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Blog: Wie man ein Prozessoptimierungsprojekt nachhaltig zum Erfolg führt
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Wie man ein Prozessoptimierungsprojekt nachhaltig zum Erfolg führt

Southard Jones
von Southard Jones
September 03, 2018
Lesezeit: 6 Minuten

Es ist kein Geheimnis, dass ineffiziente Prozesse bares Geld kosten. Eine Studie ergab, dass rund 70 Prozent der Arbeitszeit hauptsächlich infolge eines mangelhaften Prozessmanagements verschwendet werden und ein mangelhaftes Management der Datenqualität die Vereinigten Staaten jährlich rund 3 Billionen Dollar kostet. Doch wo soll man ansetzen, um die Daten in den Griff zu bekommen und die Prozessleistung zu maximieren?

Celonis kann helfen. Die richtige Optimierungslösung kann Ihre Effizienz um bis zu 30 Prozent steigern und zugleich die Kosten, Komplexität und Time-to-Market reduzieren. Und das Beste daran ist: Celonis ist einfach zu implementieren, benutzerfreundlich und abteilungsübergreifend einsetzbar.

Wie können Sie Ihre Weichen auf Erfolg stellen? Wie bei jeder Initiative brauchen Sie auch hier eine Roadmap.

1) Projektumfang/Szenario definieren

Klären Sie zuerst, was Sie erreichen wollen. Nach unseren Erfahrungen treten am Anfang in der Regel zwei Arten von Kunden auf den Plan:

  • Entdecker wollen ihre Prozesse transparenter gestalten und herausfinden, wie ihr Geschäft eigentlich im Detail abläuft. Sie wollen sich einen lückenlosen Überblick über ihre Stärken und Schwächen verschaffen sowie wesentliche Abweichungen, Engpässe und Compliance-Verstöße ermitteln, die sich auf die Kosten und Durchlaufzeiten auswirken.

  • Jäger haben ein konkretes Ziel vor Augen, wie etwa eine Revision, Automatisierung, ERP-Migration usw. Sie haben bereits eine Idee, an welchen Stellen sie ihre Prozesse optimieren können, benötigen aber belastbare Daten, wenn sie in der Chefetage auf Veränderungen drängen.

Legen Sie kurz- und langfristige SMART-Ziele einschließlich ihres Umfangs und messbarer Meilensteine fest, z.B. „Transportkosten in den nächsten sechs Monaten um 10 Prozent reduzieren“. Wenn Sie gleich zu Anfang Messgrößen festlegen, können Sie Ihre Fortschritte besser überwachen, nachdem Sie Änderungen an Ihren Geschäftsabläufen vorgenommen haben.

2) Auf Kernprozesse konzentrieren

Gerade für Entdecker ist es wichtig, den richtigen Ansatzpunkt zu finden. Aus der Arbeit mit unseren Kunden wissen wir, dass einige Abweichungen erstaunlich oft vorkommen: Bei 80 Prozent unserer Kunden sind Nachbesserungen ein Thema, und mehr als 65 Prozent prüfen eine Automatisierung ihrer Prozesse.

Nur wenige Unternehmen haben die Zeit oder das Geld, jeden einzelnen Prozess manuell zu durchleuchten und zu bewerten. Mittels Process Mining und KI-Technologien kann Celonis Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu untersuchen und dabei zugleich die Auswirkungen von Änderungen zu bewerten, Ihren idealen Prozessplan mit der Realität zu vergleichen und Empfehlungen zur Verbesserung der Konformität und Compliance zu geben.

3) Durchstarten zum Erfolg

Zeit ist Geld, und der gesunde Menschenverstand sagt uns, dass man Dinge schneller erledigen muss, wenn man Geld sparen will. Die Celonis-Technologie bietet Ihnen all dies und noch mehr, was andere Lösungen nicht leisten: Sie bietet grenzenlose Möglichkeiten.

Celonis ist nicht nur mit Standard- und kundenspezifischen Datensystemen kompatibel oder konfigurierbar, sondern bietet auch eine ganze Palette von intelligenten Apps, die auf den Erfahrungen anderer Kunden basieren. Ganz gleich, wie komplex Ihr System oder der Aufbau Ihrer Prozesse ist – mit Celonis können Sie schnell erkennen, wo Sie mit Ihren Ressourcen die größte Wirkung erzielen.

4) Datenqualität prüfen und optimieren

In vielen Fällen geht eine mangelhafte Datenqualität mit ineffizienten Prozessen einher und lässt nur allzu oft einen Teufelskreis entstehen. Die gute Nachricht ist, dass Celonis den Teufelskreis durchbrechen kann, indem es Systembrüche sowie schlecht gepflegte und fehlende Daten identifiziert. Davon profitieren nicht nur Ihre Prozesse, sondern auch Ihre IT-Landschaft, die als Nervensystem Ihres Geschäfts fungiert und dafür sorgt, dass Sie das Potenzial Ihrer Geschwindigkeit und laufenden Analysen voll ausschöpfen können.

Stammdaten sind für Unternehmen Gold wert! Allein durch das Aufspüren und Korrigieren systematischer Fehler in den Stammdatensätzen konnte einer unserer Kunden aus dem Fertigungssektor die Durchlaufzeiten um 30 Prozent beschleunigen. Zudem konnten Workflow-Abbrüche vermieden, die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Workitem reduziert, der Workflow erheblich beschleunigt und die Kosten um 20 Prozent gesenkt werden.

5) Eine Kultur der Wachsamkeit aufbauen

Mit Celonis können Sie die Transparenz fördern, Silos beseitigen und eine faktenbasierte Kultur etablieren, in der verschiedene Abteilungen effektiv zusammenarbeiten. Dies schärft das Bewusstsein für Process Excellence und trägt dazu bei, dass die Abteilungen an einem Strang ziehen.

Neue Tools sind für Mitarbeiter nicht immer einfach. Vielleicht möchten Sie einige Mitarbeiter dazu motivieren, als Pioniere für den Rest des Unternehmens voranzugehen? Der IT-Bereich und das Management sind zwar sehr wichtig, doch der Nutzen von Celonis muss auch bei den geschäftlichen Anwendern – den eigentlichen Experten Ihrer Prozesse – ankommen. Daher sollten Sie alle Stakeholder an der Festlegung und Überwachung von Umfang und Zielen beteiligen, um den Erfolg Ihrer Initiative zu sichern.

6) Schulungen und Anreize schaffen

Bauen Sie eine interne Support-Community auf, in der Mitarbeiter Tipps austauschen und Bereiche mit Optimierungsbedarf gemeinsam ermitteln können. Eine feste Community macht es nicht nur leichter, Best Practices auszutauschen und die ersten Ergebnisse bekannt zu machen, sondern spornt auch zum Mitmachen an. So entsteht mit der Zeit ein Schneeballeffekt, der jeden Mitarbeiter in den Bann ziehen und letztlich die Effizienz steigern wird.

Ein Paradebeispiel dafür ist Siemens, das eine florierende Community von fast 5.000 aktiven Celonis-Nutzern für Prozessverbesserungen aufgebaut hat. Siemens veranstaltet „Process-Dash-Messen“ und andere Initiativen, um die Mitarbeiter zusammenzubringen und über Use Cases zu vernetzen.

Der Weg in die Zukunft

Ob ein Projekt langfristig erfolgreich ist, hängt oft von Ihrem Plan und der Arbeit ab, die Sie in den Plan investieren. Ein Sprichwort dazu lautet: Wer beim Planen versagt, plant sein Versagen.

Mehr Transparenz und ein besseres Verständnis sind zwar großartig, doch Daten ohne Taten ergeben wenig Sinn. Entwickeln Sie eine Kultur, in der Mitarbeiter notwendige Veränderungen erkennen, die Tools zur Planung und Umsetzung dieser Veränderungen erhalten und ihren Erfolg teilen können, um die Zusammenarbeit noch mehr zu vertiefen.

Celonis kann Sie auf diesem Weg begleiten – vom ersten Eintauchen in Ihre Daten bis hin zu neuen, dynamischen Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen. Für uns geht es nicht nur darum, Prozesse zu verändern und sie effizienter zu machen – wir öffnen Wege zu neuen Denkweisen, damit Sie Ihren gesamten Geschäftsbetrieb optimieren und so eine wirklich erfolgreiche Transformation sicherstellen können.

Southard Jones
Southard Jones
VP, Product Marketing

Southard Jones is Celonis’ VP, Product Marketing. Prior to Celonis, Southard held various executive product and marketing roles at enterprise software companies in the Business Intelligence, Analytics, and Data Science market, including Domino Data Lab, Birst, Right 90, and Siebel Analytics.

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