celonis fähig ist. Es gibt einfach nichts

Vergleichbares auf dem Markt“, sagt Tasev.

peter-tasev
„Sobald wir Celonis eingerichtet hatten, gab es diesen 'Wow'-Moment. Zum ersten Mal haben wir gesehen, wie unsere Prozesse wirklich ablaufen und konnten direkt Ineffizienzen aufdecken.“
Peter Tasev
SVP Procure-to-Pay
, Deutsche Telekom Services Europe

Dank des dauerhaften Echtzeit-Einblicks über ihre Prozessabläufe konnte die DTSE

nicht nur neue KPIs definieren, sondern auch ein Frühwarnsystem für abweichende Kennzahlen entwickeln.

„Celonis ist wirklich bahnbrechend“, fügt Christian Unterbusch, Vice President, Strategic & Operational Steering, Procure-to-Pay bei der DTSE, hinzu. „Durch den Einsatz von Process Mining haben wir eine vollständig datengesteuerte Organisation im Procure-to-Pay-Bereich geschaffen.“ Ein Ziel, das das Shared Services Center seit fast einem Jahrzehnt verfolgt hatte.

€40M
jährliche Einsparungen durch gezogene Skonti
12 Mio. €
Einsparungen durch strategischen Einkauf
10 Mio. €
Einsparungen in der Beschaffung in 2019
  1. Skonti maximiert: Echtzeit-Reports zur Freigabe gesperrter Rechnungen

    verhalfen der DTSE zu einer Cash Discount-Rate von 96 % und führen zu

    zusätzlichen Einsparungen in Höhe 40 Mio. € pro Jahr.

  2. Fristgerechte Zahlungen: Die Celonis Action Engine priorisiert Rechnungen

    automatisch, um die Quote fristgerechter Zahlungen voranzutreiben. Mit

    Hilfe von Echtzeitwarnungen und automatisierten Prozessschritten

    erreichte DTSE eine Rate pünktlicher Zahlungen (On-time-Payment-Rate)

    von über 90%.

  3. Automatisierung gesteigert: Die DTSE erhöhte die No-Touch-Rate im

    Auftragsmanagement deutlich, was Kapazitäten für den strategischen

    Einkauf freisetzte. Das Ergebnis: taktische Einsparungen in Höhe von 12 Mio.

    €. Effizientere Prozesse bedeuten, dass Bestellungen jetzt in über 90% der

    Fälle perfekt abgewickelt werden – also “first-time-right” sind.

  4. Doppelte Zahlungen abgeschafft: Die DTSE führte außerdem eine Echtzeitanalyse für doppelte Zahlungen ein. Durch den Einsatz der Celonis Action Engine, die alle ausgehenden Zahlungen vergleicht und Mitarbeiter auf potenzielle doppelte Zahlungen hinweist, hat die DTSE 3 Mio. € eingespart - und künftige doppelte Zahlungen dauerhaft blockiert.

  1. Vertragsstrafen durchgesetzt: Die DTSE analysiert systematisch Verträge auf deren Vertragsstrafenoptionen. Als Ergebnis erhielt sie allein 2019 ca. 1,6 Mio. € an Vertragsstrafen.

„Unsere internen Deutsche Telekom-Kunden profitieren enorm von Celonis“, fasst

Christian Unterbusch zusammen und nennt das Auftragsmanagement als

Beispiel. „Mitarbeiter, die in der Vergangenheit transaktionale Tätigkeiten mit

geringem Mehrwert erledigt haben, haben jetzt mehr Zeit für das Sourcing von

Lieferanten oder die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen. Dadurch

können unsere Teams jährlich Einsparungen in Millionenhöhe erzielen.“

“2019 konnten wir durch Celonis mehr als 10 Mio. € im Bereich Beschaffung

einsparen.”

Christian Unterbusch, VP of Operational and Strategic Steering Procure-to-Pay,

Deutsche Telekom AG

Aktuell konzentriert er sich darauf, die Process Mining-Technologie von Celonis

abseits des Procure-to-Pay-Prozesses im gesamten Unternehmen zu etablieren –

und so unternehmensweit eine datengetriebene Entscheidungsfindung zu

ermöglichen.

Deutsche Telekom im Flow

Mit diesem Ziel vor Augen richtete die DTSE ein sogenanntes Center of Excellence für Process Mining ein. Als Schnittstelle zwischen IT, Data Scientists, Data Analysts, Business Analysts sowie Führungskräften deckt das Team alle Bereiche des Process Mining-Zyklus’ ab, von der Datenerfassung über die Prozessanalyse und -optimierung bis hin zum End-to-End-Monitoring von KPIs.

peter-tasev
„Process Mining liefert einen erheblichen Mehrwert, indem es uns dabei unterstützt, Ineffizienzen aufzudecken, Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen in Echtzeit zu identifizieren, entsprechende KPIs zu definieren und diese kontinuierlich zu überwachen.“
Peter Tasev
SVP Procure-to-Pay
, Deutsche Telekom Services Europe

„Was Celonis von anderen Tools unterscheidet, ist, dass alle Mitarbeiter die gleiche Sicht auf die Daten haben. Alle haben so dieselbe Wahrheit“, sagt Michael Gudel, Projektmanager für Celonis. Denn dank der objektiven Einsicht in Prozessabläufe bringt Process Mining alle Teams im Unternehmen auf einen gemeinsamen Kurs.

Keine subjektiven Meinungen mehr. Kein Rätselraten.

1,500
Celonis users
150
use cases

„Unsere Mitarbeiter aus dem ICS*, Qualitätsmanagement, Finanzbereich, Controlling und

dem Technologiebereich diskutieren nun gemeinsam End-to-End-Prozessverbesserungen mit der Celonis-Technologie“, sagt Peter Tasev.

Mittlerweile nutzen 1.500 Mitarbeiter Celonis für 150 Anwendungsfälle („Use Cases“) in der

gesamten Deutsche Telekom-Gruppe. „Wirklich alle nutzen Celonis - von der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, über den Einkauf, die Personalabteilung, den Kundenservice bis hin zu Audit Compliance“, sagt Gudel.

Nächster Schritt zur Prozessexzellenz: Künstliche Intelligenz

Aber wenn Erfolg eine Reise ist, dann hat die Mission der Deutsche Telekom Services

Europe gerade erst begonnen.

Bis 2021 will die DTSE Celonis in weiteren Unternehmensbereichen einführen, darunter im Supply Chain Management und der Customer Journey. Mithilfe von Celonis will die DTSE ihren internen Kunden auch Predictive Analytics liefern, um Prognosen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz treffen zu können. „

Wir wollen Prozessintelligenz auf die nächste Ebene bringen und KI in unsere

Prozesse implementieren“, sagt Michaela Drost, AI Incubator Program Co-Lead bei der DTSE.

Mit Hilfe der Process Mining-Technologie von Celonis kann ihr Team die vielversprechendsten Anwendungsfälle für den Einsatz von KI aufdecken, die richtigen Technologien auswählen und deren Business Impact überwachen.

„Meine Vision für meinen Geschäftsbereich ist, dass in fünf Jahren niemand mehr unser Transaktionssystem anfasst, es sei denn, die KI gibt die Aufforderung oder Empfehlung dazu“, sagt Peter Tasev.

Eine Vision, die einmal mehr beweist, dass Innovation in der DNA der Deutschen Telekom liegt. Wenn Erfolg eine Reise ist, ist die DTSE bereits auf einem guten Weg.

* Internal Control System der Deutsche Telekom AG

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