La stratégie de transformation numérique de PepsiCo vise à créer une entreprise «totalement différente», principalement à l'aide de Celonis. Elle parvient ainsi à débloquer des millions de dollars dans le processus.
Plus rapides, plus forts, meilleurs. C'est la mission qui unit tout le monde chez PepsiCo, l'une des plus grandes entreprises agroalimentaires du monde. Dans le cadre de son parcours de transformation, l'entreprise utilise des données et des technologies telles que l'analyse prédictive, l'IA, la robotique, le Process Mining et l'automatisation pour transformer ce qui est au cœur de son activité : les processus.
C'est là que les acteurs du changement comme Chris Knapik entrent en jeu. Faisant partie du service GPEX de PepsiCo (abréviation de Global Process Excellence, excellence des processus mondiaux), le directeur principal de la transformation des processus dirige une équipe dont la mission est de transformer, de numériser et de renforcer les processus de bout en bout de PepsiCo, avec une valeur mesurable à chaque étape.
Transformer PepsiCo processus par processus
Tout le monde veut travailler plus intelligemment, plus rapidement et mieux. C'est exactement ce en quoi consiste mon travail : baisser la charge de travail, stimuler la productivité et, à terme, générer des économies de coûts et de nouveaux revenus.
Knapik, chargé de la transformation, a lui-même connu une belle transformation dans la décennie où il a travaillé chez PepsiCo. Expert du risque et de la conformité, Knapik est ensuite entré dans le monde de l'informatique en participant à l'activité de contrôle de PepsiCo du déploiement de nouveaux systèmes informatiques comme S/4HANA. «Ma plus grande lutte a toujours été de relier ces deux mondes. Comment rendre un système compréhensible pour quelqu'un qui ne connaît que les processus métier? Et comment l'entreprise peut-elle vraiment faire comprendre aux équipes technologiques ses objectifs?
C'est à ce moment qu'il a découvert le Process Mining et Celonis. «À l'origine, je suis tombé dessus dans un titre d'actualité. Le Process Mining était autrefois une notion théorique, hors ligne, jusqu'à ce que Celonis le transforme en véritable technologie», explique Knapik. «Et au moment où je l'ai déniché, quand j'étais chez PepsiCo, Celonis s'était imposé comme le leader dans le domaine.»
« La capacité de surprendre quelqu'un avec une vue très simplifiée de ses processus et de creuser chaque étape visuellement est vraiment puissante. »
Chris Knapik, directeur principal de la transformation des processus, PepsiCo
Propager l'intelligence des processus de Celonis à travers PepsiCo
PepsiCo a commencé avec les comptes fournisseurs en 2019. Au début, l'entreprise utilisait Celonis pour s'attaquer à ses principales difficultés : la conformité et la gestion des risques.
Mais très rapidement, les gens ont vu que la puissance de Celonis allait bien au-delà de la visibilité, ils ont voulu exploiter sa fonction principale afin de réduire les inefficacités, d'améliorer la productivité et de créer un impact sur la trésorerie.
La façon dont Celonis présente les données (ou plutôt, son œuvre) est comparable à la raison pour laquelle nous aimons visiter certains sites Web ou utiliser certaines technologies plutôt que d'autres.
Chris Knapik, directeur principal de la transformation des processus, PepsiCo
Aujourd'hui, l'entreprise utilise Celonis dans neuf processus, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs, Procure-to-Pay, Order-to-Cash et Make-to-Deploy. «Compte tenu des résultats que nous avons obtenus avec Celonis, tout s'est très vite accéléré et les autres équipes ont commencé à s'y intéresser de près», raconte Knapik.
PepsiCo génère des millions de dollars
En matière de comptes clients, PepsiCo devait faire face aux mêmes défis que de nombreuses grandes entreprises : silos organisationnels, processus de facturation complexe et difficultés à établir des priorités. Mais l'arrivée de Celonis a changé les règles du jeu presque du jour au lendemain.
En utilisant les capacités prêtes à l'emploi de Celonis, l'équipe des recouvrements a découvert que l'amélioration des jours de ventes en suspens avait le potentiel de valeur le plus élevé. Elle a identifié les actions qui permettraient rapidement d'accélérer le recouvrement des paiements clients.
«Celonis montre à nos équipes une image de leur monde qu'elles n'ont jamais vue auparavant. C'est une carte au trésor pour notre parcours de transformation», déclare Knapik. Celonis détectant les comptes en souffrance et les classant par valeur de facture, les équipes de recouvrement mondiales de PepsiCo peuvent maintenant hiérarchiser leur travail, en compensant plus rapidement les factures impayées à valeur élevée et en dégageant des millions de dollars de flux de trésorerie disponible.
L'impact de Celonis sur le fonds de roulement est assez étonnant, de l'ordre de millions de dollars.
Chris Knapik, directeur principal de la transformation des processus
Mais générer de l'argent plus rapidement n'est pas le seul avantage. Les équipes de recouvrement de PepsiCo travaillent à présent non pas plus dur, mais plus intelligemment, ce qui leur permet d'obtenir de meilleurs résultats avec moins d'efforts.
Grâce aux capacités d'automatisation intelligente de Celonis, baptisées Action Flows, PepsiCo a automatisé la création et l'envoi des avis de relance pour que les clients puissent recouvrer les créances en retard, faisant gagner aux équipes un temps précieux.
La valeur se révèle également dans le cas d'utilisation «Vérificateur de division des comptes fournisseurs», qui concerne les factures qui ont été divisées pour qu'un acheteur interne puisse contourner ou accélérer les approbations du côté achats.
Ici, les équipes des comptes fournisseurs utilisent les capacités de correspondance partielle de Celonis pour identifier automatiquement les factures qui ont été divisées afin de contourner les limites d'approbation. «Cela nous aide à assurer la conformité, mais permet également à nos équipes d'économiser au moins 1 000 heures de travail manuel par an», explique Sandeep Veerareddy, directeur des analyses et de l'automatisation.
Prévenir la perte de revenus dans le processus Order-to-Cash
Dans le processus Order-to-Cash, l'équipe a découvert des dysfonctionnements en amont dans la gestion des stocks, ce qui conduit à un nombre élevé de rejets de commandes. « À l'époque, PepsiCo venait de passer à S/4HANA et nous étions confrontés à une série de défis opérationnels», explique Veerareddy.
«Avec Celonis, nous avons découvert que 30 % de nos commandes étaient rejetées sur les premiers marchés déployant les nouveaux processus SAP. » «Ce n'est bon pour aucune entreprise, encore moins pour une entreprise axée sur le consommateur comme PepsiCo», explique le directeur de l'automatisation.
Avec Celonis intelligemment superposé à leurs systèmes sources, Veerareddy et Knapik ont vu que le problème revêtait plusieurs facettes : les rejets de commandes étaient causés par des problèmes tels que le dépassement des limites de crédit ou les annulations par les clients, mais aussi des problèmes d'intégration du système et des ruptures de stock.
Celonis identifiant les plus grandes opportunités à saisir, PepsiCo a drastiquement réduit les rejets de commandes, dont le taux est passé à 4 %. Et des clients satisfaits sont synonymes d'une activité encore plus prospère. «Nous avons économisé beaucoup de pertes de revenus et acquis de nombreux clients», explique Veerareddy.
Suivi des stocks et réduction du gaspillage alimentaire
Dans le cadre du processus Make-to-Deploy, l'un des principaux processus de bout en bout de PepsiCo englobant la production ainsi que les stocks, l'entrepôt et la gestion de la qualité, l'équipe de Knapik examine les déplacements des stocks les plus sensibles entre les usines de production et les sites d'expédition.
Elle a entrepris d'accélérer le mouvement des stocks, de réduire les coûts d'expédition et d'optimiser le fonds de roulement tout en tenant compte des réglementations et des embargos potentiels sur les expéditions.
L'équipe de Knapik souhaite également se pencher sur l'activité des pièces détachées de PepsiCo, comme les capteurs intelligents qui surveillent les bouteilles lorsqu'elles sont rincées, séchées, remplies et emballées. L'objectif: obtenir une visibilité en temps réel des niveaux de stock pour pouvoir commander la bonne quantité de pièces détachées, au bon moment, pour les bons entrepôts.
«Nous observons les premiers résultats pour nos clients pilotes. Mais la vraie magie se produira une fois que nous aurons connecté le processus de bout en bout, réunissant nos équipes d'achat, de chaîne d'approvisionnement et d'entrepôt.»
D'autres équipes voulaient aussi leur part du gâteau. L'équipe de stratégie et transformation de PepsiCo utilise Celonis pour réduire la détérioration et améliorer la distribution des produits finis en Amérique latine. En collaboration avec CapGemini, partenaire de Celonis, elle a mis en place un tableau de bord qui signale les marchandises risquant d'atteindre leur date de péremption.
L'IA sous-jacente fournit des recommandations intelligentes pour atténuer les radiations tout en tenant compte de l'impact sur les coûts, les revenus et la durabilité. PepsiCo utilise également Action Flows pour alerter les planificateurs de la demande lorsqu'ils n'ont pas besoin d'effectuer d'autres commandes. Résultat: moins de pertes qui se traduisent par des millions de dollars d'économies, des stocks optimisés, une productivité accrue et moins de pression sur l'environnement.
Transformation de l'équipe GPEX, qui passe de centre de coûts à moteur de valeur
Ces cas d'utilisation ne sont que quelques exemples de l'étendue de la quête de transformation de l'équipe GPEX de PepsiCo. «Nous sommes une équipe de back-office essentielle à l'entreprise, mais qui est rarement sous les projecteurs», explique Knapik.
«Nous étions très souvent considérés comme un support pour l'entreprise, mais jamais comme de véritables égaux. » Dans cette situation, briser la glace et convaincre les dirigeants d'entreprise que les processus ont besoin de changement exige généralement tact et patience.
«La gestion du changement est un animal capricieux, il faut faire tout ce qui est en notre pouvoir pour graisser la patte et présenter des informations digestibles», indique Knapik.
On peut dire que relier les deux mondes, c'est-à-dire aider l'entreprise à mieux comprendre la technologie, et vice versa, est devenu la spécialité de Knapik. «Celonis est devenu ma solution miracle pour aborder les conversations avec l'entreprise, tandis que je m'éloigne des rapports cantonnés à ma vision de la façon dont nous utilisons les données pour expliquer les choses.»
En ayant Celonis avec nous, notre identité a changé du jour au lendemain. Nous sommes maintenant appelés à devenir un partenaire stratégique et des conseillers apportant les données qui aideront nos dirigeants d'entreprise à réussir.
Chris Knapik, directeur principal de la transformation des processus, PepsiCo
Il en va de même pour Sandeep Veerareddy, directeur des analyses et de l'automatisation de l'équipe GPEX : «Le Process Mining m'a clairement apporté le sens des affaires. J'ai toujours été le spécialiste de l'informatique, mais maintenant, je parle aussi le langage des affaires et je comprends les problèmes dans le domaine. Et cela m'est très utile pour ma carrière personnelle.»
Si cela ne tenait qu'à Veerareddy, Celonis finirait par remplacer une juste part des solutions technologiques de PepsiCo. «Je crois fermement que Celonis peut remplacer de nombreux outils de ma pile technologique actuelle et devenir un guichet unique pour nous. La solution réunit l'automatisation, le machine learning et l'analyse opérationnelle sous un même toit.»
Quant à l'avenir, les possibilités avec Celonis sont infinies, explique Veerareddy. De nombreuses équipes de l'entreprise s'adressent à l'équipe GPEX pour chercher à se «connecter» à Celonis. «Avec tout ce travail dans le pipeline, nous ouvrons pratiquement une demande par trimestre pour répondre à ce besoin.»
Pour satisfaire l'envie de l'entreprise d'en faire plus, l'équipe GPEX cherche maintenant à étendre les cas d'utilisation dans des domaines comme la chaîne d'approvisionnement, à doubler les cas existants avec des fonctionnalités avancées comme Process Sphere, et à passer à l'étape suivante dans leur propre transformation de centre de coûts à moteur de valeur. «Nous voulons être reconnus comme l'équipe qui crée de la valeur», déclare Knapik, en soulignant l'impact mesurable sur l'entreprise à chaque cas d'utilisation de Celonis déployé par l'équipe GPEX.
Pour finir, Knapik aimerait que Celonis fasse partie de l'ADN de PepsiCo: «Celonis a le pouvoir d'être une plateforme vers laquelle nos employés pourraient se tourner pour planifier leur journée, leur semaine, leur trimestre.»
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