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Order to Cash Teil 3: eBusiness

By John O'Regan
6 min read

In dieser dreiteiligen Blog-Serie haben wir uns mit dem Order-to-Cash-Prozess (O2C) beschรคftigt und wie Sie Effizienzsteigerungen zur Maximierung von Umsatz und Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern und Ressourcenverlust einsetzen kรถnnen.

Zuvor haben wir uns mit der pรผnktlichen Lieferung und der Auftragsablehnung befasst. Dies alles sind Bereiche, in denen der O2C-Prozess verbessert werden kann. Jetzt betrachten wir einen dritten und letzten Bereich: eBusiness.

Was ist eBusiness?

Zunรคchst eine Klarstellung: โ€œeBusinessโ€ ist nicht dasselbe wie โ€œeCommerceโ€.

Bei Letzterem handelt es sich um den Online-Verkauf von Waren und Dienstleistungen, wรคhrend im eBusiness nicht nur eCommerce, sondern auch die vielfรคltigen Prozesse, die dahinter stehen, wie das Supply Chain Management, die Auftragsabwicklung und das Customer Relationship Management, einbezogen werden.

Das wesentliche Ziel von eBusiness ist es, die Aktivitรคten eines Unternehmens so weit wie mรถglich zu automatisieren, menschliche Eingriffe zu eliminieren, Prozesse zu rationalisieren und mรถgliche Fehler zu vermeiden.

Warum sollte man es verwenden?

Das Eingreifen von Menschen ist kostspielig, zeitaufwรคndig und fehleranfรคllig. Die eBusiness-Welt ist im Idealfall papierlos. Computer und Server kommunizieren klar, prรคzise und augenblicklich miteinander.

Obwohl das Internet mittlerweile eine allgegenwรคrtige Prรคsenz in unserem Leben darstellt, arbeiten viele Unternehmen weiterhin auf analoge Weise, wobei viele Bestellungen per Telefon und per Fax entgegengenommen werden.

Selbst bei Bestellungen per E-Mail werden diese Bestellungen oft als Anhรคnge gesendet, die ausgedruckt werden mรผssen und / oder deren Details manuell von einem Benutzer in ein System eingegeben werden mรผssen.

Die mรถglichen Auswirkungen auf die Effizienz sind sofort offensichtlich: Die Bearbeitung von Auftrรคgen dauert lรคnger, und selbst der beste Arbeiter macht Fehler. Eine falsch geschriebene Adresse, Preis oder Menge fรผhrt zu einer falschen Bestellung, die wahrscheinlich abgelehnt oder zurรผckgegeben wird. Dies alles wirkt sich auf den O2C-Prozess aus, indem die Zeit, die fรผr die Ausfรผhrung und Abholung von Auftrรคgen benรถtigt wird, verlรคngert wird.

Was ist EDI?

Das eBusiness-Modell beinhaltet im Wesentlichen den Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI). Mit EDI kommunizieren Unternehmen auf Computer-zu-Computer-Basis รผber standardisierte Dokumentenformate miteinander.

Dies minimiert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe und ermรถglicht eine schnellere und genauere Kommunikation zwischen Unternehmen. Trotz seiner nachgewiesenen Wirksamkeit - der US-Einzelhandelsriese Walmart hat sich lรคngst dafรผr eingesetzt - ist der EDI-Einstieg langsamer als erwartet.

Es wird geschรคtzt, dass nur 10% bis 20% der Geschรคftstransaktionen รผber EDI abgewickelt werden. Der Rest verwendet Methoden, die ein Eingreifen des Menschen erfordern. Die meisten Unternehmen haben daher ein enormes Potenzial, um diese Technologie in ihren Betrieb zu integrieren und dadurch von Effizienzsteigerungen zu profitieren.

Aber wenn die Vorteile so klar und so nachweisbar sind, warum ist die Einfรผhrung von EDI und eBusiness nicht zu 100% erreicht worden?

Warum nutzen Unternehmen die Vorteile nicht?

Fรผr viele Unternehmen ist dies einfach ein Mangel an Bewusstsein: Die EDI-Nutzung wรคchst langsam, aber stetig. Fรผr andere ist es eine Frage der Berechnung, wie und wo EDI zu implementieren ist und welche Systeme verwendet werden sollen.

Verschiedene Systeme existieren zu unterschiedlichen Preisen. Die teureren Pakete kรถnnen kleine und mittlere Unternehmen ausgleichen, aber gรผnstigere EDI-Systeme kรถnnen sich dennoch als geeignet erweisen.

Ein wesentlicher Gesichtspunkt bei der Implementierung von EDI-Systemen ist die Compliance von Handelspartnern. EDI funktioniert nur, wenn standardisierte Dokumente sofort รผbertragen werden kรถnnen. Dies erfordert, dass Kunden diese standardisierten Formate im Umgang mit Ihrem Unternehmen รผbernehmen.

Bei technischen Probleme mit dem EDI-System deuten Untersuchungen darauf hin, dass sowohl interne als auch externen Stakeholder deren Verwendung schnell vermeiden.

Wenn diese potenziellen Schlaglรถcher jedoch mit den Einsparungen verglichen werden, die durch die EDI-Implementierung erzielt werden kรถnnen, ist es sofort verstรคndlich, warum sich immer mehr Industrien der Einfรผhrung annรคhern.

Was sind die geschรคftlichen Vorteile von EDI?

Die EDI-Aufnahme war in Branchen wie Einzelhandel, Lebensmittelgeschรคft und Automobilindustrie besonders hoch. Dies sind alles Branchen, die in der Regel stabile Lieferketten und einen kontinuierlichen Kontakt mit ihren Lieferanten und Kรคufern haben.

Zahlreiche Studien belegen die Kosteneffizienz und Einsparungen, die sich aus der Einfรผhrung von EDI in diesen Branchen ergeben. Die zwei Vorteile von Geschwindigkeit und Genauigkeit haben sich immer wieder bestรคtigt. Kostenvorteile ergeben sich auch aus dem papierlosen Arbeiten.

Studien haben gezeigt, dass die Umstellung auf ein EDI-System konstant zu einer Reduktion der Betriebskosten von rund zwei Dritteln fรผhrt. Die schnelle und genaue Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen mit geringem Eingriff durch den Benutzer fรผhrt zu kleinen Einsparungen, die sich im Laufe eines Jahres erheblich summieren.

Manchmal muss das gesamte Unternehmen nicht auf ein EDI-Modell umsteigen. Einsparungen kรถnnen erzielt werden, indem sie nur in den effektivsten Teilen der Geschรคftsprozesse implementiert werden. Die Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit wichtiger Teile der Lieferkette wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus.

Wie Process-Mining-Technologie EDI ergรคnzt

Aber wo kรถnnte EDI in Ihrem Betrieb am besten eingesetzt werden? Das ist eine Frage, die ironischerweise menschliche Gedanken und Analysen erfordert.

Das Aufkommen der Process-Mining-Technologie bedeutet, dass die digitalen Daten eines Betriebs grรผndlich und forensisch analysiert werden kรถnnen, um Erkenntnisse zu liefern, die durch eine Analyse der gleichen Daten durch den Menschen unmรถglich wรคren.

Durch das Hervorheben von Bereichen, in denen manuelle Eingriffe am hรคufigsten vorkommen, zeigt Process Mining auf, wo mรถglicherweise Automatisierungen implementiert werden kรถnnten, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern und letztendlich den Durchsatz und den Cashflow zu nutzen.

Wenn das Unternehmen in einigen Geschรคftsbereichen bereits EDI implementiert, kรถnnen durch die Process-Mining-Analyse EDI-nutzende Bereiche mit EDI-losen Bereichen verglichen werden, um festzustellen, welche Bereiche von hรถherer Effizienz profitieren.

Mit nachweisbaren Vorteilen fรผr die Effizienz der Lieferkette, der Bestellgenauigkeit, der Rechnungsverarbeitung, der Personalzeit und einem reduzierten Order-to-Cash-Zyklus sprechen viele Argumente fรผr die Implementierung von EDI in Ihrem Unternehmen und wenige dagegen.

Um einen Einblick in die mรถglichen Vorteile fรผr Ihr Unternehmen zu erhalten, sollten Sie Process Mining als ersten Schritt betrachten. Kann sich ein Unternehmen leisten, Nein zu mehr Effizienz und Einsparungen zu sagen?

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