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5 Schritte zu mehr Automatisierung im Einkauf

By Alexander Hatzenbรผhler
7 min read

Seit Jahren treibt das Thema Automatisierung die globale Wirtschaft um. Kosteneinsparungen durch effizientere Betriebsablรคufe, der Ausschluss von Ursachen menschlichen Versagens โ€“ das sind Argumente, denen sich kaum ein Unternehmen verschlieรŸen kann. So stรผrzen sich viele Organisationen in Automatisierungsinitiativen, ohne ihre Vorgehensweise ausreichend zu planen.

Die Folge ist, dass das enorme Potenzial von Automatisierungstechnologien wie Optical Character Recognition (OCR), Vendor Invoice Management (VIM) und Robotic Process Automation (RPA) nicht voll ausgeschรถpft werden kann. Wir zeigen Ihnen deshalb in 5 Schritten, wie Sie auf dem Weg zu automatisierten Prozessen tatsรคchlich vorankommen.

Schritt 1: Machen Sie sich mit den vorhandenen Prozessflรผssen vertraut.

Vor der eigentlichen Prozessautomatisierung sollten Sie sich fragen: โ€žKenne ich meine Prozesse wirklich so gut, wie ich denke?โ€œ
Automatisierungsprojekte sollten niemals ohne solides Grundlagenwissen angegangen werden โ€“ ansonsten droht das Vorhaben zu scheitern.

โ€žFรผr den Einsatz von Technologie im Unternehmen gelten die folgenden Regeln. Erstens: Wer effiziente Ablรคufe automatisiert, erhรถht die Effizienz. Zweitens: Wer ineffiziente Ablรคufe automatisiert, erhรถht nur weiter die Ineffizienz.โ€œ
-Bill Gates

Warum sollten Sie Prozessfolgen automatisieren, die bereits im aktuellen Zustand nicht ideal sind?

Hier kann Process Mining Abhilfe schaffen. Die Technologie ermittelt dank hochmoderner โ€žProcess Discoveryโ€œ-Algorithmen Abweichungen vom vorgesehenen Prozessfluss. Auf Basis dieser Erkenntnisse kรถnnen Unternehmen ihre Prozesse zunรคchst modernisieren, bevor sie sie automatisieren.

Konformitรคtsprรผfungen sind ein weiteres nรผtzliches Werkzeug, um das Prozessmodell mit der tatsรคchlichen Prozessausfรผhrung zu vergleichen. Die Eliminierung von Ausnahmen und Varianten im Prozessfluss kann die Automatisierungskosten drastisch reduzieren und die Erfolgschancen von Automatisierungsprojekten erhรถhen.

Haben sich erst einmal standardisierte Prozesse herausgebildet, folgt der zweite Schritt.

Schritt 2: Ermitteln Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Prozesse.

Fragen Sie sich als nรคchstes: โ€žWie stark ist unser Prozess รผberhaupt schon automatisiert?โ€œ

Zur Beantwortung dieser Frage empfehlen wir Ihnen, intern einen digitalen โ€žZwillingsprozessโ€œ zu erstellen, um relevante Daten รผber den Prozess einschlieรŸlich des Anteils automatisierter Ablรคufe zu erfassen. Auf diese Weise lรคsst sich das Potenzial der Prozessautomatisierung bemessen.

Nach der Definition prรคziser KPIs ergrรผnden Sie mittels Benchmarkingtests, welche Business Units, Einkaufsabteilungen oder Betriebsstรคtten am besten fรผr ein Automatisierung-Pilotprojekt geeignet sind.

Diese Ersteinschรคtzung des vorhandenen Automatisierungsgrads innerhalb der Organisation bildet die Grundlage fรผr das weitere Vorgehen.

Schritt 3: Peilen Sie schnelle Erfolgserlebnisse an.

Nachdem das Potenzial fรผr Prozessautomatisierung klar geworden ist, sollten Sie sich fragen: โ€žWie kann ich โ€šQuick Winsโ€˜ und langfristiges Transformationspotenzial schnell aufdecken?โ€œ
โ€žDivide and Conquerโ€œ โ€“ teile und herrsche โ€“ sollte das Motto bei der Automatisierung lauten. Genau wie bei der Priorisierung von Organisationen oder Prozessen sollten Sie sich auch bei der Automatisierung kleinerer Aktivitรคten, Prozessflรผsse und Aufgaben zunรคchst auf einfache Ziele konzentrieren.

Sie mรถchten den Rechnungseingang oder die Rechnungsfreigabe automatisieren? Das lรคsst sich vielleicht mit der richtigen Technologie problemlos realisieren. Oft sind aber die dazugehรถrigen Workflows viel zu kompliziert.

Beim Thema robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) sollten Sie als erstes โ€žQuick Winsโ€œ โ€“ also schnelle Resultate โ€“ ins Auge fassen. Suchen Sie im Einkauf nach einfachen, stabilen und hochvolumigen Prozessschritten, die nur einen geringen Automatisierungsgrad aufweisen.

Oft gestaltet es sich nicht leicht, detaillierte Informationen รผber solche Aktivitรคten und Workflows zu gewinnen. Hier kommt automatisierte Prozesserkennung mit Celonis Process Mining ins Spiel: Die Technologie erstellt innerhalb kรผrzester Zeit eine RPA-Roadmap โ€“ und das ohne kostspieliges und zeitaufwรคndiges externes Consulting.

Sobald klar ist, welche Workflows automatisiert werden sollen, kann ein Benchmarking von Automatisierungstechnologie durchgefรผhrt und der Business Case fรผrs Management erstellt werden.

Schritt 4: Bereiten Sie Prozesse auf die Automatisierung vor.

Fragen Sie sich: โ€žWelche Fehler haben wir bei frรผheren Automatisierungsinitiativen gemacht, die wir zukรผnftig vermeiden mรถchten?โ€œ

Keine leicht zu beantwortende Frage โ€“ viele Dinge kรถnnen einer Automatisierungsinitiative in die Quere kommen.

Ein Schlรผssel ist die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie. Backend-Automatisierung, die Implementierung von EDI oder die Investition in RFID-Technologie zur Automatisierung des Wareneingangs sind langfristig gesehen absolut sinnvolle MaรŸnahmen. Sie eignen sich jedoch nicht unbedingt fรผr Initiativen, die sichtbare Verbesserungen und einen schnellen Time-to-Value erzielen sollen.

Das gilt auch fรผr RPA: Die Technologie ist leistungsstark, flexibel und beschleunigt die Wertschรถpfung; gleichzeitig lรคsst sie sich relativ einfach implementieren und erfordert vor Ort keine Unmengen an Rechenressourcen.

Wie es sprichwรถrtlich heiรŸt: โ€žWer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.โ€œ Denken Sie also bei der Automatisierung von Prozessen daran, dass jedes Problem eine eigene Herangehensweise erfordert.

Automatisierungstechnik, die mit Ihren Anforderungen wรคchst, erfordert die Auswahl der richtigen Tools und Anbieter, eine agile Implementierung und ein durchdachtes Betriebsmodell.

Schritt 5: รœberwachen Sie den Automatisierungserfolg.

Sie haben automatisierte Ablรคufe im Einkauf erfolgreich etabliert und den anvisierten ROI erreicht. Jetzt kรถnnen Sie sich entspannt zurรผcklegen, oder? Damit ist Ihre Arbeit aber noch nicht getan.

Gerade in Zeiten, in denen Unternehmen und Prozesse immer agiler werden, lassen sich durch die Messung der Perfect-Purchase-Order-Quote und der erzielten Wertsteigerung durch Automatisierungsinitiativen weitere wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Der Automatisierungsstatus sollte kontinuierlich รผberwacht werden, damit Sie bei Verรคnderungen sofort MaรŸnahmen zur Erhaltung des hohen Automatisierungsgrads ergreifen kรถnnen.

So unterstรผtzt Celonis die Automatisierung von Einkaufsprozessen

Der Celonis Intelligent Business App Store vereint validierte Funktionalitรคt, Microservices und Best Practices, um Sie in jeder Phase Ihres Automatisierungsprojekts zu unterstรผtzen.

Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu Konzept und Inhalten. Fรผr einen โ€žEarly Accessโ€œ zum Lรถsungspaket schreiben Sie dem Autor per E-Mail an a.hatzenbuehler@celonis.com

Apps zur Einkaufsautomatisierung von Celonis:

  • Business-Process-Reengineering-Analyse
  • Automatisierungsanalyse (รœberblick)
  • Analyse von Automatisierungsaktivitรคten
  • Analyse elektronischer Bestellnachrichten
  • RPA โ€“ Prozessbewertungsanalyse
  • Automation-Monitoring-Analyse
  • Digital-Worker-Orchestrierung in Anwendungen
  • Transformation Center mit vorgefertigten Automatisierungs-KPIs
  • Action Engine mit Handlungsempfehlungen, die sich an die jeweilige Organisationsstruktur anpassen lassen

**Bald im Celonis App Store:

  • RPA Project Management Roadmap Application
  • Bot Log Mining
  • Datenbank-Prozesskonnektoren fรผr gรคngige RPA-Anbieter (UIPath, Blueprism und Automation Anywhere)

*Einige neue Funktionen erfordern mรถglicherweise eine aktuelle IBC-Version und sind daher mรถglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Celonis-Lizenz enthalten.

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