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Working Capital

Vier Maßnahmen, mit denen CFOs das Working Capital sofort verbessern können

DivyaHeadshot
von Divya Krishnan
April 07, 2021
Lesezeit: 6 Minuten

In Zeiten globaler Krise schalten die meisten Unternehmen in den Überlebensmodus. Von einem Moment auf den anderen greift die alte Business-Wahrheit „Cash is King“. Effektives Working-Capital-Management ist technisch komplex und nicht gerade glamourös, aber es ist der schnellste Weg, um Barmittel freizusetzen, ohne drastisch Kosten zu senken oder die Absätze über Nacht steigern zu müssen.

Die COVID-19-Pandemie hat hier keine Ausnahme gemacht und gezeigt, dass selbst in turbulenten Zeiten erhebliche Gewinne durch die Freisetzung von Working Capital erzielt werden können. Der jüngste Accounts Receivable CFO Report von Hackett stellt fest, dass Unternehmen bis zu 1,3 Billionen US-Dollar an überschüssigem Working Capital gebunden haben — die Optimierung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bietet jeweils ein Potenzial von 379 bzw. 390 Mrd. US-Dollar.

Es ist kein Geheimnis, dass die meisten Unternehmen ihre Kapazitäten nicht voll ausschöpfen. Damit verschenken sie wertvolle Liquidität, die den Unterschied machen kann, ob Unternehmen gerade so über die Runden kommen oder trotz einer Krise Wachstum verzeichnen. Wenn Sie also nicht gerade zu den wenigen Unternehmen gehören, deren Cashflow von den Auswirkungen der Corona-Pandemie unberührt geblieben ist, sollten Sie sich 2021 wieder auf das Working Capital konzentrieren.

Als CFO können vor allem Sie das Working Capital Ihrer Organisation verbessern. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen vier Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Cash-Reserven stärken und Ihr Unternehmen durch eine herausfordernde Corona-Erholungsphase navigieren können.

1. Optimieren Sie Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse

Debitoren- und Kreditorenprozesse haben einen großen Einfluss auf das Working Capital Ihres Unternehmens. Laut dem State of Business Execution Benchmarks Report 2021 könnten Unternehmen allein Hunderte von Millionen Dollar an Working Capital freisetzen, indem sie lediglich die Kreditorenlaufzeit und die Debitorenlaufzeit optimieren. Insbesondere die Kreditorenbuchhaltung ist oft der schnellste und einfachste Weg, Liquidität freizusetzen. Über diesen Hebel können Sie größtenteils selbst bestimmen, und deshalb sollten Sie ihn in schwierigen Zeiten einsetzen.

Vorzeitige Zahlungen zum Beispiel liegen ganz in Ihrer Hand. Ihre Lieferanten wird es freuen, Ihr Working Capital jedoch nicht. Egal ob es sich um mangelhafte Priorisierung, zeitlich schlecht abgestimmte Zahlungsläufe oder ungenaue Zahlungsbedingungen handelt: Vorzeitige Zahlungen können Sie relativ einfach unterbinden.

Die Debitorenbuchhaltung ist nicht ganz so einfach zu managen. Aber auch wenn Ihre Kunden den Zahlungszeitpunkt bestimmen, gibt es dennoch Optimierungsmöglichkeiten, die Sie wahrnehmen sollten.

Scheinbar simple Fehler wie falsche Rechnungsangaben, der Versand falscher Waren, und selbst der Versand von Rechnungen an die falsche Abteilung können die Zahlungstreue Ihrer Kunden mindern. Diese Probleme sind nicht nur vermeidbar und mit ein wenig Voraussicht leicht zu beheben, Sie können durch ihre Lösung auch erhebliche Summen an Working Capital freisetzen.

2. Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre Prozesse, um versteckte Ineffizienzen zu finden

Von fehlerhaften Dateneingaben, Preisfehlern, bis hin zur Verwendung falscher Zahlungsbedingungen – es gibt schlicht tausende Möglichkeiten, wie sich Transaktionsfehler negativ auf Ihr Working Capital auswirken können.

Doch solange Sie nicht jede einzelne Rechnung auf ihre Richtigkeit überprüfen und diese mit Ihrer Liste von Lieferanten und Konditionen abgleichen, lassen sich solche Ineffizienzen nur schwer aufspüren.

An dieser Stelle kommt Process Mining ins Spiel.

Process Mining verwendet Ihre Daten, um Ihnen einen weitaus besseren und objektiven Überblick über Ihre aktuellen Unternehmensprozesse verschaffen. Die Technologie hilft Ihnen zu analysieren, wo Ihre Ineffizienzen liegen, und bietet Optimierungslösungen.

Wenn Sie Process Mining darüber hinaus mit Machine Learning und Automatisierung kombinieren, können Sie die richtigen Änderungen an genau den richtigen Stellen vornehmen, und so einen immensen Return on Investment erzielen.

3. Standardisieren Sie die Vereinbarung und Verwaltung Ihrer Zahlungsbedingungen

Einmal ausgehandelt und vereinbart, ist es so gut wie unmöglich, Zahlungsbedingungen zu ändern. Deshalb sollten die Bedingungen von Anfang an für Sie stimmen.

Laut Hackett sollte ein Unternehmen nicht mehr als 20 unterschiedliche Zahlungsbedingungen mit seinem Lieferantenpool vereinbart haben. Sind es mehr, wird die Kontrolle von Lieferantenzahlungen äußerst schwierig.

Sie sollten auch bedenken, dass der Vertrieb bei der Vereinbarung von Konditionen nicht unbedingt an ihre Kollegen in der Debitorenabteilung denkt. Denn Zahlungsbedingungen haben nur begrenzten Einfluss auf die Vertriebs-KPIs und sind zudem eine attraktive Verhandlungswaffe für Vertriebsteams, die unter Druck stehen, ihre Ziele zu erreichen. Das Ergebnis fällt nicht immer im besten Sinn für Ihr Working Capital aus: Wenn zum Beispiel für einen bestimmten Kunden ein Zahlungsziel von 90 Tagen vereinbart wurde, Ihr Standard aber 30 Tage beträgt, können Sie jedes Mal eine beträchtliche Menge Cash für zwei Monate nicht antasten.

Von der Kreditorenseite betrachtet kann eine Vereinbarung auf ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen erhebliche Vorteile für Ihr Working Capital bieten — in diesen Fällen sollten Sie Ihre hart erarbeiteten Zahlungsbedingungen beibehalten.

Aus diesem Grund sollten alle Entscheider von Zahlungsbedingungen verstehen, welche Auswirkungen diese auf das Working Capital haben können.

4. Vergessen Sie nicht den Einkauf

In den meisten Unternehmen, die optimierte Working-Capital-Prozesse haben, hat der Einkauf klare Vorgaben über seinen Cashflow-Impact.

Schließlich ist der Einkauf in der Regel der erste Ansprechpartner für jeden Lieferanten und damit auch für die Aushandlung der Zahlungsbedingungen verantwortlich. Von der Lieferantenbewertung bis hin zur ersten Definition von Verträgen und Konditionen können die Entscheidungen des Einkaufs einen erheblichen und nachhaltigen Einfluss auf das Working Capital haben. Und natürlich kann der Einkauf sicherstellen, dass bei Bestellungen die richtigen Bedingungen verwendet werden, und der Kreditorenbuchhaltung dadurch eine Reihe von nachgelagerten Problemen ersparen.

Vor allem wenn der Einkauf zu Ihrem Aufgabenbereich gehört, kann es sinnvoll sein, über die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hinaus zu schauen und Working-Capital-Probleme bei der Wurzel zu packen.

Working Capital: Zeit, eine Krise in eine Chance zu verwandeln

Zumindest in der Theorie ist jeder dieser vier Hebel zur Optimierung des Working Capital relativ einfach zu bedienen. In der Praxis aber brauchen Sie einen detailreichen und datengestützten Einblick in Ihre Finanz- und Lieferkettenprozesse, der Ihnen klar zeigt, wo was schief läuft und wo die Optimierungspotenziale liegen.

Für viele CFOs ist Process Mining das fehlende Puzzleteil, um Ineffizienzen in den Kreditoren-, Debitoren- und Einkaufsprozessen zu identifizieren, zu analysieren und zu beheben — und damit das Working Capital kontinuierlich zu optimieren.

Sehen Sie sich unsere Execution Apps an, wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit Celonis Working Capital freisetzen und Ihre Abläufe optimieren können.

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Divya Krishnan
Senior Product Marketing Manager

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