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ワールドクラスの買掛金部門を運営するために克服すべき6つの課題

2020.09.17

買掛金を最適化するビジネスをしていると、何度も遭遇する問題があります。

企業規模や業界、使用しているトランザクションシステムに関わらず、全てに共通する課題があります。DPO の向上、現金割引の獲得(支払期限前の支払いによる割引)、タッチレス請求率の向上などの戦略的成果を達成するのには、以下に挙げる6点が共通課題であると考えます。とりわけワールドクラスの企業を目指すのであれば、これらは克服すべき重要な課題です。

ほとんどの部門はサイロ化されすぎていて、データがバラバラであるため、その根本原因が実際に何であるかを簡単に特定することができません。その答えを得るために、現在はユーザーインタビューやポストイットを何ヶ月もかけて行うなどの方法が実施されていますが、結果的に、主観的なものであることが多いです。

プロセスマイニングを導入してください。

100以上のプロジェクトのデータを掘り下げて、買掛金問題でよく見られる6つの問題とその原因、そして最も重要である解決策を見つけ出しましたので、以下にご紹介します。

1. 請求書とPOの間の支払い期間の不一致

最も一般的な課題は、早すぎる支払いをして、不必要に運転資金を無駄にしてしまうことです。

通常、これらの不一致は、ベンダーが彼らの標準的な支払条件ではなく、PO(Purchase

Order:販売条件を記載した発注書)上で交渉し、発行された支払条件で請求書を発行するために発生します。

残念ながら、ERPシステムは、これらのエラーを強調するようには設計されていません。

関与するあまりにも多くのメタデータがあり、それらを手動でエラーを検出することはできるものの、それは煩雑で時間のかかる作業です。

the Hackket Groupの調査によると、企業は支払い行動を改善することでキャッシュポジションを最大3580億ドル改善できるとのことで、これはかなり価値のある第一歩です。

2. 不足している書類「商品のレシートはどこにあるの?」

領収書の不備は、手作業による手直しや、通常よりも長いサイクルタイムの主な原因の一つであるだけでなく、現金割引の見逃しの大きな原因になっています。

多くの場合、請求書を処理して支払いを行っているときに、この事態に初めて気づき、商品の領収書を要求して実際に届いたときには既に現金割引期限は過ぎているのです。

このようなことが起こるのには明らかな理由があります。請求する側と受け取る側が、商品の受け取り時に完了すべき書類の授受を適切に実施していないからです。

書類の不備が発覚した際に電子メールを送りつけるのではなく、商品の領収書の発行を自動的に要求し、最終的に提出されたときに支払いブロックを解除するシステムを設定してみてはどうでしょうか?

確かに、ほとんどの企業は、すべての早期支払い割引オファーに対し、その捕捉率は21%未満です。しかし、Zycus and Hackett の P2P Benchmark Study によると、この分野で最も優れた

買掛金 部門では、現金割引の少なくとも 80% を獲得しています(ドイツテレコムのように、95%もの割引率を獲得している企業もあります)。

数々の課題の中でも、とりわけ、行方不明の文書に取り組むことは、まず取り掛かるべきテーマだと言えるでしょう。

3. 請求書の遅延

これが、支払い遅延の最大の原因です。支払い期限を過ぎた後に請求書が届いた場合、期限通りに支払うことは当然不可能です。

通常、これは一部のベンダーがシステムではなく手作業で請求を行っているため、請求書の処理に時間がかかり、サイクルタイムが長くなっているのです。基準日を手作業で更新してベンダーに知らせているために、貴重な時間が浪費されています。

理想的なのは、プロセスの自動化による効率的な処理です。

4. 間違った請求書の記入

「100個ではなく注文したのは10個です」

自動化を諦め、間違った処理をすると、人の手による時間のかかる再作業が発生しがちです。トップクラスの企業が75%のタッチレス請求書処理率を達成しているのに比べ、一般的な企業は、受け取る電子請求書のうち、人の手を全く介さずに処理しているのが39%に過ぎないという悲惨な状況です。

ここで問題が起きている主な理由は、マスターデータが間違っていたり、古くなっていたり、昔ながらの手作業によるミスです。誰にでも起こりうることですが、それを修正するのは大変な作業であり、全体の生産性とサイクルタイムに影響を与えます。

機械学習は実際に、発注書、過去のデータ、請求書を照合することで矛盾を検出し、通貨や付加価値税などの標準フィールドを自動的に更新することができます。それにより、請求書はタッチレスのままで、クラス最高のタッチレス請求率を再び手に入れることができます。

エラーが標準外のフィールド(価格や数量など)にある場合は、AIを追加することを検討してください。正しい値が何であるべきかを自動で提案してくれるようになり、修正のプロセスが大幅に速くなります。

5. 請求書の重複

誰も二重払いのミスなど望んでいません。しかしながら、これは起こりがちなことでもあります。 一般的に重複した請求書が異なる地域の別のERPで処理された場合、その重複を見つけることは困難です。

重複して支払うことは悔しいですね。しかしながら、個々のERPシステムは、一般的に他システムとの重複支払いのチェックをする様には設計されていません。従って、ERPやシステムをまたぎ、統合的に財務システム全体で重複請求書を監視、検出し、ブロックする方法が必要です。

一度問題を処理する方法を見つけることができれば、永遠に重複した支払いを根絶することができます。これは実際にドイツテレコムが行ったことで、300万ドルの節約になりました。

6. 長い承認時間

「ジャネットが承認するまで何もできないし 彼女は来月まで休暇中だ」

責任は他の誰かにあるかもしれませんが、あなたは依然としてその問題にかかわっていることになるし、そうである限り誰もいい顔をしてはくれません。

承認プロセスを合理化して、コアなプロセスについては適切な人々が承認権を持っていることを確認する時期かもしれません。第二承認者を置くことは大きな効果を発揮します。

これらの買掛金問題の解決策は存在します。

これらの問題のいくつか、あるいはすべてがKPI向上の妨げになっていませんか?あなたのERPシステムはそれらを修正することができないかもしれませんが、他の技術、例えば プロセスマイニング、自動化ツール、人工知能など– を利用すれば解決可能です。

世界中の買掛金部門は、既存のシステムを解体して置き換えるのではなく、以前は不可能だった方法で情報と価値を抽出するためのインテリジェントなレイヤーとして機能する可能性のあるソリューションを試しています。

これは、買掛金をより広範な財務組織に結び付けるという概念転換の一環であり、買掛金が単なるコストセンターではないことを認識しています。請求書をできるだけ速く、できるだけ安く処理するためだけに最適化するのではなく、買掛金は運転資金や現金保全など、はるかに戦略的な成果に影響を与える可能性を秘めています。

しかしながら、その前に、包括的なKPI向上の達成を妨げている問題に取り組む必要があります。

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