Cas client : Siemens et Celonis

L'innovation a été la pierre angulaire du succès de Siemens tout au long de son histoire de 170 ans - et jamais autant qu'aujourd'hui, à l'ère de la numérisation et de l'industrie 4.0.

Pour renforcer sa position de leader sur le marché, l'entreprise s'attache à adopter les nouvelles tendances et technologies. Elle utilise le système de gestion de l'exécution (EMS) de Celonis pour améliorer en permanence l'exécution de ses processus : réduire la complexité, accroître la transparence et accélérer sa transformation numérique.

S'attaquer de front à la complexité avec l'EMS

Avec un nombre pratiquement infini d'opérations commerciales, les processus d'une entreprise comme Siemens sont très complexes - et souvent peu transparents. Réduire cette complexité est l'une des plus grandes priorités de Siemens, une tâche surhumaine à cette échelle. "Il n'y a guère d'autre sujet qui m'ennuie et me frustre autant que celui-ci", a déclaré Joe Kaeser, PDG de Siemens.

Siemens a reconnu très tôt le potentiel de l'EMS pour l'aider à résoudre ce problème. Son département d'audit a testé Celonis en 2011, l'année même du lancement de Celonis. À l'époque, l'objectif était de trouver une solution capable de rendre le processus d'audit de Siemens parfaitement transparent et holistique.

Le projet a connu un tel succès que Siemens a ensuite étendu les capacités de Process Mining et d'automatisation intelligente de Celonis à la logistique, aux finances, aux achats et aux ventes. Depuis, la société a déployé Celonis auprès de 6 000 utilisateurs dans le monde, traitant 100 000 fournisseurs, plus de 200 usines de fabrication et plus d'un million de clients.

Rationalisation de 30 millions d'articles de commandes de vente avec Celonis

Dans le département des ventes de Siemens, 1 500 de ces utilisateurs exploitent l'EMS avec Process Mining au cœur de celui-ci pour réduire les reprises et augmenter les taux d'automatisation. Les clients de Siemens commandent environ 30 millions d'articles chaque année et, dans certains cas, il peut y avoir jusqu'à 60 étapes de processus individuelles entre l'entrée de la commande et l'encaissement.

"Process Mining nous montre toutes les activités et les variantes que nous avons", explique le Dr Lars Reinkemeyer, responsable mondial de Process Mining chez Siemens. Cette transparence permet ensuite aux équipes de Siemens d'optimiser leurs processus en fonction de leurs objectifs.

Mais avec 300 millions d'activités et 923 000 variantes de processus dans leur seul processus Order-to-Cash, comment savoir si le processus a réellement été optimisé ? "Il n'existe pas de voie heureuse unique. Les responsables doivent évaluer l'optimisation en examinant la transparence créée par Process Mining. Ils doivent dire quelles activités ils veulent éviter, automatiser ou substituer. Après cela, nous avons peut-être encore 500 000 variantes de processus, mais nous avons obtenu une amélioration significative", explique M. Reinkemeyer. Il n'existe pas de solution unique. Le SGE permet aux équipes de prendre les bonnes décisions pour atteindre les résultats qu'elles recherchent, qui diffèrent naturellement selon les équipes, les départements et les processus.

Augmenter l'automatisation de 24 % et réduire les reprises de 11 % au niveau mondial

Dans le cadre du processus Order-to-Cash, l'objectif de Siemens était de tirer parti de Celonis à l'échelle mondiale pour évaluer les paramètres de différentes variables, notamment les pays, les divisions, les clients, les matériaux et les produits. Pour ce faire, ils ont lancé le projet Order Management 4 Tomorrow (OM4T).

Le projet s'est concentré sur trois indicateurs clés de performance (KPI) : le taux d'automatisation, le taux de reprise et le taux d'adéquation numérique. Le Digital Fit Rate est une mesure personnalisée, inventée par Franziska Biersack, chef de projet chez Siemens Digital Industries. Il suit une équation simple mais puissante : le nombre d'activités manuelles divisé par le nombre d'articles de commande client. 

"Si vous avez dix commandes et cinq touchers manuels, le taux d'adaptation numérique est de 0,5. Si vous avez dix commandes et cinquante opérations manuelles, il est de 5", explique M. Reinkemeyer. En d'autres termes, plus il est bas, mieux c'est.

Il est facile de calculer votre Digital Fit Rate lorsque vous avez une transparence totale sur votre processus Order-to-Cash. Les équipes Siemens du monde entier peuvent comparer leurs performances individuelles, collaborer les unes avec les autres, appliquer les meilleures pratiques, accroître l'automatisation et éliminer les reprises inutiles. Toute personne ayant une bonne idée peut apporter sa contribution.

Ces efforts aboutissent à des résultats tangibles. Dans le cadre du processus Order-to-Cash, Siemens a augmenté son taux d'automatisation de 24 % et réduit la reprise de 11 % à l'échelle mondiale, ce qui a permis de réduire de 10 millions le nombre d'opérations manuelles par an. 

La partie visible de l'iceberg

Ce n'est là qu'un exemple des réalisations de Siemens avec Celonis. Dans leur département Opérations et Fabrication par exemple, le SGE de Celonis assure également la livraison à temps de 1,5 million d'articles supplémentaires chaque année. En outre, l'optimisation de la gestion numérique des stocks de Siemens a permis de dégager une valeur ajoutée économique (VAE) supplémentaire de 8,7 millions de dollars. Dans le processus Purchase-to-Pay, Celonis aide à réduire les changements manuels de prix ou de quantité, et à agir immédiatement sur les écarts de conditions de paiement et les retards de livraison, avec la possibilité de cibler des fournisseurs spécifiques.

Faire des sprints, mais se préparer à un marathon

Au fil des ans, Reinkemeyer est devenu l'un des principaux experts de l'exploitation minière des processus à l'échelle mondiale. Pour favoriser l'adoption, il est essentiel d'obtenir l'adhésion des gens. "Fournissez une plate-forme ouverte et créez une communauté solide", note-t-il. Chaque employé de Siemens est libre d'utiliser le SGE de Celonis. Des sessions d'information régulières, un événement annuel sur le Process Mining et des communications sur les médias sociaux permettent de s'assurer que Siemens est prêt pour un avenir numérique. Mais avant tout, dit M. Reinkemeyer, "il faut se lancer dans des sprints, mais se préparer à un marathon".

Les premiers résultats sont toujours les bienvenus pour montrer à votre équipe que vous allez dans la bonne direction, mais l'optimisation de la capacité d'exécution exige un engagement à long terme pour vraiment libérer son potentiel dans toute l'entreprise.

Siemens est allé de mieux en mieux depuis 2011, en développant ses capacités d'amélioration des processus et en les appliquant à l'ensemble de l'entreprise dans le monde entier - et ils ont les résultats pour le montrer.