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Blog: Order to Cash Teil 3 - eBusiness
O2C eBusiness

Order to Cash Teil 3: eBusiness

Southard Jones
von Southard Jones
Februar 28, 2019
Lesezeit: 6 Minuten

In dieser dreiteiligen Blog-Serie haben wir uns mit dem Order-to-Cash-Prozess (O2C) beschÀftigt und wie Sie Effizienzsteigerungen zur Maximierung von Umsatz und Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern und Ressourcenverlust einsetzen können.

Zuvor haben wir uns mit der pĂŒnktlichen Lieferung und der Auftragsablehnung befasst. Dies alles sind Bereiche, in denen der O2C-Prozess verbessert werden kann. Jetzt betrachten wir einen dritten und letzten Bereich: eBusiness.

Was ist eBusiness?

ZunÀchst eine Klarstellung: "eBusiness" ist nicht dasselbe wie "eCommerce".

Bei Letzterem handelt es sich um den Online-Verkauf von Waren und Dienstleistungen, wÀhrend im eBusiness nicht nur eCommerce, sondern auch die vielfÀltigen Prozesse, die dahinter stehen, wie das Supply Chain Management, die Auftragsabwicklung und das Customer Relationship Management, einbezogen werden.

Das wesentliche Ziel von eBusiness ist es, die AktivitÀten eines Unternehmens so weit wie möglich zu automatisieren, menschliche Eingriffe zu eliminieren, Prozesse zu rationalisieren und mögliche Fehler zu vermeiden.

Warum sollte man es verwenden?

Das Eingreifen von Menschen ist kostspielig, zeitaufwÀndig und fehleranfÀllig. Die eBusiness-Welt ist im Idealfall papierlos. Computer und Server kommunizieren klar, prÀzise und augenblicklich miteinander.

Obwohl das Internet mittlerweile eine allgegenwÀrtige PrÀsenz in unserem Leben darstellt, arbeiten viele Unternehmen weiterhin auf analoge Weise, wobei viele Bestellungen per Telefon und per Fax entgegengenommen werden.

Selbst bei Bestellungen per E-Mail werden diese Bestellungen oft als AnhĂ€nge gesendet, die ausgedruckt werden mĂŒssen und / oder deren Details manuell von einem Benutzer in ein System eingegeben werden mĂŒssen.

Die möglichen Auswirkungen auf die Effizienz sind sofort offensichtlich: Die Bearbeitung von AuftrĂ€gen dauert lĂ€nger, und selbst der beste Arbeiter macht Fehler. Eine falsch geschriebene Adresse, Preis oder Menge fĂŒhrt zu einer falschen Bestellung, die wahrscheinlich abgelehnt oder zurĂŒckgegeben wird. Dies alles wirkt sich auf den O2C-Prozess aus, indem die Zeit, die fĂŒr die AusfĂŒhrung und Abholung von AuftrĂ€gen benötigt wird, verlĂ€ngert wird.

Was ist EDI?

Das eBusiness-Modell beinhaltet im Wesentlichen den Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI). Mit EDI kommunizieren Unternehmen auf Computer-zu-Computer-Basis ĂŒber standardisierte Dokumentenformate miteinander.

Dies minimiert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe und ermöglicht eine schnellere und genauere Kommunikation zwischen Unternehmen. Trotz seiner nachgewiesenen Wirksamkeit - der US-Einzelhandelsriese Walmart hat sich lĂ€ngst dafĂŒr eingesetzt - ist der EDI-Einstieg langsamer als erwartet.

Es wird geschĂ€tzt, dass nur 10% bis 20% der GeschĂ€ftstransaktionen ĂŒber EDI abgewickelt werden. Der Rest verwendet Methoden, die ein Eingreifen des Menschen erfordern. Die meisten Unternehmen haben daher ein enormes Potenzial, um diese Technologie in ihren Betrieb zu integrieren und dadurch von Effizienzsteigerungen zu profitieren.

Aber wenn die Vorteile so klar und so nachweisbar sind, warum ist die EinfĂŒhrung von EDI und eBusiness nicht zu 100% erreicht worden?

Warum nutzen Unternehmen die Vorteile nicht?

FĂŒr viele Unternehmen ist dies einfach ein Mangel an Bewusstsein: Die EDI-Nutzung wĂ€chst langsam, aber stetig. FĂŒr andere ist es eine Frage der Berechnung, wie und wo EDI zu implementieren ist und welche Systeme verwendet werden sollen.

Verschiedene Systeme existieren zu unterschiedlichen Preisen. Die teureren Pakete können kleine und mittlere Unternehmen ausgleichen, aber gĂŒnstigere EDI-Systeme können sich dennoch als geeignet erweisen.

Ein wesentlicher Gesichtspunkt bei der Implementierung von EDI-Systemen ist die Compliance von Handelspartnern. EDI funktioniert nur, wenn standardisierte Dokumente sofort ĂŒbertragen werden können. Dies erfordert, dass Kunden diese standardisierten Formate im Umgang mit Ihrem Unternehmen ĂŒbernehmen.

Bei technischen Probleme mit dem EDI-System deuten Untersuchungen darauf hin, dass sowohl interne als auch externen Stakeholder deren Verwendung schnell vermeiden.

Wenn diese potenziellen Schlaglöcher jedoch mit den Einsparungen verglichen werden, die durch die EDI-Implementierung erzielt werden können, ist es sofort verstĂ€ndlich, warum sich immer mehr Industrien der EinfĂŒhrung annĂ€hern.

Was sind die geschÀftlichen Vorteile von EDI?

Die EDI-Aufnahme war in Branchen wie Einzelhandel, LebensmittelgeschÀft und Automobilindustrie besonders hoch. Dies sind alles Branchen, die in der Regel stabile Lieferketten und einen kontinuierlichen Kontakt mit ihren Lieferanten und KÀufern haben.

Zahlreiche Studien belegen die Kosteneffizienz und Einsparungen, die sich aus der EinfĂŒhrung von EDI in diesen Branchen ergeben. Die zwei Vorteile von Geschwindigkeit und Genauigkeit haben sich immer wieder bestĂ€tigt. Kostenvorteile ergeben sich auch aus dem papierlosen Arbeiten.

Studien haben gezeigt, dass die Umstellung auf ein EDI-System konstant zu einer Reduktion der Betriebskosten von rund zwei Dritteln fĂŒhrt. Die schnelle und genaue Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen mit geringem Eingriff durch den Benutzer fĂŒhrt zu kleinen Einsparungen, die sich im Laufe eines Jahres erheblich summieren.

Manchmal muss das gesamte Unternehmen nicht auf ein EDI-Modell umsteigen. Einsparungen können erzielt werden, indem sie nur in den effektivsten Teilen der GeschÀftsprozesse implementiert werden. Die Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit wichtiger Teile der Lieferkette wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus.

Wie Process-Mining-Technologie EDI ergÀnzt

Aber wo könnte EDI in Ihrem Betrieb am besten eingesetzt werden? Das ist eine Frage, die ironischerweise menschliche Gedanken und Analysen erfordert.

Das Aufkommen der Process-Mining-Technologie bedeutet, dass die digitalen Daten eines Betriebs grĂŒndlich und forensisch analysiert werden können, um Erkenntnisse zu liefern, die durch eine Analyse der gleichen Daten durch den Menschen unmöglich wĂ€ren.

Durch das Hervorheben von Bereichen, in denen manuelle Eingriffe am hÀufigsten vorkommen, zeigt Process Mining auf, wo möglicherweise Automatisierungen implementiert werden könnten, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern und letztendlich den Durchsatz und den Cashflow zu nutzen.

Wenn das Unternehmen in einigen GeschÀftsbereichen bereits EDI implementiert, können durch die Process-Mining-Analyse EDI-nutzende Bereiche mit EDI-losen Bereichen verglichen werden, um festzustellen, welche Bereiche von höherer Effizienz profitieren.

Mit nachweisbaren Vorteilen fĂŒr die Effizienz der Lieferkette, der Bestellgenauigkeit, der Rechnungsverarbeitung, der Personalzeit und einem reduzierten Order-to-Cash-Zyklus sprechen viele Argumente fĂŒr die Implementierung von EDI in Ihrem Unternehmen und wenige dagegen.

Um einen Einblick in die möglichen Vorteile fĂŒr Ihr Unternehmen zu erhalten, sollten Sie Process Mining als ersten Schritt betrachten. Kann sich ein Unternehmen leisten, Nein zu mehr Effizienz und Einsparungen zu sagen?

Southard Jones
Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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