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S/4HANA-Migration richtig planen: 5 Fakten, die Sie kennen sollten

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von Janine Guertler
Juli 29, 2020
Lesezeit: 11 Minuten

Kaum eine ERP-Migration wird von CFOs und CIOs so intensiv (und kontrovers) diskutiert wie die Umstellung auf SAP S/4HANA. Sicher: An S/4HANA führt für die meisten der 440.000 SAP-Anwender wohl kaum kein Weg vorbei. Schließlich hat SAP bereits angekündigt, den Support für seine bisherigen ERP-Lösungen auf lange Sicht einzustellen. Aber das bedeutet nicht, dass Sie sich blindlings ins Abenteuer stürzen sollten.

Denn der Umzug auf eine neue Plattform (sei es S/4HANA, die Oracle E-Business Suite oder Microsoft Dynamics) ist mit zahlreichen Herausforderungen und Risiken verbunden, die Ihr Geschäft empfindlich stÜren und Ihre WertschÜpfung gefährden kÜnnen.

60% aller ERP-Migrationen werden als Misserfolg angesehen

Lesen Sie Systemmigration richtig planen: 6 Fakten, die Sie kennen sollten, um mehr die Risiken, Kosten, aber auch Chancen einer Systemmigration zu erfahren.

Deshalb haben wir in diesem Artikel sämtliche Erkenntnisse zum Thema S/4HANA-Migration aus dutzenden Benchmark-Studien, Kundenbefragungen und unabhängigen Anbieter-Vergleichen zusammengetragen und ausgewertet. Das Ergebnis? 5 Statistiken, die Sie kennen sollten, wenn Sie einen Umzug auf S/4HANA in Erwägung ziehen – oder Ihre Migration bereits in vollem Gange ist.

1. Unternehmen setzen auf digitale Transformation – werden ihre ERPs folgen?

Um die digitale Transformation voranzutreiben und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, kommen Unternehmen um eine Modernisierung ihres ERP-Systems nicht herum. Schließlich lassen sich die Geschäftsmodelle von morgen – On-Demand, digital, mobile-first, global – nicht mit der Technologie von gestern vorantreiben.

Wird also jedes Unternehmen, das heute SAP einsetzt, zwangsläufig auf SAP S/4HANA umsteigen? Vielleicht nicht jedes. Aber ohne Zweifel stehen SAP-Kunden derzeit vor einem Wendepunkt. Viele treiben dieselben Fragen um: KÜnnen sie mit ihrem aktuellen SAP-ERP wettbewerbsfähig bleiben? Falls die Antwort nein lautet: Machen sich die Risiken und Anstrengungen, die mit der Umstellung auf S/4HANA verbunden sind, bezahlt? Und wann ist der beste Zeitpunkt, um zu S/4HANA zu migrieren?

In einer Umfrage von 2019 unter rund 150 SAP-Kunden, fragte SAPinsider nach ihren Plänen fßr die Migration auf SAP S/4HANA. Das ist das Ergebnis.

Wer macht was mit S/4HANA?

2. Holen Sie bei einer Systemmigration alle Stakeholder an Bord

Bei dem Gedanken an eine Systemmigration bekommt wohl so ziemlich jeder CFO oder CIO Bauchschmerzen. Komplexe IT-Projekte wie eine S/4HANA-Migration sind schließlich mit immensen Kosten und Risiken verbunden. Und manche S/4HANA-Migration schafft es nie über die Zielgerade, so wie die der Supermarktkette Lidl. Die Migration auf ein neues unternehmensweites Warenwirtschaftssystem verschlang satte 500 Millionen Euro und dauerte sieben Jahre, bevor der Einzelhändler die Reißleine zog und zu seinem alten System zurückkehrte.

61% der IT-Fßhrungskräfte haben Schwierigkeiten, die Unterstßtzung der Chefetage fßr eine SAP-Migration in die Cloud zu gewinnen oder zu behalten

Und Horrorgeschichten wie diese sind keine Seltenheit. Da ist es kein Wunder, dass 61% der IT-Fßhrungskräfte in einer Kundenumfrage von Frost & Sullivan angaben, Schwierigkeiten zu haben, die Unterstßtzung der Chefetage fßr eine SAP-Migration in die Cloud zu gewinnen oder zu behalten. Gleichzeitig gaben 62% an, dass ihnen das beim Umzug in die Cloud das Budget ausgeht.

Das Problem: Diese Initiativen werden selten strategisch angegangen, sondern eher aus der Not heraus geboren – sei es durch neue Herstelleranforderungen, veränderte Geschäftsbedingungen oder Fusionen und Übernahmen. Daher werden sie sowohl von IT-Direktoren als auch von Geschäftsführern oft als taktisches IT-Projekt und nicht als unternehmensweite strategische Initiative behandelt. Die Folge: Die Planung kommt häufig zu kurz, Zeitrahmen und Kosten werden zu knapp bemessen, und potentielle Mehrwerte für das Geschäft gehen so sang- und klanglos unter.

Der erste Schritt zum Erfolg ist daher die Erstellung eines quantitativen Business Case. Dieser kann nicht nur das Management von der Notwendigkeit und dem geschäftlichen Mehrwert der Systemmigration ßberzeugen, sondern dessen Unterstßtzung auch in schwierigen Phasen sichern.

3. Warum Unternehmen auf Partner bei der Systemmigration setzen sollten

S/4HANA-Migrationen stellen viele SAP-Anwender vor eine ganze Reihe von IT- und prozessbedingten Herausforderungen. Da Unternehmen oft nicht Ăźber das notwendige Know-How einer Datenmigration im eigenen Haus verfĂźgen, entscheiden sich viele von ihnen fĂźr die Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern.

Diese bieten in der Regel UnterstĂźtzung in mehreren Phasen der Migration an: von der Projektspezifikation und der UnterstĂźtzung bei der Datenvorbereitung (Process Mapping, Datenbereinigung, etc.) bis hin zum Go-Live und der Hypercare-Phase nach dem Produktionsstart der Systeme.

77% der SAP-Kunden vertrauen bei ihrer S/4HANA-Migration auf einen Partner

Je komplexer das Migrationsprojekt und je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist der Support der Migration durch erfahrene Experten. Doch ein Team externer Berater allein verspricht noch keinen durchschlagenden Erfolg. Denn konventionelle Process Mapping-Methoden – wie Workshops, Mitarbeiterumfragen oder Zeitstudien – sind oft subjektiv und unvollständig.

Um Prozesse wirklich objektiv abzubilden, kommen Unternehmen (und Berater) nicht um den Einsatz innovativer Technologien herum. Nur mit einer hundertprozentigen, datengetriebenen Transparenz ßber Ihre Prozesslandschaft kÜnnen Sie Pain Points identifizieren, Optimierungspotenziale aufdecken und verstehen, welche Auswirkungen Prozessänderungen auf die tägliche Arbeit und Ihre Organisationsstruktur haben.

4. Die meisten „Early Adopters“ konfigurieren S/4HANA von Grund auf neu

Bei der Umstellung auf S/4HANA mĂźssen Unternehmen schon sehr frĂźh entscheiden, wie sie die Migration auf S/4HANA aufsetzen. Ist es sinnvoll, ein komplett neues Template zu konstruieren (Greenfield)? Oder soll das bestehende SAP-System als Ausgangsbasis fĂźr den Aufbau des Templates dienen (Brownfield)? Oder nehmen Sie das beste von beiden mit und entscheiden Sie Prozess fĂźr Prozess, welche Funktionen und Daten Sie migrieren und wo sie sich an den Standard halten (Bluefield)?

Wie SAP in einer Studie unter rund 200 SAP-Kunden im Jahr 2019 herausfand, ist die Implementierung „auf der grünen Wiese“ (auch als Greenfield bezeichnet) der Ansatz der Wahl für „Leader“ - d.h. Early Adopter-Unternehmen, die S/4HANA bereits implementiert haben oder den Migrationsprozess bereits angestoßen haben.

Die meisten Early Adopters nutzen Greenfield-Ansatz bei der Implementation von S/4HANA

Beim Greenfield-Ansatz wird ein neues SAP S/4HANA System aufgesetzt. Dabei verzichten Unternehmen bewusst auf Custom Coding und eventuell vorhandene Modifikationen und kehren zum Standard – d.h. zu von SAP bereitgestellten Best-Practice-Prozessen zurück.

Wenn man jedoch den Blick auf alle befragten Unternehmen ausweitet (die SAP in die Kategorien „Leader“, „Branchendurchschnitt“ und „Nachzügler“ unterteilt hat), zeigen die Daten, dass 31% der Unternehmen hingegen auf den Brownfield-Ansatz setzen.

Es erscheint nur logisch, dass Unternehmen ihre Legacy-Prozesse beibehalten wollen und so den scheinbar einfachsten Weg einer Systemmigration gehen. Aber nur mit einem kompletten Neustart kÜnnen Sie Ihre historisch gewachsenen Prozesse von dem ßber Jahre (oder sogar Jahrzehnte) angesammelten Ballast befreien, um Ihr Unternehmern agiler und leistungsfähiger fßr die Zukunft zu machen.

Andererseits erfordern solche Implementierungen auch immense organisatorische und strukturelle Veränderungen. Schließlich müssen Unternehmen hier ohne interne Best Practices arbeiten, was wiederum bei Nutzern häufig zunächst auf nur zögerliche Akzeptanz stößt.

Jede Strategie hat ihre Vor- und Nachteile. Erst ein datengestĂźtzter Einblick in Ihre Prozesse kann jedoch Abweichungen vom Standard und interne Best Practices aufzeigen, die wiederum Ihre EinfĂźhrungsstrategie bestimmen sollten.

5. Die 4 Top-Strategien zur Neugestaltung von Prozessen bei S4/HANA-Migrationen

Jedes Unternehmen hat eine einzigartige Prozesslandschaft. Sie kann hochgradig spezialisierte Anwendungen umfassen, die fßr Ihr Unternehmen unerlässlich sind, aber auch jahrzehntealte Prozesse und hauseigene Systeme, die kaum oder gar nicht miteinander kommunizieren. Manche dieser Bausteine brauchen Sie, um den Laden am Laufen zu halten, andere nicht.

Wenn Sie jedoch sämtliche Prozesse wahllos in Ihre neue IT-Landschaft hieven, sorgen Sie nur fßr altes Chaos in einer neuen Umgebung. So als wenn Sie mit Ihrem gesamten Hausrat in ein neues Haus ziehen, ohne vorher Ihren Dachboden und Keller zu entrßmpeln. Gerade beim Umzug auf S/4HANA sollten Sie sich ßberlegen, welche Anpassungen tatsächlich notwendig sind und welche einfach ßber die Jahre mitgeschleift wurden. Denn durch stark angepasste Prozesse und Custom-Codes riskieren Sie nicht nur, dass Ihre Nutzer neue Systeme und optimierte Workflows nur schwer annehmen. Sie erschweren auch die Nutzung neuester SAP-Funktionalitäten.

Es ist also an der Zeit, Ihre Prozesse neu zu denken. Laut einer aktuellen SAPinsider-Umfrage mit 200 SAP-Kunden haben Unternehmen bei Reengineering ihrer Prozesse vier Schwerpunkte:

Top-Strategien bei S/4HANA-Migrationen
  1. Übernahme von Best-Practice-Prozessmodellen

    Hand aufs Herz: Wie stehen Ihre Prozesse im Vergleich zu „Best Practice“-Prozessmodellen da? Wahrscheinlich sind sie im Laufe der Jahre zu einem wilden, undurchdringlichen Dschungel von Z-Codes herangewachsen. Eine Systemmigration ist die perfekte Gelegenheit, Ihre Prozesse methodisch zu analysieren und veraltete Arbeitsabläufe durch Best Practices zu ersetzen. Wägen Sie anhand objektiver Daten ab, was für Ihr Unternehmen wirklich wesentlich ist und wo Sie „zurück zum Standard“ kehren können.

  2. Modernisierung von Reportings und der Business Intelligence

    Ihre KPI-Reports sind bereits „Schnee von gestern“, wenn sie auf Ihrem Schreibtisch landen? Damit sind Sie nicht allein. Wenn Unternehmen allerdings nicht in der Lage, ihre Daten in angemessener Zeit zu analysieren und visualisieren, riskieren Sie zu lange Reaktionszeiten bei Prozessineffzienzen.

    GlĂźcklicherweise gibt es eine breite Palette von Tools, die Ihnen Echtzeit-Einblicke in Ihre Prozessperformance ermĂśglichen und fĂźr jede Unternehmensebene (vom Management bis zum Sachbearbeiter) konfiguriert werden kĂśnnen. Anstatt auf zeitverzĂśgerte KPI-Berichte zu warten, liefern Ihnen moderne Reporting-Dashboards die richtigen Daten zur richtigen Zeit, damit Sie bessere Entscheidungen treffen kĂśnnen.

  3. Zentralisierung und Automatisierung von Finanzplanung, Buchhaltung und Kontenabstimmung

    Viele Probleme im Rechnungswesen, wie wie doppelten Zahlungen oder Skontoverluste, entstehen durch eine fragmentierte IT-Systemlandschaft, in der die einzelnen Abteilungen voneinander isoliert und nahezu ohne Datenfluss untereinander arbeiten. Die Harmonisierung dieser Finanzprozesse auf ein globales ERP-System schafft nicht nur eine „Single Source of Truth“ (Stichwort: Datenkonsolidierung), sie beschleunigt auch den globalen Rollout von Systemaktualisierungen und ermöglicht eine systemübergreifende Finanzberichterstattung in Echtzeit.

    Auch das Potenzial der Automatisierung haben viele Unternehmen mittlerweile erkannt. Wer allerdings blindlings Bots einsetzt, ohne seine Prozesse vorher zu optimieren, erreicht jedoch oft das Gegenteil. Denn die Automatisierung ineffizienter Prozesse beschleunigt nur die Ineffizienzen selbst. Erst wenn Sie wissen, wie Ihre Prozesse wirklich aussehen, können Sie die richtigen Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren und so sicherstellen, dass Sie auf zentrale Geschäftsziele hin optimieren – anstatt nur die Betriebskosten zu senken.

  4. Bereinigen, LĂśschen und/oder Archivieren von Daten

    Die Vorbereitung Ihre Systeme und Prozesse ist das A und O beim Umzug auf S/4HANA, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren. Gehen Sie die Datenbereinigung dabei an, als ob Sie Ihren Keller vor einem Umzug entrßmpeln wßrden:

  • Packen Sie nur ein, was Sie wirklich brauchen = Entscheiden Sie, welche Daten Sie wirklich migrieren wollen.

  • Sortieren Sie alles in die richtigen Kisten = Harmonisieren Sie Daten, die Ăźber Systeme verstreut sind

  • Bringen Sie unbrauchbaren Kram auf den SperrmĂźll = Verabschieden Sie sich von den Legacy-Anwendungen, die Sie nicht mehr benĂśtigen.

Wie Sie Ihre SAP S/4HANA-Migration richtig angehen

Systemmigrationen sind nervenaufreibende Initiativen für jede IT-Führungskraft – die Risiken, die Kosten und der Aufwand sind hoch, der ROI ungewiss. Doch sie bergen auch eine enorme Chance für die IT, das Geschäft voranzutreiben, bahnbrechende Innovation zu fördern und ihren Wert als strategische Kraft im Unternehmen zu demonstrieren.

Egal ob Sie gerade eine S/4-Migration planen oder bereits auf S/4HANA umsteigen – um maximalen ROI zu erzielen, brauchen Sie eine makellose Strategie. Unsere S/4HANA Lunch & Learn Sessions sind dafür der ideale Einstieg. Diskutieren Sie mit erfahrenen IT-Profis und lernen Sie Best Practices rund um die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten kennen.

Jeden zweiten und vierten Dienstag im Monat pĂźnktlich um 12 Uhr widmen wir uns einem speziellen Aspekt der S/4HANA-Migration (z. B. smartere Methoden beim Process Mapping, Best Practices fĂźr Fit-Gap-Analysen). Jede Session besteht aus einem 20-minĂźtigen Vortrag und 10 Minuten Q&A.

Sie wollen mitdiskutieren? Melden Sich sie jetzt fßr das nächste Lunch & Learn an.

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Janine Guertler
Senior Content Marketing Writer

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