5 steps to automate purchases

5 Schritte zu mehr Automatisierung im Einkauf

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von Alexander HatzenbĂŒhler
Juli 16, 2019
Lesezeit: 6 Minuten

Seit Jahren treibt das Thema Automatisierung die globale Wirtschaft um. Kosteneinsparungen durch effizientere BetriebsablĂ€ufe, der Ausschluss von Ursachen menschlichen Versagens – das sind Argumente, denen sich kaum ein Unternehmen verschließen kann. So stĂŒrzen sich viele Organisationen in Automatisierungsinitiativen, ohne ihre Vorgehensweise ausreichend zu planen.

Die Folge ist, dass das enorme Potenzial von Automatisierungstechnologien wie Optical Character Recognition (OCR), Vendor Invoice Management (VIM) und Robotic Process Automation (RPA) nicht voll ausgeschöpft werden kann. Wir zeigen Ihnen deshalb in 5 Schritten, wie Sie auf dem Weg zu automatisierten Prozessen tatsÀchlich vorankommen.

Schritt 1: Machen Sie sich mit den vorhandenen ProzessflĂŒssen vertraut.

Vor der eigentlichen Prozessautomatisierung sollten Sie sich fragen: „Kenne ich meine Prozesse wirklich so gut, wie ich denke?“

Automatisierungsprojekte sollten niemals ohne solides Grundlagenwissen angegangen werden – ansonsten droht das Vorhaben zu scheitern.

„FĂŒr den Einsatz von Technologie im Unternehmen gelten die folgenden Regeln. Erstens: Wer effiziente AblĂ€ufe automatisiert, erhöht die Effizienz. Zweitens: Wer ineffiziente AblĂ€ufe automatisiert, erhöht nur weiter die Ineffizienz.“

-Bill Gates

Warum sollten Sie Prozessfolgen automatisieren, die bereits im aktuellen Zustand nicht ideal sind?

Hier kann Process Mining Abhilfe schaffen. Die Technologie ermittelt dank hochmoderner „Process Discovery“-Algorithmen Abweichungen vom vorgesehenen Prozessfluss. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihre Prozesse zunĂ€chst modernisieren, bevor sie sie automatisieren.

KonformitĂ€tsprĂŒfungen sind ein weiteres nĂŒtzliches Werkzeug, um das Prozessmodell mit der tatsĂ€chlichen ProzessausfĂŒhrung zu vergleichen. Die Eliminierung von Ausnahmen und Varianten im Prozessfluss kann die Automatisierungskosten drastisch reduzieren und die Erfolgschancen von Automatisierungsprojekten erhöhen.

Haben sich erst einmal standardisierte Prozesse herausgebildet, folgt der zweite Schritt.

Schritt 2: Ermitteln Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Prozesse.

Fragen Sie sich als nĂ€chstes: „Wie stark ist unser Prozess ĂŒberhaupt schon automatisiert?“

Zur Beantwortung dieser Frage empfehlen wir Ihnen, intern einen digitalen „Zwillingsprozess“ zu erstellen, um relevante Daten ĂŒber den Prozess einschließlich des Anteils automatisierter AblĂ€ufe zu erfassen. Auf diese Weise lĂ€sst sich das Potenzial der Prozessautomatisierung bemessen.

Nach der Definition prĂ€ziser KPIs ergrĂŒnden Sie mittels Benchmarkingtests, welche Business Units, Einkaufsabteilungen oder BetriebsstĂ€tten am besten fĂŒr ein Automatisierung-Pilotprojekt geeignet sind.

Diese ErsteinschĂ€tzung des vorhandenen Automatisierungsgrads innerhalb der Organisation bildet die Grundlage fĂŒr das weitere Vorgehen.

Schritt 3: Peilen Sie schnelle Erfolgserlebnisse an.

Nachdem das Potenzial fĂŒr Prozessautomatisierung klar geworden ist, sollten Sie sich fragen: „Wie kann ich ‚Quick Wins‘ und langfristiges Transformationspotenzial schnell aufdecken?“

„Divide and Conquer“ – teile und herrsche – sollte das Motto bei der Automatisierung lauten. Genau wie bei der Priorisierung von Organisationen oder Prozessen sollten Sie sich auch bei der Automatisierung kleinerer AktivitĂ€ten, ProzessflĂŒsse und Aufgaben zunĂ€chst auf einfache Ziele konzentrieren.

Sie möchten den Rechnungseingang oder die Rechnungsfreigabe automatisieren? Das lÀsst sich vielleicht mit der richtigen Technologie problemlos realisieren. Oft sind aber die dazugehörigen Workflows viel zu kompliziert.

Beim Thema robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) sollten Sie als erstes „Quick Wins“ – also schnelle Resultate – ins Auge fassen. Suchen Sie im Einkauf nach einfachen, stabilen und hochvolumigen Prozessschritten, die nur einen geringen Automatisierungsgrad aufweisen.

Oft gestaltet es sich nicht leicht, detaillierte Informationen ĂŒber solche AktivitĂ€ten und Workflows zu gewinnen. Hier kommt automatisierte Prozesserkennung mit Celonis Process Mining ins Spiel: Die Technologie erstellt innerhalb kĂŒrzester Zeit eine RPA-Roadmap – und das ohne kostspieliges und zeitaufwĂ€ndiges externes Consulting.

Sobald klar ist, welche Workflows automatisiert werden sollen, kann ein Benchmarking von Automatisierungstechnologie durchgefĂŒhrt und der Business Case fĂŒrs Management erstellt werden.

Schritt 4: Bereiten Sie Prozesse auf die Automatisierung vor.

Fragen Sie sich: „Welche Fehler haben wir bei frĂŒheren Automatisierungsinitiativen gemacht, die wir zukĂŒnftig vermeiden möchten?“

Keine leicht zu beantwortende Frage – viele Dinge können einer Automatisierungsinitiative in die Quere kommen.

Ein SchlĂŒssel ist die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie. Backend-Automatisierung, die Implementierung von EDI oder die Investition in RFID-Technologie zur Automatisierung des Wareneingangs sind langfristig gesehen absolut sinnvolle Maßnahmen. Sie eignen sich jedoch nicht unbedingt fĂŒr Initiativen, die sichtbare Verbesserungen und einen schnellen Time-to-Value erzielen sollen.

Das gilt auch fĂŒr RPA: Die Technologie ist leistungsstark, flexibel und beschleunigt die Wertschöpfung; gleichzeitig lĂ€sst sie sich relativ einfach implementieren und erfordert vor Ort keine Unmengen an Rechenressourcen.

Wie es sprichwörtlich heißt: „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ Denken Sie also bei der Automatisierung von Prozessen daran, dass jedes Problem eine eigene Herangehensweise erfordert.

Automatisierungstechnik, die mit Ihren Anforderungen wÀchst, erfordert die Auswahl der richtigen Tools und Anbieter, eine agile Implementierung und ein durchdachtes Betriebsmodell.

Schritt 5: Überwachen Sie den Automatisierungserfolg.

Sie haben automatisierte AblĂ€ufe im Einkauf erfolgreich etabliert und den anvisierten ROI erreicht. Jetzt können Sie sich entspannt zurĂŒcklegen, oder? Damit ist Ihre Arbeit aber noch nicht getan.

Gerade in Zeiten, in denen Unternehmen und Prozesse immer agiler werden, lassen sich durch die Messung der Perfect-Purchase-Order-Quote und der erzielten Wertsteigerung durch Automatisierungsinitiativen weitere wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Der Automatisierungsstatus sollte kontinuierlich ĂŒberwacht werden, damit Sie bei VerĂ€nderungen sofort Maßnahmen zur Erhaltung des hohen Automatisierungsgrads ergreifen können.

So unterstĂŒtzt Celonis die Automatisierung von Einkaufsprozessen

Der Celonis Intelligent Business App Store vereint validierte FunktionalitĂ€t, Microservices und Best Practices, um Sie in jeder Phase Ihres Automatisierungsprojekts zu unterstĂŒtzen.

Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu Konzept und Inhalten. FĂŒr einen „Early Access“ zum Lösungspaket schreiben Sie dem Autor per E-Mail an a.hatzenbuehler@celonis.com

Apps zur Einkaufsautomatisierung von Celonis:

  • Business-Process-Reengineering-Analyse

  • Automatisierungsanalyse (Überblick)

  • Analyse von AutomatisierungsaktivitĂ€ten

  • Analyse elektronischer Bestellnachrichten

  • RPA – Prozessbewertungsanalyse

  • Automation-Monitoring-Analyse

  • Digital-Worker-Orchestrierung in Anwendungen

  • Transformation Center mit vorgefertigten Automatisierungs-KPIs

  • Action Engine mit Handlungsempfehlungen, die sich an die jeweilige Organisationsstruktur anpassen lassen

**Bald im Celonis App Store:

  • RPA Project Management Roadmap Application

  • Bot Log Mining

  • Datenbank-Prozesskonnektoren fĂŒr gĂ€ngige RPA-Anbieter (UIPath, Blueprism und Automation Anywhere)

*Einige neue Funktionen erfordern möglicherweise eine aktuelle IBC-Version und sind daher möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Celonis-Lizenz enthalten.

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Alexander HatzenbĂŒhler
Business Process Analyst

Alexander is part of the Celonis App Store team and carries out innovation projects with a strong focus on automation and supplier management.

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