HELM AG + Celonis
“Ich wüsste nicht, wie wir ohne Celonis die Einsichten erhalten könnten, um unsere Finanzprozesse nachhaltig zu optimieren.”
Trotz der Einführung einer modernen SAP-Lösung blieben die Hoffnungen des Hamburger Chemie-Konzerns auf effizientere Finanzprozesse unerfüllt. Erst Celonis brachte die notwendige Transparenz, um nicht fakturierte Außenstände in Millionenhöhe einzutreiben, Doppelzahlungen zu stoppen und Gutschriften intelligent zu nutzen. Und das ist erst der Anfang.
HELM aus Hamburg ist eine feste Größe in der Chemie. Das über 100 Jahre alte Unternehmen gehört zu den weltweit größten Chemiehändlern. Ein europaweit agierender Player in den Bereichen Chemikalien, Düngemittel, Pflanzenschutz und Pharmazeutika. Mehr als 100 Standorte in über 30 Ländern sichern den Zugang zu den wichtigsten Märkten weltweit. Gleichzeitig stellt sich der Konzern zunehmend nachhaltiger auf – setzt beispielsweise auf Handyhüllen aus Biomasse statt Plastik und ökologisch verträglichen Pflanzenschutz.
Moderne Zeiten verlangen moderne Finance-Lösungen
Wie viele Unternehmen mit historisch gewachsener IT-Landschaft kämpfte HELM mit Systemsilos und undurchsichtigen Prozessen. Lange stand die Unterstützung einzelner Geschäftseinheiten und Landesgesellschaften im Vordergrund. Eine übergreifende ERP-Lösung, um Prozessketten wie Purchase-to-Pay und Order-to-Cash abzubilden, fehlte.
Keine optimalen Bedingungen, um in Zeiten einer schwächelnden Konjunktur und zunehmenden Kostendrucks Kern-Kennzahlen wie Produktivität und Automatisierung unternehmensweit zu steigern. Es gab zu viele Systembrüche, zu viele Nacharbeiten.
Dabei sollen ab 2025 bis zu 100.000 Rechnungen pro Jahr vollautomatisch End-to-End abgewickelt werden. Eine Lösung musste her.
SAP-Rollout mit Stolpersteinen
HELM entschied sich für einen vielversprechenden Ansatz: SAP S/4HANA sollte als übergreifende Lösung Abhilfe schaffen und erstmals alle Finanzprozesse durchgehend abbilden.
Doch auf die erfolgreiche Einführung folgte schnell Ernüchterung. „Wir hatten uns schon eine deutlich höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit in den Bereichen Purchase-to-Pay und Order-to-Cash erwartet. Gefühlt hätte vieles noch schneller, besser, einfacher und transparenter laufen müssen“, sagt Niels Müller, Senior Project Manager bei der HELM AG.
Tatsächlich blieb der Aufwand für manuelle Eingriffe und Nacharbeiten weiterhin hoch, Kern-Kennzahlen wie die Außenstandsdauer ebenso. Woran das lag, konnte der Prozessexperte nicht zweifelsfrei ermitteln. Es fehlte an echter Prozesstransparenz, um die Ursachen für Ineffizienzen aufzuspüren. Das Ziel einer automatischen Rechnungsabwicklung schien in weite Ferne zu rücken.
Schneller, besser, transparenter? Nur mit optimierten Prozessen
HELM reagierte und entschied sich, das Problem an der Wurzel zu packen: Process Mining musste her, um Prozesse gezielt zu analysieren und zu optimieren. „Aus heutiger Sicht hätten wir schon vor der SAP-Einführung ein Process Mining Tool einsetzen sollen“, lautet Müllers Fazit.
Die Wahl fiel auf die Spezialisten von Celonis, dem Marktführer im Bereich Process Mining. Neben technologischen Aspekten — wie intuitive Bedienbarkeit, kurze Implementierung, der Produkt-Roadmap und letztlich auch Kundenzufriedenheit — passen hier auch die weichen Faktoren perfekt zueinander. „Wir hatten vom ersten Meeting an das Gefühl, einen Partner auf Augenhöhe gefunden zu haben“, sagt Müller.
Besonders im Gedächtnis geblieben sind ihm die zahlreichen Best Practices, die das Celonis-Team bereits in der Testphase, dem Proof of Value, mit HELM geteilt hat.
„Wir haben in der Testphase von Celonis bereits hunderte Vorschläge erhalten, um die Prozesse zu verschlanken. Teilweise arbeiten wir heute noch damit.“
Niels Müller, Senior Project Manager - Process Excellence Corporate Strategy & Sustainability, HELM AG
Helm treibt mit Celonis Außenstände in Millionenhöhe ein
„Im Bereich Accounts Receivable haben wir zum Beispiel mit der Celonis Shipped Not Invoiced App über drei Millionen Euro an nicht fakturierten Außenständen identifiziert und eingetrieben”, erinnert sich der Process Excellence-Experte an die ersten Ergebnisse. Hier wurden Aufträge zwar ausgeführt, aber nie in Rechnungen gestellt. „Dem Fachbereich waren diese Außenstände überhaupt nicht bewusst. Die waren total überrascht.”
„Mit dem Duplicate Checker haben wir zusätzlich im Bereich Accounts Payable mehr als 130.000 Euro an Doppelzahlungen identifiziert und erfolgreich zurückgefordert.“
Niels Müller, Senior Project Manager - Process Excellence Corporate Strategy & Sustainability, HELM AG
Die Duplicate Checker App identifiziert dabei nicht nur exakte Rechnungsduplikate – die also übereinstimmende Rechnungsnummern, Rechnungsbeträge, Daten und Lieferanten haben. Sie flaggt dank Fuzzy Matching-Logik auch Duplikate, die SAP nicht so leicht aufdecken kann, weil ihre Rechnungsfelder sich leicht voneinander unterscheiden – zum Beispiel weil versehentlich das Fälligkeitsdatum des Vormonats eingegeben wurde oder die zweite Rechnung eine Preisaktualisierung beinhaltet.
