Comment fonctionne le process mining ?

La gestion des processus métiers est la pierre angulaire d'une entreprise. Chaque action implique un processus particulier : acheter, vendre, payer, collecter, expédier, etc. Si cette gestion est optimisée, votre entreprise sera plus performante.

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Pourquoi les entreprises ont besoin du Process Mining

Les leaders de l'industrie savent que l'exécution optimisée des processus est un différenciateur concurrentiel. Il n'est donc pas étonnant que les investissements dans les outils et les initiatives d'amélioration des processus aient explosé ces dernières années. Surtout dans le cas de la technologie de process mining, qui est passée d'un marché de 90 millions de dollars en 2018 à un marché de 340 millions de dollars en 2020, selon le groupe Everest. Vous vous demandez comment gérer les processus de votre entreprise ? Le process mining crée une « radiographie » d'un processus métier qui vous aide à gagner en visibilité et à identifier les inefficacités dans les opérations de base. Les outils de process mining sont rapidement devenus l'épine dorsale des efforts de nombreuses entreprises pour rationaliser et optimiser les processus.

Optimisier la gestion des processus métiers

Depuis l'essor des bases de données et des systèmes transactionnels comme les ERP, les entreprises ont investi dans la numérisation des processus et leur optimisation pour travailler plus efficacement. Et pourtant, les processus de la plupart des entreprises ne fonctionnent pas à leur plein potentiel. Il suffit de regarder les performances moyennes des processus par rapport aux meilleurs benchmarks :

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Ces quatre processus sont très différents, tout comme les systèmes, les données et les personnes qui les sous-tendent. Mais ils ont une chose en commun : la façon dont ces processus sont exécutés a un impact direct sur les résultats commerciaux critiques.

Lorsque ces processus sont exécutés efficacement, les marchandises parviennent aux clients à temps, les commandes sont traitées plus rapidement, les coûts d'exploitation sont minimisés et le fonds de roulement est libéré.

Dans la plupart des cas, les entreprises ont décrit comment ces processus devraient fonctionner dans un monde idéal. Mais la façon dont ils sont exécutés dans le monde réel... peut être une histoire très différente.

Le problème est que de nombreuses organisations ne sont pas en mesure de voir et de comprendre ce qui se passe dans ces processus au jour le jour, elles ne peuvent donc pas identifier la différence entre le processus "tel quel" et "comme prévu".

Et comme on dit, vous ne pouvez pas réparer ce que vous ne pouvez pas voir.

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Fonctionnement du process mining étape par étape

Examinons chacune des étapes du fonctionnement de l´exploration des processus

1. Ingestion de données

Les processus commerciaux modernes sont incroyablement complexes. Ils fonctionnent sur une variété de systèmes qui utilisent différents types de données, ont différents utilisateurs et appartiennent à différents départements.

La plupart des outils d´exploration de processus fournissent quelques méthodes différentes pour obtenir ces données à partir des systèmes sous-jacents. Dans sa forme la plus élémentaire, un utilisateur peut simplement exporter un journal des événements d’un système au format .csv et le télécharger sur l’outil d’exploration de processus. Mais les organisations les plus avancées utilisent l’ingestion de données en temps réel pour synchroniser en continu les données de processus.

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Au fur et à mesure que des objets métier individuels, ou des cas, au sein d’un processus se déplacent dans les systèmes, ils laissent une trace de fil d’Ariane - qu’il s’agisse d’une facture passant de “demandé” à “payé”, ou d’un ticket de service client passant de “soumis” à “ résolu.” Tout au long des étapes du cycle, ces cas laissent derrière eux des empreintes numériques, appelées événements.

La technologie de process mining récupère ces fils d’Ariane en ingérant les journaux système de ces événements, ou journaux d’événements, et en reconstituant visuellement ce qui se passe dans le processus.

Ces journaux d’événements contiennent, au minimum, trois éléments clés de données de processus pour chaque événement individuel:

  • ID de cas - Une réference unique à chaque objet métier.
  • Activité - L’étape du processus par laquelle l’affaire est passée
  • Timestamp - L’heure à laquelle ce cas spécifique est passé par cette étape.
  • Des informations supplémentaires peuvent également être ajoutées pour augmenter le contexte : pensez aux détails du fournisseur pour une facture ou au niveau de priorité pour un ticket de service.

2. Découverte du processus

Comment analyser les processus métiers? Maintenant que nous avons rassemblé toutes nos données, la magie du process mining peut commencer à opérer.

L´exploration de procesus utilise ces journaux d’événements pour produire une visualisation de bout en bout du processus qui superpose chaque étape franchie par chaque cas au fur et à mesure de son évolution dans le cycle en une seule visualisation. C’est ce qu’on appelle parfois un jumeau numérique de l’organisation.
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Il s’agit d’une séquence chronologique d’événements qui montre tous les différents chemins empruntés par les cas pour aller du début du processus à la fin. Chaque chemin unique est appelé variant, les variantes qui ne suivent pas un chemin standard ou accepté étant appelées deviations.

Découverte de processus vous permet d’explorer cette carte de processus interactive et de voir toutes les différentes variantes.

Vous pouvez effectuer un zoom arrière et voir toutes les différentes variantes, qui se comptent souvent par centaines ou par milliers - nous l’appelons affectueusement le diagramme “spaghetti”.
spaghetti-diagram

Ou, vous pouvez zoomer sur le __ chemin heureux __, qui est la façon dont nous nous attendons à ce que le processus ressemble et, espérons-le, la variante la plus courante.
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Vous pouvez trancher et dire au processus de toute façon que vous voudriez voir comment il fonctionne vraiment.
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Process analytics

L´analyse des processus vous permet de comprendre les causes profondes des inefficacités des processus et de quantifier leur impact sur vos KPI pour finalement savoir comment optimiser ces processus.

Vous pouvez commencer à obtenir les réponses aux questions sur les causes des inefficacités des processus :

  • Où sont les goulots d’étranglement ?
  • Pourquoi les affaires sont-elles en retard ?
  • Quelles ressources sont surchargées ?
  • Quelles activités sont souvent ignorées ?
  • Quelles ressources créent des déviations ?

Ou sur l’impact des variantes de processus :

  • Comment une certaine variante affecte-t-elle un KPI de processus comme le coût opérationnel ?
  • Quel est l’impact de l’automatisation, ou de son absence, sur le temps de cycle du processus ?
  • Comment une action commerciale spécifique (par exemple, le blocage du crédit client) impacte-t-elle un KPI commercial (par exemple, le taux de livraison à temps)
  • Quel pourcentage de cas se conforment au processus établi ?

Si vous avez des hypothèses sur les inefficacités, vous pouvez les vérifier. Il existe des tableaux de bord et des composants qui vous permettent de filtrer, de découper et de détailler les données.

Process-analytics

Ou vous pouvez explorer le processus tel quel et permettre à Celonis de détecter automatiquement les inefficacités les plus percutantes pour vous en utilisant l’IA et l’apprentissage automatique.
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4. Analyse comparative des processus

L’analyse comparative des processus vous permet de comparer leurs performances sur deux dimensions différentes et de comprendre comment améliorer les processus.
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Vous voudrez peut-être examiner le temps nécessaire pour traiter une facture dans deux pays différents, ou le temps de traitement d’un bon de commande d’un fournisseur par rapport à un autre.

Grâce à l’analyse comparative des processus, vous pouvez commencer à identifier les meilleures pratiques et les partager entre les zones géographiques, les unités commerciales et les équipes.

5. Contrôle de conformité

Conformance verification vous donne la possibilité de définir votre chemin préféré et de voir où les processus s’en écartent.

C’est là que la distance entre le processus « tel que défini » et « tel quel » devient claire. Vous pouvez comprendre le pourcentage de cas conformes au processus souhaité et le pourcentage qui ne le sont pas. Vous pouvez savoir quand des étapes sont ignorées, exécutées dans le mauvais ordre ou prennent plus de temps que prévu à une certaine étape du processus.
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Au fur et à mesure que vous apportez des améliorations, la vérification de conformité vous aide à mesurer le nombre de cas supplémentaires en cours de traitement de manière optimale.

La prochaine étape : comment passer du process mining à l'action

Maintenant que vous savez comment fonctionne le process mining, il est temps de passer de la simple compréhension des processus à leur amélioration.

Une fois que vous avez utilisé l'exploration de processus pour gagner en visibilité sur un processus, vous pouvez commencer à poser des questions telles que:

  • Où devons-nous changer d'activités ou d'étapes?

  • Quelles activités pourraient potentiellement être automatisées?

  • Comment devons-nous repenser le processus?

  • Quelles actions produiront de meilleurs résultats?

Vous tirerez le meilleur parti de l'exploration de processus en l'utilisant dans le cadre d'un ensemble plus large d'outils et d'initiatives pour améliorer l'exécution globale de l'entreprise..

Measures of process efficiency:

Réduire le temps

Réduire les coûts

Réduire le montant des investissements requis pour faire fonctionner le processus

Minimiser les déchets

Réduire la quantité de ressources consommées par le processus

Améliorer la qualité

Augmenter la valeur totale délivrée par un processus

Ways to change processes:

Standardisation

Réduire les variations pour s'assurer que les processus sont exécutés de la même manière dans toute l'organisation

Rationalisation

Réduire le nombre et la complexité des étapes d'un processus

Optimisation

Ajuster le processus pour l'optimiser pour un certain KPI

Automatisation

Réduisez la quantité d'effort humain en automatisant les étapes et les actions au sein d'un flux de travail de processus

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Pour en savoir plus

Qu'est-ce que le Process Mining ?

Qu'est-ce que le Task Mining?

Le guide ultime du Process Mining

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