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So stellen Sie eine reibungslose ERP-Migration sicher

By John O'Regan
7 min read

Mit Studien, die Kosteneinsparungen von bis zu 20 % nach der Implementierung einbringen, sind die Vorteile von Enterprise Resource Planning (ERP) gut belegt.

Verbesserte Effizienz, straffere Prozesse, hรถhere Produktivitรคt und niedrigere Kosten - diese Vorteile wirken sich auf das Geschรคftsergebnis jedes Unternehmens aus. Unternehmen mit einem vorhandenen, aber relativ alten ERP-System kรถnnen durch ein Upgrade auf eine aktuelle Version die gleichen Vorteile erzielen.

Es ist nicht zu leugnen, dass eine ERP-Migration eine groรŸe Aufgabe ist und ein anspruchsvoller Prozess sein kann. Es ist jedoch nichts, von dem Sie sich einschรผchtern lassen sollten, vorausgesetzt, die Bausteine fรผr den Erfolg sind vorhanden.

Hier werden wir uns ansehen, was das ist und wie die Process-Mining-Technologie verwendet werden kann, um sie zu erhalten.

Sammeln Sie Ihre Daten

Migration ist eine Reise, die eine Roadmap erfordert. Die Route und die Orientierungspunkte dieser Roadmap sind in den Daten eines Unternehmens enthalten. Eine grรผndliche Bestandsaufnahme Ihrer Unternehmensprozesse ist der erste wesentliche Schritt.

Dies wird wahrscheinlich der detaillierteste Blick auf Ihr gesamtes operatives ร–kosystem sein, den Sie seit geraumer Zeit - mรถglicherweise jemals - genommen haben. Es ist eine groรŸartige Gelegenheit, Verbesserungsmรถglichkeiten zu finden und zu erschlieรŸen.

Dieses Unterfangen kann manuell durchgefรผhrt werden, aber es ist eine enorme Aufgabe und beruht auf der menschlichen Beurteilung der gesammelten Daten, wodurch Fehlerquellen in der Gesamtbewertung entstehen.

Viele ERP-Berater empfehlen auch einen oder mehrere Workshops im Rahmen des Projekts. Hier werden in Teamรผbungen und Diskussionen die verschiedenen Prozesse identifiziert und analysiert, aus denen der Geschรคftsbetrieb besteht. Die Ergebnisse werden dann verwendet, um eine Vorlage fรผr das neue ERP-System zu formen.

Workshops sind aber auch ein manueller Prozess. Das bedeutet, dass sie betrรคchtliche personelle Ressourcen benรถtigen - mit zusรคtzlichen Kosten, wenn der Workshop nicht vor Ort stattfindet - sowie Faktoren wie menschliche Irrtรผmer und subjektive Meinung einbezogen.

Ein Umfeld mit persรถnlichen Gesprรคchen ermutigt die Teilnehmer oft auch, einen Konsens zu suchen und Konflikte zu vermeiden. Im Idealfall ist dies ein wissenschaftlicher, faktenbasierter Analyseprozess, was aber auch bedeutet, dass der Versuch, eine รœbereinstimmung zu erreichen, auf Kosten der Wahrheit gehen kann und letztendlich die Schlussfolgerungen des Workshops und die daraus resultierende Vorlage gefรคhrden.

Gerade hier zeichnet sich die Process-Mining-Technologie aus. Daten, die von Unternehmenssystemen heruntergeladen werden, kรถnnen schnell, grรผndlich und prรคzise in Echtzeit analysiert werden, um einen beispiellosen Einblick in Ihren Betrieb zu erhalten, ohne dass eine unbeabsichtigte Beaufsichtigung oder menschliche Vorurteile bestehen.

Analysieren Sie Ihre Ergebnisse

Die Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse ist eine Gelegenheit, Best Practices fรผr den gesamten Unternehmensablauf zu identifizieren. Ziel ist es, die ermittelten Best Practices als Vorlage fรผr Ihr neues ERP-System zu verwenden und mit einem Plan fรผr โ€œOne ERPโ€ zu beginnen, in dem die Prozesse รผber den gesamten Betrieb hinweg vollstรคndig konsistent sind.

Bei Einheiten, deren Operationen รผber verschiedene Standorte verteilt sind, kann es vorkommen, dass an diesen Standorten unterschiedliche Prozesse und Workflows bestehen. Solche Abweichungen sollten, sofern dies nicht aufgrund regionaler Anforderungen erforderlich ist, am besten durch ein einheitliches System ersetzt werden.

Durch die Verwendung der forensischen Erkenntnisse, die die Process-Mining-Technologie bietet, werden die Prozesse an jedem Standort untersucht. Die optimalen Prozesse kรถnnen dann identifiziert und im gesamten Unternehmen als Teil des One ERP Templates eingefรผhrt werden.

Erstellen Sie Ihren Migrationsplan

Verwenden Sie Ihre Daten, um Fragen zu beantworten und Bewertungen vorzunehmen, wie z.B.:

  • Funktioniert dieser Prozess gut?
    Ist dieser spezielle Prozess das Beste, was er sein kann? Wenn nicht, warum
    nicht? Jede Lรผcke zwischen dem, wie es ist und ideal sollte verwendet werden,
    um Ihr ERP-Template zu gestalten.

  • Sind diese Elemente zur sofortigen Migration bereit?
    Es kann sein, dass ein Element wรคhrend der Migration an Ort und Stelle bleiben muss, um Stรถrungen des Geschรคftsbetriebs zu minimieren, oder dass einige Elemente nicht bereit sind, wie bisher verschoben zu werden. Berรผcksichtigen Sie dies bei der Untersuchung Ihrer Prozesse.

  • Kann dieser Prozess verbessert werden?
    Achten Sie wรคhrend Ihrer Prรผfung auf Prozesse, die vor der Migration noch verfeinert oder verbessert werden kรถnnen, und/oder auf Verbesserungen, die in das Anforderungsprofil fรผr Ihr neues ERP-Template aufgenommen werden kรถnnen.

  • Muss das รผberhaupt รผbertragen werden?
    Gerade bei Daten kann die Versuchung bestehen, Dinge pauschal zu portieren. Werfen Sie einen kritischen Blick auf alles, was Sie auf das neue ERP umstellen mรถchten. Nur weil es sich auf Ihrem aktuellen System befindet, bedeutet das nicht, dass es immer noch relevant oder nรผtzlich ist.

Tests, Tests.

Mit der Process-Mining-Technologie kann Ihre vorgeschlagene ERP-Vorlage in Ihren Ist-Systemen simuliert und mit Ihrem Ideal verglichen werden, um festzustellen, ob Lรผcken bestehen und Bereiche hervorheben, die am wahrscheinlichsten von den anstehenden Prozessรคnderungen betroffen sind.

Sobald diese Lรผcken und Bereiche identifiziert wurden, mรถchten Sie mรถglicherweise Ihre Vorlage anpassen oder einige Probleme des Prozessmanagements beheben, um Ihr ideales Ergebnis zu erzielen.

Dies im Voraus zu tun, bevor Sie die eigentliche ERP-Migration durchfรผhren, ist ein groรŸer Vorteil. Probleme werden im Voraus identifiziert und gelรถst, Stรถrungen Ihrer Post-Migration werden minimiert.

Die Alternative - Fehler, Lรผcken und Belastungen nach der ERP-Migration zu entdecken - wird fast zwangslรคufig zu erheblichen Kosten fรผhren, sei es aufgrund von Betriebsstรถrungen oder der Beauftragung von externen Ressourcen zur Lรถsung der Probleme.

Es kann z.B. kaum schlimmere รœberraschungen geben, als eine ERP-GroรŸmigration durchzufรผhren, nur um herauszufinden, dass es jetzt Bandbreitenprobleme und/oder mangelnde Zusammenarbeit zwischen Ihren Servern, Netzwerken und Anwendungen gibt.

Stellen Sie sich die Zufriedenheit vor, dass Sie Ihre Daten so grรผndlich analysiert und Ihre Transformation modelliert haben, dass Sie in der Lage sind, durch Ihre Migration zu navigieren und zu wissen, dass alle auftretenden Probleme von geringer Bedeutung sind.

Das Ende des Beginns

Sobald die Migration abgeschlossen ist, wechselt der Vorgang in die Phase nach der Migration. An diesem Punkt werden Sie die Aktivitรคten genau รผberwachen, um festzustellen, wie effektiv die Konsolidierung war.

Nach sorgfรคltiger Recherche und nach der Vorbereitung auf Ihre ERP-Migration werden Sie wahrscheinlich keine grรถรŸeren Probleme haben, aber kleine Anpassungen werden mit ziemlicher Sicherheit notwendig sein. Die gleiche Process-Mining-Technologie, die Sie zur Vorbereitung verwendet haben, kommt jetzt zum Einsatz, um die Konsolidierung zu messen und den Nutzen zu maximieren.

Ihre neue Vorlage wird in Betrieb sein. Mit Hilfe der Echtzeit-Datenanalyse kรถnnen Sie die Leistung รผberwachen und den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand vergleichen. Verbesserungspotenziale werden sich schnell zeigen. Ob unvorhergesehene Prozessschleifen, falsche Benutzerรผbergaben oder einfach nur der Bedarf an mehr Mitarbeiterschulungen, Verfeinerungspotenziale kรถnnen sofort erkannt und angegangen werden.

Echte Transformation ist kein einzelnes Ereignis. Um Ihren Betrieb weiter zu verfeinern und Ihre zukรผnftige Agilitรคt zu maximieren, รผberwachen und analysieren Sie Ihre Ablรคufe kontinuierlich. Die ERP-Migration kann durchgefรผhrt werden, aber das Streben nach mehr Effizienz hรถrt nie auf!

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