Un fabricant mondial établi depuis 350 ans exploite Celonis pour ses 120 missions d'audit interne effectuées chaque année. Celonis et l'analyse des données ont permis de réduire la durée de chaque audit de deux semaines, soit une durée totale de 4,5 ans, et ont contribué à transformer la perception de l'audit de "policier à partenaire commercial" ».
Imaginez : une entreprise active sur 75 marchés, comptant 170 000 employés et réalisant plus de 40 milliards d'euros de chiffre d'affaires, et vous êtes responsable des audits internes. Sans oublier que vous travaillez pour Saint-Gobain, le fabricant fondé en 1665 par le roi Louis XIV. Cette tâche ardue, c'est Hubert Reichardt qui en est responsable.
En tant que vice-président et responsable de l'audit, des risques et du contrôle interne, Hubert effectue, avec son équipe, environ 120 audits internes par année. Chacun d'eux prenait 1 à 2 mois. Face à des problèmes de conformité allant de la géopolitique au commercial, en passant par le client et l'environnement, Hubert doit rapidement s'attaquer à la source des risques. Il explique : « Ce qui est important, c'est de sensibiliser toutes les entités [de Saint-Gobain] et les dirigeants de ces entités aux risques. Notre premier devoir est de leur demander : "avez-vous identifié vos risques ? Avez-vous cartographié vos risques ? Quels sont vos principaux risques ?" »
Dans un premier temps, les équipes se sont opposées à la charge de travail et aux intrusions des audits internes.
Non seulement les dysfonctionnements typiques des processus s'ajoutent à la complexité et à la charge de travail de ce type de tâches, mais selon Hubert, il était également courant que les équipes, avant Celonis, résistent aux perturbations généralement associées aux audits internes. « Les gens se sentaient un peu dépassés… Ils voyaient une équipe de six ou sept personnes de l'audit central arriver et rester cinq, six ou sept semaines. Ils se plaignaient de ne pas réussir à travailler correctement. Mes prédécesseurs ont donc essayé de trouver des moyens de réduire cette charge de travail et de favoriser la concentration, et c'est ainsi qu'ils en sont venus à l'analyse des données et à Celonis. »
Lorsque Saint-Gobain a commencé à connecter Celonis aux ERP des entités auditées, les équipes ont acquis une visibilité instantanée et en temps réel de leurs processus. Leurs « cartes spaghetti » ont clairement révélé les dysfonctionnements et les défaillances dans les processus. Les différentes entités pouvaient donc désormais voir « la réalité des processus d'achat ou de vente, et pas seulement ce qui se trouve sur le papier », indique Hubert. L'équipe était conquise. Hubert décrit : « Pour nous, les auditeurs, cela présentait deux grands avantages. Le premier, l'exhaustivité, le second, l'objectivité. » Il ajoute : « Après avoir vu la carte et les données, l'équipe était obligée de reconnaître la réalité… Elle n'en revenait pas. »
Saint-Gobain économise 240 semaines par an avec Celonis et l'analyse des données
Aidés par « l'exhaustivité et l'objectivité » de Celonis, Hubert et son équipe ont épaté les entités auditées et ont considérablement réduit la charge de travail pour toutes les parties prenantes.
En utilisant Celonis et l'analyse des données, Saint-Gobain a réduit de une à deux semaines le temps nécessaire à la réalisation d'une mission d'audit interne. « Cela représente un gain d'environ 240 semaines par an, soit l'équivalent de six personnes à temps plein, donc beaucoup d'argent », indique Hubert.
Le fabricant envisage d'utiliser l'Execution Management System de Celonis pour améliorer ses processus en continu. Il a également introduit des rapports de performance soutenus par Celonis qui identifient les opportunités de réduction des coûts. Hubert explique : « Croyez-moi, quand vous dites à un directeur d'usine ou à un manager qu'il a perdu 50 000 € l'année passée parce qu'il n'a pas payé son fournisseur à temps, cela lui parle. »
De la police de la conformité au partenaire, Celonis a changé la perception de l'audit interne
L'amélioration des performances globales de l'entreprise, combinée à l'accélération des missions d'audit, a modifié la perception de l'audit interne à l'échelle de l'entreprise. « Avant, l'audit était perçu comme un policier et aujourd'hui c'est plus un partenaire d'affaires », signale Hubert.
Face à la nouvelle crédibilité acquise par l'audit chez Saint-Gobain, Hubert est optimiste quant à l'avenir :
« Nous devons amener les gens à adhérer au projet, et pour ce faire, nous devons présenter des chiffres et des progrès réels, et c'est ce que nous allons faire. »
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