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Optimierung von Working Capital Management mittels AI: Q&A mit Ray Wang, Teil 1

By Southard Jones
10 min read

Unternehmen steht eine neue ร„ra bevor, in der finanzielle Bauchentscheidungen der Vergangenheit angehรถren. Das Aufkommen KI-gestรผtzter Process-Mining-Technologie schafft ideale Voraussetzungen fรผr eine objektive und datenbasierte Entscheidungsfindung, direkt verwertbare Leistungskennzahlen, automatisiertes Lernen und proaktive Analyse.

Der Druck auf CFOs, innerbetriebliche Reibungen zwischen Abteilungen zu beseitigen, ist hรถher denn je. Gleichzeitig haben 52 Prozent aller Fortune-500-Unternehmen seit dem Jahr 2000 Insolvenz beantragt. In diesem Geschรคftsklima kristallisiert sich immer mehr heraus: Unternehmen, die neue Technologien zur Optimierung ihres Working Capitals und zur Beschleunigung ihrer Geschรคftsprozesse nicht annehmen, werden das Zeitalter des โ€ždigitalen Darwinismusโ€œ, wie es Ray Wang (VP Constellation Research) nennt, nicht รผberleben.

Branchenstudien belegen, welch erheblichen Vorteil der Einsatz von Finanzsoftware auf Basis kรผnstlicher Intelligenz mit sich bringt. Deshalb kann Wang mit Gewissheit sagen: Der digitale Darwinismus bestraft diejenigen, die zu lange warten.

Erleben Sie reibungslose Finanzprozesse

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der alle Ihre Finanzprozesse perfekt harmonieren, frei von Engpรคssen und Ineffizienzen. Eine Welt, in der jede finanzielle Transaktion digital transformiert wird und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung anstรถรŸt, der manuelle Ineffizienz durch Automatisierung ersetzt, den Nachbesserungsaufwand minimiert und die Entscheidungsfindung in allen Abteilungen beschleunigt.

Eine Welt, in der die KI alle Engpรคsse, Ineffizienzen und Mรถglichkeiten in Ihren Finanzprozessen im Voraus erkennt und Sie auf potenzielle Chancen und Risiken hinweist. Wir sprechen von einer Welt der reibungslosen Finanzprozesse, die durch KI-Technologie und Process Mining ermรถglicht wird.

Unternehmen, die auf Process Mining und reibungslose Finanzprozesse setzen, verschaffen sich einen exponentiellen Vorteil, der in Zuwรคchsen von 60 bis 70 Prozent an Marktanteilen sowie in 50 bis 60 Prozent mehr Gewinn resultiert. Diejenigen, die das nicht tun, setzen ihre Existenz in einem sich rasant verรคndernden Umfeld aufs Spiel.

Aus diesem Anlass habe ich mich mit Ray Wang zusammengesetzt, Principal Analyst und Chairman von Constellation Research. Ich wollte in Erfahrung bringen, welche Antworten er auf die hรคufigsten Fragen von Finanzprofis aus aller Welt hat, die reibungslose Finanzprozesse in ihren Unternehmen realisieren mรถchten.

Q&A: Optimierung von Working Capital und der Weg zu reibungslosen Finanzprozessen

F: Ray, was hรคlt Ihrer Erfahrung nach Unternehmen davon ab, ihre Finanzprozesse reibungslos zu gestalten?
A: Die einfache Antwort lautet: Der Teufel steckt im Detail. Das kรถnnen unnรถtige manuelle Schritte sein, sinnlose Prozessablรคufe, stรคndige Nachbesserungen โ€“ die Liste lieรŸe sich noch beliebig fortsetzen. Diese Details summieren sich innerhalb von Finanzprozessen und sind verheerend fรผr Unternehmen wie die zuvor von Ihnen genannten.

F: Wie kรถnnen Unternehmen solche Prozessblockaden ausfindig machen, die den Weg zu reibungslosen Finanzprozessen versperren?

A: Sie sollten zunรคchst herausfinden, welche Prozesse sich am stรคrksten auf die drei Haupttreiber reibungsloser Finanzprozesse auswirken:

  • Working Capital optimieren โ€“ so kann das Unternehmen mit weniger mehr erreichen.
  • Unternehmen agiler machen โ€“ es gilt, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und Geschรคftsbereiche mit mehr Flexibilitรคt und abteilungsรผbergreifender Zusammenarbeit auszustatten.
  • Prozessreibungen entfernen โ€“ die Ursachen fรผr verlangsamte und ineffiziente Finanzprozesse mรผssen aufgedeckt und beseitigt werden, um Tempo, Effizienz und Anpassungsfรคhigkeit zu erhรถhen.

F: Wo kรถnnen CFOs damit beginnen, das Working Capital zu optimieren?

A: Hier besteht der Trick darin, das AusmaรŸ hรคufiger Zahlungen zu verringern. Konzentrieren Sie sich zunรคchst darauf, Finanzprozesse zu verbessern, die nachhaltigen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Manche dieser Prozesse enthalten Details, die fรผr Ihr Umlaufvermรถgen verheerend sind. Ich wรผrde konkret damit anfangen, sich die Prozesse fรผr Skonti und Rabatte, Forecast to Fulfill sowie Procure und Purchase to Pay (P2P) genauer anzusehen.

CFOs kรถnnen zunรคchst ihr Working Capital Management optimieren, indem sie sich Prozesse wie etwa die Kosten der verkauften Gรผter ansehen, um herauszufinden, wie sie ihre Ausgaben verringern kรถnnen. Sie analysieren, inwieweit sie Transportkosten senken und Abschreibungen sichern kรถnnen.

Dieser Prozess beginnt normalerweise mit Zielen wie der Erhรถhung der vertrieblichen Effizienz, Minimierung der Prozesstransaktionskosten, Standardisierungs- und Automatisierungsinitiativen, Senkung der Investitionskosten, Erhรถhung der Forderungen aus Warengeschรคften, Verbesserung der Kapazitรคtsauslastung usw.

F: Was kรถnnen CFOs noch tun, um das Working Capital zu optimieren?

A: Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Frage, wie sie Datensysteme einsetzen, um produktive finanzielle Entscheidungen zu treffen. Sie kรถnnen sich fragen:

  • Werden viele Lieferanten in unseren Systemen doppelt aufgefรผhrt?
  • Welche Anstrengungen werden unternommen, um den Mangel an standardisierten Zahlungsbedingungen auszugleichen?
  • Was ist zu tun, wenn unterschiedliche Zahlungsbedingungen fรผr denselben Lieferanten vorhanden sind?

Die meisten dieser Daten stammen aus manuellen Systemen, die wir zwar eingerichtet haben, aber nur selten auf problematische Muster und Verhaltensweisen hin analysieren. Genau hier kommt KI-gestรผtzte Process-Mining-Technologie ins Spiel.

Neue KI-Tools bringen vollstรคndige Transparenz in diese Prozesse und ihre Blockaden. Damit hat schon mancher Chancen entdeckt, die er zuvor nie hatte sehen kรถnnen. Mit diesem Verstรคndnis kann man dann Lรถsungen entwickeln, mit denen sich das operative Working Capital langfristig optimieren lรคsst.

F: Wie kรถnnen CFOs das Unternehmen agiler gestalten?
A: Mit drei einfachen Schritten erreichen Sie, dass Ihr Unternehmen agiler wird und sich schnell an jede Situation anpassen kann:

  • Zero-Based Budgeting. Das ist ganz wichtig. Beim Zero-Based Budgeting lernt man vor allem, seine Zahlungsziele festzulegen und die Ergebnisse mithilfe einer erfolgsversprechenden Methode zu messen und zu planen.
  • Kooperative Unternehmensplanung. Hier geht es um die Erstellung und Einrichtung von Modellen, die auf Ihre Plรคne direkt reagieren โ€“ dabei mรผssen alle Finanzabteilungen, die an Ihren Initiativen beteiligt sind, eng zusammenarbeiten.
  • Automatisierung des Risikomanagementsystems. Das ist einer der spannendsten Vorteile von Process Mining โ€“ besonders fรผr CFOs. Sie kรถnnen neue KI-Funktionen einrichten, die Ihr Unternehmen automatisch vor potenziellen Risiken warnen. AuรŸerdem werden Ihnen auf der Grundlage von systemintern erfassten Mustern auch gleich entsprechende GegenmaรŸnahmen vorgeschlagen und deren Folgen skizziert. Mithilfe dieser automatischen Warnungen kรถnnen Mitarbeiter proaktiv effektivere und intelligentere Schritte unternehmen und so Bedrohungen ausschalten, bevor sie zum Problem werden.

F: Wie lassen sich Finanzprozesse intelligenter gestalten?
A: Langfristig wird Ihnen das nur gelingen, wenn Sie Prozessdaten anhand von Kontext und Relevanz strukturieren. Das ist unerlรคsslich fรผr Unternehmen, die Finanzprozesse automatisieren, effizientere Initiativen realisieren und zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen wollen, um einen echten unternehmerischen Mehrwert zu erzielen.

Zum Kontext gehรถren alle Faktoren, die wรคhrend der einzelnen Prozessphasen auftreten. Einige Beispiele:

  • Zeit
  • Ort
  • Beziehungen
  • Wetterlage
  • Rollen
  • Absicht
  • Sentiment

Alle diese Faktoren fรถrdern die Relevanz in KI-Systemen und fรผhren im Lauf der Zeit zu intelligenteren Finanzprozessen. Diese wiederum fรผhren zu effektiveren Initiativen zur Prozessverbesserung und langfristigem Erfolg.

F: Welche Rolle spielt der Mensch in solch einer KI-Umgebung?
A: Bei der Nutzung von KI-Finanzsoftware geht es nicht darum, den Menschen und menschliche Entscheidungen รผberflรผssig zu machen. Tatsรคchlich geschieht genau das Gegenteil: Ihre Mitarbeiter bekommen mehr Gelegenheiten zur Zusammenarbeit und mehr Wahlmรถglichkeiten, als ihnen zuvor bewusst waren. Dadurch kรถnnen sie schnellere, intelligentere Entscheidungen treffen.

Anticipatory Analytics โ€“ auch Intent-Driven Design genannt โ€” ist im Zeitalter reibungsloser Finanzprozesse ein Schlรผssel zu fundierter Entscheidungsfindung. Wenn Aktionen und Prognosen auf Datenanalysen basieren statt auf Gefรผhlen und Vermutungen, werden Finanzteams keine Entscheidungen aus der Hand genommen. Vielmehr erhalten sie die Mรถglichkeit, sich von Mustern zu lรถsen, die ihnen bisher vielleicht gar nicht bewusst waren, und gewinnen die nรถtige Weitsicht, um Bedrohungen und riskante Situationen vor ihrem Auftreten zu identifizieren.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Rennfahrer und am Tag des groรŸen Rennens regnet es. Darauf mรผssen Sie und Ihre Boxencrew vorbereitet sein โ€“ Sie kรถnnen dafรผr etwa frรผhere Strategien und Erfahrungen beim Fahren auf nasser Strecke heranziehen. Sie mรผssen vielleicht die Reifen wechseln, Ihre Rennstrategie รคndern, die schlechtere Sicht einplanen und auch berรผcksichtigen, wie andere Bolliden in der Vergangenheit fรผr รคhnliche Situationen gerรผstet wurden und welche Methoden sich dabei am meisten bewรคhrt haben.

Stellen Sie sich nun vor, man kรถnnte Process Mining auf Autorennen anwenden โ€“ dabei wรผrden Sie feststellen, dass es noch eine andere Methode zur Rennvorbereitung bei nasser Strecke fรผr sie und ihr Team gibt, mit der die Erfolgschancen auf 98 % geschรคtzt werden. Wรผrden Sie nun Ihr herkรถmmliches Muster wรคhlen, bei dem Sie Ihre Erfolgschancen gar nicht beziffern kรถnnen, oder eine neue Methode ausprobieren, deren Chancen so vielversprechend sind?

F: Hรถrt sich gut an! Wie hole ich die Finanzchefs mit ins Boot?
A: Das ist definitiv meine Lieblingsfrage, die mir auch am hรคufigsten gestellt wird. Sie bedeutet, dass meine Gesprรคchspartner die Zukunft der reibungslosen Finanzprozesse genauso spannend finden wie ich und ihre Unternehmen so schnell wie mรถglich ins Boot holen mรถchten.

Ich finde es fรผr den Anfang immer am besten, wenn man einem CFO gegenรผber das Thema Risikominderung anspricht. Dabei sollte man konkret erklรคren, warum Predictive Analytics und direkt verwertbare Leistungskennzahlen die beste Methode sind, um DSGVO-BuรŸgelder, Sรคumniszuschlรคge und VerstรถรŸe gegen regulatorische Auflagen zu vermeiden.

Es ist aber wichtig, nicht nur mit CFOs, sondern auch mit den anderen Fรผhrungskrรคften darรผber zu sprechen, wie reibungslose Finanzprozesse und Process Mining immer zu besseren Kundenerfahrungen fรผhren. Wie ich bereits gesagt habe, werden Ihre Prozesse mittels KI zu frei flieรŸenden Erlebnissen โ€” nicht nur fรผr Ihr Unternehmen, sondern auch fรผr Ihre Kunden. Beschleunigte, optimierte Finanzprozesse fรผhren immer zu beschleunigten, optimierten Erfahrungen fรผr Ihre Kunden. Dieses Argument sollte auch die รผbrige Fรผhrungsriege vollends รผberzeugen โ€“ bei mir jedenfalls war es so.

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