Automatización robótica de procesos en la banca: cómo eliminar los flujos de trabajo manuales y reducir los costes

RPA en la banca

Los clientes esperan servicios financieros ultrarrápidos y sin complicaciones, con una interacción mínima y, desde luego, sin solicitudes de información repetidas. Las presiones regulatorias que siguen aumentando, junto con la evolución de los riesgos de fraude y delitos financieros, también exigen una mayor eficiencia y precisión en las operaciones bancarias.

La transformación digital es clave para que los bancos cumplan con estas expectativas y –
como el director del Sector Bancario de Celonis, Joaquim Nogueira, escribió en su reciente compendio sobre el panorama de la transformación bancaria, la transformación debe ser una actividad continua de aumento de la eficacia operativa y mejora de la experiencia del cliente.

Una forma de permitir la transformación y mejora continuas es identificar procesos para agilizar y optimizar mediante la automatización bancaria. Celonis ha observado cómo la automatización ha ayudado recientemente a un banco global a identificar 11,6 millones de dólares en liquidez atrapada, por ejemplo.

Delegar tareas de menor valor también puede reducir drásticamente la carga de trabajo manual que se acumula para los equipos bancarios, lo que permite una mayor capacidad de respuesta y agilidad. También se libera tiempo para actividades de mayor valor, como la planificación estratégica, para adelantarse a los cambios en la normativa. O bien, ese tiempo puede reinvertirse en mejorar el servicio al cliente en procesos como las solicitudes de tarjetas de crédito, donde el 61% del personal bancario atribuye las malas experiencias a la gestión de un gran volumen de solicitudes manuales.

Así que permitidme presentaros al héroe de nuestra historia: el humilde robot.

¿Qué es RPA y por qué deberías confiar en los bots para mejorar los procesos manuales?

Los bots han sido algo eclipsados en el mundo de la automatización por los avances más llamativos de la inteligencia artificial y las soluciones basadas en agentes. Pero hay mucho que decir sobre la automatización robótica de procesos (RPA), donde las riendas de las tareas y actividades estandarizadas, repetitivas y rutinarias se entregan a robots de software especializados.

Un bot RPA no es autónomo como un agente de IA, así que no puedes confiarle la toma de decisiones complejas sobre el proceso bancario. Sin embargo, los robots de RPA son los caballos de batalla ideales para el tipo de tareas repetitivas de gran volumen pero poco valor que pueden robar tiempo a los equipos bancarios y provocar cuellos de botella. Todo lo que necesitan los bots de RPA es un conjunto de pasos a seguir coherente, predecible y estructurado.

Pensemos en un proceso basado en reglas, como la apertura de cuentas y la aprobación de solicitudes. La automatización RPA puede cubrir la transferencia básica de información de los clientes desde las solicitudes a los sistemas empresariales. También puede utilizar los datos de los clientes de las solicitudes de los usuarios para calcular el umbral de riesgo (por ejemplo, la probabilidad de que cumplan con los pagos) y cotejarlos con los criterios de aceptación predeterminados del banco. Incluso si un banco no confía la responsabilidad exclusiva de su proceso de aprobación de créditos a un bot de RPA, este tipo de comprobación inicial puede reducir significativamente la carga de trabajo de los profesionales bancarios humanos.

Por lo tanto, la RPA puede ser un buen punto de entrada a una automatización más avanzada de los procesos empresariales o una «victoria rápida» que pone a prueba los beneficios para las operaciones de un banco. La RPA puede impulsar el camino de una institución financiera hacia el valor y unirse al 55 % de los líderes empresariales que utilizan la automatización para reducir los costes y los requisitos de recursos en los próximos 12 meses, según nuestro informe de optimización de procesos de 2025.

Cómo la inteligencia de procesos apoya la RPA en la banca

Si deseas establecer qué procesos se beneficiarían de la automatización de RPA, necesitas la visibilidad fundamental para ver cómo se ejecutan realmente. Las instituciones financieras pueden utilizar la inteligencia de procesos para obtener esa transparencia en tiempo real y de extremo a extremo.

La inteligencia de procesos revela información sobre la conformidad de los procesos, los KPI y el análisis del flujo de trabajo, para que las empresas puedan identificar cualquier paso manual que pueda automatizarse con la tecnología RPA. Al consolidar los datos en toda la organización bancaria, la inteligencia de procesos proporciona a los robots RPA un acceso fiable, preciso y sin fisuras a la información empresarial que necesitan para realizar sus operaciones. Y después de la implementación de RPA, las empresas bancarias pueden usar la inteligencia de procesos para monitorizar el rendimiento de los procesos como parte de la transformación digital continua.

Un banco universal alemán ejemplifica cómo la inteligencia de procesos ayuda a visualizar claramente las oportunidades y el impacto de la RPA en una empresa. Los equipos del banco sabían que la tasa de automatización en algunas partes del negocio no era óptima, pero la inteligencia de procesos les permitió comprender objetivamente cuánto tiempo se estaba desperdiciando. El banco aumentó la aceptación de sus equipos al compartir esta información, junto con una visión modelada de las mejoras que se lograrían al automatizar los procesos manuales.

Con la inteligencia de procesos, los bancos pueden activar y controlar los bots de RPA con los flujos de acción de Celonis. La combinación de estas herramientas te permite activar bots de RPA utilizando información en tiempo real de toda la empresa, lo que los hace hiperreceptivos a los cambios y eventos en todo el panorama de procesos. Cuando los bancos configuran, programan y utilizan los RPA con Action Flows, pueden automatizar varios pasos del proceso, cada uno realizado por robots de RPA, en un solo flujo de trabajo, sin necesidad de activarlos manualmente.

Veamos algunos ejemplos de procesos bancarios manuales que son ideales para RPA.

Casos de uso de RPA en la banca

Implementa la RPA para eliminar los flujos de trabajo manuales de tus operaciones bancarias y pronto oirás el «aumento» del ahorro de costes. Con los robots de RPA realizando el trabajo administrativo, los empleados se vuelven más productivos, ya que pueden gestionar las consultas de los clientes de manera más eficiente e invertir más atención en lo que realmente se valora. La RPA también aumenta la satisfacción de los empleados además de la eficiencia operativa, ya que los equipos bancarios pueden dedicar su tiempo a actividades más gratificantes e impactantes que a tareas mundanas y procesos administrativos.

He aquí algunos puntos por los que cualquier empresa del sector bancario puede empezar a introducir procesos RPA:

Cumplimiento normativo

La RPA puede ayudar a tu organización bancaria a mantenerse al día con la constante oleada de cambios normativos (tanto en las políticas internas como externas), ya que los bots se pueden programar para que apliquen automáticamente las actualizaciones de la legislación a los procesos. Esto facilita la presentación de informes regulatorios a tiempo, al tiempo que reduce el riesgo de multas por pasos regulatorios fallidos.

Detección de fraude

La implementación de la RPA también puede respaldar otro desafío fundamental para las empresas bancarias, ya que reduce la vulnerabilidad a las actividades financieras fraudulentas. Un bot de RPA puede analizar y procesar grandes volúmenes de transacciones, en tiempo real, de forma más eficiente que la fuerza laboral humana y con menos recursos.

Selección de clientes

Al igual que los procesos de RPA pueden filtrar transacciones, una institución financiera también puede utilizar esta tecnología para reducir las intervenciones manuales en los cheques de los clientes. La implementación de RPA en el proceso de aprobación de créditos puede reducir los costes de selección de clientes y los tiempos de espera del servicio de atención al cliente. En Celonis, hemos ayudado a uno de los bancos universales más grandes de Europa a tramitar las solicitudes de crédito cuatro veces más rápido y a abrir el 98 % de las cuentas bancarias a tiempo, gracias a la automatización de procesos.

Operaciones comerciales

La automatización de los procesos de pago con RPA puede mejorar la precisión y la puntualidad de las transacciones, al tiempo que acelera el flujo de caja en el negocio. Un banco de inversiones global utilizó la automatización de procesos para reducir los puntos de contacto manuales en las operaciones en un 35 %, lo que redujo tanto el tiempo del ciclo como el esfuerzo por apoyar las operaciones comerciales. Además, un banco africano automatizó las liquidaciones de pagos para los pagos transfronterizos salientes, lo que aumentó su capacidad de tramitación de pagos un 18 % y redujo el tiempo del ciclo en más de un 30 %.

Conciliación de cuentas

Los bots de RPA pueden cotejar transacciones utilizando datos de los sistemas de su empresa y señalar las excepciones para que sean revisadas por personas, lo que reduce el número de discrepancias en los pagos. Esta automatización le ahorró a un cliente bancario de Celonis 25 000 horas de conciliación manual de documentos.

Procesamiento de transacciones

Para evitar el riesgo de que se dupliquen las transacciones, se pueden utilizar los bots de RPA para supervisar las versiones de la misma transacción en los sistemas de procesamiento de pagos. Esto puede reducir las fugas, minimizar las enmiendas y evitar las conciliaciones.

Esta variada muestra de oportunidades te da una idea del valor empresarial que ofrece la RPA. Obtén más información sobre el papel de la automatización y la IA en la banca aquí, o consulta nuestra guía para obtener más información sobre cómo la inteligencia de procesos promueve una banca verdaderamente adaptativa.