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What is Task Mining?

Qu’est-ce que le task mining ?

Le task mining désigne la technologie qui permet aux entreprises de capturer les données d’interactions utilisateur (ou de bureau) afin d’analyser les méthodes de travail de leurs employés et les améliorer.

Task Mining image

Le Task Mining Software

Associé au process mining, le task mining offre aux entreprises une vision complète du fonctionnement de leurs processus, y compris de toutes les étapes supplémentaires qui ne généreraient aucun journal d'événements, comme la consultation d'un e-mail ou d'une feuille de calcul.

Un logiciel de task mining eddectue l´analyse et le suivi des tâches en exploitant la reconnaissance optique de caractères (ROC), le traitement automatique du langage naturel (TALN) et des algorithmes d'apprentissage automatique pour recueillir et comprendre les actions que les utilisateurs effectuent sur leurs postes de travail et trouver les modèles ayant le plus d'impact sur les résultats stratégiques, afin de pouvoir les optimiser et les reproduire à grande échelle.

Parlons-en Comment fonctionne le process mining ?
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Une visibilité totale sur les processus et les tâches task mining de Cèlonis

Celonis est le seul produit de process mining au monde qui intègre également le task mining, vous offrant ainsi une vue à 360 degrés sur la façon dont le travail est effectué dans l'ensemble de l'entreprise.

Process Mining vs Task Mining

Il existe deux principales sources de données à examiner pour comprendre le fonctionnement inhérent à une entreprise : les données commerciales et les données de postes de travail.

Les données commerciales se trouvent dans vos systèmes transactionnels, sous forme de journaux d'événements horodatés.

Elles révèlent toutes les étapes, mais aussi toutes les variations, qui composent un processus métier, en fonction de ce qui s'est passé et à quel moment, par exemple, quand un bon de commande a été créé, approuvé, traité, expédié, etc.

Les données de postes de travail représentent tout ce que vos employés font entre ces étapes pour les mener à bien, comme remplir le bon de commande, vérifier que les montants sont exacts, faire correspondre les reçus aux factures ou passer dix minutes sur LinkedIn.

Le process mining consiste à extraire toutes les données commerciales de vos systèmes transactionnels pour vous donner un aperçu concret de vos processus en temps réel et vous montrer où résident les points d'inefficacités, en fonction de vos journaux d'événements.

Il s'agit en quelque sorte d'une radiographie vivante et mouvante de votre entreprise. Mais un élément essentiel manque à cette image : ce qui se passe sur tous les postes de travail de l'entreprise pour que le processus soit effectivement mis en œuvre.

Le task mining collecte et analyse les données des postes de travail des utilisateurs pour donner aux entreprises une vision plus complète de la façon dont leurs activités sont exécutées, non seulement en termes de processus, mais également au niveau du personnel.

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Celonis est leader sur le marché du process mining en termes de chiffre d’affaires, de parts de marché et de clientèle pour la deuxième année consécutive, selon le PEAK Matrix 2021 d’Everest Group dédié au process mining.

Everest Group

Comment fonctionne le Task Mining

Au niveau le plus élémentaire, le task mining collecte les actions des personnes qui mettent en œuvre les processus commerciaux, en détectant automatiquement les systèmes avec lesquels les utilisateurs interagissent. Mais ne vous méprenez pas, c'est bien plus qu'une simple surveillance des postes de travail.

Voici comment fonctionne ce logiciel de contrôle et suivi des tâches:

1. Capture les données de postes de travail

Collecte les clics, les consultations de pages et les actions des utilisateurs, en incluant des données d'horodatage et des captures d'écran.

2. Ajoute du contexte commercial

Utilise la reconnaissance optique de caractères (ou technologie ROC) pour collecter les mots, les chiffres et le texte supplémentaire qui s'affichent à l'écran d'un utilisateur et contextualiser ses activités.

3. Regroupe les activités

Exploite la technologie de traitement automatique du langage naturel (NPL) et l'intelligence artificielle pour comprendre et trier automatiquement chaque action par thème, puis les regrouper en activités, par exemple « recherche de prospects sur LinkedIn » ou « approbation de bons de commande ».

4. Recoupement avec les données commerciales

En identifiant les ID utilisateur et les ID de cas, le task mining peut mettre en corrélation les interactions des utilisateurs et les données commerciales issues de vos systèmes opérationnels, et ainsi comprendre l'impact de chaque action sur vos résultats stratégiques.

5. Optimise les résultats

Exploite les données de task mining afin d’optimiser les tâches et, par conséquent, les processus, d’augmenter votre capacité d'exécution et, enfin, d’améliorer vos performances commerciales à l'aide d'une solution de type Execution Management System.

C'est dans les trois dernières étapes que réside la véritable richesse du task mining de Celonis

Les données commerciales sont désorganisées. En raison de ces différents systèmes PGI, formats de données singuliers et lacunes en matière d'informations, il peut être difficile d'obtenir une image précise et mouvante de vos processus métier.

Cependant, la complexité des données commerciales n'est rien à côté de celle des données de postes de travail et des nombreuses façons dont les utilisateurs, dans leur infinie diversité, choisissent d'interagir avec les logiciels.

Toute la richesse du task mining est de parvenir à détecter ce qui est important au milieu de tout le reste, c'est-à-dire les actions qui font vraiment la différence dans votre exécution. Et en reliant les actions au processus métier, vous pouvez finalement suivre leur efficacité vis-à-vis des résultats qui comptent réellement.

D'instrument de productivité, le task mining devient ainsi un outil pouvant véritablement impacter vos indicateurs clés, à savoir la croissance, l'innovation et le chiffre d'affaires. C'est précisément ce que vous offre le task mining de Celonis, et nous sommes les seuls à le faire.

Le task mining peut mettre en corrélation les interactions des postes de travail des utilisateurs et les données commerciales issues de vos systèmes opérationnels, et ainsi comprendre l'impact de chaque action sur vos résultats stratégiques.

Parlons-en

Pourquoi le Task Mining est important pour votre entreprise

Le task mining présente plusieurs avantages. Il peut être extrêmement bénéfique pour n'importe quelle entreprise, car il permet :

D'identifier les points d'inefficacité des modèles de travail manuel en dehors de vos systèmes transactionnels
D'évaluer et d'optimiser la productivité de votre personnel
De relier les processus manuels aux processus métiers de l'entreprise, mais aussi de prendre les meilleures mesures concernant les postes de travail de vos équipes

Par conséquent, la question n'est pas de comparer le process mining et le task mining, mais de combiner ces technologies, ce qui est plus puissant que de les associer indépendamment.

De même que pour le task mining, les cas d'utilisation du process mining sont illimités. Ils peuvent tous deux être appliqués à n'importe quel processus, de l'approvisionnement aux comptes créditeurs, en passant par la gestion des commandes ou les comptes débiteurs et bien plus encore.

En outre, le task mining est une technologie sûre, sécurisée et qui respecte la confidentialité.

Bien que la surveillance des postes de travail puisse avoir une connotation négative pour les utilisateurs, le task mining utilise des outils d'obscurcissement des données et de contrôle de la confidentialité adaptés aux entreprises, afin de préserver la vie privée des utilisateurs.

Vous pouvez choisir les sites web et les applications à inclure dans la collecte de données, masquer les saisies de données sensibles, telles que les noms d'utilisateur, les mots de passe ou d'autres données personnelles identifiables, et sélectionner qui a accès aux données et informations que vous collectez.

Lire le rapport IDC

Toute la richesse du task mining est de parvenir à détecter ce qui est important au milieu de tout le reste, c'est-à-dire les actions qui font vraiment la différence dans votre exécution.

En reliant les actions au processus métier, vous pouvez enfin suivre leur efficacité vis-à-vis des résultats qui comptent réellement.

D'instrument de productivité, le task mining devient ainsi un outil pouvant véritablement impacter vos indicateurs clés, à savoir la croissance, l'innovation et le chiffre d'affaires.

Vous souhaitez en savoir plus sur le process mining ?

Assistez à notre démonstration en direct pour :

  • Apprendre la signification et le fonctionnement du process mining et du task mining

  • Comprendre cette approche de l'amélioration des processus

  • Explorer les étapes d'une mise en œuvre réussie

  • Découvrir des solutions et des cas d'utilisation concrets

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À propos de Celonis

Si le choix de Celonis s’impose pour le process et le task mining, ce n’est pas un hasard.

Avec plus de 10 000 milliards d’activités de processus analysées, plus de 270 connecteurs de système permettant une installation rapide, un écosystème de plus de 2 000 partenaires et 15 000 professionnels agréés Celonis à votre disposition, réussir n’a jamais été aussi simple.

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