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Wie Wien Energy mit Celonis bessere Arbeitsabläufe erreicht

Die Wien Energie GmbH optimiert ihre Geschäftsabläufe mit dem Execution Management System von Celonis. Das Ergebnis: Mehr Transparenz für eine datengestützte Prozessoptimierung in den Bereichen Purchase-to-Pay, Meter-to-Cash und Plant Maintenance.

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Will ein Unternehmen heute erfolgreich sein, müssen alle Abteilungen effizient ablaufen. Das gilt nicht nur für offensichtliche Bereiche wie Produktion oder Logistik, sondern auch für die Administration einer Organisation.

Das österreichische Unternehmen Wien Energie GmbH, 100-prozentige Tochter der Wiener Stadtwerke GmbH, hat aus diesem Grund Prozesse der Bereiche Purchase-to-Pay, Meter-to-Cash sowie Plant Maintenance mithilfe der Process-Mining-Technologie von Celonis unter die Lupe genommen und deutlich verbessert. Unterstützt wurde das Unternehmen dabei von der WienIT GmbH – ebenfalls Tochter der Stadtwerke und IT-Dienstleister für die gesamte Unternehmensgruppe – sowie deren Partner, das Beratungsunternehmen BDO Consulting GmbH.

Der Roll-out war so eindrucksvoll, dass die Prozessimplementierung des Purchase-to-Pay Prozesses den Austrian Supply Excellence & Einkauf 4.0 Award in der Kategorie Innovation gewinnen konnte und auch für das gesamte Projekt mit dem „Best Practice BI & Analytics Award Österreich 2019“ ausgezeichnet wurde. Darüber hinaus wurde das Projekt für den „Austrian eAward 2020“ in der Kategorie „Arbeit und Organisation“ nominiert. Auch ein Folgeprojekt zur Migration zu SAP S/4HANA wird bereits umgesetzt.

Purchase-to-Pay als Pilotprojekt

Wien Energie ist für die Energieversorgung von zwei Millionen Menschen, 230.000 Gewerbe- und Industrieanlagen sowie 4.500 landwirtschaftlichen Betrieben im Großraum Wien verantwortlich und zählt zu den 30 umsatzstärksten Firmen Österreichs.

Im Zuge der digitalen Transformation wollte das Unternehmen unter anderem den Purchase-to-Pay Prozess optimieren und hatte sich entschieden, das Execution Management System von Celonis für ein Pilotprojekt einzusetzen. Ziel des Unternehmens mit insgesamt rund 2.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 1.677 Millionen Euro (2019) war es, mit der Einführung von Process Mining, dem Herzstück des EMS – unter anderem – qualitative und transparente KPIs zu definieren. Darüber hinaus sollten Analysen sowie Reports schneller durchführbar sein, um bessere Einblicke in den Purchase-to-Pay Prozess zu erhalten. 

Die Entscheidung, als erstes den Purchase-to-Pay Prozess zu optimieren, fiel aus folgendem Grund: Im Jahr 2016 wurde unter dem Dach von Wien Energie eine zentrale Beschaffungsstelle etabliert, die – bislang getrennte – Systeme der Unternehmen Fernwärme Wien und Wien Energie zusammenführte. Beide Unternehmen hatten sehr unterschiedliche Arbeitsansätze.

Diese spiegelten sich auch im Purchase-to-Pay Prozess wider. „Der Prozess war aufgrund der Zusammenführung der Unternehmen noch relativ jung, und wies seit der Einführung des zentralen Einkaufs ein großes Beschaffungsvolumen auf. Unter anderem war es für uns daher interessant sowohl den Reifegrad des Prozesses als auch potenzielle Optimierungsmaßnahmen zu erheben“, sagt Paul Strunz, Head of Procurement Analytics & Development bei der Wien Energie GmbH und mitverantwortlich für das Projekt. „Da der Prozess sämtliche Beschaffungen im Unternehmen bündelt und somit eine Vielzahl an unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen involviert sind, war es für uns interessant den tatsächlich ‚gelebten‘ Prozess zu analysieren“.

Diskussionen zu Execution Gaps, also Performancelücken in den Prozessen, und Potenzialen zur Prozessoptimierung basierten somit oftmals auf einem sehr subjektiven Bauchgefühl der Beteiligten, hatten aber keine umfassenden Fakten als Grundlage. „Mit Celonis war es möglich die größten ‚pain points‘ im Prozess zu identifizieren und gleichzeitig die Ursachen dafür zu verorten. Wir haben für jeden Use Case zunächst einen Verbesserungsvorschlag erarbeitet, der dann von einem oder – falls verschiedene Abteilungen betroffen waren – mehreren Verantwortlichen anhand eines konkreten Maßnahmen- und Zeitplans umgesetzt wurde“, sagt Strunz.

Dies funktionierte sehr gut: „Entscheidend an dieser Stelle war sicher auch die Nutzerfreundlichkeit von Celonis“, so Strunz weiter. „Jeder Mitarbeiter war in seinem Bereich sehr schnell in der Lage, mit der Technologie von Celonis zu arbeiten und hat die Vorteile direkt erkannt.“

Celonis EMS als Schlüssel zum Erfolg

Das Pilotprojekt wurde im Zeitraum von Januar bis Juli 2019 zusammen mit dem Partner BDO umgesetzt. Dabei begleitete BDO alle Projektphasen: Zum einen das Setup der Infrastruktur sowie die Entwicklung des Datenmodells und der Prozessanalyse, zum anderen wurden die Process Mining Governance und ein Berechtigungskonzept für klare Rollenverteilungen und Kompetenzzuweisungen definiert – ein wichtiger Schlüsselfaktor für den Erfolg des Projekts. Ferner unterstützte BDO Wien Energie auch in personeller Hinsicht zum Beispiel mit Data Engineers.

Bei der Zusammenlegung von Fernwärme Wien und Wien Energie wurden zwei SAP ERP Systeme „verschmolzen“. Zudem wurde SAP SRM als neues System für die Bedarfsanforderung und -genehmigung eingeführt. Die Rechnungsprozesse erfolgten auf der Basis eines Systems des Anbieters WMD. Celonis extrahierte und transformierte die Daten ihrer verschiedenen Systeme, und fungiert so als intelligentes System, das auf der bestehenden IT-Landschaft von Wien Energie aussetzt.

In der Implementierungsphase wurde deutlich, wie wichtig die Qualifikation der Belegschaft ist, um am Ende auch den größtmöglichen Nutzen aus dem EMS ziehen zu können. So identifizierte das Unternehmen drei entscheidende Mitarbeitergruppen:

  • Data Engineers bzw. Data Analysts

  • ProzessexpertInnen in den Fachabteilungen

  • IT-ExpertInnen für die Quellsysteme

Diese drei Gruppen haben unterschiedliche Aufgaben: Data Engineers setzen die notwendigen Auswertungen auf und die MitarbeiterInnen, welche die Prozesse kennen, können die Schlussfolgerungen aus den durch Celonis gewonnenen Einblicken ziehen. Des Weiteren sind die FachexpertInnen befähigt, selbstständig Analysen und Dashboards zu entwickeln oder zu erweitern. Die IT-ExpertInnen für die Systeme sind vor allem für eine korrekte Implementierung des EMS bzw. das Know-how von kundenspezifischen IT-Anpassungen in den Quellsystemen verantwortlich.

Einblicke in den gesamten Prozess mit wenigen Klicks

„Die Technologie von Celonis bringt Unternehmen wie uns entscheidende Vorteile“, sagt Strunz. „Dazu gehört die Prozessanalyse mit enormer Detailtiefe. Ich kann innerhalb weniger Klicks erst einen Überblick über den gesamten Prozess in einer grafisch eingängigen Form erhalten und dann auf einzelne Belege fokussieren. Zudem wird es basierend auf der Analyse möglich, quantitative und qualitative KPIs festzulegen und diese kontinuierlich zu überwachen bzw. zu verbessern.“

Das EMS bietet ein umfassendes Tool-Set aus Process Mining, KI und Automatisierung, mit dem Unternehmen Execution Capacity prozess- und abteilungsübergreifend maximieren können. Celonis identifiziert Execution Gaps – also Performancelücken wie z.B. Nacharbeiten und manuelle Aktivitäten – in Echtzeit, weiß, welche davon die größte Wirkung haben, und ergreift systemübergreifend automatisierte Maßnahmen, um sie zu beseitigen.

Wien Energie konnte in einem ersten Schritt Verbesserungspotentiale bei folgenden Prozesskennzahlen identifizieren:

  • Durchlaufzeiten beim Beschaffungs- und Genehmigungsprozess

  • Geschwindigkeit von Rechnungserhalt und Bezahlprozess

  • Pünktliche Lieferquote: Gründe für den Zeitverlust

  • Preisänderungsrate

  • Maverick Buying Quote

Konkret konnte Wien Energie mit Hilfe von Celonis beispielsweise das Thema Maverick-Buying in der gesamten Organisation transparent darstellen und somit auch auf Ebene des Top-Managements Awareness schaffen für die Notwendigkeit eines standardisierten und zentralisierten Beschaffungsprozesses. Das Monitoring von Maverick Buying sowie die aktiven Maßnahmen zu dessen Reduzierung sind inzwischen ein fester Bestandteil des Management-Reportings. Zudem ist es jetzt möglich, Lieferanten mit gleichartigen Produkten und Dienstleistungen auf Basis der Benchmark-Funktion zu vergleichen und einen Standard für eine Lieferantenentwicklung festzulegen. Celonis bildet also einen Grundstein für ein qualitatives und quantitatives Lieferantenmanagement.

Execution Gaps in Meter-to-Cash und Plant Maintenance gelöst

Neben dem Purchase-to-Pay-Prozess hat Wien Energie mit Hilfe des EMS auch seinen Meter-to-Cash Prozess erfolgreich optimiert. Er umfasst alle Schritte vom Ableseauftrag für den Hausanschluss über das Ablesen des Zählers bis zum Zahlungsein- oder -ausgang bei Wien Energie. Der riesige Vorteil, den Celonis hierbei bietet, ist die Möglichkeit die Lieferzeit auf alle Teilprozesse „herunterzubrechen“ um somit zu analysieren, bei welchen Prozessschritten am meisten Zeit verloren geht. Auf diese Weise kann man die Ursachen für diese Zeitverluste analysieren, um somit die pünktliche Rechnungslegung zu gewährleisten.

Ein weiterer Bestandteil des Projekts war der gesamte Bereich Plant Maintenance (Instandhaltung und Wartung). „Wien Energie verfügt über ein großes Asset-Portfolio, welches sämtliche Energietechnologien (kalorische Kraftwerke, Müllverbrennungsanlagen, Wasserkraft, Windkraft, Photovoltaik, Geothermie) abdeckt. Dementsprechend komplex und divers ist auch die Wartung und Servicierung dieser Assets“, sagt Strunz.

Die Schwierigkeit dabei sind die unterschiedlichen Technologien, die gewartet werden müssen, denn das erfordert hohen Koordinations- und Planungsaufwand. Celonis half hierbei den Planungs-und Instandhaltungsprozess ganzheitlich abzubilden, um somit die größten Abweichungen im Instandhaltungsprozess zu identifizieren und die Planungsgenauigkeit und -transparenz zu erhöhen.

Der bisherige Erfolg mit dem Execution Management System bestärkt Wien Energie auch künftige Optimierungsprojekte mit Celonis anzugehen. So steuert das Unternehmen auch seine geplante Migration zu S/4HANA mit Celonis. „Celonis kann eine SAP S/4HANA Migration in allen Phasen unterstützen – in der Vorbereitung, während des Rollouts und bei der kontinuierlichen Verbesserung im Betrieb“, sagt Michael Huemer, Leiter Kompetenzcenter Business Analytics & Operational Excellence bei BDO.

„Der Einsatz des EMS ermöglicht es, Engpässe bereits im Vorfeld zu identifizieren und interne sowie externe Ressourcen optimal zu nutzen. Dadurch reduziert sich das Risiko des Projekts. Celonis hilft uns aber auch, Business Value zu erkennen und zu verwirklichen.“

Chancen, die Wien Energie auf jeden Fall nutzen will – konkret geplant ist beispielsweise schon jetzt der Einsatz der intelligenten Automatisierungsmöglichkeiten des EMS. Mit den Core Mining und Automation Engines des EMS will Wien Energie proaktiv und in Echtzeit auf operativer Ebene in Prozesse eingreifen, um Execution Gaps wie z.B. Prozessverzögerungen, fehlerhafte Eingaben durch Benutzer oder interne Kontrollsystem (IKS)-Themen frühzeitig zu erkennen und automatisch zu beheben. Das Ergebnis: Bahnbrechende Performance auf allen Ebenen.

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