Wie funktioniert Process Mining?

Prozesse sind das Rückgrat Ihres Unternehmens. Hinter allem, was Ihr Unternehmen tut, steckt ein Prozess: Sei es beim Einkauf, dem Verkauf, der Buchhaltung oder in der Logistik. Laufen diese Prozesse besser, läuft auch Ihr Unternehmen besser. Und genau hier kommt Process Mining ins Spiel!

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Warum Unternehmen Process Mining brauchen

Branchenführer haben längst erkannt, dass optimale Prozesse ein Wettbewerbsvorteil sind. Daher ist es nur logisch, dass Unternehmen ihre Investitionen in Tools und Initiativen zur Prozessoptimierung dramatisch gesteigert haben. Dies gilt insbesondere für Process Mining, dessen Markt laut Everest Group allein von 2018 auf 2020 um satte 250 Millionen US-Dollar (von 90 Mio. auf 340 Mio.) gewachsen ist.

Process Mining erstellt ein „MRT“-Bild Ihrer Unternehmensprozesse. So können Sie 100% Transparenz in Ihre Prozessabläufe (und jeglichen unerwünschten Abweichungen) bringen und verborgene Wertpotenziale aufdecken. Process-Mining-Tools sind heute zentraler Treiber hinter den Bemühungen vieler Unternehmen geworden, ihre Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren. 

Aber wie funktioniert Process Mining?

Spätestens seit dem Aufkommen von Datenbanken und transaktionalen Systemen wie ERPs, haben Unternehmen in die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen investiert.

In der Vergangenheit haben viele Unternehmen auf Methoden wie Business Process Mapping gesetzt, um zu beschreiben, wie ihre Prozesse idealerweise ablaufen sollten. Doch wie sie wirklich ablaufen, sieht häufig ganz anders aus.

Das Problem: Vielen Unternehmen fehlt der Einblick, wie ihre Prozesse im normalen Geschäftsalltag ablaufen. Sie können nicht sehen, wie ihr Ist-Prozess vom Ziel-Prozess abweicht.

Nur: Was man nicht sieht, kann man auch nicht reparieren.

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Process Mining Schritt für Schritt

Let’s take a look at each of the basic steps involved in how Celonis process mining® works.

1. Dateneinspeisung

Moderne Unternehmensprozesse sind komplex. Sie laufen über eine Vielzahl von Systemen, die nicht nur unterschiedliche Datentypen verwenden, sondern auch unterschiedliche Benutzer haben und zu verschiedenen Abteilungen gehören.

Process-Mining-Tools bieten verschiedene Methoden, um diese Daten aus Quellsystemen zu extrahieren. In der einfachsten Form kann ein Benutzer einfach ein Event Log aus einem System als .csv-Datei exportieren und in das Process-Mining-Tool hochladen. Die fortschrittlichsten Unternehmen nutzen jedoch Echtzeit-Dateneinspeisung, um Prozessdaten kontinuierlich zu synchronisieren.

1 -Data Ingestion

Wenn sich ein Geschäftsobjekt oder Fall (auch „Case“ genannt) – zum Beispiel eine Rechnung oder ein Kundenservice-Ticket – innerhalb eines Prozesses durch die Systeme bewegt, hinterlässt es gewissermaßen digitale Fußabdrücke. Das sind Bearbeitungsschritte, die den Prozess voranbringen: beispielsweise der Eingang einer Rechnung und deren Begleichung oder das Einreichen eines Kundenservice-Tickets und dessen Lösung. Diese Datenspuren werden auch als „Events“ bezeichnet.

Die Process Mining-Technologie sammelt diese digitalen Fußabdrücke, indem sie Systemprotokolle dieser Events extrahiert – auch „Event Logs“ genannt – und visuell rekonstruiert, was im Prozess passiert.

Diese Event Logs enthalten mindestens drei wichtige Prozessdaten für jedes einzelne Ereignis:

Case-ID - Eine Identifikationsnummer für ein spezifisches Geschäftsobjekt (z.B. Rechnung)
Aktivität - Der Prozessschritt, den das Geschäftsobjekt durchlaufen hat (z.B. Begleichen einer Rechnung)
Zeitstempel - Der Zeitpunkt, zu dem das Geschäftsobjekt diese Phase durchlaufen hat

Es können auch zusätzliche Informationen hinzugefügt werden, um noch mehr Kontext geben: z. B. Verkäuferdetails für eine Rechnung oder die Prioritätsstufe für ein Service-Ticket.

2. Process Discovery

Sobald diese Daten eingespeist sind, kommt die eigentliche Power von Process Mining ins Spiel.

Process Mining nutzt diese Event Logs, um Ihren Prozess Ende zu Ende zu visualisieren. Dabei wird jeder einzelne Schritt, den ein Geschäftsobjekt zurücklegt, abgebildet. Dieses digitale, realitätstreue Prozessabbild wird manchmal als „Digital Twin“ bezeichnet.

2- Process Discovery

Es listet sämtliche Ereignisse, und sämtliche verschiedenen Prozesspfade, die ein Geschäftsobjekt genommen hat, chronologisch auf. Diese Pfade werden auch als Prozessvarianten bezeichnet. Varianten, die nicht dem vordefinierten Standard oder akzeptierten Weg folgen, werden als Abweichungen bezeichnet.

Mit Process Discovery können Sie diese interaktive Prozesslandkarte erkunden und wie unter einem Mikroskop sämtliche Prozessvarianten betrachten. Sie können herauszoomen und ALLE Prozessvarianten sehen, die oft in die Hunderte oder Tausende gehen. Das Bild, das sich dabei ergibt, nennen wir „Spaghetti“-Diagramm.

3 - Spaghetti Diagram

Sie können aber auch auf den „Happy Path“ hineinzoomen, d. h. auf den vordefinierten Prozesspfad, den jedes Geschäftsobjekt idealerweise verfolgen sollte. Im Idealfall ist dies die am häufigsten vorkommende Prozessvariante.

4 - Happy Path

So können Sie den Prozess nach Belieben „sezieren“, um zu sehen, wie er wirklich abläuft.

5 - Slice & Dice

3. Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ermöglicht es Ihnen, die Ursachen für ineffiziente Prozesse zu verstehen und deren Auswirkungen auf Ihre KPIs zu quantifizieren.

Sie können so Antworten erhalten auf Fragen wie:

  • Wo sind Schwachstellen im Prozess?
  • Was verlangsamt meine Durchlaufzeit?
  • Welche Teams oder Ressourcen sind überlastet?
  • Welche Aktivitäten werden häufig übersprungen?
  • Welche Teams oder Ressourcen verursachen Abweichungen?

Sie können auch Fragen nach den Auswirkungen von Prozessvarianten beantworten:

  • Wie wirkt sich eine bestimmte Variante auf eine Kennzahl wie beispielsweise Kosten aus?
  • Wie wirkt sich Automatisierung, oder deren mangelnder Einsatz, auf die Prozessdurchlaufzeit aus?
  • Wie wirkt sich eine bestimmte Maßnahme (z. B. Kreditsperre) auf meine KPIs aus (z. B. Liefertreue)?
  • Wie viel Prozent der Fälle folgen dem definierten Prozesspfad, also dem Happy Path?

Wenn Sie bestimmte Theorien haben, wodurch Ineffizienzen zustande kommen, können Sie diese überprüfen. Die verschiedenen Ansichten und Komponenten ermöglichen Ihnen, die Daten nach bestimmten Fragestellungen zu filtern und aufzuschlüsseln.

6 - Process Analytics

Sie können den Ist-Prozess auch mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Machine Learning untersuchen und die wichtigsten Ineffizienzen aufdecken – ganz automatisch.

7 - Explore process as-is

4. Process Benchmarking

Beim Process Benchmarking (zu deutsch: Prozessvergleich) können Sie die Performance Ihrer Prozesse in verschiedenen Kategorien verstehen.

8 - Benchmarking

Vielleicht möchten Sie die Bearbeitungszeit einer Rechnung in zwei verschiedenen Ländern oder die Durchlaufzeit einer Bestellung bei einem Lieferanten mit der eines anderen vergleichen.

Process Benchmarking hilft Ihnen, Best Practices zu ermitteln und diese über Regionen, Geschäftsbereiche und Teams hinweg zu teilen.

5. Conformance Checking

Conformance Checking (zu deutsch: Konformitätsprüfung) gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren bevorzugten Pfad, also Ihren Happy Path, zu definieren und zu sehen, an welchen Stellen der Prozess davon abweicht.

Dadurch können Sie genau verstehen, wie sehr sich Ihr Ist-Prozess vom Ziel-Prozess unterscheidet. Sie können sowohl in Prozentzahlen aufgeschlüsselt sehen, wie viele Fälle Ihrem gewünschten Prozess entsprechen, und wie viele nicht. Und Sie können erkennen, wenn Schritte übersprungen, in der falschen Reihenfolge ausgeführt werden oder in einer bestimmten Phase des Prozesses länger als erwartet dauern.

9 - Conformance Checking

Wenn Sie Verbesserungen vornehmen, hilft Ihnen die Konformitätsprüfung zu messen, wie viele Fälle dem Happy Path folgen.

Der nächste Schritt im Process Mining: Wie Sie Einblicke in Maßnahmen verwandeln 

Jetzt, wo Sie verstehen, wie Process Mining funktioniert, wird es Zeit für den nächsten Schritt: vom reinen Prozessverständnis zur aktiven Prozessoptimierung.

Sobald Sie sich mit Process Mining einen Überblick über Ihren Prozess verschafft haben, können Sie Fragen stellen wie:

  • Wo müssen wir Aktivitäten oder Schritte ändern?

  • Welche Aktivitäten könnten möglicherweise automatisiert werden?

  • Wie müssen wir den Prozess umgestalten?

  • Welche Maßnahmen führen zu besseren Ergebnissen?

Process Mining entfaltet seinen größten Nutzen, wenn Sie es als Teil eines größeren Pakets von Tools und Initiativen zur Optimierung der Unternehmensperformance einsetzen.

Maßnahmen, um Prozesseffizienz zu steigern:

Durchlaufzeiten kürzen

Beschleunigen Sie die Zeit zwischen Beginn und Abschluss des Prozesses

Kosten senken

Senken Sie die für den Prozessablauf erforderlichen Investitionen

Verschwendung minimieren

Verringern Sie die durch den Prozess verbrauchten Ressourcen

Verbesserung der Qualität

Erhöhen Sie die Wertschöpfung eines Prozesses

Wege zur Prozessverbesserung:

Standardisierung

Reduzieren Sie Abweichungen, damit Prozesse im gesamten Unternehmen auf die gleiche Weise ausgeführt werden

Verschlankung

Verringern Sie die Zahl und Komplexität der Schritte in einem Prozess

Optimierung

Optimieren Sie Ihren Prozess im Hinblick auf eine spezielle Kennzahl

Automatisierung

Reduzieren Sie personellen Aufwand durch Prozessautomatisierung

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