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Blog: Optimierung von Working Capital Management mittels AI: Q&A mit Ray Wang, Teil 1
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Optimierung von Working Capital Management mittels AI: Q&A mit Ray Wang, Teil 1

Southard Jones
von Southard Jones
August 01, 2019
Lesezeit: 9 Minuten

Unternehmen steht eine neue Ära bevor, in der finanzielle Bauchentscheidungen der Vergangenheit angehören. Das Aufkommen KI-gestĂŒtzter Process-Mining-Technologie schafft ideale Voraussetzungen fĂŒr eine objektive und datenbasierte Entscheidungsfindung, direkt verwertbare Leistungskennzahlen, automatisiertes Lernen und proaktive Analyse.

Der Druck auf CFOs, innerbetriebliche Reibungen zwischen Abteilungen zu beseitigen, ist höher denn je. Gleichzeitig haben 52 Prozent aller Fortune-500-Unternehmen seit dem Jahr 2000 Insolvenz beantragt. In diesem GeschĂ€ftsklima kristallisiert sich immer mehr heraus: Unternehmen, die neue Technologien zur Optimierung ihres Working Capitals und zur Beschleunigung ihrer GeschĂ€ftsprozesse nicht annehmen, werden das Zeitalter des „digitalen Darwinismus“, wie es Ray Wang (VP Constellation Research) nennt, nicht ĂŒberleben.

Branchenstudien belegen, welch erheblichen Vorteil der Einsatz von Finanzsoftware auf Basis kĂŒnstlicher Intelligenz mit sich bringt. Deshalb kann Wang mit Gewissheit sagen: Der digitale Darwinismus bestraft diejenigen, die zu lange warten.

Erleben Sie reibungslose Finanzprozesse

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der alle Ihre Finanzprozesse perfekt harmonieren, frei von EngpĂ€ssen und Ineffizienzen. Eine Welt, in der jede finanzielle Transaktion digital transformiert wird und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung anstĂ¶ĂŸt, der manuelle Ineffizienz durch Automatisierung ersetzt, den Nachbesserungsaufwand minimiert und die Entscheidungsfindung in allen Abteilungen beschleunigt.

Eine Welt, in der die KI alle EngpÀsse, Ineffizienzen und Möglichkeiten in Ihren Finanzprozessen im Voraus erkennt und Sie auf potenzielle Chancen und Risiken hinweist. Wir sprechen von einer Welt der reibungslosen Finanzprozesse, die durch KI-Technologie und Process Mining ermöglicht wird.

Unternehmen, die auf Process Mining und reibungslose Finanzprozesse setzen, verschaffen sich einen exponentiellen Vorteil, der in ZuwÀchsen von 60 bis 70 Prozent an Marktanteilen sowie in 50 bis 60 Prozent mehr Gewinn resultiert. Diejenigen, die das nicht tun, setzen ihre Existenz in einem sich rasant verÀndernden Umfeld aufs Spiel.

Aus diesem Anlass habe ich mich mit Ray Wang zusammengesetzt, Principal Analyst und Chairman von Constellation Research. Ich wollte in Erfahrung bringen, welche Antworten er auf die hÀufigsten Fragen von Finanzprofis aus aller Welt hat, die reibungslose Finanzprozesse in ihren Unternehmen realisieren möchten.

Q&A: Optimierung von Working Capital und der Weg zu reibungslosen Finanzprozessen

F: Ray, was hÀlt Ihrer Erfahrung nach Unternehmen davon ab, ihre Finanzprozesse reibungslos zu gestalten?

A: Die einfache Antwort lautet: Der Teufel steckt im Detail. Das können unnötige manuelle Schritte sein, sinnlose ProzessablĂ€ufe, stĂ€ndige Nachbesserungen – die Liste ließe sich noch beliebig fortsetzen. Diese Details summieren sich innerhalb von Finanzprozessen und sind verheerend fĂŒr Unternehmen wie die zuvor von Ihnen genannten.

F: Wie können Unternehmen solche Prozessblockaden ausfindig machen, die den Weg zu reibungslosen Finanzprozessen versperren?

A: Sie sollten zunÀchst herausfinden, welche Prozesse sich am stÀrksten auf die drei Haupttreiber reibungsloser Finanzprozesse auswirken:

  • Working Capital optimieren – so kann das Unternehmen mit weniger mehr erreichen.

  • Unternehmen agiler machen – es gilt, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und GeschĂ€ftsbereiche mit mehr FlexibilitĂ€t und abteilungsĂŒbergreifender Zusammenarbeit auszustatten.

  • Prozessreibungen entfernen – die Ursachen fĂŒr verlangsamte und ineffiziente Finanzprozesse mĂŒssen aufgedeckt und beseitigt werden, um Tempo, Effizienz und AnpassungsfĂ€higkeit zu erhöhen.

F: Wo können CFOs damit beginnen, das Working Capital zu optimieren?

A: Hier besteht der Trick darin, das Ausmaß hĂ€ufiger Zahlungen zu verringern. Konzentrieren Sie sich zunĂ€chst darauf, Finanzprozesse zu verbessern, die nachhaltigen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Manche dieser Prozesse enthalten Details, die fĂŒr Ihr Umlaufvermögen verheerend sind. Ich wĂŒrde konkret damit anfangen, sich die Prozesse fĂŒr Skonti und Rabatte, Forecast to Fulfill sowie Procure und Purchase to Pay (P2P) genauer anzusehen.

CFOs können zunĂ€chst ihr Working Capital Management optimieren, indem sie sich Prozesse wie etwa die Kosten der verkauften GĂŒter ansehen, um herauszufinden, wie sie ihre Ausgaben verringern können. Sie analysieren, inwieweit sie Transportkosten senken und Abschreibungen sichern können.

Dieser Prozess beginnt normalerweise mit Zielen wie der Erhöhung der vertrieblichen Effizienz, Minimierung der Prozesstransaktionskosten, Standardisierungs- und Automatisierungsinitiativen, Senkung der Investitionskosten, Erhöhung der Forderungen aus WarengeschÀften, Verbesserung der KapazitÀtsauslastung usw.

F: Was können CFOs noch tun, um das Working Capital zu optimieren?

A: Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Frage, wie sie Datensysteme einsetzen, um produktive finanzielle Entscheidungen zu treffen. Sie können sich fragen:

  • Werden viele Lieferanten in unseren Systemen doppelt aufgefĂŒhrt?

  • Welche Anstrengungen werden unternommen, um den Mangel an standardisierten Zahlungsbedingungen auszugleichen?

  • Was ist zu tun, wenn unterschiedliche Zahlungsbedingungen fĂŒr denselben Lieferanten vorhanden sind?

Die meisten dieser Daten stammen aus manuellen Systemen, die wir zwar eingerichtet haben, aber nur selten auf problematische Muster und Verhaltensweisen hin analysieren. Genau hier kommt KI-gestĂŒtzte Process-Mining-Technologie ins Spiel.

Neue KI-Tools bringen vollstÀndige Transparenz in diese Prozesse und ihre Blockaden. Damit hat schon mancher Chancen entdeckt, die er zuvor nie hatte sehen können. Mit diesem VerstÀndnis kann man dann Lösungen entwickeln, mit denen sich das operative Working Capital langfristig optimieren lÀsst.

F: Wie können CFOs das Unternehmen agiler gestalten?

A: Mit drei einfachen Schritten erreichen Sie, dass Ihr Unternehmen agiler wird und sich schnell an jede Situation anpassen kann:

  • Zero-Based Budgeting. Das ist ganz wichtig. Beim Zero-Based Budgeting lernt man vor allem, seine Zahlungsziele festzulegen und die Ergebnisse mithilfe einer erfolgsversprechenden Methode zu messen und zu planen.

  • Kooperative Unternehmensplanung. Hier geht es um die Erstellung und Einrichtung von Modellen, die auf Ihre PlĂ€ne direkt reagieren – dabei mĂŒssen alle Finanzabteilungen, die an Ihren Initiativen beteiligt sind, eng zusammenarbeiten.

  • Automatisierung des Risikomanagementsystems. Das ist einer der spannendsten Vorteile von Process Mining – besonders fĂŒr CFOs. Sie können neue KI-Funktionen einrichten, die Ihr Unternehmen automatisch vor potenziellen Risiken warnen. Außerdem werden Ihnen auf der Grundlage von systemintern erfassten Mustern auch gleich entsprechende Gegenmaßnahmen vorgeschlagen und deren Folgen skizziert. Mithilfe dieser automatischen Warnungen können Mitarbeiter proaktiv effektivere und intelligentere Schritte unternehmen und so Bedrohungen ausschalten, bevor sie zum Problem werden.

F: Wie lassen sich Finanzprozesse intelligenter gestalten?

A: Langfristig wird Ihnen das nur gelingen, wenn Sie Prozessdaten anhand von Kontext und Relevanz strukturieren. Das ist unerlĂ€sslich fĂŒr Unternehmen, die Finanzprozesse automatisieren, effizientere Initiativen realisieren und zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen wollen, um einen echten unternehmerischen Mehrwert zu erzielen.

Zum Kontext gehören alle Faktoren, die wÀhrend der einzelnen Prozessphasen auftreten. Einige Beispiele:

  • Zeit

  • Ort

  • Beziehungen

  • Wetterlage

  • Rollen

  • Absicht

  • Sentiment

Alle diese Faktoren fördern die Relevanz in KI-Systemen und fĂŒhren im Lauf der Zeit zu intelligenteren Finanzprozessen. Diese wiederum fĂŒhren zu effektiveren Initiativen zur Prozessverbesserung und langfristigem Erfolg.

F: Welche Rolle spielt der Mensch in solch einer KI-Umgebung?

A: Bei der Nutzung von KI-Finanzsoftware geht es nicht darum, den Menschen und menschliche Entscheidungen ĂŒberflĂŒssig zu machen. TatsĂ€chlich geschieht genau das Gegenteil: Ihre Mitarbeiter bekommen mehr Gelegenheiten zur Zusammenarbeit und mehr Wahlmöglichkeiten, als ihnen zuvor bewusst waren. Dadurch können sie schnellere, intelligentere Entscheidungen treffen.

Anticipatory Analytics – auch Intent-Driven Design genannt — ist im Zeitalter reibungsloser Finanzprozesse ein SchlĂŒssel zu fundierter Entscheidungsfindung. Wenn Aktionen und Prognosen auf Datenanalysen basieren statt auf GefĂŒhlen und Vermutungen, werden Finanzteams keine Entscheidungen aus der Hand genommen. Vielmehr erhalten sie die Möglichkeit, sich von Mustern zu lösen, die ihnen bisher vielleicht gar nicht bewusst waren, und gewinnen die nötige Weitsicht, um Bedrohungen und riskante Situationen vor ihrem Auftreten zu identifizieren.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Rennfahrer und am Tag des großen Rennens regnet es. Darauf mĂŒssen Sie und Ihre Boxencrew vorbereitet sein – Sie können dafĂŒr etwa frĂŒhere Strategien und Erfahrungen beim Fahren auf nasser Strecke heranziehen. Sie mĂŒssen vielleicht die Reifen wechseln, Ihre Rennstrategie Ă€ndern, die schlechtere Sicht einplanen und auch berĂŒcksichtigen, wie andere Bolliden in der Vergangenheit fĂŒr Ă€hnliche Situationen gerĂŒstet wurden und welche Methoden sich dabei am meisten bewĂ€hrt haben.

Stellen Sie sich nun vor, man könnte Process Mining auf Autorennen anwenden – dabei wĂŒrden Sie feststellen, dass es noch eine andere Methode zur Rennvorbereitung bei nasser Strecke fĂŒr sie und ihr Team gibt, mit der die Erfolgschancen auf 98 % geschĂ€tzt werden. WĂŒrden Sie nun Ihr herkömmliches Muster wĂ€hlen, bei dem Sie Ihre Erfolgschancen gar nicht beziffern können, oder eine neue Methode ausprobieren, deren Chancen so vielversprechend sind?

F: Hört sich gut an! Wie hole ich die Finanzchefs mit ins Boot?

A: Das ist definitiv meine Lieblingsfrage, die mir auch am hÀufigsten gestellt wird. Sie bedeutet, dass meine GesprÀchspartner die Zukunft der reibungslosen Finanzprozesse genauso spannend finden wie ich und ihre Unternehmen so schnell wie möglich ins Boot holen möchten.

Ich finde es fĂŒr den Anfang immer am besten, wenn man einem CFO gegenĂŒber das Thema Risikominderung anspricht. Dabei sollte man konkret erklĂ€ren, warum Predictive Analytics und direkt verwertbare Leistungskennzahlen die beste Methode sind, um DSGVO-Bußgelder, SĂ€umniszuschlĂ€ge und VerstĂ¶ĂŸe gegen regulatorische Auflagen zu vermeiden.

Es ist aber wichtig, nicht nur mit CFOs, sondern auch mit den anderen FĂŒhrungskrĂ€ften darĂŒber zu sprechen, wie reibungslose Finanzprozesse und Process Mining immer zu besseren Kundenerfahrungen fĂŒhren. Wie ich bereits gesagt habe, werden Ihre Prozesse mittels KI zu frei fließenden Erlebnissen — nicht nur fĂŒr Ihr Unternehmen, sondern auch fĂŒr Ihre Kunden. Beschleunigte, optimierte Finanzprozesse fĂŒhren immer zu beschleunigten, optimierten Erfahrungen fĂŒr Ihre Kunden. Dieses Argument sollte auch die ĂŒbrige FĂŒhrungsriege vollends ĂŒberzeugen – bei mir jedenfalls war es so.

Southard Jones
Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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