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UHB Fallbeispiele: Celonis Process Mining im Krankenhaus

By Dr. Daniel Koch
3 min read

Wo IT genutzt wird entstehen digitale FuรŸspuren โ€“ auch im Krankenhaus: Egal ob ein Arzt eine Diagnose erfasst, eine Pflegekraft eine Anforderung verschickt oder das Labor einen Blutwert ermittelt - die Tรคtigkeit wird mit Zeitstempel in einer Datenbank dokumentiert.

Process Mining extrahiert diese Datenspuren aus den IT-Systemen des Hauses, um darauf basierend die gelebten IST-Prozesse abzubilden und nach Abweichungen vom Soll-Prozess durchsuchbar zu machen.

Beispiel OP-Pรผnktlichkeit:

Ausgangslage:

Der OP-Manager des Kunden wusste, dass sein Haus ein Problem mit der OP-Pรผnktlichkeit hatte und regelmรครŸig Patienten zum angesetzten Zeitpunkt noch nicht im Saal waren.

Er wusste aber nicht wo im Prozess der Flaschenhals war. Die ร„rzte machten den Transportdienst verantwortlich, dieser argumentierte wiederum, dass die Stationen Schuld seien weil diese regelmรครŸig vergessen wรผrden, die Patienten rechtzeitig vorzubereiten und er selber hatte den Verdacht, dass seine OP-Teams vor einem selbstgeschaffenen Problem standen, weil sie oft den rechtzeitigen Abruf der Patienten vergessen wรผrden.

Ziel des Projekts:

Ziel war es, zu analysieren wie groรŸ das gefรผhlte Problem tatsรคchlich war und wo die Schwachstellen im Prozess lagen mit Process Mining.

Umsetzung:

Um die Fragen zu beantworten wurde der IST-Prozess โ€˜Patientenbelieferung OPโ€™ vom Abruf des Patienten von Station รผber die Auftragsannahme durch den Transportdienst und dessen Bewegungen bis hin zum Erreichen der Schleuse abgebildet. Die Daten dafรผr kamen aus dem KIS und der Smartphone-App des Transportdienstes.

Ergebnis:

  • Sowohl OP-Team als auch Transportdienst waren fรผr die Verspรคtungen verantwortlich
  • Klares Muster bei Abrufverhalten: Vormittags zuverlรคssig, nachmittags schlampig
  • Muster bei Transportdienst: Mittwochs und freitags deutlich langsamer als an รผbrigen Tagen
  • Ursache: Mittwochs und freitags deutlich hรถhere Arbeitsbelastung je Mitarbeiter

Konsequenzen:__

  • Ansprache der betroffenen OP-Teams
  • Umorganisation des Transportdienstes entsprechend Arbeitsaufkommen

Beispiel Notaufnahme

Ausgangslage:

Deutsche Notaufnahmen leiden unter steigendem, in seiner Fallschwere sehr heterogenem Patientenaufkommen. Gleichzeitig sind ihre Kapazitรคten begrenzt. Daher ist es notwendig den โ€šNotaufnahme-Prozessโ€˜ zu standardisieren.

Ziel des Projektes:__

Abbildung des real gelebten Prozesses in Celonis um ein vollumfรคngliches, realistisches Bild der Funktionsweise der Notaufnahme zu bekommen und darauf basierend ggf. organisatorische und technische MaรŸnahmen ableiten zu kรถnnen.

Umsetzung:

Abbilden des Prozesses von Eintreffen des Patienten รผber Triage, Arztkontakt(e), Diagnostik, med. Entlassung, pflegerischer Entlassung, usw. basierend auf den in der KIS-Datenbank erfassten Zeitstempeln.

Ergebnis:

  • Prozesslaufzeiten, insbesondere bis zur Triage, verbesserbar
  • Triagequalitรคt gut aber ausbaubar
  • Soll-Prozesspfad wird nicht immer eingehalten

Konsequenzen

  • RegelmรครŸiges Besprechen der aktuellen Prozesslaufzeiten und Prozessabweichungen um den Mitarbeitern die Bedeutung einer standardisierten und effizienten Arbeitsweise lfd. vor Augen zu fรผhren
  • Nachschulung der fรผr die Triage verantwortlichen Pflegekrรคfte
  • Technische Verรคnderungen im Ablauf der Patientenerfassung und Einstufung
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