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Wie ein IT-Unternehmen die Zahlungseingรคnge um 40% beschleunigte

By Christoph Grossbaier
3 min read

Process Mining wird hรคufig mit Einsparungen fรผr Unternehmen in Verbindung gebracht. Doch wie hilft es ihnen, schneller an ihr Geld zu kommen?

Das Szenario: Ein groรŸer IT-Vertriebsdienstleister expandierte rasch in neuen Regionen, als seine Mitarbeiter eine alarmierende Beobachtung machten โ€“ der Cashflow geriet durch langsamere Kundenzahlungen zunehmend unter Druck. Diese Entwicklung drohte die Wachstumsstrategie zu gefรคhrden. Ohne Liquiditรคt mรผsste das Unternehmen neue Einnahmequellen zur Finanzierung seiner Expansion erschlieรŸen.

Mit Hilfe von Process Mining das Sparschwein knacken

Die Mitarbeiter hatten zunรคchst keine Erklรคrung dafรผr. Trotz voller Auftragsbรผcher, guter Auftragslage und hรถherer Margen hatte sich die Liquiditรคt im Vorquartal verschlechtert. LieรŸen sich die Kunden mehr Zeit bei der Bezahlung ihrer Rechnungen? Dauerte die Auftragsbearbeitung zu lange? Wie konnten sie ihre Annahmen รผberprรผfen โ€“ oder vielleicht noch ganz andere Erklรคrungen fรผr ihre Schwierigkeiten finden?

Hier kam Process Mining ins Spiel. Bald konnte das Unternehmen alle Bestellungen Schritt fรผr Schritt visualisieren. Die Mitarbeiter sahen nicht nur, wie und wo die Dinge richtig oder falsch liefen, sondern sie konnten auch tiefer in die Problembereiche eintauchen und genau erkennen, was aus welchem Grund geschah.

Fakturierung

  • Positiv: Die meisten Kunden zahlten pรผnktlich.

  • Weniger positiv: Eine unerwartete Erkenntnis โ€“ im Schnitt vergingen von der Leistungserbringung bis zur ersten Rechnung bis zu 26 Tage.

  • Die Ursache: Wartungs- oder Reparaturauftrรคge. Unterschiedliche Leistungsabrechnungsmodelle auf Basis von Stunden, Meilensteinen oder Quotenvereinbarungen fรผhrten wegen schlecht gepflegter, fehlender und verzรถgert vorliegender Datensรคtze zu Unklarheiten. Im Schnitt dauerte es 5 bis 6 Tage, um die notwendigen Informationen aus den Abteilungen einzuholen und in die IT-Systeme einzugeben.

  • Die Lรถsung: Das Unternehmen vereinbarte mit zunรคchst 20 seiner grรถรŸten Kunden eine einheitliche Abrechnung nach Stundensรคtzen. Dies fรผhrte zu einer verbesserten IT-Bearbeitung, weil die Abteilungen die Kundendienststunden nun unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags angeben mussten. Die schnellen Rรผckmeldungen beschleunigten die Fakturierung um mehr als 40%.

Nacharbeit

  • Weniger positiv: Viele Auftrรคge im System wurden spรคter storniert oder abgelehnt.

  • Die Ursache: Die hรคufigsten Grรผnde waren fehlgeschlagene Bonitรคtsprรผfungen (weil Kunden ihre Einkaufslimits รผberschritten hatten), fehlende Bestรคnde oder Auslaufteile, die durch neuere Teilenummern ersetzt wurden (und ein Serverfehler bedeutete, dass Informationen zwischen Kundenoberflรคche und Lagerhaltungssystem nicht korrekt ausgetauscht wurden).

  • Die Lรถsungen:
    1) Bei vertrauenswรผrdigen Kunden wurde das Einkaufslimit erhรถht.
    2) Der Systemfehler, der dazu fรผhrte, dass die Nutzer die lieferbaren Artikel und Ersatzteilnummern nicht sehen konnten, wurde behoben.

Elektronische Bestellung

  • Weniger positiv: Das System wurde nur teilweise genutzt.

  • Die Ursache: GroรŸkunden nutzten nach wie vor nicht automatisierte Bestellverfahren wie Telefon oder Fax.

  • Die Lรถsung: GroรŸkunden wurden in der elektronischen Bestellung geschult, wodurch die Durchlaufzeiten und die manuelle Bearbeitung reduziert wurden. Die Zeit bis zur Fakturierung verkรผrzte sich von 3 Wochen auf 10 Tage.

Mit Hilfe von Process Mining konnte das Unternehmen seine Umsรคtze genau verfolgen und das Geschรคft wieder auf Kurs bringen. Durch IdentifizierUNG der Faktoren, die den grรถรŸten Beitrag zur Beschleunigung der Zahlungseingรคnge leisten, konnte das Unternehmen die notwendigen Anpassungen vornehmen und seinen Kurs in Richtung nachhaltiges Wachstum und Erfolg wieder fortsetzen

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