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Migration SAP S/4HANA : une grande marque mondiale de PGC réussit sa transformation grâce à l'implication de sa direction

Une marque mondiale de produits de grande consommation migre actuellement vers SAP S/4HANA avant l’échéance de décembre 2027. L’entreprise opère à l’échelle mondiale. 

Cette transformation exige une collaboration entre les équipes internes et plusieurs partenaires externes dans différentes régions, notamment des consultants et des fournisseurs de technologies. Chacun dispose de ses propres méthodes pour piloter les projets de transformation.

L’entreprise adopte une approche axée sur les processus.

Elle utilise Celonis pour éclairer, orienter et rationaliser la migration dans toutes les fonctions et sur tous les marchés, tout en soutenant les opérations courantes.

Tous les partenaires travailleront donc avec cette technologie, même si ce n’est pas leur approche habituelle des initiatives de transformation. Avec autant d’acteurs susceptibles d’avoir des priorités concurrentes, la migration risque réellement de devenir ingérable. Des frictions peuvent survenir entre les partenaires. Chaque entreprise peut aussi tirer dans une direction différente.
 Définissez les périmètres d’intervention et veillez à ce que les partenaires les respectent Pour réussir un projet de transformation d’entreprise, vous devez obtenir l’adhésion des dirigeants.

Pour un projet de cette envergure impliquant autant de partenaires, l’alignement de la direction est essentiel.

Dans ce cas, la direction a instauré une approche de la migration axée sur les processus. Elle joue un rôle déterminant dans l’accompagnement de la transition. Les dirigeants ont défini un cadre clair. Ils ont clarifié les rôles et responsabilités de chaque partenaire afin que chacun reste dans son périmètre d’intervention. Lors d’une réunion marquante, le président et le directeur financier d’une région ont même réuni tous les partenaires clés et fournisseurs de technologies.

L’objectif était de s’assurer que chacun travaille en bonne intelligence.

Secteur public : surmonter la résistance au changement grâce à la formation et à la montée en compétences

Cette posture de leadership affirmée favorise une culture de collaboration. L’entreprise, ses partenaires et ses fournisseurs de technologies travaillent ensemble. Ils avancent au même rythme pour maintenir le projet de transformation sur la bonne voie. Celonis facilite cette collaboration en aidant les partenaires dans leurs initiatives de transformation. La plateforme leur permet aussi de savoir comment et quand appliquer la technologie. Des réunions régulières et une communication continue permettent à chacun de rester aligné.

Toutes les équipes se mobilisent pour donner au client les moyens de réussir.

En donnant l’impulsion, les dirigeants les plus hauts placés de la marque clarifient leurs attentes et mettent toutes les chances du côté de la transition. Remarque : texte rédigé en septembre 2024 Section Metadata modal-hash modal-cpg Un organisme public surmonte la résistance au changement grâce à l’accompagnement et à la formation Un organisme public a découvert un problème majeur : certains articles étaient achetés bien en dehors du processus d’approvisionnement.

L’équipe chargée de l’évaluation des risques et de la conformité a très rapidement adopté Celonis.

Elle a ainsi pu mieux suivre la situation et résoudre le problème. Mais l’équipe n’a pas adopté la nouvelle technologie aussi rapidement. Elle était habituée à ses méthodes de travail existantes. Ces méthodes prenaient du temps et reposaient largement sur des feuilles de calcul. L’équipe craignait que la technologie ne complexifie son travail ou, avec l’automatisation, ne la remplace.

Une entreprise du secteur de l’énergie utilise un CoE « hub and spoke » pour créer de la valeur dans des activités très diverses

Réunir tout le monde au bureau après le COVID représentait un défi. Mais la responsable d’équipe savait que les échanges en face à face étaient la clé du succès. La journée a commencé avec une équipe assise dans la salle, les bras croisés et peu enthousiaste à l’idée d’utiliser la technologie.

À la fin de la journée, tout le monde était prêt à essayer cette nouvelle façon de travailler.

En privilégiant l’empathie, la personne chargée de l’animation a réellement écouté les préoccupations de l’équipe concernant Celonis. Elle y a répondu tout en explorant les bénéfices que la technologie pouvait apporter. Les membres de l’équipe ont réalisé des exercices pratiques sur leurs propres systèmes et données. Ils devaient utiliser la technologie pour trouver des informations clés, puis les présenter au groupe. Progressivement, l’attitude de l’équipe a évolué. Les personnes se sont familiarisées avec l’outil, ont posé des questions et ont compris à la fois sa puissance et sa simplicité. L’hostilité a laissé place à l’adhésion Bien sûr, le changement ne se produit pas réellement en huit heures. Mais en deux à trois semaines, l’utilisation a connu une nette progression.

L’équipe a même proposé des améliorations et des adaptations de l’outil pour son cas d’usage spécifique.

Un an plus tard, elle contrôle désormais les bons de commande toutes les 15 minutes et élimine les pratiques d’approvisionnement non conformes. Elle a adopté la technologie afin de réduire les coûts au sein des communautés de fournisseurs et d’approvisionnement. L’organisme teste désormais les capacités d’IA. Certains membres de l’équipe sont devenus des ambassadeurs de Celonis et partagent leurs réussites lors d’événements sectoriels. Section Metadata modal-hash modal-public

L’entreprise disposait d’un Centre d'excellence, avec des personnes enthousiastes qui avaient constaté la puissance de la technologie.

Mais elle n’avait pas adopté une approche unifiée de Celonis à l’échelle de l’organisation. Un conseil de direction interfonctionnel ne soutenait pas non plus cette approche. Cela s’expliquait en partie par le fonctionnement relativement indépendant des différentes fonctions de l’entreprise.

Elles n’étaient pas toujours prêtes à collaborer avec un Centre d'excellence centralisé.

Identifiez les personnes capables de relier l’entreprise Pour faciliter la transition, l’entreprise a identifié environ 30 collaborateurs très performants au sein de l’unité opérationnelle initiale et leur a confié le rôle de responsables de processus globaux. Ils suivent actuellement une formation avec l’accompagnement de Celonis. Ils découvrent à quoi ressemble leur processus de bout en bout, comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui et où se situent les opportunités d’amélioration. Chaque responsable de processus bénéficiera d’un support technique dédié et d’une équipe qui lui sera rattachée. Ils seront chargés de générer de la valeur à partir de leur processus métier clé. En donnant aux utilisateurs professionnels les moyens d’agir et la responsabilité de créer de la valeur, l’entreprise fédère des ambassadeurs et des alliés autour de son projet de transformation.

Créez une communauté d’apprentissage

En plus de nommer des responsables de processus, l’entreprise met en place plusieurs initiatives pour créer des ambassadeurs actifs au sein des équipes et les responsabiliser dans la concrétisation de la valeur. Parmi elles figurent une communauté Celopeer réunissant les principaux utilisateurs de Celonis pour des formations régulières, ainsi que des sessions mensuelles « lunch and learn ». Les grands projets de transformation ont un impact significatif sur les personnes, les méthodes de travail et la culture d’entreprise. En commençant tôt à former les équipes et à leur confier la responsabilité métier avant la mise en production, vous pouvez réduire l’impact du changement par la suite. L’objectif était de s’assurer que chacun travaille en bonne intelligence.

Un géant de l’agroalimentaire est revenu à l’essentiel pour donner la priorité aux cas d’utilisation les plus pertinents

La bonne nouvelle : cette entreprise créait de la valeur avec Celonis dans différents processus et disposait d’un CoE bien établi, soutenu par une équipe centrale d’ingénieurs data. La moins bonne nouvelle : les changements et améliorations portés par le CoE n’étaient pas toujours pleinement alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Avec l’augmentation de l’utilisation de Celonis, le CoE est passé d’un modèle proactif, qui consistait à identifier de nouvelles opportunités, à un modèle réactif répondant à des demandes ponctuelles. Des équipes entendaient leurs collègues raconter leurs réussites avec Celonis. Elles demandaient alors à utiliser la technologie pour automatiser des tâches manuelles et corriger des processus défaillants. Ces changements ont produit des résultats positifs, mais ils ne s’alignaient pas nécessairement sur la stratégie globale de l’entreprise. Cette situation s’est aggravée en raison du renouvellement rapide des responsables du CoE. Les nouvelles demandes d’utilisation de Celonis n’étaient donc pas toujours examinées à un niveau suffisamment élevé ni priorisées selon leur importance stratégique.

Démarrer fort avec un sprint de valeur (Value Sprint)

Avec l’accompagnement de Celonis, l’entreprise est revenue à l’essentiel et a participé à un value sprint pour identifier, prioriser et mettre en œuvre les changements qui apporteraient la plus grande valeur stratégique. Un value sprint est un programme structuré utilisé par l’équipe Value Engineering de Celonis pour analyser un processus dans son ensemble, identifier et valider des cas d’utilisation stratégiques, puis les cibler afin de créer de la valeur. Dans ce cas, le value sprint était un projet de trois mois centré sur le processus Procure-to-Pay (P2P). Une équipe dédiée réunissait Celonis et l’entreprise. Le projet a débuté par un atelier de découverte pour explorer les priorités stratégiques de l’entreprise et les KPI qu’elle souhaitait améliorer. Après avoir élaboré et validé les données, l’équipe a identifié 18 cas d’utilisation et les a priorisés selon leur valeur potentielle et leur faisabilité. Les parties prenantes ont ensuite sélectionné les deux cas qu’elles jugeaient les plus impactants pour l’organisation.

Redonnez de l’élan à votre vision à long terme

Celonis a mis en œuvre et intégré ces deux cas d’utilisation, puis les a confiés à l’entreprise en veillant à ce que les utilisateurs disposent des formations et ressources adéquates. L’un reposait sur une solution sur mesure. L’autre s’appuyait sur une application Celonis prête à l’emploi, adaptée aux spécificités de l’entreprise et de ses systèmes sources. Ce seul cas d’utilisation a généré près de 20 millions de dollars de valeur en seulement trois mois. Après le succès du premier cas d’utilisation, le CoE a commencé à travailler sur d’autres opportunités identifiées lors du value sprint. Dans l’ensemble, le projet a permis au CoE d’adopter une approche plus structurée pour identifier et prioriser les cas d’utilisation alignés sur les objectifs de l’entreprise. Il pose ainsi les bases d’une réussite stratégique.