Conceptos clave sobre Process Mining

Con soluciones impulsadas por la plataforma Celonis

¿Qué es la minería de procesos?

Process Mining empezó como una teoría académica hace más de una década. Hoy es una tecnología empresarial consolidada, que usan miles de organizaciones en todo el mundo, y a la que cada día se suman cientos más.

Process Mining le ofrece una visión en profundidad de sus procesos de negocio.

Olvídese de la visión subjetiva, imprecisa y estática de sus procesos que obtiene en talleres de mapeo de procesos. Process Mining ofrece una representación objetiva, viva y virtual de los procesos de su organización.

El profesor Wil van der Aalst, Chief Scientist de Celonis y considerado ampliamente el padrino de Process Mining, lo describe así: “El puente entre la ciencia de datos [que incluye algoritmos, aprendizaje automático, minería de datos y análisis predictivo] y la ciencia de procesos [que abarca la gestión e investigación de operaciones, la mejora y gestión de procesos empresariales, la automatización de procesos, la gestión de flujos de trabajo y la optimización]”.

Process Mining está ampliamente reconocido, por empresas, analistas y medios, como la mejor forma de entender sus procesos de negocio. Desde 2023, Process Mining cuenta con su propio Magic Quadrant™ de Gartner®, lo que valida su importancia.

El auge de la IA ha vuelto a situar a Process Mining en el lugar que le corresponde. Al extraer y estandarizar datos de negocio, Process Mining puede dar a la IA el contexto que necesita para tener éxito. Así, la IA puede tomar decisiones inteligentes adaptadas al negocio, alineadas con sus objetivos y con un mayor ROI. Al ayudar a las empresas a entender cómo funcionan sus operaciones, Process Mining les permite hacer que esas operaciones funcionen con soluciones como la IA.

Descubra más sobre los orígenes de Process Mining y por qué importa →

¿Por qué es importante Process Mining?

El cambio ha cambiado. Ahora va mucho más rápido.

Los comités de dirección gestionan cadenas de suministro frágiles, aranceles inminentes y una presión constante sobre los costes. Su equipo está al límite. Lo único que no ha cambiado es la expectativa de cumplir sus objetivos.

La IA empresarial está llamada a reinventar las operaciones y reforzar su plantilla para lograr los resultados que necesita. Pero la mayoría de las empresas aún no han visto que sus iniciativas de IA alcancen todo su potencial.

Falta una visión compartida de cómo funciona su empresa y cómo hacer que funcione mejor, para que su equipo, la IA y todo un ecosistema de proveedores de soluciones trabajen con eficacia hacia sus objetivos.

Pero eso es más fácil decirlo que hacerlo por la gran desconexión que existe en el centro de la mayoría de las empresas. Los departamentos hablan su propio idioma y los sistemas no se integran bien, lo que dificulta saber qué ocurre y cómo mejorarlo. Así, la transformación se vuelve dolorosa, la productividad baja y se pierde valor.

Por eso el Process Mining es importante: con Process Mining, las empresas pueden ver cómo funcionan sus procesos y recibir recomendaciones para mejorarlos.

Process Mining está abriendo el camino hacia empresas autónomas y agénticas. Los datos que necesitan las soluciones de IA para ser eficaces están en los sistemas que sustentan los procesos empresariales. Con Process Mining, las empresas pueden extraer y transformar esos datos para dar a la IA el contexto de negocio que necesita para funcionar.

Las empresas van un paso más allá al adoptar una plataforma más completa de process intelligence y decision intelligence para que sus equipos, partners e IA creen soluciones inteligentes que mejoren continuamente las operaciones. No solo corrigiendo problemas, sino evitándolos por completo.

Descubra cómo hacer que la IA funcione en una empresa como la suya. →

¿Qué problemas de negocio resuelve Process Mining?

Resolver problemas de negocio como controlar costes, impulsar la productividad y mejorar la experiencia del cliente depende de la visibilidad.

Imagine, por ejemplo, que un fabricante necesita mejorar sus márgenes. Es poco probable que pueda controlar el precio de las materias primas esenciales. Pero si sabe cómo funcionan los procesos de producción, puede controlar y reducir costes eliminando desperdicios, minimizando paradas o automatizando pasos del proceso.

El problema es que las empresas carecen de esa visibilidad en toda la organización y, aunque tengan algo, no saben bien qué hacer con ella. Process Mining genera valor de negocio al ayudar a las empresas a entender cómo funcionan sus procesos y operaciones, para que puedan hacer que rindan. Además, Process Mining aporta a las empresas la información que necesitan para orquestar y medir sus iniciativas de mejora de procesos.

La IA tampoco puede funcionar en la empresa si no entiende el contexto del negocio, cómo funciona hoy y cómo quieren los líderes que funcione mañana. Por eso Process Mining ha cobrado aún más importancia en la era agéntica, donde los equipos quieren hacer que la IA trabaje con sus sistemas, soluciones y personas.

Process Mining resuelve problemas de negocio al permitirle:

• Obtener visibilidad total de sus procesos: con una visión objetiva, en tiempo real y agnóstica del sistema de sus procesos, basada en los datos de sus sistemas de registro.
• Cuantificar el impacto de la mejora de procesos: demuestre valor medible antes y después de aplicar una optimización de procesos, e impulse más inversión.
• Aumentar la alineación de las partes interesadas: haga sugerencias estratégicas basadas en datos, con el ROI esperado, para lograr aceptación y alineación.
• Priorizar eficazmente las iniciativas de transformación: cuantifique el valor potencial para dirigir la energía y los recursos a las áreas de negocio de mayor impacto.
• Acelerar el tiempo hasta el valor: el Process Mining de Celonis es fácil de implantar y puede ofrecer resultados en semanas, centrado en áreas probadas de quick wins.
• Hacer que la IA empresarial funcione: dé a la IA los datos y el contexto que necesita para saber cómo funciona el negocio y permitirle tomar decisiones inteligentes de forma autónoma que generen valor.

Vea ejemplos de Process Mining en la práctica →

¿Cuáles son los casos de uso más comunes de Process Mining?

Los casos de uso de la minería de procesos son casi infinitos, dado que la tecnología abarca múltiples funciones empresariales y sectores.

Cualquier función puede mejorar su eficiencia gracias a esta tecnología. Pero si busca inspiración sobre por dónde empezar con Process Mining en su organización, aquí tiene algunos casos de uso habituales:

• Process Mining para IA empresarial: identificar dónde la automatización tendrá el mayor impacto en la mejora de procesos, mientras orquesta despliegues de IA y les aporta el contexto que necesitan para entender cómo funciona el negocio.
• Process Mining para migración de sistemas y modernización empresarial: reducir riesgos y acelerar todas las fases de la modernización y la migración al revelar cómo se usan realmente las aplicaciones y los sistemas, y cómo mejorarlos.
• Process Mining para Supply Chain: aumentar la resiliencia y la agilidad de la cadena de suministro destacando puntos débiles y vulnerabilidades, como proveedores con bajo rendimiento o inventario de lenta rotación.
• Process Mining para Finanzas y servicios compartidos: acelerar la transformación financiera y el flujo de caja con un procesamiento de pagos más eficiente, minimizando pagos duplicados o ingresos perdidos.
• Process Mining para sostenibilidad y ESG: reducir las emisiones del transporte e impulsar una gestión sostenible del gasto, además de descubrir las causas de residuos recurrentes y retrabajos innecesarios.
• Process Mining para experiencia de cliente: conecte procesos aislados entre los equipos de marketing, ventas, servicios y comercio para mejorar los resultados del cliente y optimizar costes.

Estos casos de uso se aplican a muchas de las mayores industrias del mundo, como automoción, banca, CPG, energía, servicios financieros, sanidad, fabricación, sector público, servicios profesionales, retail, telco y medios, ciencias de la vida, farma y transporte.

Explore nuestras páginas de soluciones para profundizar en cómo Process Mining puede beneficiar a su departamento o iniciativa de transformación →

¿Cómo funciona la minería de procesos?

Cada paso de un proceso empresarial deja una huella digital —datos de registro de eventos— en sus sistemas transaccionales. La minería de procesos recoge ese rastro para ayudarle a visualizar cómo son sus procesos en todos los sistemas: cuellos de botella, desviaciones, pasos duplicados innecesarios y demás.

La minería de procesos funciona en tres pasos:

• Paso 1: Primero, el software de minería de procesos extrae datos de registro de eventos de sus sistemas de información.
• Paso 2: Después, la minería de procesos usa esos datos de registro de eventos para crear una visualización integral del proceso, también llamada gemelo digital.
• Paso 3: Ya puede detectar, simular y ejecutar oportunidades de valor para el negocio.

Por supuesto, algunos pasos del proceso no tienen lugar en un sistema transaccional, como enviar un correo electrónico o abrir una hoja de cálculo. Pero también hay una tecnología para eso. "Task Mining recopila datos de escritorio que, al combinarse con la minería de procesos, pueden ofrecer una visión aún más detallada de cómo se realiza el trabajo y cómo funcionan los procesos en una organización."

¿Cómo ha evolucionado la minería de procesos?

Las capacidades de la minería de procesos no dejan de ampliarse. Con cada pequeño paso y cada gran avance, la minería de procesos crea nuevas formas de que las empresas entiendan sus procesos y operaciones, y los hagan funcionar.

La minería de procesos tradicional siempre ha sido una tecnología potente para observar procesos empresariales en tiempo real. Pero sus distintos saltos evolutivos han ampliado su alcance en todo el panorama de procesos de las empresas y mejorado su capacidad para enriquecer los datos de proceso que extrae.

Los procesos y las operaciones empresariales rara vez funcionan de forma aislada. Por eso surgió la minería de procesos centrada en objetos (OCPM), que ofrece una visión más dinámica y en 3D de las operaciones empresariales de extremo a extremo. Las empresas pueden usar OCPM para entender cómo se conectan los procesos entre departamentos y flujos de trabajo, por ejemplo, el impacto de Compras en la producción.

Lo mejor es que, si elige un proveedor con tecnología agnóstica al sistema, podrá usar la minería de procesos en cualquier sistema de su pila tecnológica.

En los últimos años, la IA ha hecho la minería de procesos más sofisticada al enriquecer los datos con reglas de negocio, benchmarks y KPI. Esto hace que los datos de minería de procesos sean más relevantes y accionables, ya que la minería de procesos mejorada con IA puede recomendar mejoras a partir de estos insights. Todo ello antes de sacar aún más partido a sus datos con una solución como la plataforma Celonis.

No son solo las grandes empresas las que aprovechan la minería de procesos. Las consultoras también se están sumando. La minería de procesos permite a los consultores dejar atrás el asesoramiento generalista y pasar a una especialización experta. Y la tecnología les permite por fin dejar atrás las sesiones y talleres manuales de mapeo de procesos, lentos y muy intensivos en recursos. Ahora pueden impulsar al máximo las iniciativas de IA de sus clientes, liderar la transformación empresarial con confianza y escalar valor con rapidez.

Consulte un desglose más detallado de cómo funciona la minería de procesos →

¿Cuáles son los beneficios de la minería de procesos?

La minería de procesos puede impulsar la mejora de procesos, generar valor en procesos clave que impulsan ingresos, escalar ese valor en toda la empresa y ayudar a que las iniciativas de IA aporten ROI.

Entonces, ¿por qué la minería de procesos es mejor que otros métodos de mejora de procesos? Estas son las ventajas de usar minería de procesos:

• Insights objetivos y basados en hechos: al basarse en datos reales, la minería de procesos le permite auditar, analizar y mejorar sus procesos empresariales actuales con más eficacia y fiabilidad.
• Mejora de procesos más rápida, barata y precisa: la minería de procesos es mucho más eficiente y rentable que los largos talleres de mapeo de procesos, subjetivos por naturaleza.
• Sin sustituir lo que ya tiene: al funcionar sobre sus sistemas actuales, la minería de procesos minimiza la interrupción operativa y ayuda a que su pila tecnológica funcione de forma más armoniosa.
• Rendimiento medible: gracias a la visibilidad que aporta la minería de procesos, las empresas pueden comprobar si las iniciativas de mejora han logrado los resultados deseados o si hace falta seguir optimizando.

Casos de éxito de minería de procesos

Estos son solo algunos casos de éxito que muestran cómo organizaciones reales están usando la minería de procesos:

• PepsiCo usa la minería de procesos de Celonis para abordar silos organizativos, un proceso de facturación complejo y dificultades para priorizar en Cuentas por Cobrar.
• Florida Crystals gestionó con éxito su transformación S/4HANA, redujo drásticamente los pagos duplicados y liberó millones en cuestión de meses.
• El estado de Oklahoma logra transparencia en todo su proceso de Procurement, reduce el gasto maverick y recorta en 64 días los ciclos de auditoría.
• AstraZeneca optimiza la gestión de inventario, acelera la entrega de productos y agiliza la recopilación de datos con OCPM.
• Ingka Group rastrea millones de variantes del proceso Order-to-Cash y cada evento de su proceso Sales Order, minimizando imperfecciones.

Su empresa podría ser la próxima en entrar en el salón de la fama de la minería de procesos. Únase a estas empresas y empiece gratis con la minería de procesos →

Cuándo usar la minería de procesos

¿Su organización tiene muchos sistemas, procesos y datos? ¿Quiere que esos sistemas y procesos rindan más y extraer más valor de esos datos? Entonces parece la candidata ideal para la minería de procesos.

Nunca es demasiado pronto, ni demasiado tarde, para empezar a usar la minería de procesos en su empresa. Y no hace falta sufrir problemas recurrentes de servicio ni fallos operativos para beneficiarse. La minería de procesos puede mejorar procesos y operaciones que ya funcionan bien.

La minería de procesos puede ser especialmente útil si tu empresa está:

• Aprovechando nuevas tecnologías como la IA
• fusionándose, asociándose o integrándose con otra empresa.
• Migrando sistemas o modernizando su pila tecnológica
• buscando nuevas formas de generar valor.
• reforzando las medidas de sostenibilidad.
• reforzando sus programas de cumplimiento normativo.
• Transformando Shared Services
• Mejorando los procesos de Finanzas y Operaciones
• creando resiliencia en la cadena de suministro.
• Impulsar la productividad y eficiencia de su plantilla

Más aplicaciones de la minería de procesos →

Cómo encontrar la solución de minería de procesos adecuada

Para empezar con la minería de procesos, primero debe encontrar el partner ideal. Como pioneros en minería de procesos, hemos ayudado a muchas empresas a empezar su camino hacia la excelencia operativa con pruebas de valor exitosas y, después, a ampliar el valor con nuevas implantaciones de minería de procesos.

Por eso hemos volcado años de experiencia en la Guía del comprador de Process Mining. Es un recurso clave para cualquier empresa que esté valorando Process Mining, sobre todo al evaluar distintos proveedores. Dentro encontrará recursos útiles, como una evaluación de la madurez de los procesos, una lista de funciones que debería pedir a los proveedores de minería de procesos y una plantilla para su RFP o RFI de minería de procesos.

Empiece su camino en la minería de procesos con nuestra guía gratuita del comprador →

Preguntas frecuentes sobre minería de procesos

¿Qué es un proceso?

Un proceso puede definirse como una serie de acciones o pasos que se repiten de forma progresiva desde un 'inicio' definido o reconocido hasta un 'final' definido o reconocido. El objetivo de un proceso es establecer y mantener un flujo generalmente aceptado que permita completar una tarea de forma eficaz y coherente.

Algunos procesos de negocio conocidos son Order-to-Cash (O2C) y Purchase-to-Pay (P2P) a nivel macro, junto con microprocesos como la gestión de reclamaciones y el procesamiento de facturas.

¿Qué diferencia hay entre process mining, object-centric process mining e inteligencia de procesos?

El process mining centrado en casos ayuda a visualizar el flujo de un único proceso de negocio, por lo que resulta útil para analizar si se está siguiendo la secuencia de pasos correcta o más eficaz. El object-centric process mining (OCPM) aporta una visión multiproceso al analizar las relaciones entre objetos, como un cliente, un pedido o una factura, y eventos, como que un cliente haga un pedido o el pago de una factura. Esto crea una visión más detallada de cómo se conectan e interactúan los procesos de la organización, incluido su impacto posterior.

El process mining desempeña un papel clave en la Process Intelligence, que combina datos de sistemas, conocimiento de procesos e IA que entiende cómo fluye su empresa.

Ese nexo entre usted y sus procesos reúne datos en tiempo real, minería y análisis para obtener insights, planificación y simulación de mejoras, y supervisión para garantizar que esas mejoras se cumplen. Aporta un lenguaje común para entender y mejorar cómo funciona su empresa.

La tecnología de process mining está en el núcleo de la plataforma Celonis.