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Mehr Transparenz fĂŒr bessere ArbeitsablĂ€ufe

Die Wien Energie GmbH optimiert GeschĂ€ftsablĂ€ufe mit Process Mining. Das Ergebnis: Mehr Transparenz fĂŒr eine datengestĂŒtzte Entscheidungsfindung.

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Will ein Unternehmen heute erfolgreich sein, mĂŒssen alle Abteilungen effizient ablaufen. Das gilt nicht nur fĂŒr offensichtliche Bereiche wie Produktion oder Logistik, sondern auch fĂŒr die Administration einer Organisation. Das österreichische Unternehmen Wien Energie GmbH, 100-prozentige Tochter der Wiener Stadtwerke GmbH, hat aus diesem Grund Prozesse der Bereiche Purchase-to-Pay, Meter-to-Cash sowie Plant Maintenance mithilfe der Process-Mining-Technologie von Celonis unter die Lupe genommen und deutlich verbessert. UnterstĂŒtzt wurde das Unternehmen dabei von der WienIT GmbH – ebenfalls Tochter der Stadtwerke und IT-Dienstleister fĂŒr die gesamte Unternehmensgruppe – sowie deren Partner, das Beratungsunternehmen BDO Consulting GmbH.

Der Roll-out war so eindrucksvoll, dass die Prozessimplementierung des Purchase-to-Pay Prozesses den Austrian Supply Excellence & Einkauf 4.0 Award in der Kategorie Innovation gewinnen konnte und auch fĂŒr das gesamte Projekt mit dem „Best Practice BI & Analytics Award Österreich 2019“ ausgezeichnet wurde. DarĂŒber hinaus wurde das Projekt fĂŒr den „Austrian eAward 2020“ in der Kategorie „Arbeit und Organisation“ nominiert. Auch ein Folgeprojekt zur Migration zu SAP S/4HANA wird bereits umgesetzt.

Purchase-to-Pay als Pilotprojekt

Wien Energie ist fĂŒr die Energieversorgung von zwei Millionen Menschen, 230.000 Gewerbe- und Industrieanlagen sowie 4.500 landwirtschaftlichen Betrieben im Großraum Wien verantwortlich und zĂ€hlt zu den 30 umsatzstĂ€rksten Firmen Österreichs. Im Zuge der digitalen Transformation wollte das Unternehmen unter anderem den Purchase-to-Pay Prozess optimieren und hatte sich entschieden, die Process-Mining-Technologie von Celonis fĂŒr ein Pilotprojekt zu nutzen. Ziel des Unternehmens mit insgesamt rund 2.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 1.677 Millionen Euro (2019) war es, mit der EinfĂŒhrung von Process Mining – unter anderem – qualitative und transparente KPIs zu definieren. DarĂŒber hinaus sollten Analysen sowie Reports schneller durchfĂŒhrbar sein, um bessere Einblicke in den Purchase-to-Pay Prozess zu erhalten. 

Die Entscheidung, als erstes den Purchase-to-Pay Prozess zu optimieren, fiel aus folgendem Grund: Im Jahr 2016 wurde unter dem Dach von Wien Energie eine zentrale Beschaffungsstelle etabliert, die – bislang getrennte – Systeme der Unternehmen FernwĂ€rme Wien und Wien Energie zusammenfĂŒhrte. Beide Unternehmen hatten sehr unterschiedliche ArbeitsansĂ€tze.

Diese spiegelten sich auch im Purchase-to-Pay Prozess wider. „Der Prozess war aufgrund der ZusammenfĂŒhrung der Unternehmen noch relativ jung, und wies seit der EinfĂŒhrung des zentralen Einkaufs ein großes Beschaffungsvolumen auf. Unter anderem war es fĂŒr uns daher interessant sowohl den Reifegrad des Prozesses als auch potenzielle Optimierungsmaßnahmen zu erheben“, sagt Paul Strunz, Head of Procurement Analytics & Development bei der Wien Energie GmbH und mitverantwortlich fĂŒr das Projekt. „Da der Prozess sĂ€mtliche Beschaffungen im Unternehmen bĂŒndelt und somit eine Vielzahl an unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen involviert sind, war es fĂŒr uns interessant den tatsĂ€chlich ‚gelebten‘ Prozess zu analysieren“. Diskussionen zur Verbesserung des Prozesses basierten somit oftmals auf einem sehr subjektiven BauchgefĂŒhl der Beteiligten, hatten aber keine umfassenden Fakten als Grundlage „Auf Basis von Process Mining war es möglich die grĂ¶ĂŸten ‚pain points‘ im Prozess zu identifizieren und gleichzeitig die Ursachen dafĂŒr zu verorten. Wir haben fĂŒr jeden Use Case zunĂ€chst einen Verbesserungsvorschlag erarbeitet, der dann von einem oder – falls verschiedene Abteilungen betroffen waren – mehreren Verantwortlichen anhand eines konkreten Maßnahmen- und Zeitplans umgesetzt wurde“, sagt Strunz. Dies funktionierte sehr gut: „Entscheidend an dieser Stelle war sicher auch die Nutzerfreundlichkeit der Celonis-Lösung“, so Strunz weiter. „Jeder Mitarbeiter war in seinem Bereich sehr schnell in der Lage, mit der Technologie von Celonis zu arbeiten und hat die Vorteile direkt erkannt.“

Process Mining als SchlĂŒssel zum Erfolg

Das Pilotprojekt wurde im Zeitraum von Januar bis Juli 2019 zusammen mit dem Partner BDO umgesetzt. Dabei begleitete BDO alle Projektphasen: Zum einen das Setup der Infrastruktur sowie die Entwicklung des Datenmodells und der Prozessanalyse, zum anderen wurden die Process Mining Governance und ein Berechtigungskonzept fĂŒr klare Rollenverteilungen und Kompetenzzuweisungen definiert – ein wichtiger SchlĂŒsselfaktor fĂŒr den Erfolg des Projekts. Ferner unterstĂŒtzte BDO Wien Energie auch in personeller Hinsicht zum Beispiel mit Data Engineers.

Bei der Zusammenlegung von FernwĂ€rme Wien und Wien Energie wurden zwei SAP ERP Systeme „verschmolzen“. Zudem wurde SAP SRM als neues System fĂŒr die Bedarfsanforderung und -genehmigung eingefĂŒhrt. Die Rechnungsprozesse erfolgten auf der Basis eines Systems des Anbieters WMD. Die Daten der unterschiedlichsten Systeme konnten dann im Celonis Process Mining Datenmodell sinnvoll zusammengefĂŒhrt werden. In der Implementierungsphase wurde deutlich, wie wichtig die Qualifikation von MitarbeiterInnen ist, um am Ende auch den grĂ¶ĂŸtmöglichen Nutzen aus Process Mining ziehen zu können. So identifizierte das Unternehmen drei entscheidende Mitarbeitergruppen:

● Data Engineers bzw. Data Analysts

● ProzessexpertInnen in den Fachabteilungen

● IT-ExpertInnen fĂŒr die Quellsysteme

Diese drei Gruppen haben unterschiedliche Aufgaben: Data Engineers setzen die notwendigen Auswertungen auf und die MitarbeiterInnen, welche die Prozesse kennen, können die Schlussfolgerungen aus den Einblicken des Process Mining ziehen. Des Weiteren sind die FachexpertInnen befĂ€higt, selbststĂ€ndig Analysen und Dashboards zu entwickeln oder zu erweitern. Die IT-ExpertInnen fĂŒr die Systeme sind vor allem fĂŒr eine korrekte Implementierung von Process Mining bzw. das Know-how von kundenspezifischen IT-Anpassungen in den Quellsystemen verantwortlich.

Einblicke in den gesamten Prozess mit wenigen Klicks

„Die Process-Mining-Technologie von Celonis bringt Unternehmen wie uns entscheidende Vorteile“, sagt Strunz. „Dazu gehört die Prozessanalyse mit enormer Detailtiefe. Ich kann innerhalb weniger Klicks erst einen Überblick ĂŒber den gesamten Prozess in einer grafisch eingĂ€ngigen Form erhalten und dann auf einzelne Belege fokussieren. Zudem wird es basierend auf der Analyse möglich, quantitative und qualitative KPIs festzulegen und diese kontinuierlich zu ĂŒberwachen bzw. zu verbessern.“ Die Software von Celonis verwendet neueste KI-Technologien und intelligente Algorithmen. Anwender erhalten so intelligente UnterstĂŒtzung bei der Auswertung von Analysen: Celonis deckt Schwachstellen auf, und ermöglicht eine vollautomatisierte Root-Cause-Analyse, um Prozessineffizienzen wie Nacharbeiten und manuelle TĂ€tigkeiten zu erkennen und zu beheben. Zudem gibt Celonis Handlungsempfehlungen, um Prozessprobleme proaktiv zu beheben. Die daraus resultierende Transparenz bietet die optimale Grundlage fĂŒr qualifizierte und datenbasierte Entscheidungen. Gleichzeitig erhalten alle Beteiligten und Abteilungen einen Überblick ĂŒber den gesamten Prozess.

Wien Energie konnte in einem ersten Schritt Verbesserungspotentiale bei folgenden Prozesskennzahlen identifizieren:

● Durchlaufzeiten beim Beschaffungs- und Genehmigungsprozess

● Geschwindigkeit von Rechnungserhalt und Bezahlprozess

● PĂŒnktliche Lieferquote: GrĂŒnde fĂŒr den Zeitverlust

● PreisĂ€nderungsrate

● Maverick Buying Quote

Konkret konnte Wien Energie mit Hilfe von Celonis beispielsweise das Thema Maverick-Buying in der gesamten Organisation transparent darstellen und somit auch auf Ebene des Top-Managements Awareness schaffen fĂŒr die Notwendigkeit eines standardisierten und zentralisierten Beschaffungsprozesses. Das Monitoring von Maverick Buying sowie die aktiven Maßnahmen zu dessen Reduzierung sind inzwischen ein fester Bestandteil des Management-Reportings. Zudem ist es jetzt möglich, Lieferanten mit gleichartigen Produkten und Dienstleistungen auf Basis der Benchmark-Funktion zu vergleichen und einen Standard fĂŒr eine Lieferantenentwicklung festzulegen. Celonis bildet also einen Grundstein fĂŒr ein qualitatives und quantitatives Lieferantenmanagement

Meter-to-Cash und Plant Maintenance

Aber der Bereich Purchase-to-Pay war nicht der einzige Prozess bei Wien Energie, der ĂŒber Celonis Process Mining erfolgreich optimiert wurde. Ein weiterer Bestandteil des Projekts war der Meter-to-Cash Prozess. Er umfasst alle Schritte vom Ableseauftrag fĂŒr den Hausanschluss ĂŒber das Ablesen des ZĂ€hlers bis zum Zahlungsein- oder -ausgang bei Wien Energie. Der riesige Vorteil, den Celonis hierbei bietet, ist die Möglichkeit die Lieferzeit auf alle Teilprozesse „herunterzubrechen“ um somit zu analysieren, bei welchen Prozessschritten am meisten Zeit verloren geht. Auf diese Weise kann man die Ursachen fĂŒr diese Zeitverluste analysieren, um somit die pĂŒnktliche Rechnungslegung zu gewĂ€hrleisten.

Ein weiterer Bestandteil des Projekts war auch der gesamte Bereich Plant Maintenance (Instandhaltung und Wartung). „Wien Energie verfĂŒgt ĂŒber ein großes Asset-Portfolio, welches sĂ€mtliche Energietechnologien (kalorische Kraftwerke, MĂŒllverbrennungsanlagen, Wasserkraft, Windkraft, Photovoltaik, Geothermie) abdeckt. Dementsprechend komplex und divers ist auch die Wartung und Servicierung dieser Assets“, sagt Strunz. Die Schwierigkeit dabei sind die unterschiedlichen Technologien, die gewartet werden mĂŒssen, denn das erfordert hohen Koordinations- und Planungsaufwand. Celonis half hierbei den Planungs-und Instandhaltungsprozess ganzheitlich abzubilden, um somit die grĂ¶ĂŸten Abweichungen im Instandhaltungsprozess zu identifizieren und die Planungsgenauigkeit und -transparenz zu erhöhen.

Der bisherige Erfolg mit Process Mining bestĂ€rkt Wien Energie auch kĂŒnftige Optimierungsprojekte mit Celonis anzugehen. So steuert das Unternehmen auch seine geplante Migration zu S4/HANA mit Celonis. „Process Mining von Celonis kann eine SAP S/4HANA Migration in allen Phasen unterstĂŒtzen – in der Vorbereitung, wĂ€hrend des Rollouts und bei der kontinuierlichen Verbesserung im Betrieb“, sagt Michael Huemer, Leiter Kompetenzcenter Business Analytics & Operational Excellence bei BDO. „Der Einsatz der Technologie ermöglicht es, EngpĂ€sse bereits im Vorfeld zu identifizieren und interne sowie externe Ressourcen optimal zu nutzen. Dadurch reduziert sich das Risiko des Projekts. Process Mining hilft uns aber auch, Business Value zu erkennen und zu verwirklichen.“ Chancen, die Wien Energie auf jeden Fall nutzen will – konkret geplant ist beispielsweise schon jetzt der Einsatz der Action Engine. Mit der Action Engine will Wien Energie proaktiv und in Echtzeit auf operativer Ebene in Prozesse eingreifen, um frĂŒhzeitig und automatisiert z.B. auf Prozessverzögerungen, fehlerhafte Eingaben durch Benutzer oder interne Kontrollsystem (IKS)-Themen reagieren zu können.

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