Was ist Task Mining?

Mensch und Prozessexzellenz gehen zusammen

Task Mining ermöglicht es Unternehmen, Nutzerinteraktionsdaten zu erfassen. Der Vorteil dabei: Sie verstehen, wie Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen, und wie sie dabei noch besser werden können.

Lesen Sie den Bericht von IDC
Was ist Task Mining?

Die wichtigsten Daten, die Sie haben

Es gibt zwei essentielle Datenquellen, anhand derer Sie die inneren Vorgänge in Ihrem Unternehmen erfassen können: Businessdaten und Nutzerinteraktionsdaten.

Businessdaten liegen in Ihren Betriebssystemen als zeitmarkierte Event-Logs vor. Diese dokumentieren alle Schritte und Abweichungen während eines Geschäftsprozesses - auf Grundlage davon, was wann passiert ist. Beispielsweise zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung erstellt, bestätigt, bezahlt oder abgelehnt wurde.

Nutzerinteraktionsdaten sind die Daten, die entstehen, wenn ihre Mitarbeiter in einer Anwendung arbeiten, um einen Prozessschritt auszuführen. Beispielsweise beim Ausfüllen der Bestellung, Überprüfen der Bestellmenge, dem Abgleichen von Aufträgen mit Rechnungen, oder bei einer zehnminütigen Recherche auf LinkedIn.

Task Mining sammelt und analysiert diese Daten, um Unternehmen einen vollständigen

Überblick über ihre Vorgänge zu geben. So können Prozesse im Zusammenspiel mit der Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter verstanden werden.

Wie Task Mining funktioniert

Auf eine einfache Formel gebracht sammelt Task Mining Aktivitäten von Mitarbeitern innerhalb eines Geschäftsprozesses und identifiziert automatisch die von ihnen dabei verwendeten Systeme.

Task Mining graphic

Tracken von Aktivitäten

Sammeln von Klicks, Scrollen und anderen Nutzerinteraktionen - inklusive Zeitstempel und Screenshots.

Kontexterweiterung

Texterkennung — Optical Character Recognition — sammelt Wörter, Zahlen und zusätzlichen Text eines Benutzerbildschirms, um die Vorgänge zu kontextualisieren.

Um das Potential von Task Mining voll auszuschöpfen, müssen wir aber noch weiter gehen:

Identifizierung von Topics und Clustern

Durch die Kombination von Natural Language Processing (NLP) und künstlicher Intelligenz wird automatisch jede Aktion durchleuchtet, nach Topics sortiert, und anschließend in Clustern gebündelt - z.B. “Suche nach potenziellen Kunden auf LinkedIn”, oder “Genehmigung einer Bestellung”.

Verknüpfung mit Businessdaten

Benutzer-ID und Case-ID werden identifiziert, um Benutzeraktivitäten mit Businessdaten in Ihren Betriebssystemen abzugleichen – so können die Auswirkungen jeder Handlung auf Ihre Geschäftsergebnisse verstanden werden

Die Verknüpfung dieser zwei Komponenten ist der wirkliche Datenschatz.

Businessdaten sind unstrukturiert. Verschiedene ERP-Systeme, ungewöhnliche Datenformate und Informationslücken erschweren ein umfassendes Verständnis der eigenen

Geschäftsprozesse. Woran es Businessdaten außerdem mangelt: Sie sagen nichts über die Vielfalt von Herangehensweisen aus, mit denen Angestellte Software nutzen.

Task Mining findet die Nadel im Heuhaufen: Nutzeraktivitäten, die sich auf Prozesse positiv auswirken. Durch Case-Matching werden manuelle Handlungen mit korrespondierenden Geschäftsprozessen verbunden, ihre Auswirkungen auf Unternehmensziele können so verfolgt werden. Task Mining kann dadurch viel mehr als nur Ihre Produktivität steigern. Es beeinflusst die großen Themen – Wachstum, Umsatz und Innovation. Diese Kombination von Businessdaten und Nutzerinteraktionsdaten gibt es nur mit Celonis Task Mining.

Datenschutz und Datensicherheit

Task Mining dient nicht dem Ausspähen von Mitarbeitern, oder dazu herauszufinden, wer viel Zeit auf Facebook verbringt. Eine Reihe von integrierten Kontrollmechanismen schützt die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter

  • Black-/Whitelist: Sie können die Webseiten und Anwendungen auswählen, die für die Datensammlung relevant sind.
  • Datenverhüllung: Wählen Sie nur die Daten aus, die Sie tracken wollen. Zum Beispiel kann ganz nach Art der Einstellung immer nur das erste Wort eines Satzes ausgewählt werden.
  • Datenanonymisierung: Personenbezogene Daten können unkenntlich gemacht werden.
  • Zugangsberechtigung: Task-Mining-Nutzern können unterschiedliche Zugänge und Einsichtsmöglichkeiten zugewiesen werden.

Die Vorteile von Task Mining

Task Mining graphic 2

Die mit Task Mining gewonnenen Einsichten können dabei helfen:

  • zeitintensive Aufgaben zu identifizieren
  • herauszufinden, an welchen Stellen eines Prozesses manuell nachgebessert werden muss
  • Best Cases für die Erledigung von Aufgaben zu erstellen.
  • den Mehrwert von harmonisierten Prozessen zu quantifizieren.

Die Automatisierung von manuellen Aufgaben durch RPA ist nur eine Anwendungsmöglichkeit, und Task Mining kann viel mehr als das - es hilft auch Ihren Mitarbeitern:

Identifizierung und Unterstützung von hochwertigen Tätigkeiten

Bestimmte Tätigkeiten sind zu kompliziert, als dass sie automatisiert werden könnten - zum Beispiel die Vorbereitung von Sales Mitarbeitern auf einen Geschäftstermin.

Konsolidierung von redundanten oder veralteten Systemen

Ohne dass es auffällt, werden oftmals veraltete oder unterschiedliche Versionen eines Systems verwendet.

Verbesserung der User Experience Ihrer Mitarbeiter

Schwer zu handhabende Benutzerschnittstellen können verbessert werden.

Identifizierung der wichtigsten Schritte bei jedem Prozess

Manuelle Workarounds, wie Kopieren/Einfügen aus einem Excel-Dokument, um eine Bestellung zu vervollständigen

Benchmarking von Aktivitäten zwischen verschiedenen Abteilungen

So kann zum Beispiel herausgefunden werden, dass eine bestimmte CRM-Software ein Sales Team im Vergleich zu den anderen Teams erfolgreicher macht.

So erreichen Sie mit Task Mining Prozessexzellenz

Weltweit ringen Unternehmen um die Optimierung ihrer Prozesse – exzellente Customer Experience gibt es nur mit reibungslosen Prozessen.

Wenn die Prozesse laufen, stimmt auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Gleiches gilt für Umsatz, Wachstum und alle anderen Faktoren, die Unternehmensperformance und strategische Ziele vorantreiben. Sobald Sie wissen, wie Ihre Angestellten Ihre Prozesse beeinflussen, können Sie feststellen, was funktioniert, und was nicht - und wie man es im letzteren Fall besser machen kann.

RPA

Unterstützen

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie Aufgaben schnell und effektiv erledigen können.

Harmonisieren

Identifizieren Sie redundante oder automatisierbare Aufgaben, damit sich Ihre Angestellten auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.

Optimieren

Setzen Sie künstliche Intelligenz für Handlungsempfehlungen zwischen jedem Schritt ein.

Orchestrieren

Setzen Sie künstliche Intelligenz für Handlungsempfehlungen entlang der gesamten Prozesskette ein.

Geballte Power - Process Mining und Task Mining

Ohne Business-Kontext kann Task Mining noch keinen echten Mehrwert generieren. Nutzerinteraktionsdaten allein mögen interessante Einsichten bieten, aber erst die Kombination mit Businessdaten führt zu wegweisenden Erkenntnissen.

Die Kombination von Businessdaten und Nutzerinteraktionsdaten in der Intelligent Business Cloud ist im Bereich Process Mining einzigartig. Und sie ist mehr als ein Verfahren zur Produktivitätssteigerung - sie liefert das bestmögliche Bild über Arbeitsabläufe, und wie diese für geschäftlichen Erfolg ausgerichtet werden können.

Mit Task Mining erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Optimierungspotenziale ihrer Arbeitsprozesse – und Sie schaffen beste Voraussetzungen für ein Unternehmen im Flow.

Sehen Sie sich die Task Mining Demo an

Die Power von Task Mining in Aktion

Screenshot - Task Mining
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