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Systemmigration Schritt fĂŒr Schritt: Die ultimative Checkliste fĂŒr Ihre ERP-Migration

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von Janine Guertler
September 01, 2020
Lesezeit: 6 Minuten

Systemmigrationen haben nicht den besten Ruf. Kein Wunder: 75% der ERP-Migrationsprojekte sprengen entweder den Zeitplan oder das Budget – und sind somit nicht nur ein risikoreiches, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Und angesichts der langen Liste gefloppter S/4HANA-Migrationen, zu denen auch große Unternehmen wie Haribo, Lidl oder die Deutsche Bank gehören, wĂŒrde es uns nicht wundern, wenn der Gedanke an Ihre eigene Systemmigration Sie ins Schwitzen bringt. 

Die gute Nachricht: Es gibt durchaus erfolgreiche Migrationsprojekte, die tatsĂ€chlich Mehrwert generiert haben (oder auf dem besten Weg dazu sind). Schlumberger zum Beispiel sparte 40 Millionen US-Dollar und 2 Monate bei ihrer S/4HANA-Migration. Sysmex nutzte seine S/4HANA-Migration, um sein Kreditmanagement neu zu gestalten – und optimierte so seine Liefertreue, Time-to-Money und die Kundenzufriedenheit. 

Die Frage ist: Wie haben sie das geschafft? 

Klar: Systemmigration sind dank einer ganzen Reihe von Risiken immer eine Herausforderung. Deshalb brauchen Sie zuallererst die passende Roadmap – egal welches Migrationsprojekt Sie in Angriff nehmen: sei es ein Umzug von SAP ECC zu S/4HANA, die Umstellung zu Workday oder Salesforce, oder jegliche andere CRM- oder ERP-Migration. 

Um Ihnen praktische Hilfe bei der Planung und DurchfĂŒhrung Ihrer IT-Migration zu geben, haben wir diese Checkliste fĂŒr Sie zusammengestellt. Wenn Sie die folgenden Tipps zu jeder Migrationsphase beherzigen, hat auch Ihre Systemmigration die besten Erfolgsaussichten.

1. Holen Sie Ihre Stakeholder an Bord.

Systemmigrationen sind kein reines IT-Projekt, sie berĂŒhren oft alle Bereiche des Unternehmens. Denken Sie Ihre Systemmigration daher von Anfang an als strategische Initiative, die sowohl vom CIO als auch den Managern der einzelnen GeschĂ€ftsbereiche vorangetrieben wird. Schließlich brauchen Sie bei einem zeitaufwĂ€ndigen und riskanten Projekt wie diesem jede erdenkliche UnterstĂŒtzung, sei es in Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, IT oder der Lieferkette. 

Doch nicht nur Ihr Management sollte hinter Ihnen stehen, auch Ihre Anwender mĂŒssen mitziehen. Wenn Ihre Nutzer keine Vorteile im neuen System sehen – beispielsweise durch gesteigerte Verkaufszahlen oder höhere Effizienz –, werden Sie unweigerlich mit mangelnder Nutzerakzeptanz zu kĂ€mpfen haben.

2. Beginnen Sie mit einem klaren Bild Ihrer Ist-Prozesse.

Jede Systemmigration ist im Grunde auch eine Prozessmigration, was bedeutet, dass Sie Ihre Ist-Prozesse verstehen mĂŒssen, bevor Sie sie auf ein neues System ĂŒbertragen oder neue Soll-Prozesse entwerfen können. 

Bevor Sie entscheiden, welche Daten, Prozesse und Systeme Sie migrieren, sollten Sie genau wissen, wie Ihr IT-Ökosystem aussieht. Herkömmliche Process Mapping-Techniken wie Workshops oder Umfragen können dabei wertvollen Input liefern, sollten aber nicht Ihre einzige Informationsquelle sein. Warum? Weil sie oft auf subjektiven Meinungen und idealisierten Prozessmodellen basieren und nicht zeigen, wie sich Ihre Fachanwender tatsĂ€chlich verhalten. Nur mit einem datengesteuerten Ansatz können Sie Ihre Prozesse objektiv abbilden – und umfassend optimieren. 

Dies gilt nicht nur fĂŒr Brownfield- und Bluefield-, sondern auch bei Greenfield-Implementationen. Denn selbst wenn Sie ein System von Grund auf neu aufsetzen, mĂŒssen Sie Ihre GeschĂ€ftsanforderungen vollstĂ€ndig verstehen, bevor Sie Best-Practice-Prozesse entwerfen können. Unsere Process Mapping-Vorlage kann Ihnen dabei helfen.

3. Legen Sie einen Zeitplan samt Meilensteinen fest.

Machen Sie Ihre Stakeholder fĂŒr den Erfolg jeder Migrationsphase verantwortlich, indem Sie einen detaillierten Zeitplan und KPIs fĂŒr die wichtigsten Meilensteine festlegen. Eine strukturierte Roadmap hilft nicht nur jedem Teammitglied zu verstehen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge anstehen, sondern zeigt auch eventuelle LĂŒcken im Budget und der interner Expertise auf.

4. Nutzen Sie innovative Technologie.

Auch wenn Sie sich bei der Planung und DurchfĂŒhrung Ihres Migrationsprojekts auf die Branchenexpertise von Beratern verlassen, sollten Sie das enorme Potenzial von Technologien nicht unterschĂ€tzen. Leistungsstarke Technologien wie Process Mining, kĂŒnstliche Intelligenz und Machine Learning können Sie dabei unterstĂŒtzen, Ihre Prozesse objektiv abzubilden, Prozessabweichungen zu identifizieren, Ihre neuen Prozesse zu testen, Ineffizienzen proaktiv zu beheben und die Benutzerakzeptanz zu ĂŒberwachen.

5. Überwachen Sie Ihren Erfolg – und kommunizieren Sie ihn regelmĂ€ĂŸig.

Allzu oft sind Systemmigrationen sowohl fĂŒr GeschĂ€ftsfĂŒhrer als auch fĂŒr Endnutzer eine undurchsichtige Black Box. Um Erwartungen zu steuern und die UnterstĂŒtzung durch die FĂŒhrungsetage zu sichern, sollten Sie regelmĂ€ĂŸige Updates zu entscheidenden Migrationsphasen liefern und den Projektfortschritt hinsichtlich Ihrer gewĂŒnschten GeschĂ€ftsergebnisse kontinuierlich messen.

Nutzen Sie Sie Prozesskennzahlen - wie ProzesskonformitÀt (Process Compliance), Workarounds, Nacharbeit oder Zeitverzögerungen zwischen Prozessschritten - um alte und neue Systeme zu vergleichen und die Auswirkungen Ihrer Optimierungen zu messen. 

Durch regelmĂ€ĂŸige Statusberichte, KamingesprĂ€che zum Erfahrungsaustausch, FAQs, Newsletter und Anwender-Workshops stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch ĂŒber einen langen Zeitraum involviert sind.

So optimieren Sie Ihre Migrationsstrategie 

Die Kosten, Risiken und Herausforderungen einer Systemmigration sollten Sie nicht unterschĂ€tzen. Bei unzureichender Planung und mangelhaftem Projektmanagement kann Sie eine Systemmigration nicht nur Millionen, sondern im schlimmsten Fall auch Kunden und Ihren Ruf kosten. Diese fĂŒnf Schritte können ein Ausgangspunkt sein, um Ihre eigene Migrations-Roadmap zu skizzieren. 

Doch das allein reicht nicht. 

Machen Sie Ihre Hausaufgaben machen und informieren Sie sich zu Migrationsstrategien, -szenarien, Best Practices und Tools, die Sie bei Ihrer Migration unterstĂŒtzen können. Wie setzen andere Unternehmen ihre Systemmigration strategisch um? Was sind hĂ€ufige Herausforderungen einer Systemmigration? Und wie haben andere Unternehmen diese gelöst? 

Die folgenden Ressourcen können Ihnen genau die Antworten geben, nach denen Sie suchen:

  • 11 Statistiken, die Sie kennen sollten: In unserem Bericht „Systemmigration im Faktencheck“ haben wir 11 Statistiken zu Risiken aber auch Chancen von Migrations-Initiativen zusammengetragen. Sehen Sie die wichtigsten Fakten und Zahlen, die Ihre Migrationsstragie unterfĂŒttern sollten: von den Herausforderungen, die mit IT-Migrationen einhergehen, ĂŒber die GrĂŒnde, warum viele dieser Projekte scheitern und welchen geschĂ€ftlichen Mehrwert erfolgreiche Systemmigrationen schaffen können.

  • S/4HANA Lunch & Learn Sessions: Sie planen eine Migration zu S/4HANA oder stecken bereits mittendrin? Diskutieren Sie mit erfahrenen IT-Profis und lernen Sie Best Practices rund um die Planung und DurchfĂŒhrung von Migrationsprojekten kennen. Jeden zweiten und vierten Dienstag im Monat um 12 Uhr widmen wir uns mit einem 20-minĂŒtigen Vortrag und einem zehnminĂŒtigen Q&A einem speziellen Aspekt der S/4HANA-Migration. Jetzt anmelden.

  • Leitfaden fĂŒr eine reibungslose Systemmigration: Lesen Sie unser kostenloses E-Book „Das Go-Live Handbook: So gelingt eine reibungslose Systemmigration“. Lernen Sie alles ĂŒber die spezifischen Herausforderungen jeder Migrationsphase und erfahren Sie im Detail, wie KI-gestĂŒtzte Process Mining-Tools wie Celonis genau hierbei unterstĂŒtzen können.

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Janine Guertler
Senior Content Marketing Writer

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